Hvad er ERP?
ERP er en forkortelse for Enterprise Resource Planning, og det er enkelt sagt et elektronisk ressourcestyrings-program, der styrer alle hverdagens transaktionelle processer.
Selvom det hedder enterprise, så er det virksomheder af alle størrelser, der bruger ERP. Vi arbejder fx med Microsofts Business Central, som er til små og mellemstore virksomheder.
Formålet med ERP er at styrke virksomhedens processer
ERP har til formål at sætte din virksomheds aktiviteter i system, skabe overblik og centralisere styringen af dem. Det giver værdi ved at det sparer tid, øger produktiviteten, styrker konkurrenceevnen, skaber beslutningsgrundlag og i sidste ende giver en bedre bundlinje.
ERP dækker som regel alle administrative processer i virksomheden, som fx:
- Økonomi og regnskab
- Statistikker og rapportering
- Kunder og ordrer
- Leverandører og indkøb
- Budgetter og prognoser
- Lagerbeholdning og lagerstyring
- Planlægning af indkøb og produktion
- Warehouse Management
- Distribution og lokationer
- Produktion
- Medarbejdere og løn
Få fuld funktionalitet inden for hele din forsyningskæde
En moderne virksomhed har mange processer, som skal håndteres i dagligdagen. I dag handler ERP ikke kun om at understøtte processer effektivt. Det er også et spørgsmål om at sikre, at din virksomhed altid er klar til ændringer i markedet.
ERP er oprindeligt skabt til at knytte alle arbejdsprocesserne i virksomheden sammen. Det er meningen, at du ikke behøver at arbejde i mange forskellige programmer i hverdagen for at løse de basale arbejdsopgaver.
Den teknologiske udvikling har dog gjort, at man i dag ikke behøver at samle alt i ERP-løsningen for at opnå denne gevinst. Integration er blevet nemmere og billigere, og derfor kan man i dag nemmere anvende forskellige IT-systemer til forskellige formål – og stadig have følelsen af, at alle arbejdsprocesserne i virksomheden hænger sammen.
Service
Serviceordrer, serviceaftaler, forbrug …
Bliv inspireret af andre…
Fairpoint Outdoors vil løse alt med Apps i Business Central
Fairpoint Outdoors endte de med at anvende næsten 20 apps fra Microsoft AppSource for at holde deres Business Central parat til fremtiden. Lyt til erfaringerne fra IT-chef Kenneth Aabenhus.
Hør Rema Tip Tops strategi for at vælge de rette Apps
Rema Tip Top har en klar strategi om at løse alle behov med apps, fordi de vil være fremtidssikrede i mindst 10 år og have lave omkostninger.
Landsforeningen LIVSVÆRK frigiver tid til det vigtige med nyt økonomisystem
”Det var langt vigtigere for mig, at vi kunne komme hurtigt i mål” … “projektet var 10 gange mere effektivt og 50 gange billigere, end hvad det ellers ville have kostet”
Modstrøm valgte et kort ERP-projekt
“Vi foretrak et accelereret projekt. Det var hårdt, men vi kunne se lyset for enden af tunnelen hele tiden. Vi vidste hvad det ville kræve at komme i mål, og hver dag nåede vi de nødvendige milepæle for at nå frem til målstregen,” fortæller Henrik Holst Larsen, CFO Modstrøm
Firstcom Europe valgte Unbox
“Unbox kommer med standardopsætning, og det var vi vanvittigt indstillet på. Vi ville have at Business Central skulle styre vores processer, mere end vi skulle lave specialtilretninger.” fortæller Helle Ommestrup, Managing Director hos Firstcom Europe (DK)
T&W Holding skiftede til ERP i skyen
T&W Holding skiftede fra en on-premise ERP-løsning til Business Central som Cloud-løsning. Se videoen og hør, hvordan de oplevede at komme i skyen.
AVA Group gennemfører ERP-projekt virtuelt på 14 dage
“Det har været virkelig godt, og fandtes der en Unbox vol. 2, så valgte vi at køre projektet i hus via Teams lige på stede,” siger Hans Ole Vitus, CTO & Founder
Helsam accelererer performancemål med ERP-standardløsning
“En af vores mantraer har været ikke at rette i systemet, men at rette vores processer til internt,” fortæller Birgitte Schou, IT-chef Helsam A/S
De 5 ting, der gør Business Central-projektet til en succes
Hvis du overvejer en Business Central-løsning fra Microsoft, så er der 5 ting, vi synes du bør have styr på.
Eleven Australia rider på Business Central bølgen
Det var behovet for fleksibilitet, stabilitet og hurtige svartider, der fik Eleven Australia til at søge efter det perfekte system til deres behov.
Erhvervshusene klar til at høste Cloud-gevinsterne
Erhvervshusene kører med flest brugere i hele Skandinavien på Business Central. Se og hør, hvordan Cloud-gevinsterne bliver høstet.
AVN Gruppen slipper for ERP-opgraderinger nu
AVN Gruppen fortæller om, hvordan de opgraderede deres Dynamics NAV. Det var den sidste migrering, de nogensinde skulle igennem, fordi de nu kører på en standardløsning.
Erfaringerne fra et skabelonbaseret Business Central-projekt
Tabellae valgte et komprimeret migreringsprojekt, da de skulle flytte deres ERP-løsninger i Danmark, Norge og Sverige til Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Sampension sparer 50 pct. på intensivt ERP-projekt
“Hvis vi er seriøse omkring, at vi skal skifte ERP-system, så skal vi gøre det på 20 uger.” Det gav Sampension en besparelse på 50%
Scandinavian Packaging planlægger klogere med Business Central
Hør hvordan Scandinavian Packaging har effektiviseret deres planlægning med Microsoft Dynamics 365 Business Central med løsningen Reverse Planning.
Eva Solo effektiviserer Warehouse Management
Hør hvordan Eva Solo har effektiviseret lagerstyringen med Warehouse Management løsningen til Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Thuesen Jensen A/S styrer Master Data i Business Central
Hør Thuesen Jensen A/S fortælle om hvordan de styrer Master Data i deres Microsoft Dynamics 365 Business Central med tillægsløsningen Master Data Information.
Hvad bruger man ERP til?
Fordelene ved at knytte alle arbejdsprocesserne i virksomheden sammen viser sig i det daglige arbejde. Lad os tage nogle eksempler.
FAQ
Hvad er et ERP-system?
ERP er en forkortelse for Enterprise Resource Planning, og det er et administrativt IT-system, som styrer hele forsyningskæden fra produktion, lager, indkøb, salg til økonomistyring. Nogle anvender udtrykkene Økonomisystem eller Regnskabssystem, og disse udtryk henviser til systemer, der fokuserer på finans, salg og indkøb. ERP dækker således bredere funktionalitet.
Hvad er en forretningsløsning?
En Forretningsløsning er en administrativ IT-løsning, der anvendes i driften af en virksomhed. Det er et meget bredt begreb, fordi der er kommet mange forskellige typer virksomhedssystemer på markedet. Det er ikke længere kun økonomistyring. Det er også rapportering, automatisering, relationsstyring, projektstyring, servicestyring, produktion og meget mere.
Hvad er forskellen på et økonomisystem og et ERP-system?
Et Økonomisystem eller Regnskabssystem dækker som regel bogholderiets arbejde i virksomheden, dvs finans, salg og indkøb. ERP betyder Enterprise Resource Planning, og det dækker bredere. Som navnet antyder handler det om ressourceplanlægning, og det omfatter som regel produktion, lager, distribution, planlægning, indkøb, salg og naturligvis traditionel finans.
ERP kan give større mobilitet
En del ERP-systemer er skabt til, at medarbejderne kan tilgå systemet online, når de ikke er på kontoret. Det gælder fx Microsofts ERP-systemer, som vi arbejder med hos Abakion. Det gør en virksomhed mere mobil og letter datadeling mellem relevante medarbejdere uanset tid og sted.
Et eksempel kan være en servicetekniker, som kan slå anlægsdata op, når han er ude hos en kunde. Han kan registrere vareforbrug, slå op om reservedele er på lager, registrere tid og danne faktureringsgrundlag.
Han kan klare det hele straks. Der er ikke registreringer, som skal foretages bagefter. Det giver mindre stress, og det giver mere præcist øjebliksbillede. Det giver også højere omsætning, fordi større præcision i registrering af tid og materialeforbrug som regel betyder, at intet bliver glemt.
Træk vigtige informationer fra ERP systemet
Når du fylder ERP-systemer med data på kunder, medarbejdere, indkøb, lagerbeholdning, indtægter og udgifter har du mulighed for at trække vigtige nøgletal direkte fra ERP-systemet til statistik, budget og planlægning.
Det kan skabe vigtig forretningsmæssig indsigt, som kan tjene som beslutningsgrundlag både på strategisk og dagligt praktisk niveau. Hvad er vigtigt for dig at vide? Hvilke er de mest solgte varer? Hvilke varegrupper giver bedst indtjening? Hvilke medarbejdere opfylder salgskvoterne? Hvilke kundesegmenter giver mest omsætning?
Muligheden for at trække præcise statistikker med få klik giver virksomhedens ledelse effektive redskaber til at kunne tilrettelægge og løbende tilpasse virksomhedens planlagte udvikling.
Nogle vælger at kombinere ERP-systemet med en Business Intelligence-løsning, som har langt bedre muligheder for at visualisere data – og andre trækker data over i Excel og sætter deres egne grafer op.
Forskellige typer af ERP
På grund af de mange muligheder for at optimere arbejdsgange elektronisk, bruger de fleste virksomheder i dag et eller flere administrative IT-systemer som ERP, CRM og BI til at lette dagligdagens administrative opgaver.
En del af ERP-systemerne er faktisk udviklet i Danmark. Vi har en lang tradition for at bygge ERP-systemer, og du kender måske nogle af de danske klassikere som Navision, Axapta, Concorde XAL, C5. De er alle sammen opkøbt af Microsoft og er i dag blevet til: Dynamics 365 Business Central og Dynamics 365 for Financials and Operations.
Disse løsninger smeltet sammen med CRM-løsningen Dynamics 365 for Sales. CRM står for Customer Relationship Management, og det var oprindeligt en helt separat kategori af IT-løsninger, men i dag er ERP og styring af kunderelationer blevet så tæt sammenhængende, at løsningerne også smelter sammen.
ERP til små og store virksomheder
Da der findes så mange forskellige typer ERP-systemer, er der løsninger til alt fra små iværksættere til store virksomheder med afdelinger over hele landet.
Et enkeltmandsfirma vil typisk bruge et ERP i form af et regnskabssystem til at lette bogføringen. Den producerende virksomhed kan bruge ERP til at give overblik over kundebestillinger, lagerbeholdning og produktion. Sådan kan alle parter følge med i om lageret svarer til behovet, om en ordre er på vej og kræver bestilling af råmaterialer osv. Den store virksomhed kan bruge ERP til både regnskab, optimering af interne arbejdsgange, produktion, afrapportering og automatiseringer ved indtastning af data
Et gennemtænkt ERP har den fordel, at løsningen kan skaleres efter virksomhedens behov. Kernen af data på kunderne og virksomheden bliver ikke påvirket af, at en virksomhed udvikler sig. Derfor kan et ERP følge virksomheden helt fra iværksætterstadiet og til virksomheden er verdensomspændende.
Hvis en virksomhed sælger fra, kan data på kunder, produkter, medarbejdere m.m. desuden følge salget. Da data er online vil det være nemt at flytte til den nye virksomheds egen ERP. Så et ERP kan styrke virksomheden både i hverdagen og ved salg.
Integrationer med ERP
Et ERP-system kan integreres med andre systemer og alle typer specialudviklede apps til at lette virksomhedens hverdag yderligere. Et eksempel er en sammenkobling mellem en online shop og et regnskabssystem. Formålet er at alle køb, leveringer, returneringer, delleveringer, fragt og moms i shoppen automatisk bliver overført til regnskabssystemet. Det letter i høj grad bogføringsarbejdet. Dertil kommer, at den konstante bogføring af indtægter og udgifter giver ejeren overblik over virksomhedens likviditet med få klik.
Et andet eksempel er en butik eller et lager, som har skabt forbindelse mellem en stregkodescanner og ERP til lagerstyring og regnskab.
ERP behøver ikke kun at blive integreret på tal. Nogle gange ønsker en virksomhed at skabe forbindelse mellem tal, produkter og mennesker. Det kan eksempelvis være en virksomhed, der aflønner efter resultat. I så fald skal ledelsen kunne trække tal på hver ansattes kunder, typen af solgte produkter, avancen på produkterne m.m. for at beregne medarbejderens løn og bonus.
Et sidste velkendt eksempel på integrationer kan være virksomheder, der har brug for at integrere ERP med et CRM for at skabe overblik i salgsarbejde, markedsføringsindsats, projektsamarbejde mellem afdelinger m.m.
ERP – en enkeltstående IT-løsning?
Der er mange ERP-systemer at vælge mellem på markedet. Spørgsmålet om et ERP kan være en enkeltstående IT-løsning er dobbeltsidet. Den ene side af spørgsmålet er, om alle ERP’er kræver integrationer med virksomhedens andre systemer for at kunne fungere optimalt. Den anden side er, om et ERP kan være virksomhedens eneste IT-system til at løse alle virksomhedens IT- opgaver. Det korte svar er, at det er to sider af samme sag.
En iværksætter kan for eksempel godt nøjes med ERP i form af et regnskabssystem, der også kan oprette fakturaer, bogføre, sende rykkere og give et enkelt overblik over firmaets økonomi. Hvis samme firma har en webshop, kan firmaet godt vælge ikke at integrere bogføringssystemet med webshoppen. Firmaet går i så fald glip af at spare tid på automatiseret bogføring af shopbevægelser, men det er firmaets eget valg. Så spørgsmålet må være, hvorfor skulle man ikke vælge at integrere et ERP med andre IT-systemer, hvis det kan spare tid?
Den anden del af spørgsmålet handlede om, hvorvidt et ERP kan fungere som virksomhedens eneste IT-system. Det afhænger af virksomhedens behov både nu og fremover og hvorvidt det valgte ERP kan udfylde de funktioner. Nogle gange vil et ERP kræve tilpasning i form af specialudvikling af det centrale ERP eller udvidelser med apps for at matche virksomhedens præcise behov.
Faktum er, at en ERP-løsning altid vil være i konstant udvikling, hvis systemet er udviklet af en IT-virksomhed i sund vækst. Det skyldes, at IT-virksomheden naturligt ønsker at opfylde deres kunders behov for at kunne fortsætte den sunde vækst. Derfor bør du som kunde kigge på ERP-systemets eksisterende funktioner og på udviklerens planer for vækst af ERP-systemet, inden du vælger et ERP. Hvis IT-virksomheden bag det overvejede ERP matcher dine egne planer og behov, så er det et godt valg, for så kan I vokse i samme retning eller finde en løsning i form af integrationer med apps fra andre udbydere.
Derfor er svaret på, om ERP kan være et enkeltstående IT-system for virksomheden afhængig af hvad, hvor og hvordan din virksomhed ønsker at optimere.
En fast kerne med skræddersyet overbygning
Du kan vælge forskellige typer af ERP-løsninger afhængig af din virksomheds behov. Der er nogle, som er skræddersyet til bestemte brancher eller funktioner, og nogle er generelle med bred funktionalitet og andre generelle med ret begrænset funktionalitet.
Det bedste er naturligvis at vælge en løsning, som er veletableret i markedet og som har så bred funktionalitet, at I har plads til at vokse. Hvis der er millioner af brugerne på løsningen, så kan den sikkert også det, som din virksomhed har behov for.
De store ERP-producenter har den økonomiske styrke til at tage udgiften for ny udvikling, og de er nødt til at videreudvikle løsningen konstant for at matche markedets skiftende krav til brugerflade, behovsdækning, officielle krav og sikkerhed. Man kan også se det på den måde, at du ikke er alene om at bære udgiften for udviklingen.
Hvis din virksomheds behov er helt unikke, så kan du vælge at få specialudviklet funktionalitet til din ERP-løsning. Det giver langt de fleste løsninger mulighed for. Du skal dog være opmærksom på, at hvis du overvejer en cloud-løsning – altså en Software-as-a-Service (SaaS) løsning – så kan det være, at du ikke kan specialtilrette løsningen. På den front er Dynamics 365 Business Central lidt speciel, fordi det er en ægte SaaS-platform, som samtidig giver mulighed for at du kan udvikle en customer extension, som er speciel funktionalitet kun til din virksomhed.
Hvordan bliver ERP en del af virksomheden?
Hvis din virksomhed er nystartet og har vækstplaner – og ikke har et ERP endnu – så er det optimalt, at du tidligt implementerer et professionelt og anerkendt økonomisystem frem for bare et Excel-ark til regnskab, lagerstyring eller andre relevante opgaver. Sørg for at få et system, som kan udvides og give det nødvendige overblik, selv om din virksomhed vokser hurtigt.
Hvis din virksomhed har et ældre ERP-system og ønsker et andet, så er det nødvendigt at migrere data mellem de to. Selv om det er en gammel og en ny udgave af samme system, så er et migreringsprojekt ofte nødvendigt. Der er enkelte undtagelser. Vi har hos Abakion selv produceret et værktøj, der kan migrere fra ældre versioner af NAV og C5 til den nyeste, som er Dynamics 365 Business Central. Men i mange andre tilfælde kommer du ud i et fuldt migreringsprojekt.
Det er ofte relevant at integrere ERP-systemet med andre løsninger eller udstyr i virksomheden. Det kan være, at du skal have ERP integreret til en webshop, et lagersystem, scannere, CRM, produktionsudstyr osv. Hvis du har denne type behov, så er det en god idé at finde et system, som i forvejen omfatter en integration til det du har behov for, så du ikke skal betale for udvikling.
ERP på tværs af landegrænser
Skal dit ERP-system tale flere sprog? Hvis din virksomhed har vækstplaner, så er det relevant at tænke sprogvarianter og forskellige landes lovkrav ind i valget af løsning. Medmindre du kun har ansatte, der taler samme sprog, kan det være en vigtig faktor at vælge et ERP med flere sprogvarianter. På samme vis er det vigtigt, at den valgte ERP lever op til de skiftende lovkrav på tværs af landegrænser. Selv generelle love som GDPR, der er gyldig for hele EU, er implementeret i lokale lovgivninger på forskellig vis, og lokale regler for regnskabsaflæggelse, bogføringspraksis osv skal naturligvis understøttes af din løsning i de lande, du forventer at være repræsenteret i.
Fremtiden for ERP
I sin tid startede ERP som et rent økonomisystem. Med årene er konceptet vokset med de mange brugeres nye behov for effektivisering i hverdagen. Der bliver udviklet nye moduler af IT-virksomheder i alle størrelser til at matche behovet i alle typer erhverv. Det er sikkert, at ERP er kommet for at blive, fordi denne type løsninger systematiserer vores i forvejen digitale arbejdsgange. Derfra ligger optimering af hverdagens processer lige for til gavn og glæde for både kunder, medarbejdere og virksomhederne.
