Automatisk vedhæftning af digitale bilag i Business Central

Her kan du læse Yousefs forklaring af, hvad du kan se i videoen:

Velkommen til dagens video.

I dag skal vi tale om digitale bilag og den nye danske bogføringslov, der fra 2024 kræver obligatoriske bilag til den danske lokalisering i Business Central.

Vi alle sammen kender det med at bøvle med bilag, og i dag har Microsoft udviklet en helt ny funktion kaldet Digital Bilagspost, der nu gør det muligt at vedhæfte bilag helt automatisk til vores transaktioner.

Så lad os komme i gang med at teste den nye funktionalitet i Business Central.

Jeg starter med at bruge genvejstasten alt+Q og søger efter opsætning af digitale bilag.

Her er det vigtigt, at funktionen er slået til, og i dag er funktionen valgfri, men fra den 1/7 er det obligatorisk, at funktionen er slået til.

Derefter søger jeg efter opsætning af digital bilagspost, og det er så herinde, hvor vi kan lave vores opsætninger på både salgsdokumenter og kladder.

Den første kolonne, posttype, refererer til de dokumenter og kladder, vi har at gøre med, og det er blandt andet salgsdokument, købsdokument, finans, salgs- og købskladder.

I checktype kolonne skal vi for hver posttype vælge en gennemtvingelsesmulighed, og vi har tre forskellige muligheder.

Ingen check, det vil sige, at vi kan bogføre en post uden at vedhæfte et bilag.

Vedhæfte fil kræver, at for at vi kan bogføre en posttype, så skal vi vedhæfte en fil.

Vedhæfte fil eller note er en enten eller mulighed.

Generere automatisk er en funktion, hvor systemet helt automatisk genererer et bilag. F.eks. hvis du manuelt ikke vil tilføje en salgsfaktura til din transaktion, så vil systemet helt automatisk gå ind og oprette det bilag, baseret på vores reportlayout og vedhæfte filen til transaktionen.

Spring over, hvis tilføjet manuelt. Det er, hvis man ikke ønsker, at systemet skal generere et bilag automatisk, så kan vi selv manuelt tilføje bilaget.

Nu vil jeg gerne vise to forskellige eksempler for, hvordan vi kan bruge funktionen i Business Central.

Det første eksempel bliver med et salgsdokument, hvor vi opretter en salgsfaktura, og her udfylder jeg så de påkrævede felter og trykker på bogfør.

Vi vil gerne åbne det bogførte salgsfaktura, og vi kan se inde under faktaboksen, og mere specifikt indgående bilagsfiler, at systemet har oprettet et digitalt bilag.

Her kan vi så se bilaget, og lige præcis det her bilag er lavet med vores Abakion Document Customizer app, netop fordi, at det er blevet sat som standard reportlayout.

Det andet eksempel, som jeg gerne vil vise, det er, hvordan vi beregner afskrivninger på vores anlægsaktiver, og nu vælger jeg så at beregne for juli måned, og så bogfører vi vores anlægsfinanskladde, og nu søger vi efter kontoplanen for at finde, der har vi den her.

Her kan vi så se for juli måned, at der er blevet genereret et digitalt bilag, og lige præcis det her bilag, det er baseret på Microsofts standard report.

Det var det, jeg havde at sige om elektroniske bilag.

Tak fordi I så med.