Automatisering af processer i Business Central

Her kan du læse, hvad Anders og Nicolai taler om i interviewet

Hej og velkommen til dagens video.

I dag skal vi snakke om automatisering og optimering i Business Central ved brug af nogle af de applikationer, som ligger rundt om, når man er i Microsofts økosystem.

Og derfor har jeg taget min kollega Nicolai med i dag, som er afdelingsleder og ekspert inden for Power Apps, Power Automate og hvad der ellers ligger i den portefølje der.

Det er rigtigt, ja.

Kan du sætte et ord på, hvad vi kan bruge de her applikationer til, der ligger rundt om Business Central?

Det kan jeg sagtens.

Det man kan sige, det er, at de to primære ting fra Microsoft Power Platform, vi arbejder med, når vi primært arbejder sammen med Business Central, det er Power Apps og Power Automate.

Og forskellen på de to er, at Power Automate, der ligger det lidt i ordet, at det er et værktøj, du kan bruge til at automatisere ting, som du gør gentagende gange i Business Central eller alle mulige andre systemer, men nu er det i dag Business Central, det drejer sig om.

Hvorimod Power Apps er en måde at lave en ny brugergrænseflade eller et nyt interface til at gøre forskellige ting, som fx indtaste data, hente data, udstille ting osv.

Okay, så jeg har simpelthen mulighed for at lave min egen lille app. Er det på telefonen? Er det på computeren? Hvor ligger den her app henne?

Jamen den ligger jo ligesom Business Central gør, så ligger den jo i skyen.

Den kan tilgås fra et hvilket som helst device. Det kan være fra din computer, fra en almindelig browser. Det kan være fra din telefon, det kan være fra en tablet.

Så den kan du egentlig tilgå derfra, hvor du har brug for det.

Og det er jo det, der gør det så smart, at i nogens tilfælde, der giver det måske mening, at man indtaster data mod Business Central fra en mobiltelefon, når man er på farten.

Nogen kan sidde i møder og have en iPad med, og nogen sidder mere statisk kontorarbejde hjemme på kontoret på en almindelig skærm.

Man kunne godt have brug for at have en mere guidet proces eller en mere tilpasset brugergrænseflade.

Men Nicolai, jeg har jo faktisk siddet på den anden side af bordet, hvor jeg har siddet som kunde og skulle oprette data i Business Central, men hvor jeg skulle ind og samle information fra forskellige personer i virksomheden.

Det var lidt bøvlet, at jeg skulle sidde og sende et Excel rundt, fordi hvor lå excel-arket nu henne? Hvem havde det nu?

Vil jeg kunne gøre det smartere med en Power App f.eks.?

Altså, det kan du helt sikkert.

Det jeg tror, jeg ville gøre, det var, at jeg ville lave en app, og så ville jeg egentlig, i stedet for at det var rækker i Excel, så ville jeg gemme det i et eller andet datalager, og det kan jo være tusind steder, afhængig af hvad man ligesom har i sin organisation.

Om man bruger det der hedder Dataverse, som er en del af Power Platform, SQL, direkte i Business Central, SharePoint. Der er mange muligheder, hvor du midlertidigt kan lagere det data, indtil det er færdig beriget.

Men så kan du give mulighed for, at folk kan opdatere løbende på den linje af data, som du har gemt et eller andet sted.

Og så vil du, som værende den, der skulle tage det fra Excel-arket, og tidligere skulle sidde manuelt og taste det videre fra Excel-arket over i Business Central med Ctrl-C, Ctrl-V, frem og tilbage, så vil du egentlig bare kunne validere data og sige, det ser rigtigt ud. Eller lave de enkelte rettelser, der måtte være.

Og derfra så sige, at nu vil jeg gerne have, at du putter det over i Business Central.

Så du slipper for hele den der manuelle indtastning.

Og så er der jo en kæmpe gevinst, som er, at du slipper fuldstændig for, at folk tilfældigvis kommer til at rette noget, som en anden har tastet.

Og du slipper for, at du skal validere, om det der er indtastet, er indtastet i det korrekte format, fordi vi kan styre i den Power App og sige, okay, det her skal være, se varenummer, det skal være otte karakterer. Du må ikke taste seks eller tolv.

Jeg er med på, at du kan lave alle mulige formler i Excel, men det er markant sværere at gøre i Excel, end det jeg gør i Power Apps.

Kan jeg i den her app, jeg bygger, validere op imod de data, jeg har i mit Business Central? Hvis nu jeg skal vælge en betalingsbetingelse, kan jeg så få Power App’en til at kun vise mig de betingelser, jeg har i mit Business Central?

Det kan du også, ja.

Det var faktisk ikke det jeg mente, men ja, det kan du også.

Det, jeg mente, var mere, at du kan lægge validering på feltet, der siger, her har vi bedt om, at du indtaster en mailadresse på den her debitor. Så nu afviser vi det, hvis du taster noget, der indeholder et @ eller et punktum.

Ligesom hvis du bliver bedt om at taste dit brugernavn et sted, når du skal på Facebook eller alt muligt andet.

Så det var egentlig det, jeg prøvede at forklare før, men du kan også gøre det, at når du beder folk om at oprette en debitor i den her app, så kan du have felter, hvor de bare får lov at vælge de værdier, der er i Business Central.

Så igen, du skal ikke have dem til at taste ting, som så i virkeligheden ikke passer med det dataset, vi allerede har, som vi skal have det til at passe ned i.

Det er en anden fordel, du får ved at gøre det på den her måde, i stedet for at jonglere Excel-ark rundt i butikken.

Det giver god mening.

Men når nu jeg tidligere sendte det her Excel-ark rundt, der kunne jeg godt nogle gange blive i tvivl om, hvor ligger det egentlig henne?

Kan jeg på en eller anden måde få synliggjort, hvem har bolden, og kan jeg sende en reminder ud og sige, husk lige, at du skal altså lige angive noget data, før den kan gå videre til dine kollegaer, som så skal udføre noget.

Kunne det være en mulighed?

Ja, den simple måde er jo at sige, nu laver vi et eller andet på den linje i det datalager, vi snakkede om før, så laver vi et ejerfelt, og så siger vi, den her, den flytter vi, og hvis du har en eller anden stringent proces, hvor det altid kører fra A til B til C til D, så kan du jo automatisere og sige, når Anders han har tastet sine oplysninger færdigt, og han siger, nu er jeg færdig, så skubber vi den bare automatisk over til Peter, og så er det Peter, der har ansvaret for at udfylde, og når Peter siger, nu er han færdig, så trykker han på gennemført, så skubber vi den over til Henrik, og så kører vi derfra.

Og hvis ikke det er så stringent en proces, jamen så kan man sige, når Anders han er færdig, så skubber vi den tilbage til den, der ejer Excel-arket, og så er det den, der har Excel-arket, der sørger for, at i dag eller i det her tilfælde, opgaven videre til Henrik først, og så bagefter skal det over til Peter.

Så det kan vi sagtens tilpasse.

Hvis man har den stringente proces, så vil man jo med Power Automate, (som var værktøjet til at automatisere ting som vi snakkede om til at starte med) kunne flytte den, men man vil så også kunne som du siger, at hver tredje dag, eller hver dag, så kan vi ind og se om opgaven har ligget i fx tre dage, uden at den er blevet automatiseret og uden at den, der ejer den, har gjort noget ved den, så sender vi lige en e-mail til ham, eller skriver til ham på Teams, eller sender en e-mail-reminder til ham, der ejer Excel-arket, og siger, du skal lige gå over og prikke til Peter eller Henrik, og sige, I er bagud på at få udfyldt data.

Og det betyder faktisk, at den her debitor, som vi gerne vil sælge noget til, som vi kan tjene en masse penge på, det kan vi ikke komme i gang med, fordi vi mangler at få indtag til et eller andet.

Okay. Det lyder jo supersmart, men det kan også lyde lidt kompliceret.

Er det noget, jeg som bruger i virksomheden selv kunne gå i gang med? Eller skal jeg faktisk have mit konsulenthus ind over for at lave de her ting?

Det kommer helt an på, hvad det er.

Sådan nogle simple dataindtastninger, en flad oprettelse af en debitor, det kan du sagtens sætte dig i gang med at gøre selv.

Gå på YouTube eller Google og søg på Power Apps og Business Central, så er der masser af folk, som har lavet alt muligt materiale på det.

Hvis det bliver en lille smule mere kompleks, så vil jeg stadigvæk sige, at du kan godt gøre det selv, men jeg vil nok anbefale dig lige at rådføre dig med dit konsulenthus eller med din IT-afdeling i butikken, eller hvad det måtte være, omkring infrastrukturerne.

Hvor skal du gemme det her midlertidige datalager, hvor skal det lige være henne?

Så det er ikke fordi, det ikke kan lade sig gøre. Alt i den der verden kan du godt kaste dig ud i selv, fordi du kan ikke sætte ild til et eller andet eller slette data eller alt muligt andet.

Men du kan godt komme til at spænde ben for dig selv på den lange bane, hvis du ikke lige overvejer nogle af de der ting.

Ja, hvilken retning man skal gå i.

Ja, præcis.

Så der vil jeg nok anbefale, at man i hvert fald som minimum lige rådfører sig med et konsulenthus eller nogen, der har gjort det før.

Klart. Inden vi gik på kamera her, der nævnte du en kundecase, som du havde hørt en kollega snakke om.

Kan du ikke prøve at sætte et par ord på, hvad det præcis var?

Jo, det var faktisk, fordi jeg mødte en kollega oppe i køkkenet, da jeg lige var oppe og hente et glas vand. Og så spurgte han ind til, hvad jeg skulle i dag. Og så sagde han, at jeg faktisk skulle ned og optage video sammen med Anders, og fortalte lidt om, hvad det var, vi skulle snakke om.

Og så siger han, at det er faktisk meget sjovt, fordi han havde lige den dag snakket med en kunde, hvor de havde en medarbejder, som netop ejede sådan et Excel-ark. Det var så til oprettelse af styklister og ikke til oprettelse af debitorer, men ideen er jo den samme.

Og vedkommende ejede det her Excel-ark, som var et Excel-ark, der gik rundt i virksomheden. Og vedkommende havde så givet udtryk for, at han eller hun godt var klar over, at vedkommende også havde ansvaret for at digitalisere den der proces, netop som er det, vi snakker om i dag.

Og der var bare en interessant betragtning, at man kunne også kunne mærke på personen her, at hun var bange for at gøre sig selv arbejdsløs, hvis hun fik succes med at digitalisere den der proces, og der tror jeg bare også, det er vigtigt at sige, at det er jo ikke det, du får ud af det.

Fordi nu ved jeg godt, vi snakker AI og robotter og kunstig intelligens, ud over det hele lige nu, alle sammen, men det her, det er jo ikke fordi, at hvis vi laver sådan en Power-app så kommer der robotter og tager dit job i dag eller i morgen, eller om to år.

Det handler jo langt mere om at effektivisere processen, frigøre tid til det, som medarbejderne faktisk synes er sjovt.

Og jeg er helt overvist om, hvis man har succes med at gøre det med én proces, så ligger der masser af andre processer, som man kan få lov til at samle op og være den, der digitaliserer også.

Ja, for det gør vel også, at når du har sådan en mere styret proces, med din oprettelse af styklister af varer eller debitorer, så sparer du jo også dine kollegaer for tid, ved at de ikke skal sidde og taste noget, de ikke ved om er korrekt.

Så du kan jo på en eller anden måde, når du udfylder den her app, jo netop få at vide, at du skal udfylde det her på en anden måde. Så det er jo ikke bare noget, der går i cirkler, men rent faktisk går i den proces, som er tiltænkt.

Så på den måde sparer du jo ikke kun din egen tid, hvis du er den, der ejer den her “Excel-app”, men du sparer vel også dine kollegaers tid ved , kun at give dem det, de skal udfylde.

Ja, og man kan sige, at en ting er at spare dem for den tid, der er ved, at de måtte taste forkert, men du sparer dem også for returløbet, og du sparer dem potentielt set også for at komme og stille spørgsmål, fordi det er svært i sådan et Excel-ark at sige, i det her felt, der skal du angive det og det og det på den og den måde.

Hvor i PowerApps, der har du også de her tooltips, ligesom der er i alle mulige, når du logger på alle mulige browsers og indtaster ting, så er der sådan en lille i, du kan markere, og så kommer der sådan en hjælpetekst.

Det kan du også lave i PowerApps.

Så på den måde giver du også bare alle en federe oplevelse af at indtaste oplysningerne.

Ja, fordi jeg tror mange af os, som sidder og arbejder i Business Central og sidder i Excel ofte, det er måske ikke den store problematik at lige oprette en ny debitor.

Men hvis ikke det er den her din primære opgave, er det måske meget rart at få en mere simpel user interface, hvor du kun har de få knapper eller muligheder, som du skal have som sælger eller som udvikler.

Du skal ikke forholde dig til alle mulige andre ting, som der også er i Business Central.

Så det er vel også en af de benefits eller fordele, man får ved at gøre det på den måde.

Det er det helt sikkert.

Og det man også kan sige, det som jeg har stødt på flere gange, når jeg har snakket med Business Central-kollegaer om den slags, det er også det der med, hvordan finder de ned i det hjørne af Business Central, hvor de skal indtaste det her.

Fordi det er nemt nok, hvis man bare skal trykke på debitorer, trykke på ny, og så kører vi.

Men hvis nu man skal ned i noget udvikling, noget warehouse, altså nogle af de der områder, hvor det ikke bare lige er et klik eller to klik fra forsiden af Business Central. Allerede der, så har du en gevinst ved, at du bare åbner en app på din telefon, eller din iPad, eller din computer, og så kører du.

Så har du det du skal have, og ikke alt muligt andet.

Ja, så tilbage til vores kollegas kunde, så gør det vel også den der smule, at for at få frigivet tid til de ting i virksomheden, der er værdiskabende.

Det er jo sjældent, at det er en indtastning af data, som er værdiskabende, medmindre man skal validere det, men det gør man jo tidligere i processen, inden man taster den.

Der er jo rigtig mange ting ude i virksomhederne, som der ikke er tid til at gøre, fordi vi skal have en hverdag til at fungere.

Så hvis nu vi kunne optimere på de her hverdagsting, fx oprettelse af styklister, så skaber det vel også noget plads til andre ting, altså optimere på andre ting.

Ja, det gør det helt sikkert.

Og jeg tror, hvis jeg skal være helt ærlig, så tror jeg heller ikke, at der er ret mange, der synes, at det er det sjoveste job i verden, at sidde og tage noget, som andre har tastet, og taste det igen.

Jeg tror godt, de kunne finde på ting, de synes var sjovere at være med til at videreudvikle på, eller som skaber mere værdi for både dem selv, og den forretning, de er en del af.

Det er jo noget af det, man kan få ud af, at frigøre tid.

Jeg tror faktisk, det er det, vi ville snakke om i dag.

Megaspændende at have dig i studiet Nicolai. Jeg håber, at I ude i stuerne har fået en lille idé om, hvad det er, vi kan bruge Power Apps og Power Automate, altså de her apps, der ligger rundt om vores Business Central, og andre systemer, til at optimere på blandt andet dataindtastning, og automatisere på vores flows.

Tak for i dag.