Erhvervshusene klar til at høste Cloud-gevinsterne

Hvor stor er Erhvervshusenes installation af Business Central online?

Erhvervshusenes installation af Business Central online har 333 brugere, hvoraf 54 er fulde brugere, og resten er team members. Charlotte Glerup er økonomichef og fungerende IT-chef i Erhvervshusene, og hun har stået for hele rejsen fra Dynamics NAV 2017 til Business Central online.

Erhvervshusene gik live med det første hus i juni og har derefter taget husene med i etaper. Fire huse var med i den oprindelige implementering, og et femte kom med i oktober. Der er cirka ti aktive regnskaber i løsningen, og flere er på vej.

Hvorfor valgte Erhvervshusene Business Central i skyen?

Erhvervshusene valgte Business Central online for at slippe for de store, tunge opgraderinger. Når du kører on-premise, så er der en tendens til, at de årlige opdateringer ikke bliver implementeret. Og så får du ikke glæde af de nye funktioner.

Det havde Erhvervshusene prøvet to gange. Først med en gammel C5, der ikke blev opdateret i årevis, og bagefter med Dynamics NAV 2017.

“Den implementerede vi i 2017, og der skete jo heller ikke noget på den. Altså, det går i stå, fordi det ikke bliver en del af en fast proces at få fulgt med i de ændringer, der sker,” siger Charlotte Glerup.

Valget passer også til Erhvervshusenes IT-politik. Erhvervshusene har nærmest ingen lokale servere, og strategien har i flere år været at få så meget som muligt op i skyen.

Bliver svartiderne dårligere i Business Central online?

Nej. Erhvervshusene har ikke haft de store udfordringer med svartider i Business Central online efter go-live, selvom svartiderne var den største bekymring før flytningen.

Erhvervshusene brugte over et år i dialog med Abakion som leverandør på at afklare, om løsningen kunne køre i skyen, og hvor faldgruberne var. I testmiljøet lå Erhvervshusene på testservere med dårligere svartider, men det er forsvundet i live-miljøet. Når brugerne bogfører almindelige posteringer, så er datamængderne små, og de mærker ikke forskel. Og når Erhvervshusene importerer store mængder data til bogføring, så går det hurtigere end på den gamle hostede Dynamics NAV-løsning.

Hvordan har brugerne taget imod den nye brugerflade?

Brugerne i Erhvervshusene har vænnet sig til søgefunktionen i Business Central, og rollerne gør det lettere at give grupper af medarbejdere den samme opsætning.

Regnskabsbrugere kan være konservative, og det er altid en udfordring, når skærmbillederne ændrer sig. Men med søgefunktionen skriver brugerne navnet på den funktion, de skal bruge, i stedet for at lede efter den i menuerne.

Charlotte Glerup fremhæver også rollerne. Erhvervshusene har bygget roller til grupper af medarbejdere, der arbejder ens, med bogmærker, menuer og kolonner, der står rigtigt i forhold til deres behov. Så overtager nye medarbejdere den samme opsætning, og alle lægger ikke tingene forskellige steder.

Når Charlotte Glerup supporterer de øvrige huse, så har hun et regnskab åbent i hver browserfane. Det fungerer godt, og hun bruger stadig kun sin egen navngivne bruger.

Hvordan håndterer en stor installation de løbende opdateringer?

Erhvervshusene implementerer alle opdateringer af Business Central, men har aftalt med Abakion, at opdateringerne bliver sat på hold i cirka en måned.

Erhvervshusene vil ikke være de første, der går live med en ny opdatering. Den måned giver tid til at forberede brugerne, og de værste begynderfejl er sluset væk, inden opdateringen rammer Erhvervshusene. Med mange regnskaber, mange brugere og en del tilpasninger er løsningen ikke 100 procent plug and play. Derfor er der altid en risiko, når en ny opdatering kommer.

Kan man have tilpasninger i Business Central online?

Ja. Du kan godt have tilpasninger i Business Central online. Erhvervshusene har overført alle de tilpasninger, de havde i Dynamics NAV, men de er blevet programmeret om til extensions. Extensions er de tilpasninger, der bliver lagt ovenpå standardløsningen, i stedet for at blive skrevet direkte ind i koden, som man gjorde i Dynamics NAV.

Kun en enkelt tilpasning kom ikke med til Business Central, fordi den ikke var understøttet. Det var en måde at arbejde med nogle Continia-produkter på. Derudover er der stadig enkelte tilpasninger, som ikke er helt på plads, blandt andet nogle specielle koblinger mellem sagsmodulet og finansmodulet.

Den eneste større ændring i arbejdsgangene handler om collection management i et af husene. Det handler om opkrævninger til lejere, og det ramte et enkelt selskab og to personer, som har fundet en anden måde at løse opgaven på. Charlotte Glerup har ikke fundet begrænsninger i selve Microsoft-produktet.

Bliver licenserne dyrere i Business Central online?

Ja. Erhvervshusenes årlige licensudgift er blevet større i Business Central online end på købelicensen til Dynamics NAV 2017, især på grund af den måde, man tæller brugere på.

Licensstrukturen var et af de største diskussionsemner i projektet. Det gælder også for apps, der prissættes efter antal brugere i hele løsningen. Erhvervshusene var tæt på at fravælge Continia, fordi prisen blev for høj med så mange brugere. I dag kan alle 330 brugere aflevere udgifter via Continia Expense Management.

Til gengæld forventer Erhvervshusene at spare på hosting. BI-løsningen er lavet om til et Power BI-setup, som bruger mindre plads og er billigere at drive.

Hvorfor skal du køre så meget standard som muligt?

Jo mere standard du kører i Business Central online, jo mindre skal du teste, når opdateringerne ruller ind. Det er Charlotte Glerups første råd.

Du kan godt have extensions, og Charlotte Glerup lægger ikke skjul på, at det er lettere sagt end gjort, når Erhvervshusene selv har en del tilpasninger. Men hun ser intet, der burde holde nogen fra at gå den vej. Hvis du bliver på Dynamics NAV, så risikerer du at blive sat ud af spillet, når Dynamics NAV ikke bliver opdateret længere.

Hvordan skal test og undervisning planlægges i et Business Central-projekt?

Test og undervisning skal planlægges konkret og tidligt. Det er de områder, hvor Erhvervshusene og Abakion i bagklogskabens lys skulle have været skarpere.

Projektet kørte under corona, og det var svært at teste, når alle brugerne sad hjemme. Den hurtige dialog i et mødelokale, hvor man viser hinanden, hvordan noget virker, var væk. Charlotte Glerup anbefaler derfor:

• en ordentlig testplan
• deciderede testcases, der bliver fordelt ud til medarbejderne
• en ordentlig indrapportering af det, medarbejderne finder

Undervisningen er det andet punkt. Erhvervshusene fik undervisning i standard Business Central af en dygtig underviser, men mange af Erhvervshusenes funktioner er ikke standard. Brugerne efterspurgte tilpasningerne, og dem kunne underviseren ikke vise. Så du skal aftale på forhånd, hvem der underviser i jeres egne tilpasninger, og hvornår det sker. Jo flere tilretninger du har, jo større bliver opgaven.

Træning i Continia-produkterne er også svær før go-live. Continia-produkterne kræver en aktiv licens og en korrekt opsætning, og du kan ikke se, hvordan flowet med rigtige leverandørfakturaer fungerer, før licensen er sat op. Og så er du ved go-live.

Hvem skal styre et stort Business Central-projekt?

Et stort Business Central-projekt skal have en klar projektejer hos både kunden og leverandøren, løbende statusmøder og en stram projektplan. Hvis det mangler, så går det galt, siger Charlotte Glerup.

De to projektejere skal kunne arbejde godt sammen, og der skal være løbende opdateringer. Det gælder særligt, når der skal bygges mange extensions, som skal testes undervejs.

Styregruppemøder og sprintmøder kan virke bureaukratiske, men Charlotte Glerup mener, at det er vigtigt at holde fast i dem. Projektlederen hos kunden skal:

• forstå opgaven
• brænde for opgaven
• have tid nok til opgaven

Du kan ikke hyre en udefra til at repræsentere virksomheden, for vedkommende mangler både forståelsen af virksomheden og beslutningskompetencen.

Hvorfor har projektet brug for bannerførere?

Bannerførerne forklarer medarbejderne, hvorfor I skifter system, og hvad I forventer at opnå. Uden dem er det let for medarbejderne at blive i deres sædvanlige spor.

I Erhvervshusene er der en økonomichef i hvert hus. Der har været mange diskussioner om implementeringen, men økonomicheferne har været bannerførere i hver deres organisation, sammen med den tidligere IT-chef. Og de kolleger, der synes, det er spændende at prøve noget nyt, er gode allierede.

Ville Erhvervshusene gøre det igen?

Ja. Charlotte Glerup ville gøre det om igen i store træk. Hun ville have en strammere projektstyring og lave mere brugerundervisning tidligere i forløbet.

Hvis du overvejer at flytte en stor Dynamics NAV-løsning til Business Central online, så viser Erhvervshusenes erfaringer, at størrelsen ikke er problemet. Brug tiden på at skære ned på tilpasningerne, lave en testplan med konkrete testcases og aftale, hvordan brugerne lærer jeres egne tilpasninger, inden I går live.

Ofte stillede spørgsmål

Kan Business Central online køre med flere hundrede brugere?

Ja. Erhvervshusene kører Business Central online med 333 brugere, fordelt på 54 fulde brugere og resten team members. Det er den største installation af Business Central i Skandinavien, og Erhvervshusene har ikke haft de store udfordringer med svartider efter go-live.

Går Business Central online langsommere end en hostet Dynamics NAV?

Nej. Erhvervshusene oplever, at import af store mængder data til bogføring går hurtigere i Business Central online end på den gamle hostede Dynamics NAV 2017. Ved almindelig bogføring er datamængderne små, og brugerne mærker ikke forskel.

Kan tilpasninger fra Dynamics NAV flyttes til Business Central online?

Ja. Erhvervshusene har flyttet alle tilpasninger fra Dynamics NAV til Business Central online ved at programmere dem om til extensions. Kun en enkelt tilpasning til Continia-produkterne kom ikke med, fordi den ikke var understøttet.

Kan man udskyde opdateringer i Business Central online?

Ja. Erhvervshusene har aftalt med Abakion, at deres opdateringer af Business Central online bliver sat på hold i cirka en måned. Så når de at forberede brugerne, og begynderfejl er sluset væk, inden opdateringen rammer deres løsning.

Er Business Central online dyrere i licens end Dynamics NAV?

Ja, for Erhvervshusene er den årlige licensudgift blevet større end på købelicensen til Dynamics NAV 2017, fordi man tæller brugere på en anden måde. Erhvervshusene forventer at hente noget af det hjem på hosting, fordi BI-løsningen er lavet om til et billigere Power BI-setup.

Hvad er det vigtigste at få med i et stort Business Central-projekt?

Charlotte Glerup fra Erhvervshusene peger på at køre så meget standard som muligt, lave en testplan med konkrete testcases og have en stærk projektejer hos både kunden og leverandøren. Hun anbefaler også at aftale på forhånd, hvordan brugerne bliver undervist i virksomhedens egne tilpasninger.