Når man har medarbejdere, som arbejder ude i felten eller bliver sendt ud til kunderne, så er det smart at give dem en app på en mobil enhed, så de har fuld adgang til information, selv om de er på farten – og så de kan registrere direkte i forretningssystemerne og for eksempel gemme billeder som dokumentation.
Det handler om at aktivere kørende teknikere og andre medarbejdere i felten.
Med Microsoft Power Platform kan du bygge processer og applikationer – uden at programmere. Og for at inspirere dig, så får du i denne serie af videoer en række af konkrete eksempler.
Forenklede løsninger
Når medarbejdere kun skal anvende en lille del af forretningsløsningen, så er det effektivt at give dem en app, der udelukkende indeholder de relevante funktioner.
Ekspedition af en kø af opgaver
Du modtager noget, som du skal evaluere, ændre, og derefter sende videre i fødekæden. Det kan gøres nemt med en app, der er dedikeret til formålet.
Formularer på kundeportalen
På kundeportalen kan kunderne udfylde formularer, der er forudfyldt med deres egne data, og validerer alle data online i ERP og CRM.
Én registrering udløser mange aktiviteter
Én enkelt registrering fra en medarbejder kan udløse en masse handlinger, som udføres automatisk, så medarbejderen ikke behøver at udføre det hele manuelt.
Notifikationer med afhængigheder
Når der sker noget, medarbejderen gerne vil reagere på med det samme, så er det godt at modtage en notifikation. Det hjælper med at handle rettidigt.
Reagér på hændelser og tendenser
Du kan vælge, hvad Power Automate skal evaluere, og hvor ofte det skal foregå, og hvad kriterierne er for at du ønsker en notifikation.
Reagér hurtigt på kritiske henvendelser
Få besked, når nogen siger noget, som man skal reagere hurtigt på. Det kan være en kommentar på sociale medier eller en klage.
Prioritering af opgaver
Når få ressourcer skal ekspedere mange opgaver, så er det vigtigt at få hjælp til prioritering, så de vigtige opgaver ikke drukner.
Godkendelsesprocesser
Når en eller flere kolleger skal godkende noget, så kan det foregå elektronisk, så man ikke behøver at ekspedere det manuelt.
Arbejde i felten for kørende teknikere
Med en app på en mobil enhed har medarbejderne i felten fuld adgang til information, og de kan registrere direkte i forretningssystemerne.
Booking af aktivitetsforløb
Dem, der skal afholde aktiviteter, udbyder tidspunkter, og deltagerne booker tiderne direkte i kalenderen. Alt samles i et aktivitetsforløb.
Selvbetjening uden genindtastning
Kunderne kan registrere direkte i forretningssystemet, og det kan udløse opgaver til medarbejderne internt uden genindtastning.
Sagsbehandling som selvbetjening
En automatisk forretningsproces styrer eksterne igennem sagsbehandling og beder om relevante data og dokumenter undervejs.
Aktivere personer og fjerne mellemled
Når du får besøg, så aktivér de eksterne personer til at registrere selv, så de dermed udløser en hel forretningsproces af aktiviteter.
Arbejdsgange på tværs af gammel teknologi
Med gamle systemer kan man udføre funktioner på tværs af systemerne – og få processer der skaber sammenhæng uden traditionel intregration.
Databerigelse mellem systemer
Lad forskellige forretningssystemer opdatere hinanden med ny viden, og lad hændelser i ét system blive til data i et andet system.
Databerigelse fra myndigheders registre
Data i forretningssystemerne kan på forespørgsel beriges med data fra eksterne registre hos myndighederne. Så skal man ikke selv slå alt op.
Strukturering af dokumenter i SharePoint
Forretningssystemerne er ikke gode til at holde styr på folderstruktur i SharePoint, men det kan automatiseres med Power Platform.
Eksempel
Planlægning, booking og opgaveregistrering for kørende teknikere er en masse gode opgaver for Power Platform.
Til et installationsfirma har vi bygget en løsning, hvor kunderne kan booke en aftale ved at vælge en ledig tid i kalenderen. Tiderne er opdelt i geografiske zoner, så teknikeren får en fornuftig rute mellem kunderne. Ude hos kunden anvender teknikeren en app på en tablet til at inspicere, gemme relevant dokumentation og til sidst afgive et tilbud til kunden.
I samme stil har vi også bygget en løsning til nøgleinspektioner, hvor bygherren og entreprenøren kan inspicere huset sammen, registrere fejl og mangler i en app, tage billeder som dokumentation, og definere opgaver for håndværkere, der skal udbedre fejl. I en portal kan eksterne leverandører bagefter byde ind på disse opgaver og booke udførelsen.
Koncept
Læg mærke til, at Outlook-kalenderen kan bringes i spil i en selvbetjeningsløsning. Man kan udvælge tidsrum, som man gør tilgængelige for eksterne brugere, der kan booke aftaler direkte i kalenderen. Det sparer rigtig meget koordineringsarbejde.
Koncept
Og så er der værktøjerne til de medarbejdere, som arbejder i felten. Det er ikke bare ’field service’ eller ’field sales’. Det er ’field-hvad-som-helst’.
Det er et spørgsmål om at give kontrollen til de personer, som er ude hos kunden. De kan stå derude og online registrere forhold, der straks bliver til tilbud, indkøb, serviceopgaver eller andre aktiviteter.
Hvis en forretningsproces omfatter både folk i felten og på kontoret, så er det en gevinst, at data registreres direkte i systemet. Når teknikeren i felten trykker ’gem’, så kan kollegaen på kontoret arbejde med data med det samme og fx afsende et tilbud, inden teknikeren er nået at gå ud ad døren. Processerne mellem felten og kontoret går meget hurtigere. Det er meget bedre service over for kunden.