Fra manuelle bestillinger til effektiv B2B webshop hos Harlem Kitesurfing

Her kan du læse, hvad Wouter de Ridder fra Harlem Kitesurfing fortæller i interviewet:

Jeg tror, det største kompliment jeg modtog var, at jeg slet ikke fik nogen feedback overhovedet, da vi sendte en email ud til alle vores kunder, hvor vi fortalte, at vi har en B2B webshop.

Ingen svarede, og ordrerne strømmede ind. Så alle bruger den, og ingen stiller spørgsmål. Det synes jeg er fantastisk.

Det understreger, at det var et meget succesfuldt projekt. Og både vores kunder og vi er meget tilfredse med resultatet.

Mit navn er Wouter de Ridder. Jeg har været hos Harlem Kitesurfing i omkring fem, seks, syv år.

Først bare som investor, og for nylig er jeg også blevet COO. Så jeg hjælper virksomheden med at strømline processer og sikre, at forsyningskæden er velorganiseret, og vores levering også er velorganiseret. Det er det, jeg fokuserer på.

Vi laver kitesurfing udstyr. Kitesurfing er en ekstrem sport. Og vi laver kites. Vi laver surfbræt og barene. Alt det udstyr du skal bruge til kitesurfing.

Vi har flere leverandører rundt om i verden. De producerer for os. Vi designer produkterne, de producerer dem, de sender dem til os, vi opbevarer dem her, og så sender vi dem til vores kunder i hele verden.

Måden vores kunder bestilte hos os før var via telefon, emails, WhatsApp, når vi mødte dem på stranden. Alle mulige måder.

Og det tog os lang tid at oversætte disse udsagn til rigtige seriøse ordrer i vores system. Men også at skulle frem og tilbage med kunderne. Og jeg indså, at det slugte meget tid.

Så den grundlæggende proces med at få en ordre ind i vores system, og kunne levere den, som er den første del af processen, kostede allerede så meget tid, at jeg tænkte, hvis vi fortsætter med dette, mens vi vokser, som vi forudser at vokse, så ville vi sandsynligvis have brug for mange mennesker her til at håndtere ordrehåndtering.

Så vi havde virkelig brug for at strømline den del af forretningen.

Men havde du specifikke mål i tankerne, da du valgte at implementere en webshop?

Så vores hovedmål var og er stadig at sikre, at vi ikke har brug for noget manuelt arbejde til ordremodtagelse op til det punkt, hvor vi faktisk plukker udstyret på vores lager, og begynder at pakke og sende. Den del har selvfølgelig altid brug for manuelt arbejde.

Men vi vil ikke bruge manuel arbejdstid på at hjælpe kunden med at beslutte, hvilket produkt han eller hun vil bestille, og få ordren ind i vores system, og så skubbe den ordre gennem systemet hen til plukningen på lageret.

Så vores mål er at få det, og til det har vi brug for en webshop, hvor vores kunder kan afgive ordrer, men vi skal stadig tage nogle ekstra skridt for at sikre, at f.eks. forsendelsesomkostningerne bliver beregnet før kunden faktisk checker ud, så kunden kender forsendelsesomkostningerne, så der er en klar forpligtelse.

Det her er hvad du får, det er prisen du skal betale, og så kan ordren gå gennem systemet med minimal indblanding fra vores side.

Og da I besluttede, at I havde brug for at opgradere jeres ERP og webshop, hvordan forberedte I jer på webshop-projektet?

Vi skiftede faktisk til et nyt ERP-system for nyligt, hvilket tvang os til at lave en seriøs oprydning i antallet af varer vi havde på lager og sikre, at vi vidste præcis, hvad vi havde på lager, og implementering af et nyt ERP-system var meget hjælpsomt i den henseende.

Og jeg tror også, at det er en del af forberedelsen, vi skulle lave for at implementere webshoppen, fordi hvad end du har i dit system, hvis du vil gøre det tilgængeligt i din webshop, er det meget effektivt og nyttigt, hvis systemet kun indeholder de rigtige produkter, og også har de rigtige informationer om produkterne, så det er nemmere at bygge en hjemmeside ud fra det.

Så jeg tror, det er den vigtigste forberedelse vi lavede.

Og jeg tror oven i det, brugte jeg meget tid på at overbevise mine kolleger, mine med-ledere, om at strømlining af denne del af processen ville koste, fordi intet er gratis.

Så disse værktøjer koster penge, men at vi faktisk vil spare penge ved at reducere arbejdsomkostninger. Og måske ikke så meget nu, men når vi vokser fem gange, ti gange, bliver det en seriøs besparelse.

Det gælder sandsynligvis for mange virksomheder at kunne udføre sine kerneprocesser på en effektiv måde vil hjælpe dig med at levere bedre værdi til dine kunder og tjene en anstændig margin.

Og det er noget vi virkelig havde brug for.

Og det er okay, når du ikke har så meget volume, men med vores ambitioner og den vækst vi oplever, vil hvert minut du kan tage ud af din kerneproces i sidste ende skabe en bedre bundlinje. Så det er det, vi virkelig skal fokusere på.

Og havde du, før du begyndte at implementere løsningen, nogen bekymringer om at bygge en B2B portal og få den op at køre? Var der noget der holdt dig tilbage? Nogen bekymringer?

Jeg ville ikke introducere endnu et sted, hvor vi ville gemme information som varenumre, priser, lagerniveauer osv. Jeg ville skabe én kernedatabase, som er vores ERP-system, hvilket er hvorfor vi skiftede til det.

Jeg ville bruge det som grundlaget, så i stedet for at tilslutte til andre databaser og sikre, at du pumper data frem og tilbage, ville jeg holde det på ét sted.

Så min hovedbekymring var at finde et værktøj, der tillod os at gøre det.

Har du set konkrete forbedringer i jeres workflow eller processer i kundeservice, sales osv. efter at have implementeret denne løsning?

Først og fremmest reagerede mange af vores kunder meget positivt på, at vi gav dem mulighed for at bestille i en webshop. De kunne heller ikke lide, at de skulle ringe til os, sende emails eller en WhatsApp besked.

Så de er meget imponeret over den shop vi tilbyder dem nu, og de er meget glade for den.

Også mine kolleger, der laver ordrehåndtering, de er selvfølgelig meget glade for det, fordi nu får de rene ordrer ind i systemet, og ikke ordrer de skal fortolke fra en WhatsApp besked eller andet.

Så det gør det meget nemmere og mere effektivt at få vores ordrer ind i vores system. Og det er også en meget ren ordremodtagelse. Så det gør det meget nemmere.

Lærte du noget, du gerne ville have vidst på forhånd, som du kan give videre til andre kunder?

Ikke rigtig. Det du ser, er det du får i det her tilfælde. Så der er ingen overraskelser, hvilket jeg må sige er meget specielt, fordi selv med implementeringen af vores ERP-system havde vi mange diskussioner om, hvad systemet kunne eller ikke kunne.

Og vi finder stadig ud af en del ting, som vi synes er temmelig skuffende. Ting, der lyder simple, men som systemet ikke understøtter.

Med B2B-webshoppen var der faktisk intet jeg savnede eller håbede jeg ville få. Det var klart, hvad jeg fik og det var det, og det var godt.

Jeg bliver ved med at fortælle folk, at efter tre måneder snakker vi ikke igen, fordi det virker bare, og så siger kunder som dig bare “jaja”, men det er rigtigt.

Så jeg troede faktisk på dig, da du sagde det, og det var et af dine bedre salgsargumenter, for jeg brugte det også internt til at sige: Det er det dette projekt handler om at sikre at vi kommer til et punkt, og så er vi færdige, og har ikke brug for Abakion mere, fordi det bare virker. Hvad har man ellers brug for?

Har du noget andet du vil dele?

Ja, jeg tror ikke man skal undervurdere værdien i at kunne bygge en webshop på basis af data du har i dit ERP-system.

Så at have strukturen i dit ERP-system tillader dig at skabe en webshop “on the fly”, men med Abakions værktøj selvfølgelig.

Og det er virkelig hjælpsomt, fordi det eneste du skal styre, er dine egne data, og resten er automatisk.

Vi bruger et andet værktøj til vores B2C webshops, og der er konstant justering af først at justere data i vores eget system og så tjekke og justere igen på vores B2C webshop.

Jeg synes, det er temmelig irriterende. Og der er en risiko for at glemme at synkronisere, at glemme at implementere ændringer, som du har lavet i dit eget system, at glemme at implementere det i dine B2C systemer også.

Så værdien i at have ét centralt system, og skabe en webshop, som kun er en afspejling af hvad der er i dit eget system, det synes jeg er meget værdifuldt.

Jeg fandt ud af, at de fleste andre løsninger, jeg kiggede på, de skabte grundlæggende et helt nyt datasæt ved siden af, hvad du har i dit eget system. Og det var lidt usædvanligt.

Grundlæggende tror jeg, det her er en meget bedre tilgang.

Mange tak for din tid. Det var fantastisk at høre din feedback. Og jeg ser frem til at arbejde med dig i fremtiden.

Samme her. Mange tak for et fantastisk projekt.

Tak skal du have. Ha’ en god dag.

I lige måde. Farvel.