Administrér dine bookinger effektivt
og få det fulde overblik
Abakion Booking er udviklet i samarbejde med virksomheder, organisationer og museer, som i dagligdagen arbejder med bookinger og arrangementer. Vi har samlet styring af kunder, ressourcer, medarbejdere, faktureringer, arrangementer og ikke mindst bookinger i ét system.
Skoletjeneste
Museer og seværdigheder har ofte en skoletjeneste.
Skoletjeneste er en afdeling, der udbyder undervisning af skoleelever i en række emner, hvor de skræddersyr et undervisningsforløb tilpasset forskellige klassetrin.
Skoleklassens lærer kan tilmelde klassen enten via en portal, email eller telefon. Og når en lærer har gennemført en booking, vil læreren modtage en bekræftelse inden eventet og en faktura når det er afviklet.
Seværdigheder
Seværdigheder har typisk en salgs- og event-afdeling, som udbyder arrangementer, fx:
- Teambuilding
- Middage
- Guideture
- Selskaber
Arrangementetet kan skræddersys til kundens behov ift lokale, udstyr, bemanding, forplejning, m.m. Og der kan også forekomme ændringer under arrangementet efter aftale med kunden.
Der skal sendes en bekræftelse til kunden, når bookingen er foretaget, og en faktura når arrangementet er afviklet.
Hotel og konferencer
Hoteller og konferencecentre har en salgs- og event-afdeling, der styrer arrangementer, som kan forløbe over mange dage, fx:
- Konferencer og Seminarer
- Konfirmationer og Bryllupper
- Booking af værelser
- Større selskaber
Kundens ønsker skal imødekommes ved at sammensætte arrangementetet med de rette lokaler, menuer, underholdning, udstyr, forplejning, bordopstilling m.m. Og der sker også ændringer undervejs i arrangementet efter aftale med kunden.
Der skal sendes en bekræftelse til kunden, når bookingen er foretaget, og en faktura når arrangementet er afviklet.
Abakion Booking features
Kalenderfunktionen
Kaldenderfunktionen i Abakion Booking er designet til fleksibel arbejdsgang med mulighed for at planlægge bookinger og arrangementer direkte i kalenderen.
Kalenderen er opbygget således, at du nemt kan ændre layout og sortere i dine bookinger, alt efter hvordan du bedst arbejder.
Således kan du:
- Planlægge dine bookinger direkte i kalenderen og rykke eksisterende bookinger rundt med drag & drop funktionen.
- Filtrere i kalenderen på både status, ressourcer, brugere og arrangementstyper samt skifte mellem både dage, uger og måneder afhængigt af det overblik du ønsker.
- Bruge Agenda for hurtigt overblik over dagens arrangementer med mulighed for export til PDF for udskrivning.
- Bruge tidslinjen til at få overblik over hver enkelte bruge og ressource i løbet af dagen.
Vagtplanlægning
Vagtplanen giver mulighed for, at du kan styre ressourcer direkte i kalenderen, således at bookinger og ressourcer er samlet ét sted og giver dig det fulde overblik.
Du kan sortere på samme måde som i bookingkalenderen for at finde dine teams samt:
- Vagtplanlæg dine ressourcer direkte i kalenderen og flyt dem rundt ved fx vagtskifte med drag & drop funktionen.
- Angiv hvornår dine ressourcer er på ferie eller er syge, hvilket automatisk blokerer muligheden for at planlægge med ressourcen.
- Angiv minimum og maksimum antal timer på dine ressourcer for mulighed for at registrere den enkelte ressources tidsforbrug i forbindelse med kontrakter.
- Udskriv vagtplan for den enkelte ressource ved at sortere og angive dag, uge eller måned
Effektive processer
Ud over kalenderen og vagtplanen, så har Booking Service en række andre funktioner, som er designet til at du kan følge dine bookinger fra start til slut på den mest effektive måde, både for kunde og virksomhed.
- Generér automatisk bookingbekræftelser på baggrund af de indtastede data på bookingen og opdatér og udsend igen ved ændringer.
- Generér automatisk fakturaer på baggrund af tilknyttede produkter og services og opret kreditnotaer ved tilknytning til ERP-systemer for effektiv arbejdsgang.
- Tilknyt rabatter i hele beløb og i procent.
- Registrér hvilke færdigheder og ressourcegrupper dine ressourcer indgår i.
- Udsend funktionsaktiviteter til dine ressourcer for at angive opgaver i forbindelse med den enkelte booking.
- Tilknyt ydelser og produkter til de enkelte services
