Når en eller flere kolleger skal godkende noget, så kan man spare meget tid på at lade godkendelsesprocessen foregå elektronisk. Så behøver der ikke at være et menneske, der ekspederer og holder styr på fremdriften.
Det handler om at få styr på processer og dokumentation ved at etablere elektroniske godkendelsesprocesser.
Med Microsoft Power Platform kan du bygge processer og applikationer – uden at programmere. Og for at inspirere dig, så får du i denne serie af videoer en række af konkrete eksempler.
Eksempel
Godkendelsesprocesser kan være meget manuelle. Man lægger en faktura i et dueslag og så skal den rundsendes til dem, der skal godkende fakturaen.
Med Power Automate er det muligt at digitalisere og automatisere processen. Mange fakturaer kommer på en email, og hvis de bliver sendt til en fælles postkasse, så kan systemet snuppe den vedhæftede faktura og gemme den i SharePoint.
Så modtager den person, der har foretaget indkøbet, en notifikation og skal godkende fakturaen. Derefter slår system op, hvem der er vedkommendes chef, og chefen får så også en notifikation og skal godkende. Så bliver fakturaen flyttet over i bogholderiets SharePoint, og de får en notifikation om, at den kan betales og bogføres.
Koncept
Konceptuelt anvender vi en godkendelsesfunktion, der findes i Power Automate. Der kan vi definere, hvad der skal godkendes og af hvem, og så fortsætter processen først, når godkendelsen er i hus. Der kan være én eller mange godkendere, eller måske er det nok at 3 ud af 5 chefer har godkendt.
Denne funktion kan anvendes til at godkende indkøb, godkende kvalitetskontroller, screene ansøgninger, sikkerhedsgodkendelser, godkende budgetter, godkende prognoser, kundekreditgodkendelser, godkende afrapportering, rejsegodkendelser, godkende projekter, refusionsgodkendelser, godkendelse af kontraktændringer, godkendelse af dokumentation osv.
Prøv at overveje, hvor mange godkendelsesprocesser du har i virksomheden, der kan styres på denne måde.