Dynamics 365 Business Central er den nye Cloud-version af NAV

Microsoft Dynamics 365 Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central er en komplet forretningsløsning med ERP, CRM og Business Intelligence.

Den er født som cloud-løsning, og den er reelt 2018-versionen af Dynamics NAV, som har fået nyt navn.

Hvis du vil dykke ned i den konkrete funktionalitet og detaljerne i Dynamics 365 Business Central, så kan du hoppe længere ned i denne artikel. Der finder du alt om den nye brugeroplevelse, gdpr, browser-first-konceptet osv. Du kan også læse mere hos Microsoft.

I denne artikel

Business Central er Cloud

Prisstruktur

Forandringsledelse

Tilføj Apps til Business Central

Microsofts produktstrategi

Funktionaliteten

ERP – læs også

ERP-strategi
Læs 7 gode råd til at lægge en skarp ERP-strategi.

Priser på Dynamics 365 Business Central
Prøv pris-beregneren og se hvad dit ERP-projekt vil koste.

Apps til Dynamics 365 Business Central
Se udvalget af apps til din ERP-løsning.

Migrér på under 2 uger
Se hvordan du kan migrere til Business Central på under 2 uger.

Introduktion

til Dynamics 365 Business Central.

Kom i gang

med Dynamics 365 Business Central.

Et rollecenter i Business Central
Varelister med billeder som ikoner
Visualisering af stadierne i en salgspipeline

Business Central er cloud

I dag er Microsoft Dynamics 365 Business Central primært en cloud-løsning, dvs. du bruger den i skyen via en browser. Der er ikke nogen traditionel klient, der skal installeres på din computer.

Dynamics 365 Business Central er faktisk den samme løsning som Dynamics NAV 2018, og i dag er Dynamics NAV 2018 omdøbt, så du får en Business Central uanset om du vælger cloud, hosted eller on-premise, når du fx vil opgradere en ældre NAV-løsning. Valget står udelukkende mellem, om du vil have løsningen kørende i Microsofts datacenter eller et andet sted.

Hvad er Cloud?

Der er flere valg, du skal træffe – og selv om alle varianter hedder Business Central, så er det valg, der er afgørende for, hvad du kan med løsningen.

Du skal vælge mellem Essentials- og Premium-udgaven af Business Central. Det afgør hvor meget funktionalitet, du har adgang til. Service-modulet og Produktions-modulet er kun med i Premium.

Og så kommer vi til det store valg: Skal det være Cloud? Der er ingen tvivl om, at Microsofts strategi er at få alle kunder i skyen. Det er faktisk strategien for alle ERP-producenter, så det er den vej pilen peger. Men du har stadig valgmuligheden mellem Cloud og On-premise.

Det bliver ofte en strid om ord, når vi taler om, hvad det er “cloud” – men i realiteten har du følgende muligheder.

Business Central som Cloud eller On-premise

Licensmæssigt kan du vælge mellem en On-premise eller en Cloud-udgave af Business Central. On-premise-udgaven kan du vælge at få hosted hos en hosting-leverandør eller på Microsoft Azure, og i så fald kan man godt kalde det “cloud”. Men når Microsoft taler om Cloud, så mener de Software-as-a-Service udgaven, som bliver afviklet i Microsofts eget Business Central datacenter.

Det er SaaS-udgaven, der er fremtidssikret. Det er på SaaS, at du får løbende opgradering. Det er på SaaS, at du kan installere apps fra Microsoft AppSource. Alt det er ikke muligt i de andre valgmuligheder.

Sørg for at få god rådgivning fra din leverandør. Vis din leverandør denne tegning og vær sikker på, at de ikke blot anbefaler én af mulighederne, fordi de ikke kan de andre. I Abakion har vi mange kunder på alle 3 modeller, og vi oplever desværre, at andre leverandører ikke anbefaler Saas, fordi de ikke selv har erfaring med det.

Hør om erfaringerne med Business Central

T&W Holding skiftede fra en on-premise ERP-løsning til Business Central som Cloud-løsning. Se videoen og hør, hvordan de oplevede at komme i skyen.

Abakion er først med Business Central

I Abakion sætter vi en ære i at være først med den nye teknologi fra Microsoft. Vi er altid med i deres pilotprogrammer, og vi er med på de første implementeringer af nye versioner. Vi havde kunder på Business Central pilot-programmet 1 år før det blev frigivet – som den eneste Microsoft-partner i Danmark.

Hos Abakion kan du vælge mellem alle udgaver af løsningen:

  • Business Central i Microsofts datacenter, dvs som Software-as-a-Service (SaaS).
  • Business Central hosted fx på Microsoft Azure, dvs on-premise i et valgfrit datacenter. Denne udgave hed tidligere Microsoft Dynamics NAV 2018.

Vi har erfaring med det hele, og vi vil meget gerne rådgive dig i, hvordan du vælger den rette udgave.

Prisstruktur for Business Central

Prisstrukturen er blevet til et abonnement

Tidligere skulle man købe en licens hos Microsoft, dvs. stor udbetaling og et løbende abonnement for at få adgang til nye versioner. Men fordi løsninger altid var specialtilrettede, så blev opgraderingsprojekter som regel en dyr affære.

Microsoft har radikalt ændret dette.

I dag er der ikke noget licenskøb. Man betaler per bruger per måned, og man kan fleksibelt skalere op og ned efter behov.

Med en samlet pakkeløsning fra en Microsoft-partner kan man få et abonnement på ERP-løsningen, der inkluderer tillægsløsninger/apps fra mange forskellige partnere.

Det omfatter også opgradering af løsningen til nye version hver 3. måned – uden nogen ekstraomkostning eller noget migreringsprojekt. Denne tilgang fjerner en stor udfordring for mange ERP-kunder, der har løsninger med mange tilretninger.

Og det omfatter også fri hotlinesupport, så man ikke skal betale ekstra for at få assistance.

Det er en moderne prisstruktur, som kendes fra mange andre softwareområder, som nu også har fundet vej til ERP-branchen.

Prissætning

Med 365 Business Central vil Microsoft gerne række ud til et bredere marked, og derfor er løsningen ganske billigt prissat.

Der er 2 modeller, du kan vælge mellem: ’Premium’ koster $100 per bruger per måned, og ’Essential’ koster $70. I danske kroner er det cirka hhv 440 og 630 kroner.

’Essential’ er faktisk ikke basal, selv om navnet lyder sådan. Microsoft har valgt at lægge rigtig meget funktionalitet i grundpakken. Det er kun de avancerede funktionsområder produktionsstyring og service management, som kræver den udvidede udgave.

Priser på Dynamics 365 Business Central

Abonnement

Microsoft Dynamics 365 Business Central tilbydes udelukkende som et abonnement per bruger per måned. Du kan ikke købe en traditionel licens, fordi løsningen udelukkende er cloud.

Microsoft har heller ikke ændret på deres kanalstrategi. Dynamics 365 Business Central skal (lige som NAV) købes gennem partnere på Microsofts ”Cloud Solution Program”. Det skyldes at ERP-løsningerne har en vis kompleksitet, og der skal ofte ydes en del rådgivning ifm. opstart på en ERP-løsning.

Når det er sagt, så rækker Dynamics 365 Business Central længere ned i markedet end NAV typisk har gjort. Dynamics 365 Business Central er relevant for mange af dem, der tidligere har kørt C5. Der skal nok være mange leverandører, der vil gøre det nemt for de helt små virksomheder at tegne et abonnement online og komme i gang uden noget opstartsprojekt.

Du kan gratis afprøve Business Central på Microsofts website. Det foregår her. Du kan også gå i gang på egen hånd med de første 30 dages abonnement gratis, og det foregår her.

Hvad koster det at komme i gang med Dynamics 365 Business Central?

Der er 3 forskellige typer af projekter, du kan vælge mellem, når du vil implementere Business Central, eller opgradere fra Dynamics NAV. Du kan vælge et gør-det-selv projekt – eller et skabelon-baseret projekt, hvor vi klarer alt på mindre end 2 uger. Eller du kan få et skræddersyet projekt, hvis dine behov er mere komplekse.

Hvis du tidligere har købt en ERP-licens og har tilrettet løsningen til dine processer, så se videoen – for tiderne har ændret sig.

Der er nemlig en ret vigtig pointe.

I dag handler ERP ikke kun om at understøtte processer effektivt. Det handler i høj grad også om at sørge for, at din virksomhed hele tiden er forandringsparat.

I Abakion vil vi gerne give dig i både pose og sæk. Vi giver dig forandrings­parathed – uden kompromis med proces­understøttelsen.

Forandringsparathed betyder, at du kan reagere hurtigt på nye markedsvilkår – og du kan øge din konkurrenceevne uden at blive begrænset af teknikken.

Det kræver, at du nemt kan tage nye teknologiske muligheder i anvendelse, når der kommer nye versioner af ERP-systemet – og at du ikke skal bruge tid og penge på opgraderinger.

Det er det, Abakion giver dig med Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Microsoft AppSource til Dynamics 365 Business Central

Tilføj Apps til Dynamics 365 Business Central

Dynamics 365 Business Central giver virksomheder mulighed for at tilføje nye apps fra Microsoft AppSource, der er bygget til formålet, til at styre specifikke forretningsprocesser som f.eks. finans, drift, marketing, salg, kundeservice m.m.

Alle apps til Dynamics 365 er designet til at blive sat individuelt i drift – på en meget lettere måde end hvad du normalt er vant til, når du køber et add-on fra en Microsoft-partner.

Du skal altid kun betale for det, du skal bruge. Du kan begynde med en enkel og billig løsning, og tilføje apps til din løsning hen ad vejen, når din virksomhed vokser.

Apps betyder, at du kan handle hos alle leverandører i hele verden. Du har mange nye muligheder nu. Når du vil afprøve en app, så kan du bare tilføje den til din løsning i test-miljøet og afprøve den. Det ville være helt uhørt førhen, men det er faktisk muligt nu. De er bygget til at virke gnidningsfrit sammen, lige som du er vant til fra apps på din mobiltelefon.

Hvis du ikke vil fortsætte med at bruge en app, så kan du bare slette den igen, og så er der ikke sket nogen skade. Den rydder pænt op efter sig selv igen. Også selv om der var nye tabeller og funktioner i app’en. Det skyldes, at app’en ligger som en ’extension’ og er isoleret fra kernen af koden.

Der er apps både til store vertikale løsninger og til horisontale generelle løsninger, men også til bittesmå ekstrafunktioner, som måske bare tilføjer et enkelt opslag eller en knap eller et felt.

Abakion tilbyder apps

Vi har i Abakion også udviklet vores populære tillægsløsninger, så de fungerer som apps til Microsoft 365 Business Central.

Du kan købe dem direkte hos os, og du kan implementere og anvende dem, selv om du bruger en anden Microsoft-partner som leverandør.

Master Data Information til Microsoft Dynamics 365 Business Central

Master Data Information

Intuitiv styring af Master Data i Dynamics 365 Business Central og NAV. Opret nye felter på varekortet, debitor og kreditor, uden at foretage tilretninger.

Dokumenter til Microsoft Dynamics 365 Business Central

Document Customizer

Med Document Customizer kan du selv tilpasse indhold og layout af faktura, følgeseddel og alle andre dokumenter uden at foretage egentlige tilretninger.

Integrationer til Microsoft Dynamics 365 Business Central

Dynamic Data Exchange

Konfigurér integrationer til andre systemer i mange data-formater, og planlæg udveksling af data, ved hjælp af prædefinerede skabeloner og brugervenlige værktøjer.

Strategien for Dynamics 365 Business Central

Cloud uden behov for tilretning

Business Central er grundlæggende en Software-as-a-Service cloud-løsning, hvor man ikke kan foretage specialtilretninger. Det er den vej, Microsoft går med alle deres ERP-systemer, og vi har i Abakion rigtig mange kunder, der anvender Business Central som cloud-løsning. Vi vil faktisk påstå, at vi er dem i Danmark, der har flest.

Der er i Danmark en mangeårig tradition om at løse alle behov ved at tilrette ERP-løsningen (med udviklingskode), men det er ikke længere nødvendigt. I dag findes der langt bedre opsætningsmuligheder, som betyder at de fleste små og mellemstore virksomheder sagtens kan opfylde deres behov uden specialtilretninger.

Udviklingen bevæger sig mod standardløsninger, cloud og abonnementer. I det følgende stiller vi skarpt på, hvad der er sket i de seneste år, og hvad du kan forvente af fremtiden for Dynamics-løsningerne.

Tillægsløsninger og tilretninger

Der har altid været en speciel kultur for ERP blandt mellemstore virksomheder i Danmark, formentlig fordi flere af de kendte systemer har dansk oprindelse.

De danske Microsoft-partnere har en helt unik relation til Navision og senere Microsoft, og der er mange partnere, som har udviklet tillægsløsninger til Dynamics NAV, enten i form af vertikale brancheløsninger eller horisontale funktionsudvidelser.

Der har samtidig været en tradition for at opfylde alle funktionsmæssige behov, som den enkelte virksomhed måtte have, enten via tillægsløsninger, men også via specialtilretninger til den enkelte kunde. Det er ikke kun tilfældet for Dynamics NAV, men også andre ERP-løsninger i det danske marked, som f.eks. Dynamics AX.

Microsofts fokus

Microsoft har med Business Central fokuseret udviklingsarbejdet på at trimme kernefunktionaliteten, ikke kun økonomistyring, men også lager, logistik og produktionsstyring. Mantraet har altid været, at løsningen skal være enkel og effektiv at anvende.

Denne strategi betyder, at funktionsbehov som er særprægede for bestemte brancher eller roller, dem har Microsoft overladt til specialiserede partnere at udvikle tillægsløsninger til.

Den strategi har givet en stor mangfoldighed af specialiserede løsninger, som har hjulpet til løsningens udbredelse.

Supply Chain Management

Hvis man arbejder med Supply Chain Management, så kan man finde en lang række standardiserede tillægsløsninger hos partnerne, som er evaluerede og certificerede af Microsoft og derfor reelt ikke låser kunden til en bestemt partner.

Hos Abakion har vi f.eks. tillægsløsninger til master data-information (PIM), webshop-integration, avanceret planlægning af indkøb og produktion, forecasting, grafiske lagerprofiler, containerhåndtering, warehouse management med trådløse scannere, shopfloor til tidregistrering i produktionen, intercompany, kost-beregninger, avanceret ABC-analyse osv. (Se apps her)

Cloud med Dynamics 365

I løbet af 2016 og 2017 havde Microsoft gang i et nyt udviklingsprojekt. Det begyndte som en ny version 2018 af Dynamics NAV, der er en 100% cloud-løsning, men det er reelt blevet til 2 systemer:

  • Dynamics NAV 2018, der nu er omdøbt til Dynamics 365 Business Central On-Premise
  • Dynamics 365 Business Central, der kører i Microsofts datacenter som Software-as-a-Service

Med introduktionen af Dynamics 365 har Microsoft udstukket retningen for deres Dynamics-produkter: NAV, AX og CRM. De er i dag en del af Dynamics 365-brandet.

Det er en konsolidering af alle systemerne i én løsning, som således skal dække både ERP og CRM og faktisk også Office 365. De skal have en fælles datamodel, så integration mellem systemerne bliver nemmere.

Standardløsninger

Noget af det vigtige at bemærke er, at der er tale om standardløsninger.

Der har været en lang tradition for at specialtilrette ERP-løsninger til den enkelte virksomheds behov, men alle andre typer IT-systemer har udviklet i retning af standardisering, og Microsoft tager nu det afgørende skridt for at trække ERP-systemerne i samme retning.

Indtil videre kan man godt købe og specialtilrette sin Microsoft ERP-løsning. Det er On-Premise-udgaven. Men allerede i dag vælger de fleste virksomheder Cloud-udgaven, og rigtig mange små og mellemstor virksomheder vælger standardløsninger, hvor specifikke behov ikke dækkes via tilretninger, men via tilføjelse af apps – lige som man ville gøre på en mobiltelefon.

Apps fra partnerne

Denne strategi giver Microsoft-partnerne mulighed for at tilbyde deres brancheløsninger og horisontale løsninger som ”apps”, som alle kunder på Dynamics 365 Business Central kan købe via Microsofts AppSource. I Dynamics NAV-terminologi skal disse Apps være udviklet som ”extensions”, og det betyder, at det er tilføjelser til løsningen i stedet for specialtilretninger direkte i koden.

AppSource er naturligvis et koncept, der er set i mange andre app-markedspladser, men det er ret nyt tiltag i ERP-verdenen, hvor partnerne hidtil har kunnet få deres løsninger gennemgået og godkendt som ’Certified for Microsoft Dynamics’, men hvor app-tankegangen ikke tidligere har været konceptet.

Implementering har altid været partnerens og kundens egen opgave, og hvis kunden valgte at implementere flere tillægsløsninger fra forskellige partnere, så kunne samspillet mellem tillægsløsningerne blive en udfordring.

Med AppSource har Microsoft realiseret en markedsplads, hvor de selv styrer tilgængeligheden og kvaliteten af de apps, der bliver tilbudt. Kunderne får et større tilbud af standardiserede løsninger, som er kvalitetsgodkendt af Microsoft, og udviklingspartnerne får mulighed for at nå et langt større marked, end hvis de selv skulle gøre reklame for deres app.

AppSource er et stort skridt i retning af standardløsninger. Partnerne kan naturligvis ikke rulle specialudvikling ud til deres kunder via AppSource, så de apps der er populære i AppSource er dem, der kan dække kundernes behov som standardløsning.

Nye indkøbsvaner for kunderne

Set fra kundernes side er der en række fordele. Mange virksomheder, der er vant til at foretage tilretninger direkte i koden, vil naturligvis tøve ved at miste denne mulighed, men fordelene vil opveje det.

Det handler naturligvis om at finde den leverandør og de apps, som kan opfylde det samlede behov, så man som kunde ikke savner muligheden for at specialtilrette løsningen. Som kunde skal man ændre indkøbsvaner for ERP.

Pakkeløsninger

Dynamics 365 Business Central har ikke eksisteret særlig mange år, men der findes allerede pakkeløsninger på markedet, som udnytter denne mulighed med apps og standardisering. Vores tilbud, Unbox og Abakion Go, er eksempler på dette.

Flere muligheder for visualisering og kilder til indsigt
Et debitorkort med kontekstafhængig information

Funktionaliteten i Business Central

Hvad indholder Microsoft Dynamics 365?

Microsoft Dynamics 365 er Microsofts brand, som indeholder alle deres online forretningssystemer. Det indeholder primært CRM og ERP i SaaS-udgaver, og Power BI- og Office 365-funktioner og -integration.

Det indeholder ikke nogen on-premise eller Azure-hostede versioner af Dynamics NAV, AX eller CRM.

Komponenterne i Microsoft Dynamics 365

Lad os gennemgå, hvilke komponenter der er inkluderet i Microsoft Dynamics 365:

  • Dynamics CRM

    Dynamics CRM-løsningen har allerede været online som cloud-løsning i nogle år. Den dækker naturligvis ’Sales’, men bidrager også til overskrifterne ’Field Service’, ’Marketing’ og ’Customer Service’.

  • Dynamics NAV

    Den nye version af Dynamics NAV har haft kodenavnet ”Tenerife”, og dette projekt bliver i skyen kaldt Microsoft Dynamics 365 Business Central, som er målrettet de små og mellemstore virksomheder.

  • Dynamics AX

    Den nye version af Dynamics AX er kun tilgængelig som online-version, og den er inkluderet i Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations til de store virksomheder.

  • Microsoft Flow

    er den nye Office 365 workflow platform, som Microsoft har lanceret i 2016. Med denne app kan man forbinde alle datakilder og bygge betingelsesafhængige processer, og det foregår i en grafisk brugergrænseflade uden programmering.

  • PowerApps

    er en anden ny Office 365-app til at bygge sine egne apps til iOS, Android og Windows.

  • Power BI og Cortana Analytics

    er Business Intelligence-værktøjer til at bygge rapporter og dashboards på tværs af alle datakilder. Det er allerede meget udbredt, og vi hos Abakion har skam også en pakkeløsning, der samler dine data fra ERP, CRM og alle andre kilder.

  • Tredjeparts Apps

    Sidst men ikke mindst er der den nye mulighed for at tilslutte apps fra tredjepart, der tilføjer specielle brancherettede løsninger eller tværgående, generiske funktioner. Tanken er naturligvis, at det skal være simpelt at tilføje nye apps, lige som på din mobiltelefon.

Vælg mellem 2 ERP-løsninger

Der findes to forskellige ERP-løsninger i Microsoft Dynamics 365, som retter sig mod to forskellige størrelser virksomheder.

  • Business Central retter sig mod små og mellemstore virksomheder.
  • Finance and Operations er for de større virksomheder.

Business Central hed tidligere Dynamics NAV, mens Finance and Operations tidligere havde navnet Dynamics AX.

Den fælles datamodel i Microsoft Dynamics 365 og Office 365

Det mest bemærkelsesværdige med bundlingen i Dynamics 365 er den fælles datamodel.

Microsoft har annonceret en datamodel for Microsoft Dynamics 365, som vil være fælles med Office 365. Det forenkler styring af data og integrationer på tværs af apps og forretningsprocesser.

Integration har altid været en udfordring for virksomheder, der ønsker at samle data fra alle sine forretningsapplikationer, og med dette tiltag tager Microsoft et kæmpe skridt på denne front, når det er fuldt implementeret. Det skal dog nævnes, at det er et tiltag, som skal indarbejdes i forhold til den nuværende udgave af Office 365.

Den fælles datamodel har sit udspring i Microsoft PowerApps, som anvendes til at bygge forretningsapps, som kan trække på data og processer i Microsoft Dynamics 365, og virke på både web og mobile enheder, via foruddefinerede connectors uden at man skal foretage specialudvikling. Det er denne struktur, Microsoft vil implementere i både ERP, CRM og Office 365.

En fælles datamodel på tværs af ERP, CRM og Office 365 har nogle helt åbenlyse fordele, som bliver populære hos virksomheder, der er vant til udfordringer med siloer af data, som er svære at konsolidere, og det vil også være populært hos de partnere, som udvikler løsninger til bestemte brancher, at de fremover lettere kan kombinere funktioner på tværs af ERP, CRM og Office 365.

Brugeroplevelsen

Når du sammenligner Business Central med en ældre NAV, så har Microsoft lavet radikalt om i layoutet. Erfarne NAV-brugere vil straks opdage, at løsningen er blevet grøn. Men det handler dog ikke kun om farverne.

Brugerinterfacet er blevet lettere, og det har et mere moderne ’look and feel’.

Rollecenter-funktionerne er flyttet op i toppen af skærmen, så de er nemmere tilgængelige – samtidig med at skærmbilledet kan anvendes til andre formål.

Skærmbillederne er reorganiseret til at udnytte skærmen bedre, så du ikke skal arbejde med så tunge og fyldte skærmbilleder.

Performance er også kraftigt forbedret, og Microsoft har lagt meget vægt på at optimere browser-oplevelsen af løsningen.

Bulletins i skærmbilledet

Øverst i skærmbilledet har Microsoft introduceret news bulletins, som er highlights af data, der bliver skubbet ud til brugerne.

Du kender sikkert de firkantede ’tiles’ i rollecentrene, der viser status-tal, fx på antallet af åbne ordrer. Men med disse bulletins er der mere fokus på at bringe indsigt og historier ud til alle medarbejdere.

Så er ERP-systemet ikke blot et passivt system, der viser status-tal, men et aktivt system, der informerer og skaber indsigt for brugere, fx om nye store ordrer som alle i virksomheden bør høre om.

Det kunne også være en bulletin om, hvilket produkt der solgte bedst i sidste måned.

Du kan opsætte kriterierne for disse bulletins, så du styrer rammerne for, hvad der skal dukke op.

Browser først

Browser-klienten er blevet Microsofts første-prioritet i både Dynamics 365 Business Central SaaS og On-Premise. Microsoft har et stykke tid haft en strategi om at lancere nyheder til online-kunderne først, og efterfølgende rulle dem ud til on-premise kunderne, og i nyeste version er desktop-klienten helt udgået, så browser-klienten er dit eneste valg.

En af de klare fordele ved browser-klienten er, at den kan bruges på forskellige devices og platforme, fordi den ikke skal installeres, men bare afvikles i en almindelig browser.

Redigér selv layoutet

Microsoft har fokus på at skabe standardløsninger. Samtidig har Navision og Dynamics NAV en årelang tradition for, at man som kunde kan tilrette løsningen, hvis der er noget, der ikke lige opfylder ens behov.

Dynamics 365 Business Central har flere muligheder for at brugerne kan tilrette layout på egen hånd. Det er en virkelig nem og dejlig designmulighed.

Oppe i højre hjørne trykker du på ’design’, og så er du i ’design-mode’, hvorefter du fx bare kan trække et felt ind på skærmbilledet og placere det, og så har du ændret skærmbilledet.

Det er i høj grad en layout-mulighed. Du kan ikke udbygge løsningen med nye felter og funktioner som almindelig bruger, men du kan selv ændre layout og indhold.

Tilpasninger og Apps

Det er naturligvis ikke nok at ændre i layoutet. Som nævnt har Navision-kunderne en årelang tradition for at specialtilpasse deres løsninger. Det kan man også fremover.

Selv om det er dejligt at kunne tilrette løsningen til sine behov, så skaber tilretningerne også et problem, når man løbende vil opgradere til nye versioner. Opgraderinger bliver sværere og dyrere.

Den udfordring har Microsoft løst. Det er en funktionalitet, der kaldes ’extensions’, der gør det muligt at tilrette uden at skabe problemer med at opgradere.

I gamle versioner er tilretninger blevet udført i løsningens kode, men med ’extensions’ bliver det placeret som tilføjelser til koden.

Du får ikke lov til at ændre i standardløsningens kode, men du kan tilføje. Disse tilføjelser kan ske på 2 måder:

  1. Du kan fortsat tilrette

    Du kan stadig få en udvikler til at skrive en masse kode med præcis de ting, du har behov for. Forskellen i forhold til førhen er blot, at dine tilretninger bliver gemt i en ’extensions’-fil som tilføjelser (ikke ændringer) til løsningen.

    Når der løbende kommer nye versioner, så er du som altid selv ansvarlig for, at dine tilføjelser ikke kolliderer med standardløsningen. Men du kan forvente, at udfordringen er mindre end førhen. Til gengæld kommer der hyppigere små versionsopdateringer fra Microsoft, så det kan blive sværere at planlægge.

  2. Du kan købe apps

    Du kan tilkøbe ekstra funktionalitet i form af en app i Microsofts AppSource. Du skal ikke selv tage ansvaret for at vedligeholde tilføjelserne – det skal leverandøren af den app, du køber. Det er lige som på din mobiltelefon.

Opdateringer

Microsoft vil gerne foretage løbende, hyppige opdateringer i stedet for store årlige versionsopdateringer. Der kommer 2 halvårlige større opdateringer af løsningen i april og oktober. Det er der, de store funktionsnyheder kommer ud. Ud over det udsender Microsoft løbende små opdateringer af løsningen.

Dermed udgår også de synlige versionsnumre. Du kommer ikke til at bruge en Business Central med et bestemt versionsnummer og så beslutte hvornår du skal opgradere. Når du er på Business Central som Software-as-a-Service, så følger du med Microsoft opdateringsplan.

GDPR og Dynamics 365 Business Central

I maj 2018 trådte EU’s nye lovgivning om beskyttelse af persondata i kraft. Det hedder General Data Protection Regulation og forkortes som regel GDPR.

GDPR stiller krav til din virksomheds indsamling og håndtering af data om EU-borgere. GDPR gælder, uanset hvor din virksomhed hører hjemme, hvis du håndterer data om EU-borgere.

Hvad betyder GDPR så for din virksomhed? Hvad skal du gøre?

GDPR stiller højere krav til at din virksomhed skal beskytte kundernes data, end du har været vant til tidligere. Det stiller grundlæggende 3 krav til din virksomhed:

  1. Du skal have skarp kontrol med, hvor persondata gemmes og hvor de anvendes.
  2. Du skal have ’data governance’-værktøjer, der skaber transparens i data, logger ændringer og kan rapportere på håndteringen af data.
  3. Du skal have data-politikker og -processer, der kan give personerne (som du gemmer data om) kontrol over deres data.

Sidst i artiklen kan du selv teste, om du er klar til at leve op til GDPR.
Og hvis du bruger Dynamics NAV, så kan du læse Microsofts guide til, hvordan du skal gribe GDPR an.

Hvad er persondata præcist?

Persondata er information, som kan relateres til en specific person. Der skelnes ikke mellem personens private, offentlige eller arbejdsmæssige rolle, så det er ikke nogen undskyldning, at: ”Jamen, de er jo bare kunde hos os”.

Persondata kan f.eks. være:

  • Navn
  • Email-adresse
  • Data fra socale medier
  • Fysisk, psykologisk eller genetisk information
  • Medicinske data
  • Kulturel identitet
  • Lokation
  • Bank-informationer
  • IP-adresse
  • Cookies

Som du kan se, så fortolkes ”persondata” meget bredt.

Det rækker langt ud over ERP-systemet. Der er også masser af persondata i CRM-systemet eller kundeservice-systemet. Der er måske cookies og IP-logging i dit CMS, og email-adresser og adfærdsdata i Marketingsystemet. Dit Business Intelligence-system har sikkert også persondata. Og din webshop/ecommerce har masser. Og dertil kommer alle de lokale øer af data i Excel-lister, emails, gamle Word-dokumenter osv.

Både IT og processer skal i spil til GDPR

Det stiller store krav til både dit ERP-system og andre IT-systemer – men bestemt også til din virksomheds interne politikker om, hvordan data håndteres.

Du trækker lige en liste fra debitormodulet over i Excel og gemmer listen på fællesdrevet.

Nej, med GDPR gør du bestemt ikke.

I hvert fald ikke uden at have en proces for, hvordan data overføres, gemmes sikkert, slettes på et bestemt tidspunkt, og hvordan hver enkelt person kan få indsigt i sine data, hvor de gemmes, og få adgang til at slette sine data.

Og det er nok svært at styre i praksis med en Excel-liste på et fællesdrev. Så det er helt andre processer og værktøjer, du skal have i spil.

Microsofts ERP-systemer kan allerede rigtig meget af det, der skal til – men det skal kombineres med solide processer internt i din virksomhed.

GDPRs krav til ERP-systemet

Hvis vi skal tegne et overordnet billede, så stiller GDPR krav inden for 3 områder:

1. Personligt privatliv (Privacy)
Personer har ret til følgende vedrørende de data, som du gemmer om dem:

  • At have adgang til data
  • At rette fejl i de persondata
  • At slette deres data
  • At gøre indsigelse mod behandling af deres persondata
  • At eksportere deres persondata

Det er ikke nødvendigvis simpelt. Det er en udvidet og selvbetjent aktindsigt. Hvis det skal foregå 100% selvbetjent, så har du behov for en ”kundeportal”, hvor alle kan logge ind for at se, ændre, slette og eksportere data, eller klage.

2. Kontrol og advisering
Virksomheder skal:

  • Beskytte persondata med passende sikkerhedsforanstaltninger
  • Advisere myndighederne ved brud på sikkerheden
  • Indhente passende samtykke til at behandle data
  • Have sporbarhed i databehandlingen

Her bringer ERP-systemerne dig et godt stykke vej. Microsoft gør meget ud af sikkerheden i deres systemer, og Microsoft forpligter sig kontraktligt til at leve op til lovgivningen.

Men det stiller også krav til dine processer. Du skal kunne dokumentere, hvordan og hvornår du har modtaget eksplicit samtykke til at behandle data, og du skal have styr på, om (eller hvordan) ERP-data flyder ud af ERP-systemet.

Det er heller ikke nok at have processer på plads. Du er nødt til at overvåge processerne. Ellers kan du ikke advisere myndighederne om brud på sikkerheden. Man kan jo kun opdage noget, man holder øje med.

3. Politikker for transparens
Virksomheder skal:

  • Give personen en eksplicit notifikation om indsamling af data
  • Beskrive formål med databehandlingen inkl. use cases
  • Kommunikere en politik for hvornår data gemmes og slettes

Du skal grundlæggende sige til alle personer PRÆCIS hvad du har tænkt dig at gøre med deres data. Alt skal være helt transparent.

Dette er udelukkende et procedure-spørgsmål, men det er ikke simpelt. Alle ad-hoc opgaver i din virksomhed, hvor du lige har brug for at inkludere kundedata – det er grundlæggende slut nu.

Det bedste du kan gøre er at samle data i et Business Intelligence-værktøj, som kan opfylde de ad-hoc behov der kommer hen ad vejen, og så kan du bygge dine politikker for transparens op om, at data inkluderes i Business Intelligence-platformen.

Dine opgaver med GDPR

Når du skal i gang med GDPR, så har du overordnet følgende opgaver:

  • Formulere en overordnet datapolitik og definere arbejdsprocesser
  • Sikre at IT-systemer lever op til sikkerhed og processer
  • Etablere adgang for personer til egne data
  • Uddanne medarbejdere der har adgang til persondata
  • Ansætte en Data Protection Officer hvis påkrævet
  • Udarbejde politikker for transparens, kontrakter og betingelser for samtykke
  • Overvåge overholdelse af datapolitikker og advisere myndigheder om brud
  • Revidere og opdatere datapolitikker

Hvor begynder du?

Hvad er så dit næste skridt? Der er mange virksomheder, der synes at det er en stor mundfuld.

Det vigtigste er at begynde at forholde sig til emnet og undersøge hvor stor udfordringen er i din virksomhed.

  1. Microsoft har en udmærket ”Get started”-guide, som du kan benytte dig af. Læs især vejledningen til NAV, hvis du bruger Dynamics NAV.
  2. Og de har et helt ressource-center, som har masser af god information.

GDPR med Dynamics 365

Microsoft har i april 2018 frigivet cloud-versionen af Dynamics NAV, som hedder Dynamics 365 Business Central.

Denne løsning har et decideret GDPR-modul, som er en strukturerer dit arbejde med klassifikation af data i ERP-løsningen. Dokumentationskravet i GDPR er indbygget i Dynamics 365 Business Central, så det er meget nemmere at overholde reglerne.

Det er en funktionalitet, som er ret attraktiv for dem, der migrerer fra et gammelt system, hvor der er problemer med struktur og sikkerhed.

Af: Kenneth Kryger Gram, CEO og ejer af Abakion
» Mere om KennethKenneth på Linkedin