Nyhederne i Business Central oktober 2024 (wave 2)

Indledning

Efteråret er over os og det betyder også, at Microsoft frigiver Business Central version 25, som den anden af de to årlige major releases til Business Central. Den næste major release ligger i april 2025.

Om dokumentet

Dette dokument er skrevet af udførende konsulenter hos Abakion til dig som systemejer, -administrator eller daglig bruger, der ønsker et sammenkog af de nye funktioner som vi vurderer, er mest relevante at kende til. Tanken er, at du får et overblik over, hvad der er kommet af ny funktionalitet i systemet og får inspiration til at indhente ekstra viden om de emner, som du vurderer, er mest relevante i nyhedsbrevet.

Vi tager udgangspunkt i Microsofts releasenotes på Microsoft Learn samt deres videoer fra Release Eventet, som blev afholdt d. 8. oktober 2024. Nogle af emnerne i nyhedsbrevet består i en sammenskrivning af flere relaterede punkter fra i Microsofts release note.

Bemærk at nogle af de punkter, der annonceres som en del af major releasen ikke er tilgængelige fra oktober. De annonceres i dette skriv og vil blive rullet ud i relevant minor release eller udgives som valgfri aktivering under Feature Management (Styring af funktioner på dansk) – mere om det i afsnittet med generelle råd om releases og systemadministration.

Hvis du vil læse Microsofts fulde release note for 2024, Wave 2 og følge med i datoer for de ting der frigives efter april, så læs mere her.

Håndtering af opdateringer

Bemærk at al koordinering omkring opdatering af jeres Business Central foregår via Abakions Frontdesk team. Det er dem, som afsender mails om, hvornår I skal opdateres osv. Hvis du ønsker at udskyde opdateringen eller har andre spørgsmål så kontakt os gerne via frontdesk@abakion.com eller tag kontakt til din Customer Manager som vil hjælpe med håndtering.

Som de fleste nok bemærkede, gav udrulningen af de danske krav fra den nye bogføringslov vedr. vedhæftning af digitale bilag en del tekniske udfordringer i juli måned – også flere end vi havde vurderet. Vi har i samarbejde med Microsoft fundet løsninger for håndtering og opsamlet viden om hvilke fejl, der kan opstå og mulighederne for at løse dem. Viden er samlet hos Abakions frontdesk team, der kan kontaktes på frontdesk@abakion.com såfremt I oplever nogle fortsatte udfordringer.

I denne release er der ikke noget specifik ny dansk funktionalitet, men såfremt I har entiteter i Italien, Tjekkiet, Tyskland og/eller USA er det værd at gennemgå denne liste.

1. Generelle råd om releases og systemadministration

At være systemadministrator på en cloud løsning, der opdateres med major releases hvert halve år og minor hver måned er noget helt andet end at være det på en mere statisk OnPrem løsning. Derfor har vi i dette afsnit samlet en række inputs til dig som er systemejer og/eller -administrator.

Du kan desuden læse Microsofts samlede liste over ændringer i governance og administration her.

1.1 Kender du Abakions videnscentre

Som systemadministrator eller systemejer er der meget information at forholde sig til. Hvis du er modtager af Abakions nyhedsbrev har du måske lagt mærke til, at vi løbende udgiver videoer, hvor vores dygtige konsulenter deler viden omkring forskellige emner fx konkrete hands-on videoer om roller/rettigheder og performance optimering og ekspertvideoer om fx ESG rapportering, NIS2, AI og den nye bogføringslov.

Der findes videoer inden for Abakions forskellige vidensområder:

Alle disse videoer finder du her kontakt din customer manager,  hvis du har behov for uddybning og husk også at du kan få adgang til user guide videoer på vores gratis video site UseDynamics, hvor du finder korte procesopdelte videoer om både standard Business Central, Abakions apps og har mulighed for at gennemføre kurser og få et certifikat på gennemførelsen.

1.2 Admin center

Når man vil have overblik over hvilken version af Business Central man er på, hvornår opgraderinger er planlagt osv., er det bedste sted at starte Microsofts Admin center.

Inde i Admin Centeret kan man se de databaser/miljøer som er tilknyttet den relevante Tenant (øverste og mellemste niveau i figuren nedenfor):

Klikker man ind på det enkelte miljø er det muligt fx at tjekke status på Apps eller justere Update Settings:

Indtil nu har man skullet styre installation og opdatering af kundespecifikke tilretninger også kaldet Per Tenant Extensions (PTE’er) inde i Business Central. En af de nye features i denne release er, at man fremadrettet kan gøre det mere struktureret fra Admin Centeret. Læs mere her.

Samme sted kan du nu også tjekke om dine App’s er kompatible med en kommende Business Central version. Læs mere her.

Bemærk at de fleste tredjeparts apps som fx Continia automatisk bliver opgraderet i forbindelse med major releases. Bemærk at der er kommet forbedrede metoder til styring af updateringer for jeres apps.

Kontakt frontdesk@abakion.com såfremt I har brug for assistance eller rådgivning herom.

1.3 Er du opmærksom på feature management?

De fleste nye funktioner der kommer i forbindelse med releases til Business Central bliver direkte releaset i Business Central i forbindelse med opgraderingen. Microsoft benytter dog nogle gange en mere “blød” udrulningsstrategi, der består i at gøre den nye funktion tilgængelig som en valgfri opdatering i en periode under “Styring af funktioner” (Feature Management) i Business Central.

Disse soft releases er ofte funktioner, der kræver lidt grundigere test eller konfiguration. Eksempler på dette er den nye salgsprisstruktur, der længe har været frivillig at aktivere og udfasning af brugergrupper til fordel for sikkerhedsgrupper til styring af rettigheder, som først tvinges igennem i denne release.

Funktionerne annonceres i release notes sammen med de andre opdateringer, men du har som administrator mulighed for at kontrollere hvornår de aktiveres i løsningen, hvis man fx ønsker at teste i en sandbox inden. Det er dog vigtigt at bemærke at disse funktioner har et endeligt aktiveringstidspunkt angivet dvs. releasen, hvor de automatisk aktiveres i systemet – såfremt man ikke selv har gjort det inden.

I listen nedenfor er alle funktioner, der bliver mandatory i version 25 markeret med rød i figuren nedenfor. Bemærk især det øverste med krav at konvertere eksisterende brugergrupper til sikkerhedsgrupper, som bør linkes med Microsoft Entra/AD grupper. Vores kollega Lauritz fortæller om denne feature i videoen her.

Du er som altid velkomment til at kontakt din customer manager såfremt I har behov for assistance og sparring eller I kan gøre det selv med hjælp fra Microsofts guide til konverteringen.

Når man kigger fremad, skal I være opmærksom på at den nye salgsprisstruktur er udskudt til foråret 2025 – se markering med grøn ovenfor.

Bemærk desuden at app leverandører som Abakion og Continia gør tilsvarende med nye features, som kan være relevante at følge med i:

1.4 Større fleksibilitet i opdatering af miljøer

Microsoft har lyttet til feedback og der er nu mulighed for at vente lidt længere inden man tvinges op på en nyere version. Bemærk dog, at anbefalingen stadig er, at man får opdateret til nyeste version uden unødig forsinkelse. Det kan dog være relevant, hvis man har omfattende testprocedurer og ønsker lidt længere tid til processen eller hvis man har en konkret strategi om ikke at være first-movers på de nye versioner. Læs mere her eller se videoen fra Microsofts release event her.

1.5 Opgavekø notifikationer i Business Central eller via Power Automate

Mange vil nok være glade for det nye tiltag, der kommer omkring Opgavekøposter. Det bliver nu (endeligt!) muligt, som standard, at få notifikationer, hvis opgavekøposter fejler. Bemærk at dette også betyder, at i evt. kan afinstallere Abakions lille gratis app til opgavekønotifikationer, som har kunne rekvireres som en custom extension (PTE).

Notifikationerne kan sættes op, så du kan få det vist enten i Business Central klienten eller der kan sættes et flow op i PowerAutomate, så der sendes en e-mail hvis opgavekøerne fejler.

Bemærk at der er følgende funktioner relateret til notifikationerne her:

Microsoft har lavet en video, der forklarer, hvordan det fungerer. Du kan se den her.

1.6 Performanceoptimering

Hvis du har behov for at adressere jeres performance i Business Central kan du starte med at se denne video med Anders, som fortæller om Performanceoptimering i Business Central.

I denne release er der sket forbedringer i bogføringsrutinen for lagerposter så lagermedarbejdere ikke længere bør kunne låse hinandens arbejde i systemet. Se videoen om nyheden her.

Der er desuden kommet bedre tekniske muligheder for at analysere performance udfordringer. Se videoen om emnet her.

Abakion har desuden lavet en standard tjekliste til gennemgang af performance udfordringer i jeres løsning. Det fx godt betale sig at kigge på jeres indstillinger for retention policies. Kontakt jeres customer manager hvis I ønsker at tale med en konsulent herom.

1.7 Sikkerhed

Vi er i en verden, der hele tiden stiller øgede krav til sikkerheden omkring vores løsninger. Af samme grund understøtter Business Central nyere standarder (Ipv6) og giver nye muligheder for kryptering af data med egen krypteringsnøgle. Læs mere her eller se videoerne fra Microsoft release event her.

Bemærk at I desuden har mulighed for at give partnere adgang til specifikke miljøer i stedet for hele tenanten, hvis i fx har forskellige partnere tilknyttet Business Central i forskellige lande. Se video her.

Hvis du er interesseret i generelle tips omkring IT-sikkerhed, har vores infrastruktur konsulent Danni samlet sine 10 bedste råd om emnet i denne guide.

2. AI, Copilot og Powerplatformen

2.1 AI og Copilot

AI og automatiseringsbølgen ruller fortsat over Microsofts applikationer og selvfølgelig også i Business Central. Hvis I diskuterer brugen af AI og ansvar fx i forhold til copyright kan I få inspiration ved at se vores direktør Kenneth fortælle om Microsofts ansvar i forhold til AI her.

Hvis du vil se flere videoer fra os omkring AI, kan du gå ind her og blandt andet høre Mary fortælle om de 4 måder at bruge AI i jeres virksomhed.

I denne release frigives Copilot chat på flere sprog inkl. Dansk, så man kan få glæde af Copilot assistenten på eget sprog.

Microsoft har lavet en række videoer om hvad der er nyt i forhold til Copilot:

• Tips til administratorer om Copilot her.
• Foreslå salgslinjer her.
• Foreslå nummerserier her.
• Foreslå varesubstitutter her
• Analyse Assistent her. (se også afsnittet om finansiel rapportering)
• Test via Copilot her

2.2 Muligheder for automatisering med Power-platformen

PowerAutomate har været nævnt i de sidste mange releases og denne er ingen undtagelse. Hvis du stadig er lidt i tvivl om hvad det kan bruges til så hør Nicolai og Anders fortælle om samspillet mellem Power Platformen (Power Apps og Power Automate) her og se konkrete eksempler på brug af Power-platformen her.

3. ESG rapportering

ESG, CSRD, ESRS, dobbelt væsentlighedsprincipper, emballage statistikker… Der er mange udtryk at holde styr på i forhold til EU’s nye rapporteringskrav indenfor bæredygtighed.

ESG-rapportering var tidligere et lidt bredt udtryk som virksomheder brugte, når de frivilligt rapporterede om bæredygtighed. Med EU’s Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) har emnet fået ny betydning og lovkrav tilknyttet. Det nye lovfaste udtryk i årsregnskabsloven er “bæredygtighedsrapportering”. De virksomheder, der rapporterer ift. CSRD, skal følge standarderne i ‘The European Sustainability Reporting Standards’ (ESRS).

Kravene rulles ud løbende over en periode frem mod januar 2027 afhængigt af virksomhedens størrelse. Rapporteringen skal foregå på sammen måde som klassisk regnskabsaflæggelse og kræver ekstern revision. ESG rapportering er derfor noget I bør være opmærksom på, da alle former for rapportering jo kræver, at data er indsamlet i rette tid og kvalitet. Desuden kan I blive mødt af krav indirekte fra kunder og/eller leverandører, der er underlagt krav tidligere end I selv er. Vi ser allerede nogle brancher, hvor leverance af ESG data er blevet “license-to-play” hvis man vil indgå som leverandør til større virksomheder.

I sidste release af Business Central blev det nye modul til ESG rapportering frigivet. Det var et minimumsprodukt, som introducerede basis funktionalitet. I denne release udvides modulet yderligere. Der er blandt andet lavet et dedikeret rollecenter til Sustainability Manager. Se release videoen om de nye features her. Microsoft har desuden samlet deres dokumentation om sustainability funktionerne i Business Central her.

Hvis du vil gense Microsofts release video om modulet fra sidste release, så findes den her.

Hvis du selv vil forstå de basale principper omkring ESG kan du høre Jacob og Christine fortælle om ESG rapportering og hvilke produkter vi tilbyder omkring emnet her. Ellers er du som altid velkommen til at række ud til din customer manager for at booke en session med en af vores ESG konsulenter, der også kan tage dialog om emballagestatistik.

Bemærk også at der løbende udvides med sustainability features i 3. parts produkter til fx registrering af medarbejderudgifter, kørsel og købsbilag. Her bliver det muligt at opsamle data til rapporteringen og få det registreret i Business Central. Vi er i gang med at undersøge relevante 3. parts produkter til at udvide standard Business Central blandt andet Continia Sustainability App og BeWo AI beregning m.fl. Vi er meget interesseret i at høre, hvis I har gode erfaringer med lignende produkter.

4. Ændringer i brugeroplevelse

Der sker løbende udvidelser i forhold til brugeroplevelsen i Business Central. Se Microsofts generelle release video om forbedringer i brugeroplevelsen her.

4.1 Drag’n drop flere dokumenter og mapper

I denne release kan vi især fremhæve at drag’n-drop funktionen udvides, så man kan uploade flere filer samtidig – eller en hel mappe og at man på eksempelvis købsordrer (PO’er) kan vedhæfte supplerende vedhæftninger:

Microsoft har lavet følgende opsummering af funktionen:

4.2 Tastaturgenveje via Alt-knappen

For os, der er glade for tastaturgenveje, så er der godt nyt. Man kan nu (ligesom i NAV) bruge Alt-knappen til at få vist og bruge tastaturgenveje. Man har indtil nu kunnet gøre dette, hvis man kører med engelsk sproglag, men nu kommer det også på dansk. Det er blot at trykke på Alt-knappen og se, hvad der er af genveje i systemet på den side man står på. De klasisske genvej som fx F9 til bogføring virker fortsat.

Læs mere om funktionen her.

4.3 Moderne søgning

Der introduceres muligheden for at søge på det, der kaldes en “mere moderne måde”. Indtil nu har man skullet søge ret specifikt for at få et søgeresultat. Den nye søgning skal slås til som en feature, og man kan derefter selv vælge, om man vil søge på den gamle eller nye måde.

Bemærk dog, at det ikke er alle tabeller, der har den nye søgefunktionalitet endnu. Til at starte med er det fx Debitorer, Kontakter, Varer, Finanskonti og lignende. På sigt vil det kun være den nye måde, der kan søges på, men for nu har man stadig begge metoder.

Den nye måde er hurtigere og opfører sig mere som man kender fra eksempelvis google og andre søgetjenester. Som det er nu, har du måske oplevet, at du ikke kan finde fx en vare, selv om du véd, at den burde eksistere. Hvis man i den nuværende søgning – i Cronus demoregnskabet – skriver “London chair” finder man ikke nogen varer ud fra det søgekriterie:

Skriver man det samme i den nye vil søgningen finde varen, som man ledte efter fordi den ikke går efter princippet “eksakt match” som den gamle søgning gør og derfor kan springe de irrelevante ord imellem london og chair over:

5. Finans

5.1 Abonnementsfakturering

Der er kommet en række nye features indenfor finansområdet. Den største nyhed er, at der i standard Business Central introduceres mulighed for at fakturere abonnementer, herunder bl.a.

• Gentagende fakturering af varer og services ud fra skabeloner.
• Fleksibel håndtering af gentagende faktureringer.
• Fakturering efter forbrug inkl. indlæsning af forbrug via import.
• Automatiseret fakturering.
• Integration til periodisering og mulighed for løbende at bogføre periodiseringen frem i tid.
• Administration af priser, herunder planlægning af prisopdateringer

Microsoft har lavet denne video, hvor de viser, hvordan du opretter kontrakter, håndterer tilbagevendende fakturering, fornyelser og rapportering. Videoen dækker også scenariet omkring fakturering efter forbrug.

Bemærk at funktionaliteten ikke kræver Premium licens selvom der i videoen omtales fakturering af serviceydelser til vedligehold (der er ikke tale om krav til anvendelse af servicemodulet, der ligesom produktionsmodulet i Business Central kræver den store Premium licens i stedet for essental licens).

Ny funktionalitet kræver nye begreber og Microsoft fremhæver følgende nye begreber i relation til abonnementsfakturering:

Selvom Business Central allerede har funktionalitet til periodisering (deferrals) skal du være opmærksom på at funktionaliteten er lidt anderledes i den nye funktion og at omsætningen i første omgang afventer på periodiseringskontoen i stedet for at blive bogført ud på omsætningskontoen med det samme. Posterne vil stå åbne på periodiseringskontoen indtil du har valgt at du ønsker at periodisere frem i tid via et batch job – dette vises i videoen om det nye funktionalitet, som er linket ovenfor.

5.2 Finansiel Rapportering

Selvom meget ny funktionalitet til rapportering handler om integration til Power BI og muligheder for at få Copilot til at genere rapporter via Analysis view er der også sket en udvidelse i Business Centrals standard til opbygning af finansiel rapportering (tidligere kendt som dimensionsanalyser). I denne release udvides de standard rapporter som du får leveret out of the box med Business Central. Bemærk at man i alle andre lande end US er nødt til at lave en mapping for at få data i rapporterne.

Der er desuden gode nyheder hvis du har brug for at kunne trække flere detaljer ud omkring dine anlægsaktiver eller konsolidering af selskaber. Der introduceres 4 nye Excel-udtræk, som trækker rå data ud, og så kan du selv efterfølgende selv arbejde videre med data i Excel, for at lave de rapporteringer, som du måtte have brug for. Selve resultatet kan allerede i dag ses helt eller delvist i eksisterende rapporter, men det nye er, at du nu får mulighed for at udlæse de rå data og arbejde med dem. De 4 rapporter er:

• Consolidated Trial Balance
• Fixed Asset Details
• Fixed Asset Analysis
• Fixed Asset Projected Value

Se Microsofts release video om alle nyheder indenfor finansiel rapportering her.

6. Køb, salg, lager

6.1 eDocuments

Flere og flere afsender og modtager bilag elektronisk og derfor udvides Business Centrals standardfunktionalitet så der fx er muligt standard at vedhæfte pdf filer i formatet. Læs mere her.

Det bliver desuden muligt at dele elektroniske dokumenter via PowerAutomate. Læs mere her.

Se de nye funktioner vedr. eDokumenter i Microsofts release video her.

Bemærk at der i den tyske version af Business Central er kommet specifik funktionalitet til at styre de nye krav om elektroniske fakturaer. Læs mere her.

6.2 Brug flere momsnumre til en kunde

Kunder med lagre i forskellige EU-lande/områder skal registrere et nyt momsnummer i hvert land/område, hvilket betyder, at de har mere end ét momsnummer. Derfor introduceres nu muligheden for at styre flere momsnumre. Se videoen om funktionen her.

6.3 Projekter

Der er sket en del ændringer i Projektmodulet (tidligere kendt som Sagsmodulet jf. omdøbning i sidste release) over de seneste releases og der tilføjes nu yderligere funktionalitet i dette modul.

Der indføres nogle navneændringer og flere genvejsknapper for at man kan arbejde mere effektivt og klare flere opgaver direkte fra Projektet. Læs mere om de forskellige ændringer her.

Der indføres fremadrettet også mulighed for at planlægge indkøb af varer til et projekt. Dette kan gøres direkte fra Projektkortet. I processen er der mulighed for reserverer varerne til projektet.

Som vi kender det fra Varer kan der nu også tilføjes udvidede tekster på projektplanlægningslinjer. Dermed kan vi nu tilføje ekstra information, hvor man har brug for det.

Som en sidste ting åbnes der nu mulighed for at integrere ens Projektaktiviteter med virksomhedens Lageraktiviteter, idet man nu også får mulighed for at bruge lægge-på-lager og Pluk-funktionaliteten i forbindelse med Projekter.

Se Microsofts release video om udvidelser i projektmodulet her.

7. Connectors til Business Central

7.1 Shopify

Microsoft introducerede for et par år siden en standard integration til Shopify. Vi har dog oplevet en del kunder, som ikke har taget den i brug endnu fordi den var for simpel blandt andet i forhold til returprocesser. Microsoft udvider igen Shopify connectoren med følgende funktioner:

• Eksportere Vare varianter fra Business Central til BC, og styre beskrivelser af disse
• Synkronisere oversættelser af varebeskrivelser.
• Bedre muligheder for styring af Priser, herunder fragtpriser.
• Mulighed for at slutkunder kan logge ind i Shopify og se deres Fakturaer
• Bedre mulighed for at afstemme onlinesalget med betalinger
• Styring af Returproces

Se Microsofts release video om Shopify connectoren her.

7.2 Field Service

I sidste major release blev der indført en ny integration mellem Business Centrals og Dynamics 365 Field Service – se release videoen fra foråret her.

I denne release udvides forbindelsen til Business Centrals servicemodul (kræver Premium licens) så integrationen blandt andet inkluderer mulighed for arkivering af servicetilbud og -ordrer samt at man i Field Service kan se varestatus i Business Central.

Se Microsofts release video om emnet her.

Såfremt I ønsker at høre mere om mulighederne for at benytte dette i praksis er Abakions CRM team klar til at hjælpe. Du kan læse mere om Field service her.