Når medarbejdere kun skal anvende en lille del af en omfattende forretningsløsning, så er det effektivt at give dem en app, der udelukkende indeholder de funktioner, som de skal bruge.
Det går hurtigere, de laver færre fejl, og sikkerheden er bedre.
Det handler om at skabe forenklede løsninger til medarbejdere, der kun skal bruge én funktion.
Med Microsoft Power Platform kan du bygge processer og applikationer – uden at programmere. Og for at inspirere dig, så får du i denne serie af videoer en række af konkrete eksempler.
Forenklede løsninger
Når medarbejdere kun skal anvende en lille del af forretningsløsningen, så er det effektivt at give dem en app, der udelukkende indeholder de relevante funktioner.
Ekspedition af en kø af opgaver
Du modtager noget, som du skal evaluere, ændre, og derefter sende videre i fødekæden. Det kan gøres nemt med en app, der er dedikeret til formålet.
Formularer på kundeportalen
På kundeportalen kan kunderne udfylde formularer, der er forudfyldt med deres egne data, og validerer alle data online i ERP og CRM.
Én registrering udløser mange aktiviteter
Én enkelt registrering fra en medarbejder kan udløse en masse handlinger, som udføres automatisk, så medarbejderen ikke behøver at udføre det hele manuelt.
Notifikationer med afhængigheder
Når der sker noget, medarbejderen gerne vil reagere på med det samme, så er det godt at modtage en notifikation. Det hjælper med at handle rettidigt.
Reagér på hændelser og tendenser
Du kan vælge, hvad Power Automate skal evaluere, og hvor ofte det skal foregå, og hvad kriterierne er for at du ønsker en notifikation.
Reagér hurtigt på kritiske henvendelser
Få besked, når nogen siger noget, som man skal reagere hurtigt på. Det kan være en kommentar på sociale medier eller en klage.
Prioritering af opgaver
Når få ressourcer skal ekspedere mange opgaver, så er det vigtigt at få hjælp til prioritering, så de vigtige opgaver ikke drukner.
Godkendelsesprocesser
Når en eller flere kolleger skal godkende noget, så kan det foregå elektronisk, så man ikke behøver at ekspedere det manuelt.
Arbejde i felten for kørende teknikere
Med en app på en mobil enhed har medarbejderne i felten fuld adgang til information, og de kan registrere direkte i forretningssystemerne.
Booking af aktivitetsforløb
Dem, der skal afholde aktiviteter, udbyder tidspunkter, og deltagerne booker tiderne direkte i kalenderen. Alt samles i et aktivitetsforløb.
Selvbetjening uden genindtastning
Kunderne kan registrere direkte i forretningssystemet, og det kan udløse opgaver til medarbejderne internt uden genindtastning.
Sagsbehandling som selvbetjening
En automatisk forretningsproces styrer eksterne igennem sagsbehandling og beder om relevante data og dokumenter undervejs.
Aktivere personer og fjerne mellemled
Når du får besøg, så aktivér de eksterne personer til at registrere selv, så de dermed udløser en hel forretningsproces af aktiviteter.
Arbejdsgange på tværs af gammel teknologi
Med gamle systemer kan man udføre funktioner på tværs af systemerne – og få processer der skaber sammenhæng uden traditionel intregration.
Databerigelse mellem systemer
Lad forskellige forretningssystemer opdatere hinanden med ny viden, og lad hændelser i ét system blive til data i et andet system.
Databerigelse fra myndigheders registre
Data i forretningssystemerne kan på forespørgsel beriges med data fra eksterne registre hos myndighederne. Så skal man ikke selv slå alt op.
Strukturering af dokumenter i SharePoint
Forretningssystemerne er ikke gode til at holde styr på folderstruktur i SharePoint, men det kan automatiseres med Power Platform.
Eksempel
Et godt eksempel er ekspedition af pakker på lageret.
I ERP-systemet færdes en masse brugere, som kun skal anvende én enkelt funktion – og synes at det er forvirrende, at ERP-systemet indeholder tusind andre funktioner.
På lageret kan vi give lagermedarbejderen en dedikeret app i hånden til at udlevere pakker til fragtmanden.
Lagermedarbejderen skal registrere, at pakkerne er klar til udlevering, og det kræver adgang til salgsordrerne i ERP-systemet, og der står alt muligt, som gør operationen kompleks for lagermedarbejderen, og der står også købs- og salgspriser, som lagermedarbejderen slet ikke bør se.
På traditionel vis er det en proces, der kræver en del oplæring. Men i en app kan vi nemt vise de salgsordrer, som er klar til fragt.
Lagermedarbejderen vælger, hvad der skal udleveres, og til hvilket fragtfirma, og når man trykker på udleveringsknappen, så kommer der et underskriftsfelt til fragtmanden. Den kvittering gemmer vi på alle salgsordrerne, og fragtmanden behøver ikke at underskrive en hel stak fragtbreve.
Koncept
Det var blot ét eksempel på at forenkle brugergrænsefladen i et komplekst ERP-system.
Prøv at overveje, hvor mange steder, der findes personer, som kun skal bruge nogle få funktioner i ERP-løsningen og synes, at det er unødvendigt komplekst.
Med
De kan udføre deres funktion med langt færre klik. De bliver ikke forstyrret af alle de andre ERP-funktioner, som de ikke skal bruge. De kommer ikke til at trykke på noget forkert og skabe fejl. De ser ikke noget, som de ikke burde have adgang til at se. Og det er meget nemmere at oplære nye medarbejdere.