Stort spring for Scanantenna

Hvem er Scanantenna?

Scanantenna er en danskejet produktionsvirksomhed med cirka 20 ansatte, som udvikler, producerer og sælger antenneteknologi til hele verden. Al produktion foregår i København.

Noget af teknologien er simpel. “Det er i princippet bare en lang, tynd pind,” siger Ole Pflug. Men Scanantenna laver også løsninger til satellitkommunikation og forstærkerteknologi. Og nogle af antennerne er tre-fire meter lange. “Når det drejer sig om antenner, siger vi lidt i spøg, at size matters,” siger Ole Pflug.

Hvorfor ville Scanantenna væk fra Navision 3.56?

Scanantenna var bange for, at den gamle DOS-version af Navision en dag ikke kunne køre længere. En opdatering af operativsystemet, en flytning til en virtuel server eller noget helt tredje kunne pludselig stoppe den.

Og så begyndte Ole Pflug at tvivle på sit eget argument. Scanantenna havde længe sagt, at det ikke var ERP-systemet, der forhindrede dem i at udvikle forretningen. Og et nyt ERP-system kostede en halv bondegård og tog et halvt år. Men måske var det omvendt: Fordi ERP-systemet ikke kunne understøtte nye muligheder som webhandel, tænkte Scanantenna slet ikke i nye baner.

Hvorfor valgte Scanantenna standard Business Central online?

Ole Pflug valgte standard, fordi det er dyrt at få lavet særlige løsninger, og fordi standardprocesserne er gennemtænkt af nogen, der har brugt langt mere tid på dem end en lille virksomhed. Valget byggede ikke på erfaring med ERP-systemer, men på generel erfaring med, hvor hurtigt teknologien udvikler sig, og hvor dyrt det er at få lavet selv den mindste særlige ting.

“Derfor var det vigtigt for mig, at alt skulle være standard. Alt skulle være udtænkt af nogen, der har brugt mange, mange flere timer på at udtænke processer, end vi har tid til i en lille bitte virksomhed,” siger Ole Pflug.

Hvis en proces stred mod standard i Business Central, var udgangspunktet at ændre processen. Det har der ikke været noget væsentligt af.

Hvorfor passede Unbox til Scanantenna?

Abakions Unbox-løsning passede, fordi de begrænsninger, Unbox stiller op, var nærmest krav for Ole Pflug. “Så det var slet ikke begrænsninger, det var ønsker fra min side,” siger han.

Hvad skete der, da Abakion skulle flytte data fra Navision 3.56?

Abakion var tæt på at stoppe forløbet, fordi Abakion ikke havde værktøjer til at læse data ud af så gammel en Navision. Da Sune Lohse og en kollega kom ud mandag morgen for at flytte data, fik de en overraskelse. Det var en Navision 3.56. Ikke en version mellem 3.5 og 3.6 fra omkring år 2000, som nogle havde troet, men den gamle DOS-baserede version, der er ældre end Navision 1.0, den første Windows-baserede version. Kommunikationen var gået galt flere steder undervejs.

Abakion og Scanantenna besluttede at give det et skud, men Ole Pflug sad de første to timer med fingeren over afbryderknappen.

“Hvis I ikke var kommet igennem noget, der gav lidt sandsynlighed, så hurtigt som I gjorde, så havde vi bare trykket på abort,” siger han.

Det endte godt. Og i dag har Abakion rapporter, der kan trække data ud af de helt gamle Navision-versioner.

Var det komprimerede forløb hårdt for medarbejderne?

Nej, ikke specielt. Scanantenna er en lille virksomhed med korte beslutningsveje og få involverede, og alle vidste, hvad målet var.

Ole Pflug gjorde det også klart for Abakion: Hvis nogen af hans medarbejdere kom med et nyt ønske, skulle Abakion sige stop. “Det skal være at køre en standard Business Central ind, for den må kunne det, vi har behov for,” siger han.

Hvordan forberedte Scanantenna sig?

Scanantennas eneste ekstra forberedelse handlede om produktionen. Scanantenna havde et særligt forløb med Abakion for at se, om den måde, de bruger systemet til produktion, kunne håndteres i standard Business Central. Da Abakion sagde ja, var Ole Pflug tryg. Så lå ansvaret hos Abakion.

Ville han have forberedt sig mere? Måske kunne han have sparet en uge med frustrationer efter konverteringen. Men så skulle han have brugt måske 14 dage på at forberede sig, også på ting, der slet ikke gik galt. De involverede havde brugt god tid på at sætte sig ind i Business Central og set alle de videoer, de orkede.

Hvordan fungerer Business Central for Scanantenna i dag?

Business Central står i dag for alt hos Scanantenna, og det gjorde systemet fra første dag. Medarbejderne er glade for at bruge det. Der var lidt støj, som der altid er, men det var håndterbart. Og medarbejderne havde glædet sig.

Skiftet fra piletaster i DOS til mus i Business Central var heller ikke noget problem. Hver medarbejder brugte kun sin del af det gamle system, og alle var vant til Windows fra Microsofts andre programmer.

Hvilke gevinster har Scanantenna fået?

Efter et par måneder har Scanantenna endnu ikke gevinster, der kan ses på bundlinjen, men der er umålbare effekter. Mails bliver fx sendt direkte fra Business Central i stedet for at blive printet, scannet og sendt. Scanantenna har gjort maskinen klar til forbedringer. Når de er helt trygge ved Business Central, går de i gang med at finde de lavthængende frugter.

Hvad anbefaler Ole Pflug andre, der vil skifte til Business Central?

Ole Pflugs vigtigste råd er at tage alt standard. “Der er en kontoplan derinde, den tager vi bare,” siger han.

Standard. Scanantennas kontoplan ser ellers lidt anderledes ud, og virksomheden laver årsafslutning i en anden måned end mange andre. Men de kørte standard. Og det giver en fordel bagefter: Når alt er standard og Abakions opsætning, er det Abakions ansvar at løse det, hvis noget ikke virker, som det gjorde før. Det ansvar ville Ole Pflug have åbnet op for, hvis han havde bedt om særlige løsninger.

Begrænsning. Alle skulle vide, at målet var at komme i luften og kunne det samme som før. Ingen procesforandringer samtidig med systemskiftet. Ny funktionalitet kan man tage i brug bagefter.

Hvorfor gør ledelsen forskellen i et ERP-projekt?

Ledelsen gør forskellen, fordi det er direktøren, der kan sige til forretningen, at nu kører vi standard, og fordi begejstringen smitter, når den kommer oppefra. Katja fra Abakion kommenterer, at Ole Pflug har den helt rette holdning. Han vil hellere bruge en uge på frustrationer efter implementeringen end gå i flere uger og bekymre sig om alt det, der kan gå galt. “Man ved jo, at 95 procent af de ting, man bekymrer sig om, alligevel ikke bliver til noget,” siger hun.

Der var ret lidt, Scanantenna ville have med. De 400.000 styklister skulle med, fordi de er en del af stamdata. Men for de fleste ting gjaldt det, at hvis der var en workaround til at starte med, så brugte Scanantenna den. Det er netop Abakions anbefaling: ingen big bang. Tag det, der er kritisk for at gå i drift, og byg på, når I er trygge ved systemet.

Medarbejdernes begejstring kom også oppefra. Mens Abakion sad hos Scanantenna, kom medarbejderne ind og spurgte, hvornår de skulle i luften. “Hvis det kommer oppefra, og man kan se den begejstring, han har, så smitter det af,” siger Katja.

Ofte stillede spørgsmål

Kan man flytte direkte fra en meget gammel Navision til Business Central?

Ja. Scanantenna flyttede fra en DOS-baseret Navision 3.56 fra midt i 90’erne direkte til Business Central online i et forløb på omkring en uge. Abakion havde ikke værktøjer til så gammel en version på forhånd, men fik data ud, og i dag har Abakion rapporter til det.

Kan en produktionsvirksomhed køre på standard Business Central?

Ja, i Scanantennas tilfælde. Scanantenna havde et særligt forløb med Abakion for at afklare, om deres brug af systemet til produktion kunne håndteres i standard Business Central, og det kunne den.

Skal man tage standardkontoplanen i Business Central?

Ole Pflug anbefaler det. Scanantenna tog standardkontoplanen, selvom deres egen kontoplan så lidt anderledes ud, fordi det gør det Abakions ansvar at få standardopsætningen til at virke.

Skal man forbedre processerne samtidig med, at man skifter ERP-system?

Nej. Ole Pflug anbefaler ingen procesforandringer samtidig med systemskiftet. Målet er at komme i luften og kunne det samme som før, og så tage ny funktionalitet i brug bagefter.