Hvad er ERP?

ERP er en forkortelse for Enterprise Ressource Planning, og det er enkelt sagt et elektronisk ressourcestyrings-program, der styrer alle hverdagens transaktionelle processer. Selv om det hedder enterprise, så er det virksomheder af alle størrelser, der bruger ERP.

ERP har til formål at sætte din virksomheds aktiviteter i system, skabe overblik og centralisere styringen af dem. Det giver værdi ved at det sparer tid, øger produktiviteten, styrker konkurrenceevnen og i sidste ende giver en bedre bundlinje.

ERP

ERP styrker jeres virksomhed

ERP skal forenkle hverdagen ved at du kun skal registrere alle oplysninger i en enkelt database frem for flere forskellige. Oplysningerne kan være relateret til:

  • Økonomi og regnskab
  • Kunder og ordrer
  • Leverandører og indkøb
  • Budgetter og prognoser
  • Lagerbeholdning og lagerstyring
  • Statistikker og rapportering

Det er bare nogle af de opgaver, du kan løse med ERP.

En styrke ved ERP er, at databasen er skabt til at knytte arbejdsprocesserne sammen. Du slipper for at arbejde i mange forskellige programmer i din hverdag for at løse de basale arbejdsopgaver. En given kundes oplysninger er tilgængelige i alle dele af systemet uanset arbejdsopgave – det vil sige, uanset om du har brug for at sælge, yde support eller oprette en faktura til kunden. ERP effektiviserer på den måde hverdagen for hele virksomheden og kundeoplysninger bliver ikke tabt i overleveringen mellem afdelinger.

ERP kan holde medarbejderne opdaterede på tværs af virksomhedens afdelinger og funktioner. Det betyder fx, at hvis en servicetekniker i felten registrerer et salg af et produkt, så bliver lagerbeholdning straks opdateret. Du kan opsætte en automatisk advarsel, så indkøberne får besked, når beholdningen kommer under et genbestillingspunkt, og så kan de købe ind i god tid.

På den måde kan du både optimere lagerbindingen og samtidig yde god service til kunderne med en høj servicegrad, fordi alle kender den præcise lagerbeholdning. Hvis du arbejder aktivt med ERP-systemets prognoser, så kan du endda inkludere fremtidige varebehov fra fx markedsføringstiltag.

ERP giver således mere overblik i din kundekontakt, optimerer arbejdsprocesser og effektiviserer ressourcestyring.

ERP kan give større mobilitet

En del ERP-systemer er skabt til, at medarbejderne kan tilgå systemet online, når de ikke er på kontoret. Det gør en virksomhed mere mobil og letter datadeling mellem relevante medarbejdere uanset tid og sted.

Et eksempel kan være en servicetekniker, som kan slå anlægsdata op, når han er ude hos en kunde. Han kan registrere vareforbrug, slå op om reservedele er på lager, registrere tid og danne faktureringsgrundlag.

Han kan klare det hele straks. Der er ikke registreringer, som skal foretages bagefter. Det giver mindre stress, og det giver mere præcist øjebliksbillede. Det giver også højere omsætning, fordi større præcision i registrering af tid og materialeforbrug som regel betyder, at intet bliver glemt.

Træk vigtige informationer fra ERP systemet

Når du fylder ERP-systemer med data på kunder, medarbejdere, indkøb, lagerbeholdning, indtægter og udgifter har du mulighed for at trække vigtige nøgletal direkte fra ERP-systemet til statistik, budget og planlægning.

Det kan skabe vigtig forretningsmæssig indsigt, som kan tjene som beslutningsgrundlag både på strategisk og dagligt praktisk niveau. Hvad er vigtigt for dig at vide? Hvilke er de mest solgte varer? Hvilke varegrupper giver bedst indtjening? Hvilke medarbejdere opfylder salgskvoterne? Hvilke kundesegmenter giver mest omsætning?

Muligheden for at trække præcise statistikker med få klik giver virksomhedens ledelse effektive redskaber til at kunne tilrettelægge og løbende tilpasse virksomhedens planlagte udvikling.

Nogle vælger at kombinere ERP-systemet med en Business Intelligence-løsning, som har langt bedre muligheder for at visualisere data – og andre trækker data over i Excel og sætter deres egne grafer op.

Forskellige typer af ERP

På grund af de mange muligheder for at optimere arbejdsgange elektronisk, bruger de fleste virksomheder i dag et eller flere administrative IT-systemer som ERP, CRM og BI til at lette dagligdagens administrative opgaver.

En del af ERP-systemerne er faktisk udviklet i Danmark. Vi har en lang tradition for at bygge ERP-systemer, og du kender måske nogle af de danske klassikere som Navision, Axapta, Concorde XAL, C5. De er alle sammen opkøbt af Microsoft og er i dag blevet til: Dynamics 365 Business Central og Dynamics 365 for Financials and Operations.

Disse løsninger smeltet sammen med CRM-løsningen Dynamics 365 for Sales. CRM står for Customer Relationship Management, og det var oprindeligt en helt separat kategori af IT-løsninger, men i dag er ERP og styring af kunderelationer blevet så tæt sammenhængende, at løsningerne også smelter sammen.

ERP til små og store virksomheder

Da der findes så mange forskellige typer ERP-systemer, er der løsninger til alt fra små iværksættere til store virksomheder med afdelinger over hele landet.

Et enkeltmandsfirma vil typisk bruge et ERP i form af et regnskabssystem til at lette bogføringen. Den producerende virksomhed kan bruge ERP til at give overblik over kundebestillinger, lagerbeholdning og produktion. Sådan kan alle parter følge med i om lageret svarer til behovet, om en ordre er på vej og kræver bestilling af råmaterialer osv. Den store virksomhed kan bruge ERP til både regnskab, optimering af interne arbejdsgange, produktion, afrapportering og automatiseringer ved indtastning af data

Et gennemtænkt ERP har den fordel, at løsningen kan skaleres efter virksomhedens behov. Kernen af data på kunderne og virksomheden bliver ikke påvirket af, at en virksomhed udvikler sig. Derfor kan et ERP følge virksomheden helt fra iværksætterstadiet og til virksomheden er verdensomspændende.

Hvis en virksomhed sælger fra, kan data på kunder, produkter, medarbejdere m.m. desuden følge salget. Da data er online vil det være nemt at flytte til den nye virksomheds egen ERP. Så et ERP kan styrke virksomheden både i hverdagen og ved salg.

Integrationer med ERP

Et ERP-system kan integreres med andre systemer og alle typer specialudviklede apps til at lette virksomhedens hverdag yderligere. Et eksempel er en sammenkobling mellem en online shop og et regnskabssystem. Formålet er at alle køb, leveringer, returneringer, delleveringer, fragt og moms i shoppen automatisk bliver overført til regnskabssystemet. Det letter i høj grad bogføringsarbejdet. Dertil kommer, at den konstante bogføring af indtægter og udgifter giver ejeren overblik over virksomhedens likviditet med få klik.

Et andet eksempel er en butik eller et lager, som har skabt forbindelse mellem en stregkodescanner og ERP til lagerstyring og regnskab.

ERP behøver ikke kun at blive integreret på tal. Nogle gange ønsker en virksomhed at skabe forbindelse mellem tal, produkter og mennesker. Det kan eksempelvis være en virksomhed, der aflønner efter resultat. I så fald skal ledelsen kunne trække tal på hver ansattes kunder, typen af solgte produkter, avancen på produkterne m.m. for at beregne medarbejderens løn og bonus.

Et sidste velkendt eksempel på integrationer kan være virksomheder, der har brug for at integrere ERP med et CRM for at skabe overblik i salgsarbejde, markedsføringsindsats, projektsamarbejde mellem afdelinger m.m.

ERP – en enkeltstående IT-løsning?

Der er mange ERP-systemer at vælge mellem på markedet. Spørgsmålet om et ERP kan være en enkeltstående IT-løsning er dobbeltsidet. Den ene side af spørgsmålet er, om alle ERP’er kræver integrationer med virksomhedens andre systemer for at kunne fungere optimalt. Den anden side er, om et ERP kan være virksomhedens eneste IT-system til at løse alle virksomhedens IT- opgaver. Det korte svar er, at det er to sider af samme sag.

En iværksætter kan for eksempel godt nøjes med ERP i form af et regnskabssystem, der også kan oprette fakturaer, bogføre, sende rykkere og give et enkelt overblik over firmaets økonomi. Hvis samme firma har en webshop, kan firmaet godt vælge ikke at integrere bogføringssystemet med webshoppen. Firmaet går i så fald glip af at spare tid på automatiseret bogføring af shopbevægelser, men det er firmaets eget valg. Så spørgsmålet må være, hvorfor skulle man ikke vælge at integrere et ERP med andre IT-systemer, hvis det kan spare tid?

Den anden del af spørgsmålet handlede om, hvorvidt et ERP kan fungere som virksomhedens eneste IT-system. Det afhænger af virksomhedens behov både nu og fremover og hvorvidt det valgte ERP kan udfylde de funktioner. Nogle gange vil et ERP kræve tilpasning i form af specialudvikling af det centrale ERP eller udvidelser med apps for at matche virksomhedens præcise behov.

Faktum er, at en ERP-løsning altid vil være i konstant udvikling, hvis systemet er udviklet af en IT-virksomhed i sund vækst. Det skyldes, at IT-virksomheden naturligt ønsker at opfylde deres kunders behov for at kunne fortsætte den sunde vækst. Derfor bør du som kunde kigge på ERP-systemets eksisterende funktioner og på udviklerens planer for vækst af ERP-systemet, inden du vælger et ERP. Hvis IT-virksomheden bag det overvejede ERP matcher dine egne planer og behov, så er det et godt valg, for så kan I vokse i samme retning eller finde en løsning i form af integrationer med apps fra andre udbydere.

Derfor er svaret på, om ERP kan være et enkeltstående IT-system for virksomheden afhængig af hvad, hvor og hvordan din virksomhed ønsker at optimere.

En fast kerne med skræddersyet overbygning

Du kan vælge forskellige typer af ERP-løsninger afhængig af din virksomheds behov. Der er nogle, som er skræddersyet til bestemte brancher eller funktioner, og nogle er generelle med bred funktionalitet og andre generelle med ret begrænset funktionalitet.

Det bedste er naturligvis at vælge en løsning, som er veletableret i markedet og som har så bred funktionalitet, at I har plads til at vokse. Hvis der er millioner af brugerne på løsningen, så kan den sikkert også det, som din virksomhed har behov for.

De store ERP-producenter har den økonomiske styrke til at tage udgiften for ny udvikling, og de er nødt til at videreudvikle løsningen konstant for at matche markedets skiftende krav til brugerflade, behovsdækning, officielle krav og sikkerhed. Man kan også se det på den måde, at du ikke er alene om at bære udgiften for udviklingen.

Hvis din virksomheds behov er helt unikke, så kan du vælge at få specialudviklet funktionalitet til din ERP-løsning. Det giver langt de fleste løsninger mulighed for. Du skal dog være opmærksom på, at hvis du overvejer en cloud-løsning – altså en Software-as-a-Service (SaaS) løsning – så kan det være, at du ikke kan specialtilrette løsningen. På den front er Dynamics 365 Business Central lidt speciel, fordi det er en ægte SaaS-platform, som samtidig giver mulighed for at du kan udvikle en custom extension, som er speciel funktionalitet kun til din virksomhed.

Hvordan bliver ERP en del af virksomheden?

Hvis din virksomhed er nystartet og har vækstplaner – og ikke har et ERP endnu – så er det optimalt, at du tidligt implementerer et professionelt og anerkendt økonomisystem frem for bare et Excel-ark til regnskab, lagerstyring eller andre relevante opgaver. Sørg for at få et system, som kan udvides og give det nødvendige overblik, selv om din virksomhed vokser hurtigt.

Hvis din virksomhed har et ældre ERP-system og ønsker et andet, så er det nødvendigt at migrere data mellem de to. Selv om det er en gammel og en ny udgave af samme system, så er et migreringsprojekt ofte nødvendigt. Der er enkelte undtagelser. Vi har hos Abakion selv produceret et værktøj, der kan migrere fra ældre versioner af NAV og C5 til den nyeste, som er Dynamics 365 Business Central. Men i mange andre tilfælde kommer du ud i et fuldt migreringsprojekt.

Det er ofte relevant at integrere ERP-systemet med andre løsninger eller udstyr i virksomheden. Det kan være, at du skal have ERP integreret til en webshop, et lagersystem, scannere, CRM, produktionsudstyr osv. Hvis du har denne type behov, så er det en god idé at finde et system, som i forvejen omfatter en integration til det du har behov for, så du ikke skal betale for udvikling.

ERP på tværs af landegrænser

Skal dit ERP-system tale flere sprog? Hvis din virksomhed har vækstplaner, så er det relevant at tænke sprogvarianter og forskellige landes lovkrav ind i valget af løsning. Medmindre du kun har ansatte, der taler samme sprog, kan det være en vigtig faktor at vælge et ERP med flere sprogvarianter. På samme vis er det vigtigt, at den valgte ERP lever op til de skiftende lovkrav på tværs af landegrænser. Selv generelle love som GDPR, der er gyldig for hele EU, er implementeret i lokale lovgivninger på forskellig vis, og lokale regler for regnskabsaflæggelse, bogføringspraksis osv skal naturligvis understøttes af din løsning i de lande, du forventer at være repræsenteret i.

Fremtiden for ERP

I sin tid startede ERP som et rent økonomisystem. Med årene er konceptet vokset med de mange brugeres nye behov for effektivisering i hverdagen. Der bliver udviklet nye moduler af IT-virksomheder i alle størrelser til at matche behovet i alle typer erhverv. Det er sikkert, at ERP er kommet for at blive, fordi denne type løsninger systematiserer vores i forvejen digitale arbejdsgange. Derfra ligger optimering af hverdagens processer lige for til gavn og glæde for både kunder, medarbejdere og virksomhederne.

ERP - fortsæt med

Alt om Dynamics NAV 2018
Version 2018 er den nyeste udgave af Dynamics NAV.

Alt om Dynamics 365 Business Central
Dit næste ERP-projekt skal du gribe helt anderledes an.

Pakkeløsningen Abakion 365
Abonnement inkl. opgraderinger og ubegrænset support