Ikke-fradragsberettiget moms med Business Central

Hvad er ikke-fradragsberettiget moms?

Normalt kan virksomheder modregne den moms, de betaler på deres indkøb, i den moms de opkræver ved salg. Men der er en række udgiftstyper, hvor dansk momslovgivning begrænser fradraget, enten helt eller delvist:

• Restauration og bespisning giver kun fradrag for 25 % af momsen.
• Hotelovernatninger har ligeledes begrænset fradrag.
• Telefon hos medarbejdere giver 50 % fradrag, fordi der antages at være privat anvendelse.
• Leasing af personbiler giver typisk kun 50 % fradrag, medmindre bilen udelukkende bruges erhvervsmæssigt.
• IT-udstyr (computere, mobiltelefoner, tablets) er i Danmark omfattet af reglerne om kredsløbsanordninger, hvor der ikke er moms på fakturaen. Køberen skal selv afløfte momsen via omvendt betalingspligt (reverse charge), og her gælder de samme fradragsbegrænsninger: fx kun 50 % fradrag på mobiltelefoner.

Disse situationer opstår i stort set alle virksomheder, og den moms, der ikke kan fratrækkes, skal bogføres som en del af omkostningen. Det kræver korrekt håndtering i regnskabssystemet.

Skæve momsprocenter og manuelle beregninger

Før funktionen blev tilgængelig, var den gængse workaround at oprette specielle momsprocenter.

I praksis betød det, at bogholderen ikke kunne taste det beløb, der stod på fakturaen. Det var en fejlbehæftet og tidskrævende proces, som krævede, at bogholderen selv udførte sideberegninger for hver enkelt faktura.

Hvad den nye funktion gør

Funktionen “Non-Deductible VAT” blev tilgængelig fra Business Central version 22 (2023 wave 1). Den gør det muligt at angive en ikke-fradragsberettiget procent direkte i momsbogførings-opsætningen, hvorefter systemet automatisk beregner den korrekte fordeling mellem fradragsberettiget og ikke-fradragsberettiget moms ved bogføring.

Det betyder konkret, at bogholderen taster præcis det beløb, der står på fakturaen. Systemet håndterer resten: den del af momsen, der kan fratrækkes, bogføres som købsmoms, og den del, der ikke kan fratrækkes, bogføres som en omkostning, enten på samme finanskonto som købet eller på en dedikeret konto til ikke-refunderbar moms.

Funktionen håndterer også omvendt betalingspligt (reverse charge). Ved køb af fx mobiltelefoner, hvor fakturaen er uden moms, beregner systemet den udgående moms, som skal indberettes til Skat, og fordeler korrekt mellem fradragsberettiget og ikke-fradragsberettiget andel. Det er netop ved reverse charge-situationer, at de gamle workarounds med skæve momsprocenter var mest besværlige, og hvor den nye funktion fjerner flest manuelle trin.

Bruger man et fakturaindskanningssystem, er gevinsten endnu større. Indskanningssystemet aflæser det, der står på fakturaen, og sender det videre til Business Central. Når momsopsætningen er korrekt konfigureret, behøver ingen at justere beløb manuelt bagefter.

Opsætning og konfiguration

Funktionen aktiveres i VAT Setup (Momsopsætning) via feltet “Enable Non-Deductible VAT”. Derefter opretter man de relevante momsproduktbogføringsgrupper med den korrekte ikke-fradragsberettigede procent, fx 100 % for hoteludgifter, 75 % for restauration eller 50 % for mobiltelefoner.

En vigtig indstilling er “Show Non-Deductible VAT in Lines”, som viser den beregnede ikke-fradragsberettigede moms direkte på fakturalinjerne inden bogføring. Det giver bogholderen mulighed for at kontrollere, at systemet har beregnet som forventet, inden man bogfører.

Man skal også tage stilling til, om den ikke-fradragsberettigede moms skal lægges oven i varekostprisen, anlægsaktivets kostpris eller projektomkostninger, eller om den kun skal registreres på finansniveau.

Bemærk dog, at når funktionen er aktiveret, kan den ikke deaktiveres, fordi aktiveringen ændrer databasestrukturen. Test derfor altid i en sandbox-miljø først.

Kom i gang

Funktionen har været tilgængelig i tre år, men mange virksomheder kører stadig med de gamle workarounds. Anbefalingen er klar: Aktivér funktionen i et sandbox-miljø, konfigurér momsproduktbogføringsgrupperne for de relevante udgiftstyper, og test med nogle typiske fakturaer. Når opsætningen er på plads, kan man aktivere i produktionsmiljøet og fjerne de gamle skæve momsprocenter.

For de fleste virksomheder er det en opsætning, der tager timer snarere end dage, men som sparer manuelt arbejde og reducerer fejl ved hver eneste bogføring fremover.