Automatiseret ordrehåndtering og minimal vedligeholdelse hos Gaardbye Supply

Hvem er Gaardbye Supply?

Gaardbye Supply er en virksomhed med to ansatte, der sælger forbrugsvarer til industrivirksomheder rundt i verden. Freddie Ourø Gaardbye driver virksomheden sammen med sin kone, og den startede 1. januar 2025. Sortimentet bliver udvidet dagligt, og fordi de har mange leverandører, hjælper Gaardbye Supply også kunderne med at source varer.

Kunderne spænder bredt. Nogle er blandt de største virksomheder i Danmark og Norden, andre er den lille selvstændige maskinarbejder, der lige er startet op og har brug for rådgivning og sparring.

Hverdagen er hands-on. Om dagen taler de med kunder, rådgiver og sourcer varer, og om eftermiddagen pakker de selv varerne og sender dem af sted.

Hvorfor valgte Gaardbye Supply én leverandør til ERP-system og webshop?

Gaardbye Supply valgte en totalleverandør, fordi mange projekter går galt i integrationer og API’er, når flere leverandører skal samarbejde. Freddie Ourø Gaardbye har været med i mange projekter, hvor ingen vidste, hvem der havde bolden.

Webshoppen var ikke til diskussion. Den skal sørge for, at kunder finder varerne, og fordi Gaardbye Supply kun er to personer, skal kunderne være så selvhjulpne som muligt.

Hvilke krav stillede Gaardbye Supply til webshopløsningen?

Gaardbye Supply krævede en løsning, der kører live med minimal vedligeholdelse og uden månedlige regninger for udvikling. Virksomheden brugte flere måneder på at finde den rigtige løsning, og kravene var:

• systemerne skal kunne snakke sammen
• data, egenskaber og integrationer skal være under kontrol
• ingen manuelle processer
• minimal vedligeholdelse
• ingen månedlige regninger for udvikling
• en leverandør, der svarer hurtigt og forstår forretningen

“Vi skulle ikke have de der manuelle processer. Så det at finde noget, hvor det hele kørte live og med minimal vedligeholdelse, og samtidig at vi ikke får regninger hver måned på udviklingskroner, fordi det sker bare på alle de andre platforme.”

Og så skulle samarbejdet være personligt, uden en chatrobot eller et callcenter. Hos Abakion fik Gaardbye Supply en fast kontakt i Anders og Theo, og hurtige svar er med i den samlede pakke.

Hvor lang tid tager det at gå live med Business Central og en B2B-webshop?

Gaardbye Supply gik live på to måneder. Deadline var 1. marts 2025, og løsningen omfattede Business Central fra scratch og en B2B-webshop på dansk og engelsk.

Gaardbye Supply gennemgik kravspecifikationen, lagde en handlingsplan og gik i gang med data. De samlede billeder, egenskaber og andre varedata i store Excel-ark, så de var klar, når Abakion havde sat løsningen op. Derfor kunne de hælde data ind på kort tid og gå live.

Varedata kommer ikke af sig selv, heller ikke med AI. “Det er jo alfa og omega. Det kommer ikke automatisk,” siger Freddie Ourø Gaardbye. Der er manuelt arbejde i at tjekke data og gøre det ordentligt.

Hvordan fungerer ordrehåndteringen mellem B2B-webshop og Business Central i praksis?

Ordrer fra B2B-webshoppen kommer automatisk ind i Business Central, og data går begge veje. Sammenlignet med tidligere løsninger er integrationen og datasynkroniseringen den største forskel for Freddie Ourø Gaardbye.

Hvis en kunde ringer og skal have hjælp til at finde det rigtige produkt eller have en anden pris, så retter Gaardbye Supply salgstilbuddet direkte i Business Central-appen på mobilen. Kunden opdaterer webshoppen og kan selv afgive ordren.

Selvom løsningen er et færdigt system, kan Gaardbye Supply udvide de data, de gør tilgængelige for kunderne, og gøre løsningen til deres egen.

Er Business Central for stort til en lille virksomhed?

Nej. Gaardbye Supply konkluderede, at Business Central godt kan være en rigtig god løsning for en lille virksomhed, men at det kræver arbejde. Det var ellers virksomhedens største bekymring. Når man hører Business Central eller Navision, så tænker man store virksomheder, og Freddie Ourø Gaardbye var i tvivl, om de skød gråspurve med kanoner ved at vælge Business Central og en B2B-webshop.

Efter at have undersøgt markedet og set videoer fra blandt andet Abakion valgte Gaardbye Supply løsningen. I dag er de sikre på, at de har valgt rigtigt.

Hvad betyder automatisering for en virksomhed med to ansatte?

For Gaardbye Supply betyder automatisering, at virksomheden kan drives uden back office-personale. Digitalisering og automatisering er grundstammen i forretningen, og en ordre går gennem disse trin:

• kunden lægger ordren på webshoppen
• ordren bliver mere eller mindre behandlet automatisk
• fragtsedlen kommer ud, og varerne bliver sendt
• der bliver automatisk genbestilt

“Vi har ikke en masse back office-personale, der sidder og flytter papir fra den ene kasse til den anden.” Opsætningen holder omkostningerne nede, og den frigiver tid til kunder, nye markeder, leverandører og partnere.

Kan en B2C-webshop bruges til B2B-salg?

Nej, ikke automatisk. Freddie Ourø Gaardbye anbefaler, at du starter med at kende dit kundesegment. Der findes gode B2C-platforme med mange standardfunktioner til private kunder, men noget så simpelt som at sende en faktura til en kunde er ikke standard, og det er betaling via EAN-faktura heller ikke.

Hvorfor skal ERP-system og PIM-system hænge sammen i en B2B-webshop?

Fordi de samme varedata skal bruges både på webshoppen og i manuelle ordrer. Med Business Central og B2B-webshoppen fra Abakion samler du ERP-system og PIM-system, og det er ikke standard i mange andre løsninger.

Hvis en kommune, en offentlig instans eller en stor virksomhed ikke handler via webshoppen, så skal Gaardbye Supply stadig kunne lave en manuel ordre med de samme data. Og hvis du opretter varer i Shopify, så kommer data ikke automatisk over i Business Central. Find derfor ud af, hvordan dine arbejdsgange er.

Hvem skal eje et webshopprojekt i virksomheden?

Én product owner, der virkelig går ind i projektet og afsætter tiden, så projektet ikke falder mellem flere stole. Gaardbye Supply brugte mange aftener og dage på at berige varerne med egenskaber og billeder, og det har betalt sig.

Hvornår skal en B2B-virksomhed i gang med en webshop?

Nu. “Hvis du sælger varer til kunder, så skal du have en webshop, og det kan faktisk kun gå for langsomt, også selv om du kun sælger til B2B-segmentet. Du skal i gang nu.”

Gaardbye Supplys erfaring viser, at en lille B2B-virksomhed godt kan gå live med Business Central og en integreret webshop på kort tid, hvis varedata er klar, og én person ejer projektet. Start med at afklare, hvad dine B2B-kunder kræver af fakturering og betaling, før du vælger platform.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor hurtigt kan man gå live med Business Central og en B2B-webshop?

Gaardbye Supply gik live på to måneder med Business Central fra scratch og en B2B-webshop fra Abakion på dansk og engelsk. Det lykkedes, fordi varedata, billeder og egenskaber var samlet i Excel-ark, før løsningen var sat op.

Kan en virksomhed med to ansatte bruge Business Central?

Ja. Gaardbye Supply har to ansatte og konkluderede, at Business Central godt kan være en rigtig god løsning for en lille virksomhed. Det kræver arbejde, især med varedata.

Understøtter en B2C-webshop faktura og EAN-faktura?

Nej, ikke som standard. Ifølge Freddie Ourø Gaardbye fra Gaardbye Supply er en B2C-webshop ikke automatisk bygget til at sende faktura til en kunde eller håndtere betaling via EAN-faktura.

Kommer data fra Shopify automatisk over i Business Central?

Nej. Hvis du opretter varer i Shopify, så kommer data ikke automatisk over i Business Central. Med Business Central og B2B-webshoppen fra Abakion samler du ERP-system og PIM-system, så webshop og manuelle ordrer bruger de samme varedata.

Kan man rette et salgstilbud i Business Central fra mobilen?

Ja. Gaardbye Supply retter salgstilbud direkte i Business Central-appen på mobilen, mens kunden er i telefonen. Kunden opdaterer B2B-webshoppen og kan selv afgive ordren, som kommer automatisk ind i Business Central.