Priser, licenser og abonnementer på Business Central
Der er fire licenstyper at holde styr på, bindingsperioden afgør både pris og fleksibilitet, attach-modellen kan spare dig for pæne beløb, hvis I bruger flere Dynamics 365-produkter, og AI-agenterne afregnes efter forbrug ved siden af selve licensen.
Du behøver ikke at være licensekspert, men du skal vide nok til at stille krav til din leverandør og til at opdage, når I betaler for noget, ingen bruger.
Et licensreview hos Abakion én gang om året er den mest rentable time, du bruger på din Business Central.
Priser er ex. moms og gælder pr. navngiven bruger ved 12 måneders forudbetaling
kr. 517,40
pr. bruger/måned
Essentials
Ubegrænset antal brugere
Tilpasning og udvidelsesmuligheder
Flere miljøer
Flere regnskaber
Økonomistyring
Salg og marketing
Opfyldelse og levering
Køb og betaling
Lagerbeholdning
Planlægning af forsyningskæde
Projektstyring
Lagerstyring
kr. 711,40
pr. bruger/måned
Premium
Ubegrænset antal brugere
Tilpasning og udvidelsesmuligheder
Flere miljøer
Flere regnskaber
Økonomistyring
Salg og marketing
Opfyldelse og levering
Køb og betaling
Lagerbeholdning
Planlægning af forsyningskæde
Projektstyring
Lagerstyring
Styring af serviceordre
Produktion
kr. 51,70
pr. bruger/måned
Team Members
Læs data i Business Central
Opdater eksisterende
data og poster
Godkend/afvis opgaver i workflows
Opret, rediger og slet
salgs- og købstilbud
Administrer personlige oplysninger
Rediger jobtidsskemaer
til godkendelse
Brug Power Apps/
Power Automate
Op til 15 ekstra tilpassede tabeller
kr. 291,00
pr. bruger/måned
Device Users
Flere brugere samtidig
Specifikke roller
(POS, lager, produktion)
Reducerer
licensomkostninger
Første login kræver
administrator
Kan ikke opsætte
planlagte job
Antal enheder afhænger
af licenser
Hvilke licenstyper findes der?
Der er fire, og de dækker fire forskellige typer brugere.
- Essentials er standardlicensen til brugere, der arbejder med økonomi, salg, indkøb, lagerstyring og projekter.
Det er den mest anvendte licenstype, og den dækker behovene for langt de fleste. - Premium indeholder alt fra Essentials og tilføjer modulerne til produktionsstyring og service management.
- Team Members er en billigere licens til medarbejdere, der ikke har brug for fuld adgang.
- Device er knyttet til en enhed i stedet for en navngiven person.
Det er relevant, hvis I har en scanner på lageret eller en computer i produktionshallen, som mange medarbejdere deler.
Alle licenser er navngivne, undtagen Device. Du kan ikke dele en full user-licens mellem to personer. Hvis en medarbejder forlader virksomheden, så kan du overføre licensen til en ny medarbejder, men to personer kan ikke bruge den samtidig.
Inden for ét miljø skal alle full users være af samme type, enten Essentials eller Premium. Hvis to ud af tyve brugere har brug for produktionsstyring, så er alle tyve nødt til at være Premium. Hvis du har flere miljøer, så kan du godt køre Premium i det ene og Essentials i det andet. Du kan bare ikke kombinere i samme miljø.
Hvad kan en Team Member helt præcist?
En Team Member kan læse alt, rette i eksisterende poster og godkende, men kan ikke bogføre og kan ikke oprette nye stamdata. Grænsen går der, og det er den, der afgør, om licensen rækker til en given medarbejder.
En Team Member må:
- Læse alle data i Business Central.
Du kan snævre det ind med rettighedssæt, men licensen i sig selv begrænser ikke læsning. - Opdatere eksisterende stamdata og poster, for eksempel en kunde, en leverandør eller en vare, der allerede er oprettet, og felter som forfaldsdato på en debitorpost.
- Godkende eller afvise opgaver i de godkendelsesflows, brugeren er tildelt.
- Oprette, redigere og slette salgs- og købstilbud.
- Indtaste og redigere timesedler på projekter.
- Bruge de Power Apps- og Power Automate-rettigheder, der følger med enhver Dynamics 365-licens.
En Team Member må derimod ikke bogføre noget, hverken salgsfakturaer, købsfakturaer, kladder eller betalinger. Hun kan heller ikke konvertere et tilbud til en ordre, og hun kan ikke oprette nye stamdata. At rette en eksisterende kunde er i orden, men at oprette en ny er det ikke.
Der er én ting, mange bliver overraskede over: rettigheder slår ikke licensen. Hvis du giver en Team Member rettighedssættet SUPER, så holder platformen hende stadig inden for Team Member-rettighederne. Du kan ikke konfigurere dig uden om licensen.
Endelig er der en grænse på 15 ekstra tabeller, som Team Members-modulet må udvides med. Grænsen er beskrevet i Microsofts licensvejledning, men den håndhæves ikke nødvendigvis teknisk i dag. Det er værd at kende, hvis I har mange tilretninger, for reglen kan blive håndhævet senere.
En sidste ting, der ofte overses: medarbejdere, der har en Microsoft 365-licens, kan læse Business Central-poster, der bliver delt med dem i Teams, uden ekstra betaling. Hvis I har rene læsebrugere, så skal I regne på, om de overhovedet skal have en licens.
Hvor længe skal du binde dig?
Det afhænger af, om du vægter pris eller fleksibilitet. Business Central sælges som abonnement, og du kan vælge mellem flere bindingsperioder.
Et månedligt abonnement giver dig frihed til at justere op og ned med kort varsel, men det koster typisk omkring 20 procent mere end et årligt abonnement. Det årlige abonnement er det mest udbredte: du binder dig for 12 måneder og får en lavere pris. Vælger du årligt abonnement med månedlig betaling, så koster det typisk omkring 5 procent mere end årlig betaling forud. Der findes også flerårige abonnementer, typisk 36 måneder, som låser prisen fast og beskytter dig mod fremtidige prisstigninger.
Du kan regulere antallet af brugere løbende, men du skal gøre det inden for den opsigelsesperiode, der fremgår af dine abonnementsbetingelser. Det skal din leverandør hjælpe dig med.
I dag kan du handle hos flere leverandører samtidig. Det kan betyde, at du har Business Central-licenser hos én partner, nogle ekstra brugere hos en anden, og måske en app fra en tredje. Det giver fleksibilitet, men det kan også blive uoverskueligt. Abakion ser ofte virksomheder med abonnementer, der har forskellige fornyelsesdatoer og er købt hos forskellige partnere, uden at nogen har det samlede overblik.
Matcher licenserne den faktiske brug?
Det ved du bedre end nogen anden, fordi du kender forretningen. Du ved, hvordan der arbejdes i salg, i finans og på lageret, og du har en fornemmelse for, hvem der egentlig gør hvad i Business Central.
Stil dig selv to spørgsmål. Har du licenser, der slet ikke er tildelt nogen bruger? Så betaler du for noget, ingen bruger. Har du full users, der reelt kun logger ind for at godkende en registrering? Så betaler du måske for en Essentials-licens, hvor en Team Member ville være nok.
Det er overraskende normalt. Abakion oplever virksomheder, der har fem eller ti licenser, som de bare fornyer hvert år, selv om de ikke er tildelt en eneste medarbejder.
Lav derfor et licensreview mindst én gang om året: hvem bruger hvad, og giver det stadig mening? Hvis medarbejdere har fået nye opgaver, eller hvis I har ansat udekørende medarbejdere, der arbejder anderledes end kontorfolkene, så kan en anden licenstype være mere passende.
Husk også at koble licensreviewet til processen, når en medarbejder stopper. Licensen skal fjernes aktivt. Den forsvinder ikke af sig selv.
Hvad er attach-licenser?
Attach-modellen giver dig andre Dynamics 365-produkter til en reduceret pris, når en bruger allerede har en base-licens. Base-licensen er som udgangspunkt det dyreste Dynamics 365-produkt, brugeren har.
Business Central Premium kvalificerer som base-licens for Dynamics 365 Sales Enterprise, Customer Service Enterprise og Field Service, som hver især kan tilføjes til 20 dollar pr. bruger pr. måned.
En detalje er værd at kende. Da Microsoft hævede priserne på Sales og Customer Service Enterprise, blev de dyrere end Business Central Premium, og så holdt tommelfingerreglen om, at base-licensen skal være den dyreste, ikke længere. Microsoft lavede derfor en undtagelse, så Business Central Premium fortsat kvalificerer som base-licens. Reglen gælder altså stadig, men den er ikke længere indlysende, og det er en af grundene til, at du skal have din leverandør til at regne efter.
Spørg din leverandør, om I udnytter attach-licenser optimalt. Det er en af de steder, hvor der ligger penge.
Hvornår ændrer Microsoft priserne?
Sjældent på selve produktet, men to gange om året på valutakurserne. Den 1. november 2025 hævede Microsoft prisen på Business Central for første gang i over fem år. Essentials gik fra 70 til 80 dollar pr. bruger pr. måned, Premium fra 100 til 110 dollar, og Device fra 40 til 45 dollar. Team Members var ikke omfattet.
Samtidig hævede Microsoft den lagerplads, der følger med hver licens. Essentials gik fra 2 til 3 GB, Premium fra 3 til 5 GB, og Device fra 1 til 1,5 GB. Lagerpladsen er kumulativ på tværs af tenanten, så jo flere licenser I har, des mere plads får I samlet.
Prisændringen gjaldt nye abonnementer fra den dato og eksisterende abonnementer ved første fornyelse derefter. Den var oprindeligt varslet til 1. oktober 2025 og blev udskudt en måned.
Derudover justerer Microsoft to gange om året priserne i forhold til valutakurserne, og det kan både hæve og sænke priserne i danske kroner.
Og det leder til et konkret råd. Du kan fastlåse prisen i en bindingsperiode med et flerårigt abonnement, og hvis der er en prisstigning på vej, så kan du forny dit abonnement inden ikrafttrædelsen og beholde den gamle pris i resten af perioden.
Priserne her er dem, der gjaldt, da guiden blev skrevet. Tjek de aktuelle priser hos din leverandør, inden du regner på noget.
Hvad koster AI?
Copilot-funktionerne i Business Central er inkluderet i licensen uden ekstra omkostning. AI-agenterne, for eksempel til salgsordrer og kreditorfakturaer, forbruger derimod Copilot Credits, som du køber enten som pay-as-you-go eller som forudbetalte kreditpakker.
Kunstig intelligens er stadig et nyt licensområde, og det ændrer sig hele tiden. Det er svært at gætte på, hvordan agenter bliver licenseret fremover, men det er et sikkert gæt, at du kommer til at betale for forbruget, og at prismodellen ændrer sig ofte, fordi udviklingen går stærkt.
Det praktiske råd er derfor det samme som i kapitlet om AI og agenter: beslut internt, hvem der må aktivere en agent, og hold øje med forbruget i Admin-centeret, især i starten.
Hvem må bestille nye licenser?
Det skal I have en aftale om, for ellers bliver licenser købt ad hoc, uden at nogen holder styr på den samlede økonomi. Mange virksomheder har slet ingen procedure for, hvem der må bestille nye licenser, ændre abonnementer eller tilkøbe funktionalitet.
Proceduren skal ikke være tung. Du skal blot have en aftale på plads om, hvem der har mandat til at bestille, og hvem der skal godkende. Og du skal sørge for at holde overblikket.
Det er også her, du undgår den situation, hvor tre afdelinger uafhængigt af hinanden har købt hver sin løsning til det samme behov.
Hvad skal du bruge din leverandør til?
Til at gennemgå din ordning med jævne mellemrum og vurdere, om du stadig har de rette licenser og abonnementer. Du behøver ikke selv at være licensekspert, og du skal ikke forsøge at blive det. Microsofts egne licensdokumenter er skrevet i et sprog, der er svært at forstå for andre end specialister, og reglerne ændrer sig løbende.
Men du skal vide nok til at stille krav.
Abakion tilbyder en licensgennemgang, hvor en konsulent gennemgår jeres licenser og rettigheder sammen med jer. Det tager halvanden time, og I får et kort notat med besparelsen opgjort i kroner og med det, der skal til for at hente den. Finder Abakion ikke besparelser, der overstiger prisen for gennemgangen, så koster den ikke noget.
Erfaringen er, at der næsten altid er noget at hente. Én kunde sparede 90.000 kroner om året efter en gennemgang på halvanden time. Ikke fordi nogen havde gjort noget forkert, men fordi virksomheden havde ændret sig, og licenserne ikke var fulgt med. Sidst nogen havde kigget på dem, var tre år før.
Tag selvtjekket, det tager to minutter. Har I medarbejdere, der er stoppet, men stadig har en licens? Betaler I for fulde licenser til folk, der kun godkender eller kigger med? Hvornår har I sidst afstemt licenserne med det, folk faktisk laver? Hvis du kan svare “ja”, “ved ikke” eller “for længe siden”, så er der noget at kigge på.
Løbende licenssupport og licensrådgivning indgår desuden i Abakions Service Membership. Det dækker hjælp til at købe, opsige og ændre licenser, rådgivning om licensiering af Microsoft-produkter og opmærksomhed på de kampagner, der dukker op undervejs.
Abakion er eksperter i Microsofts forretningsløsninger til ERP, CRM og BI til danske virksomheder. Vi leverer både enkle løsninger, der er klar til brug hos mindre virksomheder, og skræddersyede løsninger til større virksomheder.
Ring til os på 70 23 23 16
eller skriv til abakion@abakion.com
Vi giver gerne et godt råd, uanset om du vil handle hos os eller en anden Microsoft-partner.