Helsam accelererer performancemål med standardløsning

Når specialtilretninger i ERP-systemet pludselig begynder at føles som en hæmsko fremfor en gunstig forretningsproces, er der kun én ting at gøre: På med arbejdshandskerne og tag kontrollen. Det var hvad Helsam medarbejderne gjorde, da manuelle håndteringer begyndte at æde tid fra at nå deres daglige mål.

“En af vores mantraer har været ikke at rette i systemet, men at rette vores processer til internt.”

Birgitte Schou, IT-chef Helsam A/S

Tusinde transaktioner sikrer dag-til-dag-levering

Ikke så langt fra det smukke og rolige naturområde ved Alssund er der run på inden for Helsam A/S fire vægge. Her sørger ca. 90 medarbejdere, som er fordelt på kontor og lager, for, at afgivne ordrer, bliver leveret fra dag til dag.

”Der er ingen tvivl om, at der foregår rigtig mange transaktioner hos os. Det er der nødt til, hvis vi skal blive ved med at levere vores varer så hurtigt, som vi har gjort indtil nu.”

Derfor er det vigtigt, at der ikke sker låsninger eller spærringer i systemet, hvis kadencen skal holdes. Især når man, som Helsam, er en af landets førende virksomheder inden for helsebranchen med en af de største webshops og med leverancer til 3500 B2B kunder.

”Vores helt store fordel er, at vi kan levere vores ordrer fra dag til dag til vores butikker. Derfor plukker vi hver mandag mellem 18-20.000 linjer ud fra vores lager. Derudover sender vi ordrer ud til pluk ca. hvert 5. minut, hver dag. Det har vores nye system skulle håndtere.”

Ingen hænder på ordren

Det er heldigvis lykkedes med opgraderingen til Dynamics NAV 2018, som allerede på test dagen før go-live dagen for Helsams nye ERP-løsning var med til, at Helsam medarbejderne kunne fejre lige knap 5000 pluklinjer, uden problemer.

”Vores hovedprodukt i dag er Abakions Supply Chain-løsning ved siden af standard Dynamics NAV 2018, og så har vi nogle enkelte specialtilretninger. Produkterne i Abakion Supply Chain løsning sikrer, at vi kan køre vores primære processer uden mange specialtilretninger og dermed køre mange processer standard.”

Og standardisering var netop det, som skulle hjælpe Helsam medarbejderne med at opretholde visionen for forretningen.

”De ordrer, der bliver lagt, bliver kørt elektronisk ind fra forskellige eksterne steder. Fx er vores webshop blevet integreret ind til vores Dynamics NAV 2018, ligesom de øvrige bestillingssystemer køres ind via integrationer.”

”Det betyder, at når der bliver modtaget en ordre, er der oprettet flows som sikrer, at de automatisk indlæses som salgsordrer og oprettes som leverancer til lager. Vi rører slet ikke ved ordren, medmindre den går i kreditvurdering”

Specialtilretninger spændte ben for udviklingen

I dag er langt de fleste processer standardiseret hos Helsam, men sådan har det ikke altid været.

Den gamle NAV 2009 R2 var i sin tid blevet specialtilrettet til at ligne den C5 løsning Helsam kom fra. Men i takt med forretningens vækst, måtte flere processer overvåges for at undgå fejl og spærring af processer. Det betød ineffektive arbejdsgange.

”Vi kunne mærke, at vi spændte ben for os selv i den udvikling vi gerne ville foretage.”

”Derudover er vi også bevidste om, at med den udvikling der foregår, så er vi nødt til at opgradere oftere end hvad vi har gjort tidligere. Det er vigtigt for os, at den proces ikke skal blive et virksomhedsprojekt i sig selv, men at vi kan gøre det forholdsvist overskueligt.”

Derfor har vores succeskriterium for at gå over til en ny platform været at standardisere så meget som overhovedet muligt.”

Tag kontrol over jeres egen proces

”Vi har gjort rigtig meget ud af at køre drift workshops til afprøvning af processer. Dvs. at alle superbrugere plus testere kørte simuleret hverdage en del gange. Vi har brugt rigtig meget tid på test, men jeg er sikker på, at det er en af årsagerne til, at vi har kunne gå over til vores nye platform med så stor succes. Det er jo i de processer, at vi har fundet ud af, hvor remmen faldt af, eller hvor motoren skulle smøres lidt bedre.”

Og netop superbrugere er en af de råd Birgitte giver med videre.

”Vi har udpeget superbrugere for hver eneste afdeling, og det kan jeg kun anbefale. De har virkelig taget ansvar og været suverænt dygtige undervejs i hele projektet. Når man bliver udpeget som superbruger og tager det ansvar der følger med har man også en ære i, at den dag man går live, så virker tingene også som de skal. Og det må man sige, at vores superbrugere har gjort.”

”Derudover afholdte vi ugentlige statusmøder, hvor superbrugere og projektgruppe deltog. Møderne tog udgangspunkt i en intern opgaveliste, som der hele tiden blev fulgt op på; hvor langt var hver afdelingen nået i testen, hvilke udfordringer havde man oplevet mm. Gennemsigtighed og orientering er vigtig i et ERP-projekt og er med til at skabe sparring og ejerskab i projektet.”

Det hårde arbejde har da også resulteret i en rigtig velsmurt proces hos Helsam.

Sådan aflaster automatikken

”Vi behandler ordren i Workflows fra Navision, som automatisk indlæses via forskellige integrationer. Når ordren bliver frigivet videre ud i systemet, sker der en manuel tildeling af leverancer til plukker, hvorefter der sker en automatisk opdeling leverancen som skal plukkes via Kardex lagerautomater, eller det manuelle lager. Efter pluk af leverancer bliver ordrerne samlet og klargjort til forsendelse. Automatiske jobs til bogføring af forsendelser og dannelse af track and trace nummer med Consignor afvikles. Og så ligger de faktisk klar til at blive automatisk faktureret sidst på dagen, når alle er gået hjem.”

”På indkøbssiden afvikles der hver eneste nat et job til beregning af behov for genbestillinger, som lander i omvendt planlægning, så disponenterne kan bestille varer. Når varerne kommer hjem, så kører vi standard flow fra varemodtagelsen, hvor vi gør brug af læg på lager. Her bliver varerne enten placeret på det vi kalder for manuelt lager, eller i vores Kardex lagerautomater, og så er varerne klar til at blive plukket.”

Du kan se det store udvalg af helseprodukter lige her.

Ophavsrettighederne til billeder haves af Helsam A/S.

Læs også

Kundehistorier
Hør andre virksomheders erfaringer med Microsofts forretningsløsninger.

Forretningsløsninger med Microsoft Dynamics
Læs hvilke standardiserede forretningsløsninger, der holder dig forandringsparat.

Projektmodel
Opnå dine forretningsmæssige målsætninger med dit IT-projekt, med én af Abakions tre forskellige metoder.

Helsam A/S er Danmarks førende grossist- og detailvirksomhed inden for helsebranchen, med leverancer til 3500 B2B kunder.

Derudover driver Helsam A/S 30 fysiske butikker fordelt i Danmark, samt ejer en af landets største helsewebshops med helsekost, fødevarer, kosmetiske produkter m.m.
helsam.dk