De 5 ting, der gør Business Central-projektet til en succes

Her kan du læse, hvad alle eksperterne fortæller i denne optagelse af webinaret:

Jesper Nielsen og studieværten:

Velkommen til dette arrangement, hvor vi skal snakke om fem emner, som vi har erfaret gør dit Business Central projekt til en succes. Til at hjælpe mig i studiet, har jeg Jesper Nielsen med, og han står her i kraft af, at han har været igennem mange af de her Business Central projekter.

Det er spændende, hvor meget Jesper når at sige i dag, fordi vi også har seks andre talere, som vi har interviews med. Lad os se på, hvad der er på agendaen i dag: De fem områder.

Først skal vi se på cloud og apps, altså SaaS-løsninger og de apps, man kan få med på.

Så skal vi tale om en standardiseret proces, og hvordan vi kommer fra A til Z, hvor det hele er planlagt, og hvor vi ikke har for mange svinggerninger undervejs.

Herefter skal vi tale standardopsætning. Der taler vi om standard-setup, og hvorfor det er klogt at have et standard-setup, og hvad det kan gøre for os.

Næste emne er en standardiseret uddannelse, hvor vi taler om, hvordan vi sikrer, at vi kommer igennem alle de ting, som vi skal lære, der er vigtige for os i det nye system.

Og så endelig kundens, altså jeres egen forberedelse, hvad kræver det rent faktisk at gå ind i et komprimeret forløb.

Glimrende, det er fem gode emner, og dem skal vi nok bringe jer sikkert igennem. Og skal vi ikke bare kaste os ud i det første emne?

Første emne: Cloud og Apps

Cloud og apps. Jesper, det er jo forfærdeligt populært at skulle i skyen og bruge apps, men hvorfor er det egentlig, at det er en god idé? Hvorfor er det, at det giver større succes i et projekt?

Der er to ting i det. For det første er det bedre for kunden, og det kommer jeg tilbage til om et øjeblik. For det andet er det bare nemmere for os som leverandør at arbejde med.

Fordelen ved at arbejde med Cloud, altså den rene skybaserede løsning, det er sådan set, at i det her tilfælde, hvor vi arbejder med Microsoft, så sørger Microsoft altid for, at man er opdateret til den nyeste version.

Og de apps, som leverandørerne så lægger på, og det kan jo i princippet være apps fra hele verden, gør faktisk, at leverandørerne også forpligter sig til at apps’ene er opdaterede.

Det vil sige, at man hele tiden er på den nyeste teknologi, uden man skal gøre noget selv. Man kender det fra word, hvor den bare bliver opdateret, fordi man kører deres 365 løsning.

Så man er altid på den nyeste, og man skal ikke opgradere igen. Det er sådan set det, der er det vigtige. Og så skal man heller ikke have intern IT og alt muligt andet til at håndtere det stål, man har hjemme i huset.

Glimrende, nu er du ikke den eneste, der får lov til at sige noget i dag. Vi har engageret en masse andre mennesker.

Vi skal lige om lidt høre fra Henrik Holst Larsen, som er CFO i Modstrøm, og så skal vi også snakke med Helle Ommestrup, som er Managing Director i Firstcom Europe i Danmark. Så har vi også konsulenten, som er vant til at lave den type projekter, Bo Hansen. Og så skal vi også høre fra Tina Mouridsen, som er ERP-rådgiver.

Det er de fire, vi lige skal høre fra i første omgang, så kommer der flere til bagefter. Men lad os høre, hvad de har at sige.

ERP-rådgiver Tina Mille:

Har virksomhederne derude egentlig en holdning til, om deres ERP-løsning skal være i skyen?

Det har de i hvert fald. Langt de fleste kunder, der ringer til mig, de ønsker at komme i skyen. De ønsker, at det skal være det sidste migreringsprojekt, og de ønsker at være kontinuerligt på den nyeste version af Business Central.

Oplever du nogle betænkeligheder ved, at de skal rykke i skyen med ERP-løsningen?

Ikke længere. For et par år siden var der betænkeligheder og lidt utryghed. Får vi det hele med? Kan vi være sikre på, at alt stemmer? Det er jo rygraden, ERP-systemet, i en virksomhed. Men ikke længere. Kunderne er langt fremme, når det angår cloud.

Konsulent Bo Hansen:

Har virksomhederne derude egentlig en holdning til, om deres ERP-løsning skal være i skyen eller ej?

Det har jeg mødt nogle gange, at det har man faktisk holdninger til, og det kan gå begge veje. Der er rigtig mange, der har travlt med at sige, at vi skal i skyen, fordi det er det nye sort.

Men der er også nogle, der er lidt mere bekymrede over hvor deres data ligger, hvem der tager sig af det, og hvad nu, hvis det ikke virker etc. Så man møder lidt af hvert.

Henrik Holst Larsen fra Modstrøm:

Da I skulle til at kigge på ERP-system, gjorde det så en forskel, om det var i skyen eller ej?

Vi valgte at gå efter en cloud-løsning af flere årsager. En af årsagerne var, at det frigør os fra en masse afhængigheder i organisationen, og det muliggør, at vi kører det som et rent finansprojekt.

Vi bliver ikke afhængige af intern IT-udvikling eller IT-drift, og vi kunne dermed meget nemmere gennemføre det som et komprimeret forløb, på et tidspunkt vi selv valgte i finans.

Jeg hedder Henrik Holst Larsen. Jeg er CFO i Modstrøm, og det har jeg været siden januar 2021. En af de opgaver, jeg blev pålagt, da jeg startede i Modstrøm, var at modernisere vores finans IT-setup.

Modstrøm er en virksomhed, som udover at levere strøm, som vi blandt andet er kendt for, også leverer energiforbedringer til vores kunder. Isolering, varmepumper, ladestandere, solceller.

Vi plejer at sige, at vi hjælper kunderne på deres personlige grønne omstilling.

ERP-rådgiver Tina Mouridsen:

Det her med, at Microsoft nu gerne vil have, at de skal bruge apps i deres ERP-løsning. Hvad synes virksomhederne derude om det? Er det noget, de overgiver sig til?

Fuldstændig. Virksomhederne ringer selv og siger at deres løsning er skamtilrettet, og ønsker at finde ud af hvordan de kommer ud af det.

Og netop det fængsel hjælper leverandørerne, kunderne ud af, ved at køre så meget standard som muligt og berige Business Central med apps.

Konsulent Bo Hansen:

Det er helt klart mit indtryk, at dem jeg har talt med synes at det er en rigtig god idé med apps, fordi de kan se mulighederne og den frihed, der ligger i, ikke at skulle være den, der skal tage stilling til, hvilken extension eller udvidelse der skal konfigureres, men bare kan sige, at det er der nok nogen, der har tænkt over i den her standardpakke, siden jeg bare kan hente den og installere den.

Hvis funktionalitetsbeskrivelsen passer til den situation, jeg er i, så er det jo meget nemmere at hente den. Samtidig med, at man ikke er bundet op til, at man skal købe fra samme leverandør hver gang.

Man kan faktisk finde apps i det her marked, som bliver leveret ind af partnere eller leverandører, man ikke umiddelbart kender. Men så er der et kvalitetsstempel på, at det er blevet lagt op på AppSource, og så kan man bare hente og bruge diverse apps, hvis de løser det problem eller den problemstilling, man har.

Så når jeg nu står og er bekymret på virksomhedens vegne om, at de føler, at det er en begrænsning, at de ikke længere kan få lov til at bestemme alt, så siger du, at det faktisk kan være en befrielse, at man ikke længere skal være den, der har overblik over det hele og skal specificere i detaljer, hvordan alt skal virke?

Ja, præcis, fordi man kan sige, at man gør det, man er god til. Man passer sin egen geschäft. Man skal ikke til at være IT projektleder, og man skal ikke ud og holde styr på, hvordan sådan et projekt vil løbe hen over tid, og hvordan mine ressourcer passer osv.

Samtidig med, at ofte bliver man jo stillet i en lidt vanskelig situation, fordi man bliver spurgt om man vil have den til at gøre det ene eller det andet, uden at kende de konsekvenser, der måtte være ved at vælge det ene fremfor det andet, fordi man ikke kan tale det hele igennem.

Så er der nok nogle andre, der har tænkt de her tanker, inden de har gidet at bygge en app og lægge ud, og har en forventning om, at den kan bruges i mange forskellige scenarier.

Helle Ommestrup fra Firstcom:

Fordi vi netop kommer fra en cloud-verden selv, men på telefonidelen var det vigtigt for os, rent systemmæssigt, IT-mæssigt, at komme over på en cloudbaseret platform.

Det er fremtiden. Den er fremtidssikret, og de apps gør jo, at man kan bygge på, som det passer til ens virksomhed.

Det var et bevidst valg, at vi ville over på sådan en, for den er fremtidssikret i vores verden, og fordi den kan det, den skal.

Jeg hedder Helle Ommestrup, og jeg er Managing Director i Firstcom Europe Danmark. Vi er præsent over hele Europa, og jeg står så i spidsen for den danske afdeling. Vi sælger cloud-telefoni til erhvervskunder i hele Danmark.

Henrik Holst Larsen fra Modstrøm:

Når man ser på de muligheder, der er med tilkøb af apps til den løsning, vi har valgt, så er der selvfølgelig et hav af muligheder, og vi har slet ikke afsøgt det endnu.

Der er ingen tvivl om, at brugen af apps gør det enklere at komme videre med en funktionalitet, end hvis man skulle lave en tilpasning eller et tilkøb, som skulle integreres ind i en eksisterende applikation.

Vi har valgt at gå med Continia produkter til vores Microsoft-løsning, og selve opstarten af de projekter har været stort set fra dag til dag, og det muliggør app-konceptet.

Jesper Nielsen og studievært:

Jeg synes jo, at det er lidt interessant, Jesper, at Henrik fra Modstrøm ikke kun snakker om, hvem der ejer serveren, han snakker jo om at blive uafhængig af intern IT, for at kunne eksekvere bedre.

Og det er jo egentlig også rigtigt, bortset fra, at så bruger man bare sine IT folk til noget andet og klogere end at stå og skrue på det jern, man har. Så kan de jo hjælpe med alt muligt andet i virksomheden.

Det er en frigørelse af ressourcer, og det gør faktisk, at folk kan lave noget klogere, fordi det med bare at sidde og justere SQL-server op og ned, det er jo ikke det, som IT-afdelingen synes er det fedeste arbejde i en bred betragtning.

Og så oppetiden, den er også bare mere sikker, når vi går på SaaS-løsningerne.

Og Bo, konsulenten, han snakker jo om, at når man har brug for ny funktionalitet, så behøver man ikke selv at designe det og kigge fremad i tiden for at finde ud af, hvad man har brug for.

Nej, hele fidusen med app-tankegangen, det er jo, at man for det første kan se, hvilke muligheder der er ude omkring. Normalt tænker man sig jo til mulighederne selv, men nu kan man se, hvad der faktisk er af muligheder, som vi kan arbejde med.

Og så kan man jo installere en app, man kan prøve den af og se, om det virker for en. Løser den det behov vi har? Hvis ikke, så afinstallerer vi den bare igen. Man kan også udfordre sin egen partner og sige “Okay, vi har set den her, har I noget tilsvarende i jeres værktøjskasse?”.

Men det handler om, at man ikke behøver at opfinde noget, fordi der allerede findes virkelig mange ting og sager derude, og der er rigtig mange udbyder, og der er mange forskellige varianter af den samme funktionalitet. Så man skal nok finde noget, der passer til.

Andet emne: Standardiseret proces

Glimrende, dermed kom vi sikkert igennem det første emne, så lad os hoppe til det næste emne.

Nu skal vi til at lege med klodser, fordi nu skal vi snakke om standardprojekter.

Hvis de her klodser signalerer, hvad det er, man skal nå i et projekt, så gør man tit det, at man starter her, og så bevæger vi os derhen, og så til sidst går det hele live i et stort big bang.

Men det vi gerne vil snakke om nu, det er at vi fordeler det lidt ud, laver det til nogle standardkomponenter, så vi kan tage dem en efter en derudaf.

Og så vil vi lige gøre det, at vi snupper sådan en der og erstatter den med et to ugers implementeringsprojekt, som er noget af det, vi skal snakke om nu.

Og når vi nu om lidt skal se videoer med nogle af de andre talere, så kommer de til at italesætte det her to ugers projekt, men de kommer også til at italesætte, at hele projektplanen kan bestå af mange andre elementer.

Men Jesper, hvorfor er det egentlig, at det er en god idé at gøre det på den her måde?

Vi anbefaler, at man gør det sådan her, fordi det bliver meget nemmere for de medarbejdere, man har, at adopterer de forandringer, der måtte komme. Når vi kommer ned i den sidste ende, så er det ikke sikkert, at vi har alle medarbejdere med.

På den her måde, så får man i princippet indarbejdet en eller anden form for change management i hele processen, hvor vi stille og roligt får bygget nye ting på.

Og hvis man ikke har behovet for, at det hele bliver big bang, men gerne vil blive implementeret og komme op på den nyeste version af Business Central, og først om 14 dage få integration til noget bank eller betalingsformidling, så gør vi det, fordi så har vi lært systemet at kende.

Det her med, at vi stille og roligt kan få det nye system ind under huden, det gør altså bare, at det bliver meget nemmere for medarbejderne i virksomheden at absorbere og adopterer.

Super. Og når vi nu skal til at høre fra nogle af de andre, så er der nogle nye hoveder på banen, som vi ikke har mødt før.

Det er f.eks. Karsten Madsen, som er direktør i Knabstrup Keramik, der laver noget virkelig lækker keramik, som er i baggrunden af billederne. Det skal I tage og kigge efter. Det var en lille reklame.

Og så skal vi have fundet Sune Lohse, som er strategismølf her i firmaet. Ham får I også lov til at høre forklare om det her koncept. Så lad os høre, hvad de har at sige.

ERP-rådgiver Tina Mille:

Sådan en standardiseret proces, som tager halvanden eller to uger, det er jo et noget hurtigere projekt at skulle igennem, end man måske er vant til med ERP. Er virksomheder glade for at følge sådan en proces? Føler de det som en begrænsning eller som en effektivisering?

De fleste føler det som en stor tryghed. Det er en accelereret metode, hvor leverandøren tager sig af rammerne og tager kunden i hånden. De fleste kunder vil rigtig gerne væk fra de langsigtede metoder og egentlig rive plasteret hårdt af.

Hvorfor vil man gerne hive plasteret hurtigt af?

Det er selvfølgelig for at minimere det, der fylder i en virksomhed. For det at ændre processer og implementere, også hvis vi kigger tilbage i tiden, så er det noget, der fylder rigtig meget.

Med de accelereret metoder kan du komme forholdsvis hurtigt, tidsmæssigt og økonomisk, afsted på vejen.

Helle Ommestrup fra Firstcom:

I vores firma valgte vi et kort ERP-projekt, fordi vi alle sammen godt ved, at vi har en utrolig travl hverdag. Vi ved alle sammen godt, at hvis ikke man fokuserer og strømliner et projekt som det her og begrænser det, så kan det komme til at tage uhyrligt lang tid.

For at vi kunne sikre, at vores forretning kunne gå videre i det tempo, som vi også skal have for at følge vores konkurrenter, så er det vigtigt, at vi begrænser det i en periode og arbejder fokuseret.

Henrik Holst Larsen fra Modstrøm:

Vi valgte bevidst at gå efter et meget komprimeret forløb, og det er hårdt, det er der ingen tvivl om. Det kræver meget forberedelse og det er nogle meget lange dage, men vi syntes, at det var at foretrække frem for et langvarigt forløb, som risikerer ikke at have en udløbsdato.

Så vi valgte bevidst den komprimerede løsning, hvor vi gennemførte implementeringen på 14 dage, men det kostede mange lang aftener, både forud, under og faktisk også efter forløbet.

Men det var det hele værd, for nu er vi klar og det kører, i modsætning til, hvis vi havde valgt en traditionel tilgang til det.

Karsten Madsen fra Knabstrup Keramik:

Vi ville hellere have, at vi fik lavet en hurtig migrering end en længere varende, hvor man sidder på afstand. Det der var godt for os, at konsulenterne sad her på matriklen.

Mit navn er Karsten Madsen, jeg er direktør og partner her i Knapstrup Keramik.

Knapstrup Keramik har fire og et halvt år på bagen. Vi udvikler, producerer, markedsfører og sælger produkter til hjemmet. Designprodukter alt fra vaser til skåle og fade

Chief Strategy Officer Sune Lohse fra Abakion:

Hvad er forskellen på den traditionelle type ERP-projekt og den accelererede metode, som du er fortaler for i dag?

Altså, nu siger du fortaler for, men jeg kan jo stadig godt lide den gamle, når man ikke kan bruge andet.

Forskellen er, at traditionelt laver man et ERP-projekter, der koster et eller andet antal millioner, og hvor man siger, “hvor skal vi hen, når vi er færdige”, og så laver man det hele i en stor klump, og så går man live herhenne, og så er det bare med bål og brag og alt muligt andet.

Det er svært at drive, fordi det er en kæmpestor leverance. Det er svært at estimere fra vores side af. Det er svært for kunderne at forudse usikkerheder, men man er jo eksempelvis nødt til det, hvis den forretning, man har, er nødt til at skifte fra noget gammelt til noget nyt i ét hug.

Hvis nu man har fuld lager og shop floor, altså warehouse og alle mulige integrationer, der skal virke fra day one, så er man jo nødt til at gøre det.

Men i rigtig mange tilfælde kan man faktisk dele det op i mange små bidder. Vi kalder det pick and mix. Jo mindre du kan lave og gå live med, jo mindre usikkerhed er der for alle parter.

Med den nye metode, er der i virkeligheden masser af milepæle, hvor vi siger, at det her er faktisk projekt 1, 2, 3, 4, 5, og derudaf. Det sjove er, at vi kan se, når vi begynder at lave de første tre, så skifter rækkefølgerne faktisk på de andre, og nogle bliver helt udfaset.

Så det, vi i starten troede var rigtig vigtigt, viste sig ikke at være det, når man kom et halvt og et helt år frem og var i gang med projekt nummer 7.

Så metoden er faktisk mange små delleverancer, meget mindre usikkerhed, men selvfølgelig ikke en overordnet implementeringsplan, som er et stort ryk. Og det er en helt anden måde at arbejde på.

Konsulent Bo Hansen:

Hvor meget ligner projekterne hinanden?

De kan være ret forskellige i virkeligheden, på trods af, at de kører over den samme liste. Men de vigtige ting er programsat. Vi har nogle stopklodser, som vi skal nå hen til på de rigtige tidspunkter.

Men der er også forskel på, hvordan man arbejder sammen, der er forskel på kulturen, der er forskel på, hvor meget kunderne selv har lyst til at tage ansvar, og hvor meget de synes, de skal have hjælp.

De forskellige komprimerede forløb ligner faktisk ikke nødvendigvis hinanden, selvom de kører efter samme overordnet proces.

Henrik Holst Larsen fra Modstrøm:

Det komprimerede forløb, det gør ikke, at man er færdig. Slet ikke. Men det gør, at man er live. Det vil sige, at de centrale processer i forretningen kører efter to uger.

Vi kan sende regninger, vi kan modtage regninger, vi kan bogføre, vi kan afstemme. Alle de ting, man skal kunne i et ERP-system, i hvert fald fra et finansperspektiv, er mulige at gennemføre på 14 dage.

Men vi er slet ikke færdige. Der er masser af opsætning, der er masser af udvidelser med apps, funktionalitet, som stadigvæk udestår. Men vi kører på platforme, og det har vi gjort efter de 14 dage.

En af gevinsterne ved det komprimerede Unbox-forløb, det er, at effekterne bliver meget synligt på kontoret, og vi har også gjort meget ud af at gøre dem synlige.

Vi lavede en lille happening, hvor vi fjernede alt det papir, som vi faktisk sparer ved at anvende den her nye løsning. Og dermed kunne alle folk i organisationen se, at der var sket noget på ufattelig kort tid.

Det skaber drive, det skaber motivation, det skaber arbejdsglæde, og det skaber ikke mindst samarbejde blandt de mennesker, der er involveret i processen.

Helle Ommestrup fra Firstcom:

Hvilke erfaringer gjorde I så med, at ERP-projektet kun varer et par uger?

Vi gjorde også den erfaring, at det er supervigtigt med forberedelse. Det at være skarpt på, hvad vi skal være klar med, inden vi går i gang med projektet, er vigtigt.

Det er rigtig vigtigt at begrænse projektet, forstået på den måde, at vi skal forberede vores medarbejdere, have dem alle samlet det samme sted, have dem fokuseret på, hvad det er projektet, reelt går ud på, fordi vi har alle meget fantasi.

Kan det så lade sig gøre i praksis at få alt det samlet til, at det hele bliver fyret af på samme tid, på to uger?

Det vil jeg sige, at vi er lykkedes med. Vi samlede alle. Vi kommer fra hele Danmark, og vi samlede alle relevante medarbejdere. Vi købte Business Central, og vi fokuserede på indkøb, kreditorer, debitorer, finansdelen.

Vi havde alle relevante medarbejdere siddende, og tog hånd om dem, som ikke lige altid var på, fordi der jo også var pauser for dem. Det var ikke alle alt var relevant for. Men tilbagemeldingen er, at alle medarbejdere har været glade for at sidde her, og også at høre på, hvad de andre egentlig skal igennem, og lære lidt om kollegers arbejdsområder.

Så ja, det er lykkedes for os. Vi kan konstatere her, efter en måned, at vi faktisk kun er to uger forskudt i forhold til en normal forretning hos os. Så ja, det er godt lad os gøre.

Og det skal jeg lige forstå rigtigt med to uger forskudt. Det betyder, at der kun har været to ugers efterslæb, I har skulle følge op på bagefter?

Det betyder, at vi stoppede vores bogføring i det gamle system den 13. og gik i gang den 15. med vores nye system. Og de to uger, der så går fra den 15. til den 31., hvor vi er i undervisning og i oplæring, er de to uger, vi sådan set er bagud med at fakturere op, og få alle vores stamdata checket og alle de her ting.

Så det betyder faktisk, at vores cashflow og vores fakturering, kun var to uger forsinket. Så ja, det er det man får ud af at fokusere.

Jesper og studieværten:

Nu vil jeg lige finde Bo, fordi jeg synes jo egentlig, at det var meget interessant det han sagde, at projekterne egentlig ikke nødvendigvis ligner hinanden, selvom de er standardiseret. Hvor stor fleksibilitet er der egentlig i sådan noget?

Der er utrolig stor fleksibilitet. Det som vi f.eks. gør, er, at kunden får nogle pointark, som vi sidder og udfylder sammen med dem. Så man er faktisk med til at score, hvad man gerne vil undervise sig i, og hvilke data man gerne vil have flyttet. Så det er forskelligt fra kunde til kunde.

Andre i vores branche har moduler, hvor man vælger hele moduler til og fra. Så det er aldrig det samme, man kommer ud og oplever. Det er et fåtal, der har f.eks. migreret de samme data. Så det er i princippet noget nyt for os hver gang. Standardiseret nyt, som man kan sige det.

Ja, så synes jeg jo også, at det som Helle fortalte fra Firstcom, at de havde haft to ugers efterslæb. Altså det synes jeg jo lyder meget imponerende i forhold til et traditionelt projekt, hvor jeg tænker, at det er meget længere.

Ja, og så gør det en lille smule ondt i kroppen på mig, og det er jo fordi, jeg ved jo godt, at vi kan få nedetiden længere ned. Jeg vil gerne sigte efter to, tre, måske fire dages nedetid, fordi vi har mulighed for at flytte data, så man kan nå at fakturere i mellemtiden.

Men jeg er da utrolig glad for, at hun synes, at det KUN er to ugers nedetid.

Okay, så i din bog, så er det ikke engang imponerende?

Nej, ikke helt.

Godt så. Men med de ord, så lad os rykke til det næste emne.

Tredje emne: Standard opsætning

Og Jesper, nu skal vi snakke om standardopsætning. Og kunne du ikke starte med lige at sætte ord på, hvad er sådan en for noget?

Jamen en standardopsætning, det er i princippet en opsætning, som vi som leverandør laver, hvor vi siger, at det her er den bedste måde at arbejde på bredt. Det vil sige, at vi sætter en kontoplan op, vi sætter bogføringsgrupper op, og sørger for, at de forskellige tabeller er udfyldt.

Rent praktisk handler det om for vores vedkommende, i Business Central, at vi sætter 150 tabeller op efter best practice, og det er noget, vi har testet på rigtig mange kunde, i indland og udland, igennem de sidste otte år, hvor vi har arbejdet på vores standard setup.

Grunden til, at vi har et standard setup, det handler simpelthen om, at vi så fra dag nummer ét kan garantere, at kunden kan fakturere.

Det, der ofte sker, når man kører med sit eget setup, eller man tager et eller andet demo setup ned fra hylden, det er, at så trykker man på, nu vil jeg gerne fakturere, og så bøvser den over en eller anden bogføringssopsætning. Det er det vi næsten altid ser.

Kører du med et standard setup, hvor vi ved, at det hele er der, så skal du bare passe din data ind i det. Så sikrer vi, at tingene virker fra dag nummer ét. Det er det helt store plus.

Så det handler grundlæggende om, ikke at skulle opfinde den dybe tallerken?

Ja meget.

Super. Lad os høre, hvad de andre kloge folk derude har at sige om det emne.

Chief Strategy Officer Sune Lohse fra Abakion:

Hvad er så pointen for virksomhederne i at skulle bruge en standardopsætning og især standardkontoplan? Hvad er det, de skal ud af det?

De skal have standard ud af det, forstået sådan, at de skal spare at skulle sætte alt muligt op. Og nu siger du kontoplan, og det er jo det, vi hører hele tiden. Når vi siger, at vi har lavet en standardopsætning, det er faktisk omkring 150 tabeller. Kontoplanen er en tabel. Der er 149 andre tabeller, vi sætter data op i. Men kunden vil altid se kontoplanen. Det er altid det, som de spørger om de kan passe ind i en standardkontoplan.

Og i princippet, hvis du ikke kan det, så vil jeg alligevel sige kør standardopsætning alligevel, slet den der kontoplan og så lav din egen. Problemet er, at alt det andet er svært at sætte op. Det er nummerserier, postnummer, bogføringsopsætning, lageropsætning. Der er rigtig meget opsætning.

Vi har lavet hele opsætningen, fordi sagtens kan lave opsætning til fuld service, fuld produktion, fuld lager og fuld warehouse, selvom du ikke bruger det. Det, vi typisk ser, det er, at når man selv laver opsætning, så laver man det kun til det, man har brug for.

Og når man så kommer i fase et eller andet og siger, at nu vil vi gerne til at køre lagerstyring, så må vi sige, at det har I ikke lavet opsætning til. Og der er ikke nogen, der kan overskue alt det, der mangler, for der er så meget, der skal laves.

Så det at estimere at skulle lave opsætning til jer, som passer til at kunne køre lagerstyring, det er fra 100 til 500 timer, afhængig af, hvor vi er henad og afhængigt af hvad man sidder med. Det oplever vi simpelthen igen og igen.

Så vi flytter nogle gange kunder, som faktisk kører på nyeste løsning, hvor vi siger, at det er nemmere for os at starte forfra, så vi kan få alt det her best practice standardopsætning, og så skal vi nok rette din kontoplan og alt det her ovenpå.

Men der er mange, der ikke forstår, hvor meget der ligger nede bagved, som faktisk skal sættes rigtigt op. Og det er det, der er hele værdien. Og hvis du kom som kunde og siger, at det vil vi faktisk gerne betale for, at I gør manuelt hos os, så vil du sige, at det kan vi godt, vi starter ved 500 timer.

Henrik Holst Larsen fra Modstrøm:

Jamen ja, man skal overgive sig til en standard løsning. Og ja, det kan også være frustrerende, fordi der er noget, der ikke lige helt passer. Men igen, man er hurtigt i gang. Bare fordi man har en standard kontoplan, f.eks., så forhindre det jo ikke en i at justere senere.

Men ved at tage standarden, så er du i gang på 14 dage. Det er muligt. Men der er selvfølgelig en masse opsætning, som man løbende er nødt til at justere efterfølgende.

Men det vil også sige, at i første omgang, så vægter du hastighed med at komme i gang lidt højere end finpudsning af detaljerne?

Ja, hastighed betyder rigtig meget for os. Men standardopsætningen betyder også, at der er færre fejl, når man går live. Borgføringsopsætningen virker. Alle de her ting, som ellers ville kræve en lang testfase, undgår man, når man går standard.

Helle Ommestrup fra Firstcom Europe:

Virkeligheden er en anden, end det vi havde bygget op i vores gamle system. Så vi forholdte os egentlig til, at Business Central skulle styre os mere, end vi skulle styre Business Central.

Vi har fokuseret meget mere på at sige stop til os selv, end at skulle udvikle eller putte en hel masse ind i den standardløsning, vi har købt.

Karsten Madsen fra Knabstrup Keramik:

Det med, at der kommer en standardopsætning af systemet og en standardkontoplan. Hvad synes I om det?

Jamen det er klart, det er noget, man må tilpasse, men det har som udgangspunkt ikke været en udfordring for os. Vi har fået den mappet ret godt i forhold til vores tidligere kontoplan. Så den del har faktisk været fint for os.

ERP-rådgiver Tina Mouridsen:

Kan virksomhederne overgive sig til, at ting er standard eller er der områder, hvor det skaber udfordringer?

Overhovedet ikke. De fleste virksomheder efterspørger standard og best practice, så langt de overhovedet kan komme. Og jeg tror også på, at det er den rigtige vej. Jo mindre tilrettet, jo mindre kompliceret du er, jo nemmere er fremtidens setup.

Konsulent Bo Hansen:

Er det noget, der glider nemt ned ude ved virksomhederne, eller mærker du noget modstand mod at skulle indordne sig under en standard?

Det møder man lidt modstand på. Det er jo den hellige gral, kontoplanen, og det kan man jo ikke lave om på, for den har altid set sådan ud. Men når man får talt med kunderne, og man får talt om, hvad der egentlig er så specielt i jeres virksomhed, så finder man ud af, at en standardopsætning, som er bred nok, i virkeligheden rummer det meste.

Det den ikke måtte rumme, det er som regel småting, man selv kan justere til. Så alt den gevinst, man får ved at køre på noget, som er færdig opsat, færdig gennemtestet, og er et proven concept, egentlig er langt større end, at man måske har nogle nye kontonumre.

Så det kan blive løst ved lige at tweake lidt på tingene, og så kan man godt indordne sig?

Helt bestemt. Det er ofte nogle forskellige typer af småkonti, som man siger, at man simpelthen ikke kan leve uden, men så er det bare at oprette dem ovre på standardopsætningen. Så længe man ikke laver noget fundamentalt om, så er det en standardopsætning.

Jesper og studievært:

Okay, så Jesper, hvis du nu helt kort skulle fortælle, hvad fordelen ved en standardopsætning er, hvad er det så?

Det allerallervigtigste ved en standardopsætning er, at vi kan garantere, at tingene virker, når du går i gang. Det er det ultimative, det er det, der kommer til at fylde ellers efter et projekt. Vi ved, at det virker.

Så det er ikke engang det, at det bliver hurtigere og billigere?

Nej, det er det faktisk ikke i min bog. Det bliver det også. Meget hurtigere og meget billigere, men det handler om, at det virker. Det er det, der er det vigtigste for mig.

Nu hørte vi jo også kommentarer om, at det føles begrænsende. Skulle jeg købe en bil, så ville jeg tænke, at jeg bliver mast ned i sådan en standard lille mikro bil.

Nu har du også en lille bil i forvejen.

Ja, det har jeg. Men den er god. Men den er jo også lidt klemt indimellem, men den er til gengæld standard og billig at reparere. Er det ikke sådan, det er?

Nej, du må gerne føle det sådan, men det er det ikke. Tænk det mere som om, at det er en turistbus, du køber. Så kan det godt være, at du kun har behov for de tre bageste sæder nede bagved. Det er dit behov.

Er du et andet firma, så har du behov for at bruge hele første salen. Så den opfylder rigtig mange behov, men det er ikke nødvendigt, at du bruger det hele. Det er meget sjældent, at folk bruger alt det vi sætter op. Det tror jeg faktisk aldrig er sket. Men de bruger forskellige dele af det.

Okay, så det er ikke en mikrobil, det er en dobbeltdækkerbus.

Vi skal videre til det næste emne.

Fjerde emne: Standardiseret uddannelse

Godt, nu skal vi tale om uddannelse. Og Jesper, hvor stor en rolle spiller uddannelse egentlig for et succesfuldt projekt?

Jeg kunne jo sige det hele, men det gør det ikke. Det er måske 80-85%. Det er i hvert fald meget. Det handler om, at hvis folk ikke lærer systemet ordentligt at kende, så bruger de det ikke. Så er projektet en fiasko. Og det er ligegyldigt, om det er et komprimeret projekt eller et stort projekt.

Og hvorfor snakker vi så om at uddannelse skal standardiseres?

Jamen det taler vi blandt andet om, fordi hvis vi standardiserer det, så sikre vi, at vi kommer igennem alle de elementer, som er vigtige for at man forstår systemet som helhed. Det nytter ikke at du kommer ind fra et andet system eller dit eget system, som du har lavet i word, og skal lærer et helt nyt ERP-system at kende.

Og også fordi når du sidder og taler med konsulenten, så kommer man til at dykke ned i årsafslutningen og revisorgodkendelse og alt muligt andet nede i systemet, og så glemmer man den overliggende standard, som hvordan søger jeg, hvordan åbner jeg en kladde og sådan nogle ting.

Jeg ved, at du har nogle eksempler med på, hvordan sådan noget kan standardiseres.

Ja, det vi har gjort i hvert fald, det er, at vi har vores undervisning i sådan nogle hæfter her, hvor vi har delt det op.

Igen, folk vælger nogle point, og så er det ikke hele hæftet, man gennemgår, men vi har simpelthen omkring otte hæfter, hvor vi kører med det, der hedder Herskin metoden,
hvor det er meget hands-on, fordi det er også den måde, folk lærer godt på.

Så vi arbejder rigtig meget med hands-on-metode frem for at vise det. Det gælder om at komme ned i dulledejen og mærke systemet ordentligt for at få det ordentligt ind under huden. Det er meget komprimeret, så vi skal jo lære det på den her korte tid.

Lad os høre, hvad de andre har at sige om uddannelse.

Konsulent Bo Hansen:

Dem, der har købt et traditionelt projekt, de har måske brugt rigtig meget tid på uddannelse og fundet ud af, at der måske faktisk er blevet brugt endnu mere tid på uddannelse, for at de kom rigtig i gang. Og nu kommer du og holdet, og har måske fire dage til at uddanne folk. Hvordan spænder det lige af?

Jeg synes faktisk, at det spænder rigtig godt af, fordi uanset hvor meget man forbereder, så er erfaringen, at det ikke hænger fast med mindre, du har fingrene nede i materien og arbejder med det.

Og det kommer man til igennem et komprimeret forløb, fordi for det første bruger vi lidt tid på at få data flyttet over. Så når man så begynder at blive undervist, så bliver man undervist på sin egen data.

Samtidig med det stiller den her proces jo krav om, at mens man bliver undervist, tager man stilling til, hvordan ens fremtidige proces skal være.

Så der er en hel masse interaktion, som får tingene til at klikke på plads inde i folks hoveder og blive hængende. Så jeg tror egentlig, at det kan være en kæmpe fordel, at man kører sådan et komprimeret projekt, fordi så er det fokuseret og man arbejder hele tiden med noget, der er relevant.

Man sidder ikke lange dage, hvor man får et eller andet fiktivt at vide om, at sådan her skal du gøre om tre måneder. Man er på, og man skal tage stilling til tingene, og man kommer til at arbejde med sine egen data undervejs.

Henrik Holst Larsen fra Modstrøm:

Hvordan påvirker det de daglige brugere, at det er et komprimeret forløb? Der er jo i sagens natur færre dage til uddannelse.

Jeg vil sige, at det komprimerede forløb skaber selvfølgelig også frustration, fordi nogle af de ting, man kunne helt uden at tænke før, det skal man til at sætte sig ind i igen og starte på ny.

Det er jo de samme ting, man laver i det gamle system, som man laver i det nye, og en 14-dags tid efter, så er rutinen på plads. Så der er frustration på en kort bane, ingen tvivl om det, også på grund af, at man skal løse alle de fejl, der opstår i forlængelse af en implementering, uanset om det er standard eller ej. Det skaber frustration, men det forsvinder meget hurtigt.

Derudover vil jeg sige, at vi også bliver advaret, eller gjort opmærksomme på, at den her frustration vil opstå. Vi var forberedt på det, og dermed har det ikke været noget problem.

ERP-rådgiver Tina Mouridsen:

Det vil nok altid være en stor mundfuld at indstille sig på nye processer. Det med at skulle stå op og gå på arbejde og gøre, som man ikke plejer. Det er en menneskelige ting, at det er svært og sådan er det.

Igen, planlægning er rigtig vigtigt. Sidemandsoplæring er en god ting i de accelererede metoder. Det at uddanne en eller to superbruger, måske tre alt efter for stor virksomhed, er en god ting, så man har en go to person, som i hverdagen kan hjælpe med de her bump, man støder ind i.

Helle Ommestrup fra Firstcom Europe:

Jeg kan ikke lade være med at smile, når jeg tænker på den første undervisningsdag, vi havde herinde, hvor Helena, som vi havde som underviser, var meget dygtig omkring nye medarbejdere. Første gang de ser systemet, trækker hun lige tiden lidt, for at se, om de selv går ind og starter systemet op. Og det gjorde de.

Det er klart, at man henover den første uge skal være til stede og få medarbejdere til at holde fokus, men systemet er så intuitivt og nemt at gå til.

Og så vil jeg også gerne have lov at rose undervisningen, fordi den virkelig bare var så hands-on, så medarbejderne hurtigt blev fortrolige med, hvordan det her system overordnet tænker.

Så var der forskellige ting og sager, vi kunne grine af med forskellige funktioner, man ikke var vant til, men det kom også hurtigt. Så jeg synes, det er intuitivt, og medarbejderne kom hurtigt ind i det. Det må jeg sige.

Jesper og studievært:

Ja, Jesper, nu tror jeg godt, du kan regne med, at alle gerne vil have Helena som underviser fremover.

Ja, det kan jeg forstå. Helena er også rigtig god, men vi samler jo kun på gode undervisere, så de andre, de er også rigtig gode. Og vi har jo det standardiserede undervisningsmateriale også.

Femte emne: Egen forberedelse

Nu skal vi videre til et emne, som adskiller sig lidt fra de andre, fordi de første fire emner er jo et spørgsmål om, hvad du skal kigge efter og købe hos en leverandør. Og nu skal vi til at snakke om, hvordan du selv skal forberede dig til et projekt.

Så lad os starte med at høre, hvilken rolle spiller virksomhedens egen forberedelse og deres egen indstilling for om projektet bliver en succes eller ej?

Ud over at uddannelsen betyder 80%, så betyder det her altså 110%.

Det betyder altså grundlæggende alt for, om det bliver en succes. Og det handler både om den praktiske forberedelse: Overvej, hvilke debitorer, kreditorer og varer du gerne vil have med over. Du har mulighed for at rense op i dine data. Du skal have styr på din kontoplan, hvad skal vi mappe den over til.

Men det handler ligesom meget om den mentale forberedelse. Og det handler rigtig, rigtig meget om, som jeg sagde i starten, også at få alle dine medarbejdere med, inden vi går i gang. Fordi hvis du ikke har forberedt dine medarbejdere på, hvad der skal ske, og de ikke er oppe i gear til det, så lykkes projektet ikke.

Så der ligger faktisk en change management proces inden vi går i gang med projektet, så alle er 100% klar, når vi går i gang. Og så kræver det også enormt meget undervejs.

Det kræver rigtig meget forberedelse, fordi vi har ikke tid til at ændre i planen, når vi kommer ud. Så man skal være mentalt klar, og man skal være klar med sine data. Så det betyder 110%, oven i de 80% fra før.

Men lad os prøve at høre, hvad nogle af dem derude, som lige har været igennem den her slags projekt, hvad de synes om det at skulle forberede sig.

ERP-rådgiver Tina Mouridsen:

Når der nu kommer en leverandør med en accelereret metode og ruller konceptet ud, skal man så som virksomhed læne sig tilbage og bare følge med? Eller er virksomhedens egen indstilling og forberedelse vigtig?

Den er enormt vigtig, jeg vil sige altafgørende. Og det er jo selvfølgelig også leverandørens ansvar som rådgiver, og den erfaring, man kommer med sig at italesætte og screene om kunden er internt og organisatorisk klar til det her.

Og der bør man også sige nej, hvis man mærker, at der ikke er en parathed i virksomheden som leverandør.

Har du oplevet, at der er nogen, der ikke er parat, og hvor du har måtte sige, at det er bedre at gøre noget andet?

Ja, det har jeg.

Er det få gange eller mange gange?

Det er få gange. Grunden til, at det er bedre at sige nej end ja, det er, at vi alle vil slå os på sådan en rejse, hvis ikke man er klar mentalt.
Udfordringer er en god ting, men hvis man ikke har en mental indstilling på, at det er det her, der skal ske, så gør vi som mennesker modstand, og det er sjældent, at det bliver en succes for sådan et projekt.

Konsulent Bo Hansen:

Når man skal igennem et komprimeret forløb, som for eksempel en unbox er, så er det ekstremt vigtigt, at man har gjort sig klart, hvad det er, man skal igennem. Man har ikke engang to uger til at få migreret en komplet ERP-løsning, så man skal som virksomhed være klar på, at det koster nogle ressourcer. Det koster nogle mentale ressourcer.

Man skal simpelthen være både tilstede og så lidt mere tilstede. Forstået på den måde, at de vigtige ressourcer skal være på stedet, og være klar til at træffe nogle beslutninger om, hvordan man skal gøre tingene.

Man har ikke tid til at gå i tænkeboks og sidde længe og overveje det ene og det andet. Man skal simpelthen frem i skoene og sige, at så er det sådan, vi gør. Og så skal man sikre sig, at de beslutningskompetencer, der er brug for, er tilstede i den periode, så man ikke går i stå.

Er der så lidt stress på, fordi det er en kort periode? Eller er der ikke stress på, fordi der faktisk er taget hånd om det hele, og du bare skal møde op og træffe beslutninger?

Der kan sagtens være masser af stress på, men det er egentlig også meningen, forstået på den måde, at man skal igennem de her ting, og man bliver presset, både som kunde, men også som konsulent, af den tidsfaktor, der er. For man skal være klar. Go live nærmer sig hele tiden.

Men det gør egentlig også, at man kommer ned og får tænkt tankerne på en ordentlig måde. Det modsatte har ofte den effekt, at man tænker for meget over tingene og trækker pinen ud.

Så det der med, som når man skal have plaster af, få det klaret på én gang, det kan være en rigtig god ting.

Karsten Madsen fra Knabstrup Keramik:

Vi har selvfølgelig forberedt os så godt, vi kunne, selvom der var en masse ubekendte i sådan en proces her. Vi har læst det materiale, vi har fået, og vi har selvfølgelig også organisatoriske fordelte opgaver i forhold til ansvarsområder. Så jeg synes vi har klædt godt på.

Men det er klart, når først kampen er i gang, så opstår der ting undervejs, som du ikke altid er graderet i mod. Men det synes jeg igen, det med at det var konsulenter, der var i huset, det gjorde tingene meget nemmere, at man kunne tage tingene hen over bordet og løse dem og få svar på spørgsmål med de samme.

Henrik Holst Larsen fra Modstrøm:

Når man kigger på et to ugers projekt, hvilken rolle spiller jeres egen forberedelse så til det?

Min holdning er, at forberedelse er fuldstændig afgørende. 14 dage er stadig meget kort tid. Og den tid, man har sammen med konsulenterne, er dyrebar. Der skal man sørge for, at man ikke bruger sin tid på noget, man kunne have gjort på egen hånd.

Vi forberedte os ved at vaske alle vores data, anlægsarkiv, debitorer, kreditorer. Alt det fik vi på plads på forhånd. Og det kan man sagtens gøre uafhængigt af konsulenterne. På nettet findes der et utal af instruktionsvideoer, der på meget præcis og enkelt måde forklarer, hvad man skal gøre for at være godt forberedt.

Så vi var ikke kommet igennem det her komprimerede forløb lige så godt, hvis ikke vi havde forberedt os. Det er jeg helt sikker på.

Jesper og studievært:

Glimrende, så vil jeg lige høre dig, Jesper, helt kort hvad er det absolut vigtigste, en virksomhed skal forberede sig på før sådan et to ugers ERP-projekt?

Det vigtigste, som vi også hørte de andre sige, det er, at man er mentalt klar i hele organisationen, og man er fysisk klar til at være der og give den gas. Det er det, der gør, at tingene de lykkedes. Det er det.

Nu er vi jo kommet igennem fem spændende emner, og vi har lige en enkelt goodie til jer, før I stikker af, og det er nemlig en række gode råd fra dem derude, som lige har været igennem ERP-projekter.

Her fra studiet, der vil Jesper Nielsen og jeg bare sige tak, fordi I hængte på, og vi ses forhåbentlig snart igen, og nu får I lov til at slutte af med et par gode råd.

Et par gode råd fra dem som allerede har været igennem et ERP-projekt

Henrik Holst Larsen fra Modstrøm:

Mit råd til andre vil være at finde ud af, hvad er det mindste man kan starte med. Hvad skal man have over i det nye system for at gå live, og så starte med det mest skrabede man overhovedet kan, få gevinsterne i en fart, og først derefter bygge på med kompleksiteten.

Vi valgte eksempelvis helt aktivt, ikke at konvertere lager i første omgang, fordi der ville være forbundet en masse kompleksitet med det, men gevinsten ville være beskeden. Så det har vi skubbet foran os.

Karsten Madsen fra Knabstrup Keramik:

Få en behovsafdækning først og fremmest, og så skal man også huske at have organisationen på plads. Man skal have de rette kompetencer tilstede, når man går i gang. Og det er alt lige fra pre-salg til indkøb til økonomi til kundeservice. Det er i princippet hele organisationen hele vejen rundt. De skal være med ind over, fordi så kommer du langt bedre i mål. Det er der slet ingen tvivl om.

Så jeg vil sige, lave den rigtige behovsafdækning, og så sørg for at få organisationen med. Det ville være mine bedste to råd.

ERP-rådgiver Tina Mouridsen:

Noget af det, vi typisk ser, der er det mest alvorlige, når det går skævt, er, at mennesker ikke har været med på rejsen. At de ikke er blevet forberedt på at være til stede. Så er det klart, at det bliver svært for leverandøren at gennemføre, hvis vi ikke kan tale om de processer, som vi skal ind og berøre og undervise i.

Så det er både et spørgsmål om, at de skal være fysisk til stede, fordi når det varer to uger, så nytter det ikke noget, at de ikke er der. Men også, at de er mentalt indstillet på, hvad det er, de skal udføre.

Absolut, ja.

Helle Ommestrup fra Firstcom Europe:

Hvis man vælger sådan et komprimeret forløb som det her, så er forberedelse mellem din leverandør og dig, hvad det er du skal være klar med, meget vigtigt.

Det er vigtigt, at man som firma bruger tiden inden det her projekt. Det er supervigtigt, at man får samlet alle relevante medarbejdere, og at man starter med, i stedet for hele pakken, så tager man den del af pakken, der er vigtigst. Og så samler man medarbejderne, får dem preppet til det her, og så kan alt lade sig gøre.

Jeg er så stolt og overrasket over, hvor meget man kan rykke ved at sætte alle de relevante medarbejdere ind omkring ét bord. Det er så fantastisk. Fokus, begrænsninger og forberedelse.