“Vi vidste ikke, hvad der foregik i vores eget system”
Jonas Hjort er CFO hos Proshop Europe og var i årevis selv projektleder, supporter og bindeled til konsulenterne på virksomhedens Business Central-løsning.
Det gik ud over både arbejdstid og familieliv. Og da konsulenterne skiftede midt i et stort integrationsprojekt, gik det op for ledelsen, at ingen i huset kunne overskue den kode, virksomheden selv havde betalt for. Her fortæller han, hvordan Proshop Europe fik kontrollen tilbage.
Proshop Europe lever af, at folk mødes. Virksomheden leverer lys, lyd og billede til koncerter, messer og konferencer, og den sætter storskærme op på stadions og facadeskærme i detailhandlen. Da coronapandemien lukkede samfundet ned, ramte det hele branchen hårdt.
Siden 2021 er det gået den anden vej. I dag er de godt 100 ansatte fordelt på Aarhus og Roskilde, og selskabet er også til stede i Tyskland, USA og Kina.
Og det stiller krav til økonomidirektøren.
“Vi er vokset cirka 50 procent i både omsætning og antal medarbejdere siden 2021. Skal vi fortsætte i Tyskland og USA, så skal vi have effektive processer, der gør, at vi kan skalere omsætningen uden at skalere medarbejdertallet og de faste omkostninger lige så meget.”
Sådan siger Jonas, CFO hos Proshop Europe.
Mange hatte på samme hoved
Jonas har titlen CFO, men jobbet rækker længere end økonomien. Den administrerende direktør er sælger, og derfor har Jonas også ansvaret for HR og en række andre opgaver. Da Proshop Europe i 2023 gik over til Microsoft Dynamics 365 Business Central, tog han også projektledelsen selv.
Valget af Business Central var oplagt, fordi virksomheden i forvejen brugte CRM og Field Service i Dynamics 365 og arbejdede i Microsoft 365. Men opgaven med at styre implementeringen var tungere, end han havde regnet med.
“Jeg valgte selv at tage projektledelsen, da vi gik live med Business Central i 2023. I forvejen kunne jeg godt få en 37 timers uge brugt, og to måneder før vi gik live, fik jeg mit andet barn. Hvis du spørger min kone, så var det for meget at være projektleder på Business Central-projektet oveni.”
Arbejdet stoppede ikke, da systemet var i drift. Meget af support, vedligehold og udvikling landede hos Jonas, og så var der andre opgaver, der måtte vente.
“Når man har 100 medarbejdere og et ERP-system, der er så gennemgribende i forretningen, så kræver det meget tid. Der kommer opdateringer til Business Central, gerne en gang om måneden. Det betød, at ting blev syltet, som jeg burde have taget mig af som CFO og HR-ansvarlig.”
Da konsulenterne skiftede
Over årene fik Proshop Europe lavet mange tilretninger til Business Central, især til projektmodulet. Hver for sig gav de mening. Men samlet set betød de, at ingen i virksomheden længere kunne se, hvad der var standard, og hvad der var specialudviklet. Proshop Europe havde heller ikke selv adgang til koden.
Problemet blev tydeligt midt i et stort projekt, hvor CRM, Field Service og Business Central skulle integreres. Konsulenterne skiftede undervejs, og virksomheden stod midt i et leverandørskifte.
“Vi havde mistet overblikket over den kode, der var lavet til os, og vi havde ikke adgang til den. Hvis det hele brændte, og vi skulle skifte leverandør, så ville ingen vide, hvordan vi var kommet dertil, og hvordan vi skulle komme videre.”
For Jonas er det et ledelsesprincip, at virksomheden skal kunne fortsætte driften, selvom en leverandør eller en medarbejder forsvinder. Han ved godt, at man ikke kan have to eller tre medarbejdere, der kan præcis det samme. Men ERP-systemet er så gennemgribende i forretningen, at afhængigheden var for stor.
“Jeg mener, at en virksomhed bør have kontrol over alt, som den vurderer er risikabelt. Hvis man stopper et samarbejde med en leverandør eller en medarbejder, og den normale drift ikke kan køre videre i morgen, så er det for risikabelt at være 100 procent afhængig af en ekstern part.”
En medarbejder i stedet for konsulenttimer
Ledelsen besluttede at tage kontrollen tilbage. Første skridt var at ansætte en medarbejder, som kunne bruge al sin tid på Business Central, data og AI. Profilen havde erfaring med Business Central, forstod kode og havde en god forståelse for data generelt.
“Vi sammenlignede en månedsløn med timeprisen hos et konsulenthus, og regnestykket var ret nemt. Det var ikke bare en månedsløn, vi skulle trække ud af budgettet, for vi sparede penge på konsulenttimer et andet sted.”
Men for Jonas handler det om mere end økonomi. En intern medarbejder ser behovene på nært hold, og det kan en ekstern konsulent ikke på samme måde.
“Med kompetencen internt i huset har vi en mand, der går rundt i gangene og hører, hvad folk har brug for. Han ser udviklingsmulighederne og de daglige udfordringer på en helt anden måde end en ekstern konsulent, og vi kan bedre prioritere, hvad der bliver lavet.”
Kortlægning af koden på tre til fire uger
Samtidig indgik Proshop Europe et samarbejde med Abakion. Udgangspunktet var klart fra første møde: Proshop Europe ville selv have kontrollen og bruge partneren til sparring.
Første opgave var at kortlægge den kode, der var udviklet til virksomheden. Det skete i en række workshops, hvor Abakion og Proshop Europe sammen gennemgik hele systemlandskabet og ikke kun Business Central.
“På tre til fire uger fik vi sammen med Abakion dokumenteret den kode, vi havde fået lavet. Nu ved vi, hvad der er standard Business Central, og hvad der er specialudviklet til os. Og dermed ved vi, hvor risikoen ligger, når der kommer en opdatering.”
Jonas lægger vægt på, at Abakion mødte op med et hold i stedet for en enkelt konsulent.
“Det var ikke en konsulent, hvor indgangen går gennem én person. Der sidder et hold omkring os, som alle sammen kender os som virksomhed og kender vores systemlandskab.”
Gør det selv, men træk på ekspertise
I dag står Proshop Europes egen medarbejder for den daglige udvikling. Abakion bliver brugt som sparringspartner, når han har nye idéer, og når der skal udvikles noget, der er så gennemgribende, at han ikke kan håndtere det alene.
“Jeg ser det som et gør det selv-projekt derhjemme. Du vil gerne spare nogle penge og gøre tingene selv. Men nogle gange skal der skiftes en elinstallation, og så har du brug for en elektriker. I den her sammenhæng er Abakion vores byggerådgiver, når vi har brug for sparring, og vores elektriker, når koden bliver lige farlig nok at rode med selv.”
En god ekstern partner forstår ifølge Jonas, hvor virksomheden vil hen, og accepterer, at kunden selv vil have så meget kontrol som muligt. Han peger dog på én ting, man skal huske, når man flytter arbejdet ind i huset.
“Få dokumenteret alt, hvad der sker i systemet. Når man har en ekstern part på, så dokumenterer de altid, hvad der sker. Det må vi ikke glemme, når vi kører det hele internt.”
Et ERP-system bliver aldrig færdigt
For Jonas er det en misforståelse at tro, at et ERP-system på et tidspunkt står færdigt.
“En Business Central-løsning bør aldrig stå færdig, for den bliver aldrig færdig. Microsoft udvikler hele tiden på alle deres platforme, og du kan altid integrere med et nyt system. Er man en virksomhed i udvikling, så har man brug for et system, der udvikler sig med.”
Derfor er hans råd til andre CFO’er, der står over for en ERP-implementering, ikke at gøre som han selv gjorde.
“Mit bedste råd til andre CFO’er er at finde en medarbejder, som kan dedikere sig 100 procent til ERP-projektet. Ikke nødvendigvis en, der kan kode, men en, der kan tage projektlederrollen og drive det i virksomheden. Det giver dig som CFO tid til de ting, der skaber mere værdi end at projektlede et ERP-system.”
Han tilføjer, at hvis virksomheden kan klare sig med en ren standardløsning i Business Central, så er en dedikeret medarbejder måske ikke nødvendig. Men det gælder efter hans erfaring de færreste.
Fakta: Proshop Europe
- Totalleverandør af AV-løsninger: lys, lyd og billede til koncerter, messer, konferencer og storskærme
- Godt 100 medarbejdere i koncernen
- Lokationer i Aarhus og Roskilde samt tilstedeværelse i Tyskland, USA og Kina
- Vækst på omkring 50 procent i omsætning og medarbejdere siden 2021
- Gik live med Microsoft Dynamics 365 Business Central i 2023 og bruger også Dynamics 365 CRM og Field Service
CFO tog kontrollen over ERP-systemet tilbage
CFO hos Proshop Europe, Jonas Hjort, tog kontrollen over Business Central tilbage: “Vi vidste ikke, hvad der foregik i vores eget system”
Økonomi bruger ikke tid på bilag i Tronex
“Min kongstanke har været, at der kun er behov for én person i bogholderiet – næsten uanset størrelsen på virksomheden.”
Stort spring for Scanantenna
Produktions-virksomheden Scanantenna fortæller, hvordan de oplever at flytte til Business Central fra en DOS-baseret Navision 3.56.
Erhvervshusene klar til at høste Cloud-gevinsterne
Erhvervshusene kører med flest brugere i hele Skandinavien på Business Central. Se og hør, hvordan Cloud-gevinsterne bliver høstet.
Helsam accelererer performancemål med ERP-standardløsning
“En af vores mantraer har været ikke at rette i systemet, men at rette vores processer til internt,” fortæller Birgitte Schou, IT-chef Helsam A/S
AVN Gruppen slipper for ERP-opgraderinger nu
AVN Gruppen fortæller om, hvordan de opgraderede deres Dynamics NAV. Det var den sidste migrering, de nogensinde skulle igennem, fordi de nu kører på en standardløsning.
Sampension sparer 50 pct. på intensivt ERP-projekt
“Hvis vi er seriøse omkring, at vi skal skifte ERP-system, så skal vi gøre det på 20 uger.” Det gav Sampension en besparelse på 50%