Sådan virker Agenter i Business Central

Hvilke standardagenter har Microsoft bygget til Business Central?

Microsoft har bygget tre standardagenter: Payables, Sales Order og Expense. Arbejder man i Business Central, dukker der oppe i højre hjørne nogle små sekskantede ikoner op, som Microsoft kalder agenter, og farven fortæller, hvem der har frigivet dem.

• Dem med Microsofts farve er Microsofts egne standardagenter
• De mørke er en agent fra en app i App Store
• De hvide er en agent, man selv har bygget i Agent Playground

De tre standardagenter er kommet i rækkefølgen Payables, Sales Order og senest Expense. Expense-agenten er i det, Microsoft kalder produktionsklar preview, altså næsten klar med et lille forbehold, men den er rullet ud til de danske miljøer og kan aktiveres allerede.

Hvornår giver hver af de tre agenter mening?

Hver agent passer til forskellige processer, og de to bredeste, Payables og Expense, rammer flest virksomheder. Skemaet samler det:

Sales Order-agenten er den mest specifikke. Den kræver, at man får salgsordrer på mail og har brug for at oprette ordrer eller tilbud ud fra dem. Får man i stedet ordrer via en webshop, EDI eller på andre måder, er den ikke relevant, og man kan deaktivere den under Copilot-opsætningen.

Payables-agenten er en dokumenthåndteringsagent, der overvåger en indbakke og opretter købsbilag. Det er en generel proces, som stort set alle virksomheder har, ikke mindst med den nye bogføringslov og kravet om digitalisering af bogholderiet.

Expense-agenten dækker et helt nyt område. Udgiftshåndtering fandtes slet ikke som modul i Business Central før og krævede tredjepartsprodukter. Nu leverer Microsoft alle tabeller og hele strukturen.

En vigtig skelnen: ud over agenterne findes en række copilots, som hjælper med små bidder af en proces, for eksempel at analysere lister eller afstemme bankkonti. Copilots er med i licensen og koster ikke noget, markeret som not billed. De er smarte AI-funktioner, men de er ikke agenter.

Hvordan tester man Payables-agenten uden at sætte noget op?

Man tester Payables-agenten via funktionen ny fra PDF på købsfakturaer, uden at aktivere agenten eller sætte noget op. Der findes rigtig mange marketing-agtige videoer fra Microsoft om, hvordan agenten virker, men denne lille niche-metode lader dig selv se, hvordan den læser netop jeres egne fakturaer. Har man ikke boksen fremme, finder man den ved at klikke øverst og vælge ny fra PDF. Her kan man uploade eller drag-and-droppe en faktura, man har hos sig selv, og se, hvad agenten ville gøre ved den. Agenten tygger lidt, ligesom man kender det fra Claude, så svaret kommer ikke med det samme, og undervejs får man en opgaveliste i siden, hvor man som menneske kan følge med i, hvad der sker. Man har lidt gratis credits til at teste, så man kan prøve det af uden at bruge hele IT-budgettet, og uden at have aktiveret en rigtig agent inde i systemet.

Hvad gør Payables-agenten, og hvad gør den ikke?

Payables-agenten opretter en købsfaktura i kladde, klar til godkendelse, men den bogfører aldrig noget selv. Den opretter ikke mærkelige kreditorer og gør intet, den ikke kan gøre om. Den læser en mail eller en uploadet PDF, aflæser linjer, priser og moms, foreslår konti og periodisering, og opretter et dokument i kladde. Der slipper den, for et menneske skal altid have hænderne på det.

Normalt overvåger den en fakturamailboks, tager kun mails med PDF’er, ikke mails med alt muligt andet, og markerer i indbakken, hvilke mails den har håndteret. Får man blandet andet ind på den mailboks, markerer den, hvad den har taget sig af, og derfor anbefales det at give den en separat mailboks, den kan have fuld kontrol over. Det er også meget almindeligt i andre produkter end Microsoft-standard. Ventetiden er kun en udfordring, når man står og kigger på den; normalt kører den i baggrunden, mens man laver noget andet, og kommer først frem, når den er i tvivl, for eksempel om momsen, og har brug for nye instruktioner.

I demoen finder agenten en kreditor, Bedst til Fest, og foreslår en kontering. Man kan scrolle igennem forslaget og overstyre, for eksempel flytte en softicemaskine fra småindkøb til entertainment, tjekke momsberegningen og de 25% moms, kontrollere at valutakoden er afløftet rigtigt, eller lade sig tage igennem et fuldt review, hvor man klikker sig igennem. Agenten er historisk god til at afkode, hvad der står på fakturaen, placere det rigtigt og kigge på historik for, hvordan man plejer at håndtere en type bilag. Det har historisk været svært og krævet en masse skabeloner, der skulle kunne læse på alt muligt.

Det, der mangler, er selve godkendelsestrinnet: agenten slipper, når kladden ligger klar, og den standardgodkendelse, der findes i Business Central, er ret simpel uden en lækker godkenderportal. Til sidst melder agenten, at den har finalized en færdig købsfaktura, som man selv bestemte konteringen på, og som kan sendes til godkendelse eller bogføres.

Der er nogle begrænsninger, som de fleste danske virksomheder sagtens kan leve under:

• maks 100 mails per dag
• maks 500 fakturaer per dag
• maks 10 vedhæftninger per mail
• maks 10 sider per faktura, blandt andet fordi man afregnes per side

Hvorfor kræver Expense-agenten mere opsætning?

Expense-agenten kræver mere opsætning, fordi udgifter rummer mange regler, men den er til gengæld den bredeste af de tre. Den var breaking news på en stor konference i november, netop fordi modulet manglede. Den har en app til at sende ting ind og indbygget godkendelse.

Reglerne handler om, hvad man må få betaling for, om man køber på kort eller lægger selv ud, om det er kørsel, og så videre. Man får hjælp via en opsætningsguide, så man ikke starter helt fra bunden. Der er flere lag:

• Brugere og godkendere skal defineres, og medarbejdere i Business Central kan køres ind automatisk.
• Kategorier styrer, hvad man kan kategorisere udgifter efter, med momsregler og grænser, bogføringsgrupper, refunderbarhed, deltagere ved bespisning og itemize, så et hotel deles i morgenmad og overnatning.
• Agentopsætningen omfatter mailboks, valutakursdato, regler for hvor gamle udlæg må være, projektmodul, nummerserier, kørselssatser og diæter, per diem.

For brugeren er oplevelsen enkel. I den nye expense web-app kan man oprette en kørsel, for eksempel fra Lyngbyvej til Teknologisk Institut i Taastrup, hvor man kan sætte regler op for korteste rute, få et foto af ruten, skrive en kommentar og angive, hvordan der betales. Man kan uploade kvitteringer eller sætte en mailboks op at forwarde til, og det kan gøres fra telefonen. Tanken er, at man gør det, man er færdig med, og så ordner agenten resten, hvorefter man får et pling eller en notifikation, når den er klar til review. I demoen går kørslen hurtigt, mens et billede af en sandwich fra Sandwichpigen skal tolkes, før agenten kan komme med et forslag til, hvad der skal stå. Man kan tilføje ekstra felter, for eksempel et projektnummer, afhængigt af reglerne. En finurlig detalje er lokationer på expenses, så man kan lave lokationsafhængige diætrater, for eksempel et rådighedsbeløb til et kursus i København. Bagefter samler web-appen et overblik over egne rapporter og godkendelser, ligesom man kender fra andre godkendelsessystemer, og man kan også sende ind via en copilot i Teams.

Det, Expense-agenten mangler lige nu, er en native kreditkort-connector til banken. Har man en tung udgiftsproces på kreditkort, kan man være nødt til at vente lidt. Microsoft har sagt, det kommer, og det gælder generelt, at funktionaliteten kommer lidt efter lidt. Microsoft er under pres for at levere AI hurtigt og kommer derfor, lidt flabet sagt, med 80%-løsninger, som de bygger videre på. Der frigives nyt i hver minor release, altså hver måned, så har man prøvet en agent for fire måneder siden og ikke syntes, den ramte, kan det betale sig at prøve igen.

Hvad koster agenterne i Business Central?

Alt med agenter i Business Central koster credits oveni den licens, man betaler for en bruger. Skemaet samler priserne:

Expense-agenten dækker, at udgiftsbrugere kan sende ind uden en Business Central-licens; man betaler per processeret bilag. Sales Order-agenten koster per ræsonnement, også for en spammail. Man kan altid gå ind under agenternes opgaver og se det faktiske forbrug, også for agenter, man selv har bygget, som brænder credits af, mens de ræsonnerer, selv når de er sat på pause. Derfor skal man overvåge forbruget og teste med en worst case og en best case.

Med licenser skal man også være opmærksom: udgiftsbrugere koster ikke licens, godkendere skal have en team member-licens, og dem der håndterer tingene i Business Central skal normalt have en fuld licens. Credits køber en IT-admin via en payment plan, enten som pay as you go eller i pakker, for eksempel 25.000 credits med cirka 25% rabat. På standardagenterne er priserne rimelig stabile, fordi Microsoft melder en pris ud.

Hvordan kommer man trygt i gang?

Man kommer trygt i gang ved at holde sig til de tre standardagenter, hvor rammerne er snævre og priserne til at være med, og ved at lave en business case. Man kan brænde mange penge af hos Microsoft, så en business case er nødvendig, mere eller mindre grundig afhængigt af virksomhedens størrelse. Det svarer til, at man også skal kunne betale sig hjem, hvis man køber et tredjepartsprodukt til at håndtere en af de her processer, eller laver en ny proces med mennesker. Man skal stadig teste, tage stilling og vurdere, om det har værdi, ligesom med enhver anden ny proces.

Prøv Payables-agenten ved at uploade en faktura under de gratis credits. Med Expense-agenten skal man overveje, hvor detaljeret man vil sætte kategorier op, og der er masser af materiale, YouTube-videoer og guides. Standardagenterne er det mest sikre sted at starte med AI, fordi Microsoft har lavet hegnspælene, så man ikke slipper noget fri, Microsoft ikke kan garantere for. Microsoft har brugt halvandet år på Payables-agenten, så det er ikke bare hurtige gode ideer. Og netop fordi det er et regnskabssystem med lager og bogføring, skal der være styr på sagerne, når man går fra sandkasse til rigtig produktion.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor mange standardagenter er der i Business Central?

Tre: Payables-agenten til købsfakturaer, Sales Order-agenten til salgsordrer på mail, og den nye Expense-agent til udlæg, kørsel og diæter. De kendes på et sekskantet ikon.

Bogfører Payables-agenten fakturaer automatisk?

Nej. Payables-agenten opretter kun en købsfaktura i kladde, klar til godkendelse, med forslag til linjer, moms og konti. Et menneske er altid i kontrol og bogfører selv.

Hvad er forskellen på en agent og en copilot i Business Central?

En agent overtager en hel proces og koster credits. En copilot hjælper med små bidder af en proces, er med i licensen og koster ikke noget, markeret som not billed.

Hvad koster det at bruge agenterne?

Agenter koster credits oveni licensen. Expense koster 50 credits per bilag (ca. 3,20 kr.), Payables 50 credits plus 5 per linje, og Sales Order fra 2 credits per mail. Man betaler pay as you go eller køber pakker med rabat.

Kan Expense-agenten håndtere kreditkort?

Ikke endnu. Der mangler en native kreditkort-connector til banken, så en tung kreditkort-udgiftsproces kan kræve, at man venter lidt. Microsoft har sagt, det kommer.