Sampension sparer 50 pct. på intensivt ERP-projekt

”Hvis vi er seriøse omkring, at vi skal skifte ERP-system, så skal vi gøre det på 20 uger.”

Det var med den indstilling, Sampensions IT-chef Christian Rosbæk kastede sig ud i at skifte hele Sampensions ERP-system. Et projekt som har givet Sampension en besparelse på 50 pct..

Vi havde brug for et system, som kunne vokse med os

”Vores eksisterende ERP-system var en ca. 20 år gammel Oracle løsning, som var både dyr og procesmæssig tung at arbejde med. Den kunne ikke længere følge med os og kunne ikke understøtte den skalering og vækst, som Sampension sigter efter. Derfor var vi nødt til at tage fat, hvor det gjorde ondt, og få en ny løsning,” siger Christian Rosbæk, IT-chef i Sampension.

20 uger er ikke meget tid, når Danmarks tredje største pensionsselskab skal have nyt ERP-system. Derfor gik Sampension på jagt efter et system med en standardløsning, der ville passe til deres virksomhed.

”Vi foretog en analyse af tre forskellige ERP-systemer og fandt frem til, at Microsoft Dynamics NAV passede bedst til vores forretningsmæssige forventninger. Løsningen gav os mulighed for at gå 100% standard, hvilket var vigtigt for, at vi kunne nå i mål på 20 uger, men vi valgte også standard-vejen, fordi det gør det nemmere for os at lade løsningen vokse med forretningen. Vi låser os ikke fast i en masse tilretninger, som gør, at vi ender med at gentage vores ERP-historie,” fortæller Christian Rosbæk og tilføjer:

”Derudover tilbød Dynamics NAV løsningen en attraktiv kost-model, og en del af vores medarbejdere havde gode erfaringer med at arbejde i NAV fra tidligere jobs.”

IT-afdelingen blev set som en støttefunktion

Netop medarbejdernes meninger var vigtige for projektet ifølge Christian Rosbæk:

”I dag har vi omkring 25 medarbejdere, som til dagligt sidder med fingrene i Dynamics NAV, og yderligere 70 medarbejdere som på en eller anden måde benytter sig af fakturagodkendelse eller vores Business Intelligence løsning Power BI for Dynamics, som vi også fik som en del af projektet. Det var vigtigt for os, at projektet hele vejen igennem blev drevet af netop de mennesker, som i sidste ende skulle bruge systemet. Derfor valgte vi, at ERP-projektet skulle have en projektleder fra regnskabsafdelingen, og at IT-afdelingen skulle ses som en støttefunktion,” fortæller Christian Rosbæk.

Denne opsætning sikrede ifølge Christian Rosbæk også, at hele forretningen havde en fælles ambition med projektet:

”Medarbejderne var tændte på idéen om en mere agil standardløsning. Brugerne har været dybt involverede hele vejen, og har haft stor indflydelse på, hvordan systemet skulle sættes op, så det passer bedst til deres arbejdsprocesser,” siger Christian Rosbæk og fortsætter:

”Det tætte samarbejde med resten af forretningen har gjort, at projektet ikke er blevet til en snak om systemer, men en snak om processer. Jeg mener, man bør se Dynamics NAV som et værktøj, der skal understøtte vores medarbejderes hverdag.”

Vi skabte et ærligt miljø for projektet

For at kunne få implementeret et brugbart værktøj på blot 20 uger, var Sampension og Christian Rosbæk dog opmærksomme på, at de ikke blot kunne forme løsningen, som de havde lyst til:

”Fra styregruppen gjorde vi det klart fra starten, at Abakion skulle udfordre os, hvis vi var på vej væk fra standard. Vi satte krav til Abakion i forhold til, at vi ville have en leverance på 20 uger, men modsat bad vi også dem om at sætte krav til os, så vi ikke endte med en masse tilretninger.”

Christian Rosbæk mener også, at samarbejdet mellem Abakion og Sampension har haft indflydelse på projektets succes:

”Samarbejdet mellem Abakion og os har fungeret mere som et partnerskab end et traditionelt leverandør/kunde-forhold. Vi formåede at skabe et ærligt miljø, hvor vi udfordrede hinanden på løsningen, men samtidig stod skulder ved skulder, når vi mødte problemer.”

Og ifølge Christian Rosbæk virkede det:

”Det hele kørte faktisk som planlagt. Konverteringsdelen var forventeligt nok den hårdeste, og vi havde selvfølgelig et stramt program, men der var virkelig styr på tingene. De 20 uger var meget mindre pressede end ved lignende projekter, jeg førhen har deltaget i.”

Fakta

Sampension er Danmarks 3. største pensionsselskab. Deres 300 ansatte forvalter ca. 300 milliarder kr. for deres 300.000 kunder.

Christian Rosbæk har været ansat som IT-chef hos Sampension siden oktober 2017.

Hvis du abonnerer på Computerworld.dk, kan du læse mere om Sampensions ERP-projekt her.

Pengene blev brugt på uddannelse

Det var ikke kun de 20 uger, men også det efterfølgende resultat, som er blevet en succes, fortæller en stolt IT-chef:

”Vi sparer over 50 pct. på licensmodellen, vi har mulighed for at udvikle løsningen fremadrettet, og vi har oplevet en øget tilfredshed blandt medarbejderne. Pengene er altså godt givet ud. En stor del af pengene er blevet brugt på uddannelse af brugerne fremfor på løsningen, fordi vi har holdt os til standard. Det har selvfølgelig gjort, at vi i sidste ende har fået gladere og mere kompetente brugere” siger Christian Rosbæk.

Gør det kort og involvér brugerne

Til andre, som overvejer at kaste sig ud i et ERP-projekt, har Christian Rosbæk nogle få råd:

”Gør det kort og intensivt. Mange frygter ERP-projekter, fordi de kan trække ud i evigheder. Hvis man holder sig til standard, kan man gøre det kort og overskueligt,” siger Christian Rosbæk og tilføjer:

”Man skal selvfølgelig også sørge for at skabe engagement blandt de medarbejdere, som kommer til at skulle bruge systemet. Det nytter ikke noget at have en fed løsning, hvis brugerne ikke kan lide den. Derfor vil jeg råde til, at et ERP-projekt ikke blot skal drives af it-afdelingen, men at man involverer resten af forretningen.”