Sådan bruger du AI sammen med Business Central

Hvorfor er en AI-licens ikke nok?

En AI-licens er ikke nok, fordi det ikke sker af sig selv. Alle studier peger på, at dem, der er længst bagud, er dem, der bare har fået en licens. Flere og flere virksomheder køber licenser til Copilot, ChatGPT og Claude, og det gør det både ekstra godt og ekstra forvirrende, hvis man i forvejen synes, det er svært.

Derfor skal man som virksomhed starte med en strategi. Man skal hjælpe dem, der har sværest ved det, med at tage deres kedeligste opgaver og gøre noget ved dem, så de får en tryghed til at starte med. Lene går selv forrest internt. I udviklingsafdelingen har de bygget et lights out factory, hvor de planlægger arbejdet om dagen, slukker lyset og går hjem, hvorefter AI koder om natten, så det er klar om morgenen. De flytter arbejdet ud af platformen, blandt andet for at udnytte de tokens, de skal bruge i arbejdstiden.

Hvem er Jette, og hvad er problemet?

Jette er en fiktiv indkøber, der har mistet sit fag til administrativt arbejde. Hun har været indkøber i 20 år og er brandgod til Business Central, som hun måske stadig kalder Navision. Men helt oprindeligt var hun god til at forhandle priser, kommunikere og planlægge. Måske har systemerne gjort hende til en administrativ medarbejder, der har glemt sit fag, og målet er at få hende tilbage til det, hun blev ansat på.

Skal folk, der har været i gamet i mange år, bruge AI, må det pakkes ind i noget, de selv synes er smart, for ellers kommer de aldrig i gang. Til demoen har Lene spændt en lille butik op, Nordklinik Forsyning, der sælger cykeldele, fordi det er de data, man typisk har til rådighed.

Hvad er de fire værktøjer til AI i Business Central?

De fire værktøjer spænder fra en simpel Outlook-udvidelse til en fuld agent, der betjener systemet. Skemaet samler dem:

Værktøj 1: Business Central i Outlook

Det første værktøj viser Business Central direkte i Outlook, uden AI. Forestil dig, at Jette får en mail fra en leverandør om en forsinkelse. I gamle dage ville hun gå ind i Business Central og finde informationerne manuelt. Men et lille Outlook-tilføjelsesprogram, Hent et Outlook-tilføjelsesprogram, lægger en rude ud i siden af Outlook. Når mailen kommer fra en kendt leverandør, har programmet allerede fundet ud af, hvilken leverandør der er tale om, i det øjeblik mailen åbnes.

Ruden er i virkeligheden den mobile skal til Business Central, så man kan klikke rundt uden at forlade mailen, slå en ordre op og se de tilgængelige informationer, selvom man for eksempel ikke kan rette data på en kreditorpost. Det har ikke noget med AI at gøre, men det gør arbejdet nemmere og hjælper den menige medarbejder ret langt.

Værktøj 2: Copilot inde i Business Central

Det andet værktøj er Copilot, der er indbygget i Business Central og arbejder i kontekst. Man kan stille spørgsmål, men skal være opmærksom på, at Copilot nogle gange har svært ved tingene, og at man skal lære at formulere sig.

Derfor er det vigtigt at lære medarbejderne at prompte. Et spørgsmål som “fortæl mig om leverandører” er alt for bredt, ligesom hvis man gik over i økonomiafdelingen og bad om det samme. Copilot vil gerne gøre dig glad og svarer, men uden præcision rammer den ved siden af. Det er ikke anderledes end at bruge en AI-chat som Copilot, Claude eller ChatGPT, hvor man hurtigt lærer at være præcis. Forskellen er, at det fungerer inde i platformen.

Fordelen er, at Copilot arbejder i kontekst og inde i platformen, hvilket ofte er lidt hurtigere end et værktøj ved siden af Business Central, og godt for sikkerheden, fordi data ikke forlader systemet. Ulempen er, at Copilot nogle gange er lidt længere tid om at forstå, hvad man vil, end nogle af de andre platforme.

Værktøj 3: Claude på et Excel-udtræk

Det tredje værktøj er Claude koblet på et Excel-udtræk af dine data, som ofte giver bedre svar. Med funktionen åben og rediger Excel kan man trække sin vareliste ud i Excel og få hele varekataloget foran sig. Her har Lene sat en Claude-knap ind, så hun kan bede Claude om at kigge på varerne. Claude tager hele mulen og forklarer, hvad den ser.

I demoen finder Claude blandt andet fejl i genbestillingspunkter under sikkerhedslageret og problemer med datakvalitet og margener, alt sammen ud fra varelisten. Det er netop Jettes fag. Med de rigtige rettigheder kan man arbejde med data i Excel og submitte dem tilbage til Business Central, i stedet for at åbne kortet, finde feltet og rette manuelt. Man hiver altså data ud i Excel, bruger Claude til at få fornuftige svar, foretager rettelserne og sender dem tilbage.

Hvor behandles data, når man bruger Copilot eller Claude?

Med både Claude og Copilot behandles data typisk i USA, afhængigt af sprogmodellen. Claude på et Excel-udtræk kræver, at man må installere den på data, og der kan være regler i IT-afdelingen imod det, fordi man nu har fat i data uden for Business Central. Det handler om, hvor data bevæger sig hen, og hvor i verden de behandles.

Med Claude behandles data i USA, og bruger man Copilot med en af Claudes sprogmodeller, behandles de også i USA. Det afhænger af, hvilken sprogmodel man vælger. Netop derfor bruger mange offentlige virksomheder i Danmark kun Copilot. Lene er nok lidt gladere for Claude end for Copilot, og det er mange, men billedet ændrer sig over tid, og valget bliver en afvejning mellem, om IT vil holde arbejdet inde i applikationen med Copilot, eller om man må gå udenfor.

Hvad skal man tænke på med AI-licenser?

Man bør overveje at købe AI-licenser på måneds- eller forbrugsbasis frem for at binde sig i tre år, fordi markedet skifter så hurtigt. Det gælder især, hvor man betaler per seat. Betaler man på forbrugsbasis, er det mindre kritisk, for så bruger man bare mindre.

Faren ved en lang binding er, at hvis man har bundet sig til én platform for en halv til en hel million, og en anden platform pludselig stikker af to måneder senere, kan virksomheden gå i stå på grund af en licensbeslutning. Er licensen forbrugsafhængig, er det en anden snak.

Værktøj 4: En Claude-agent, der betjener systemet

Det fjerde værktøj er en Claude-agent, der betjener Business Central som RPA. Den lægger sig som en lille tilføjelse i toppen og har en ask before acting-funktion, som Lene bevidst beholder slået til, fordi hun ikke tør lade agenten handle uden at spørge. Man kan give den en opgave, for eksempel at finde en bestemt købsordre hos en leverandør, åbne den, kræfte den rigtigt og opdatere leveringsdatoerne. Agenten fortæller, hvad den vil gøre, og beder om lov, hvorefter den går i gang.

Det kører langsommere, fordi det foregår ved siden af platformen, ikke inde i den. Agenten er reelt en cloud i browseren, der betjener Business Central. Den tager musen, tager skærmbilleder og klikker sig gennem felterne, ligesom Power Automate Desktop eller RPA. Det kræver ikke andet installeret end Claude. Imens kan Jette gå tilbage til sin mailboks og fortsætte sit arbejde.

Fordi man pludselig bliver leder af sit eget arbejde med flere agenter i gang samtidig, er et af udviklernes ønsker flere skærme ved siden af hinanden. Eller man kan, som Lene ynder at sige, drikke en kop kaffe og nyde synet af, at den arbejder for en. Agenten er ikke den hurtigste, men den er grundig, den får arbejdet gjort, og man behøver ikke sidde og kigge på den.

Hvordan kommer en medarbejder godt i gang?

Man kommer godt i gang ved at spørge medarbejderen, hvad hun bruger mest tid på, og hvad der dræner hende for energi, og så løse netop det med et af værktøjerne. Der er mange steder, man kan bruge AI, og det er også derfor, man let bliver forvirret.

Effekten er ikke kun effektivitet, men stolthed. Lene ser det i sin egen gruppe, hvor udviklere med 30 år i faget, der var skeptiske, nu koder federe ting på et helt nyt niveau, og lysten til at lære er kommet tilbage. Det samme ønsker hun for indkøberne: at de får glæden tilbage ved at forhandle priser og pleje leverandører, i stedet for at være gode til at klikke igennem med en mus. Med tre-fire små værktøjer kommer Jette i gang med AI, hendes chef bliver glad, hun bliver glad, og hun kommer tilbage til at være lidt mere indkøberfaglig.

Ofte stillede spørgsmål

Er en AI-licens nok til at komme i gang?

Nej. Studier viser, at dem, der bare har fået en licens, er længst bagud. Man skal starte med en strategi, skabe tryghed og tage fat i de kedeligste opgaver først.

Hvornår skal man bruge Copilot frem for Claude?

Copilot arbejder inde i Business Central og i kontekst, hvilket er godt for sikkerheden, fordi data ikke forlader systemet. Claude på et Excel-udtræk giver ofte bedre svar, men henter data uden for platformen og kræver, at IT tillader det.

Hvor behandles data, når man bruger AI med Business Central?

Typisk i USA, afhængigt af sprogmodellen. Både Claude og Copilot med en Claude-sprogmodel behandler data i USA, og derfor bruger mange offentlige danske virksomheder kun Copilot.

Skal man binde sig til en AI-licens i flere år?

Nej, helst ikke. Overvej måneds- eller forbrugsbasis, fordi markedet skifter så hurtigt, at en anden platform kan stikke af på få måneder og lade virksomheden gå i stå på en lang binding.

Hvordan hjælper en Claude-agent en indkøber?

Agenten betjener Business Central som RPA og kan for eksempel finde en købsordre, opdatere leveringsdatoer og bede om lov, før den handler. Medarbejderen kan imens fortsætte sit arbejde.