Én enkelt registrering fra en medarbejder kan faktisk udløse en masse handlinger, som udføres automatisk, sådan at medarbejderen ikke behøver at udføre hver enkelt handling manuelt.
Det handler om at lade én handling udløse mange automatiske aktiviteter – for at spare tid på trivielle opgaver.
Med Microsoft Power Platform kan du bygge processer og applikationer – uden at programmere. Og for at inspirere dig, så får du i denne serie af videoer en række af konkrete eksempler.
Forenklede løsninger
Når medarbejdere kun skal anvende en lille del af forretningsløsningen, så er det effektivt at give dem en app, der udelukkende indeholder de relevante funktioner.
Ekspedition af en kø af opgaver
Du modtager noget, som du skal evaluere, ændre, og derefter sende videre i fødekæden. Det kan gøres nemt med en app, der er dedikeret til formålet.
Formularer på kundeportalen
På kundeportalen kan kunderne udfylde formularer, der er forudfyldt med deres egne data, og validerer alle data online i ERP og CRM.
Én registrering udløser mange aktiviteter
Én enkelt registrering fra en medarbejder kan udløse en masse handlinger, som udføres automatisk, så medarbejderen ikke behøver at udføre det hele manuelt.
Notifikationer med afhængigheder
Når der sker noget, medarbejderen gerne vil reagere på med det samme, så er det godt at modtage en notifikation. Det hjælper med at handle rettidigt.
Reagér på hændelser og tendenser
Du kan vælge, hvad Power Automate skal evaluere, og hvor ofte det skal foregå, og hvad kriterierne er for at du ønsker en notifikation.
Reagér hurtigt på kritiske henvendelser
Få besked, når nogen siger noget, som man skal reagere hurtigt på. Det kan være en kommentar på sociale medier eller en klage.
Prioritering af opgaver
Når få ressourcer skal ekspedere mange opgaver, så er det vigtigt at få hjælp til prioritering, så de vigtige opgaver ikke drukner.
Godkendelsesprocesser
Når en eller flere kolleger skal godkende noget, så kan det foregå elektronisk, så man ikke behøver at ekspedere det manuelt.
Arbejde i felten for kørende teknikere
Med en app på en mobil enhed har medarbejderne i felten fuld adgang til information, og de kan registrere direkte i forretningssystemerne.
Booking af aktivitetsforløb
Dem, der skal afholde aktiviteter, udbyder tidspunkter, og deltagerne booker tiderne direkte i kalenderen. Alt samles i et aktivitetsforløb.
Selvbetjening uden genindtastning
Kunderne kan registrere direkte i forretningssystemet, og det kan udløse opgaver til medarbejderne internt uden genindtastning.
Sagsbehandling som selvbetjening
En automatisk forretningsproces styrer eksterne igennem sagsbehandling og beder om relevante data og dokumenter undervejs.
Aktivere personer og fjerne mellemled
Når du får besøg, så aktivér de eksterne personer til at registrere selv, så de dermed udløser en hel forretningsproces af aktiviteter.
Arbejdsgange på tværs af gammel teknologi
Med gamle systemer kan man udføre funktioner på tværs af systemerne – og få processer der skaber sammenhæng uden traditionel intregration.
Databerigelse mellem systemer
Lad forskellige forretningssystemer opdatere hinanden med ny viden, og lad hændelser i ét system blive til data i et andet system.
Databerigelse fra myndigheders registre
Data i forretningssystemerne kan på forespørgsel beriges med data fra eksterne registre hos myndighederne. Så skal man ikke selv slå alt op.
Strukturering af dokumenter i SharePoint
Forretningssystemerne er ikke gode til at holde styr på folderstruktur i SharePoint, men det kan automatiseres med Power Platform.
Eksempel
Tidsregistrering er en klassiker. Det er en app på telefonen, hvor medarbejderen kan registrere arbejdstid og styre sin kalender. Man kan også registrere ferie, sygdom, barsel osv.
Det interessante er mulighederne for automatisering. Hvis en medarbejder registrerer ferie, så kan app’en automatisk registrere det i vedkommendes Outlook-kalender og opdatere vedkommendes tilgængelighed i et internt ressourcesystem.
Hvis en medarbejder melder sig syg, så bliver Outlook-kalenderen automatisk opdateret, og alle aftaler i løbet af dagen bliver ”declined” med en meddelelse om, at det skyldes sygdom. Der bliver tilføjet et Out-of-Office svar i Outlook. Der bliver afsendt en email til nærmeste leder og til en HR-medarbejder. Det interne ressourcesystem bliver opdateret med, at vedkommende ikke er tilgængelig.
Det er altid det samme, der skal ske, når en medarbejder fortager en tidsregistrering, og derfor kan det nemt automatiseres.
Koncept
Konceptuelt handler det om, at én simpel registrering udløser en masse aktiviteter automatisk. Hvis der altid skal ske det samme, når fx en person udebliver, når en leverance ikke ankommer, når en kunde sender en e-mail, når en vare fejler kvalitetskontrollen (osv.) – så kan alle efterfølgende processer automatiseres.
Prøv lige at tænke over, hvor mange steder, du kan anvende det koncept. Én registrering kan blive til mange aktiviteter, der udføres automatisk.
Koncept
Lagde du mærke til, at sådan en løsning også indeholder forretningsprocesser? Microsoft kalder det Business Process Flows, og det er en standardfunktion. Det giver dig mulighed for at kæde aktiviteter og hændelser sammen i en rækkefølge med afhængigheder.
Når en udlejningsvare fx kommer retur, så skal der automatisk oprettes en opgave om rengøring, og den kan først frigives til den næste kunde, når rengøringsaktiviteten er afsluttet. Det er en “forretningsproces”, og det kan man bygge helt uden programmering.
Der behøver ikke at være en medarbejder, som overvåger processer, afslutter aktiviteter, frigiver varer, opretter opgaver osv. Det kan foregå automatisk.
Prøv lige at overveje, hvor i virksomheden du har forretningsprocesser med en kæde af aktiviteter, der koster alt for meget tid, fordi alle medarbejdere skal forholde sig til, hvor langt i processen I er kommet, og hvad de bør gøre.