Guide til din rolle som ERP-manager

Hvad er en ERP-manager?

En ERP-manager har ansvaret for virksomhedens ERP-løsning, oftest Microsoft Dynamics 365 Business Central. De færreste har det som en dedikeret jobtitel. De fleste er ansvarlige for ERP oven i deres almindelige arbejde. Måske er du CFO og interesserer dig mest for økonomitallene. Måske sidder du i IT-afdelingen og går mest op i den tekniske drift. Eller måske er du projektleder eller forretningsudvikler med fokus på processer, mennesker og optimering.

ERP-manager-rollen er forretningskritisk. Dit ERP-system er forretningskritisk, og det kræver en dedikeret indsats at have ansvar for. Rollen rummer økonomi, IT-teknik, projektledelse, forandringsledelse, processer og optimering, og guiden til ERP-manageren beskriver 12 fagområder.

Hvorfor er ERP-ansvaret ofte en ekstra kasket?

ERP-ansvaret er ofte en ekstra kasket, fordi de færreste har det som en dedikeret jobtitel. Når ERP-ansvaret bæres oven i et andet job, så har det som regel en slagside mod den rolle, den ansvarlige bruger mest tid på. Selv en dedikeret ERP-ansvarlig har ingen chance for at spænde over alle fagligheder på én gang. Det er også derfor, guiden til ERP-manageren er blevet et ret tykt hæfte med 12 fagområder, og den bliver tykkere år for år.

Hvad skal ledelsen give en ERP-manager?

Ledelsen skal give en ERP-manager tre ting: adgang, tid og opbakning. Uden dem kan rollen ikke lykkes:

• Både til alt det tekniske og til de ledelsesrum, hvor beslutninger om IT-optimering bliver truffet. Den ERP-ansvarlige er ikke bare en supportfunktion.
• ERP er ikke et bijob. Det er mere end et fuldtidsjob at gøre det rigtig godt.
• ERP-manageren skal have et klart mandat til at stille krav, til at gennemføre ændringer i processer og til at sige nej til det, der skaber problemer på længere sigt.

Med de tre forudsætninger på plads skal en ERP-manager nok få succes.

Hvilke tre hjemmeopgaver skal en ERP-manager starte med?

En ERP-manager skal starte med tre hjemmeopgaver: kende sine processer, kende sin løsning og kende sit mandat. De er en forudsætning for alt det andet, og uden dem bliver hverdagen en lang serie af brandslukninger.

• Kend dine processer. Kortlæg virksomhedens processer og hvordan de understøttes af ERP-løsningen. Du kan ikke styre det, du ikke kender. Det er den mest oversete opgave, sandsynligvis fordi den er omfattende. Du er nødt til at vide, hvem der bruger løsningen til hvad.
• Kend din løsning. Du skal vide, hvad der er implementeret, og hvad der bliver brugt. Det gælder også apps fra marketplace, tilretninger, API-integrationer, jobkøer og godkendelsesflows. Hvis løsningen ikke er dokumenteret, så brug AI til at skabe dokumentationen.
• Kend dit mandat. Du skal vide, hvad ledelsen forventer af dig og af ERP-løsningen, og hvad du må beslutte. Du kan ikke have succes, hvis du ikke ved, hvordan succes ser ud.

Hvad indebærer det administrative ansvar?

Det administrative ansvar handler om at styre miljøer og håndtere opdateringer i Business Central. Det er det, de fleste forbinder med ERP-manageren, selvom det kun er et lille hjørne af rollen. Du skal have styr på tenant-miljøer, regnskaber og måske flere lande, og du skal sikre, at lokaliseringer er korrekte.

Opdateringer i Business Central er obligatoriske og kommer automatisk flere gange om året. Det er en fordel, fordi du undgår store migreringsprojekter, men det betyder også, at din cloud-løsning ikke passer sig selv. Opdateringer kræver test og information til dine kolleger. Microsoft tjekker ikke, om dine tilretninger spiller med den nye version. Den opgave er ERP-managerens.

Hvem har ansvaret for sikkerhed, roller og rettigheder?

ERP-manageren har ansvaret for roller og rettigheder inde i ERP-løsningen, og deler ansvaret for sikkerhed med IT-afdelingen. Sikkerhed handler både om trusler udefra og om roller og rettigheder inde i Business Central. IT-afdelingen har måske ansvaret for, at I ikke bliver hacket, men ERP-manageren er nødt til at interessere sig for emnet, fordi ERP-løsningen indeholder de mest forretningskritiske og følsomme data.

Roller og rettigheder inde i ERP er ERP-managerens opgave. Det duer ikke, at alle bare har administratorrettigheder. Rollestyringen kan også bruges aktivt til at hjælpe brugerne med at blive mere effektive.

Hvordan styrer en ERP-manager licenser og økonomi?

En ERP-manager styrer licenser og økonomi ved at betale for de brugerlicenser, virksomheden reelt har brug for, og ved at holde styr på apps og AI-agenter. Der er også penge at spare, hvis du følger med i Microsofts kampagner og licensmuligheder. Din leverandør kan måske hjælpe, men du skal selv tage initiativet.

Hvordan ændrer AI-agenter ERP-manager-rollen?

AI-agenter ændrer ERP-manager-rollen, så du bliver en slags teamleder for agenter. Apps har længe været den smarte måde at tilpasse funktionaliteten på, og det er de stadig. Men det nye emne er AI. Microsoft indbygger agenter på de mest oplagte områder, og du kan selv bygge agenter, der arbejder med ERP-data. AI-agenterne er ikke bare et nyt værktøj, det er en ny type muligheder. Men det er også en ny type omkostninger, du skal have styr på.

Hvad betyder optimering og forretningsudvikling for ERP-manageren?

Optimering og forretningsudvikling betyder, at ERP-manageren ikke bare er en reaktiv administrator, men en proaktiv forretningsudvikler. Det er ikke nok, at ERP-løsningen bare kører. Den skal være forandringsparat, så du kan reagere hurtigt, når der opstår muligheder i markedet. Du skal proaktivt skabe konkurrencemæssige fordele ved at optimere arbejdsprocesser og gøre tingene smartere, bedre og nemmere. Hvis din ERP-løsning står stille, så trækker den sandsynligvis din virksomhed bagud i konkurrencen.

Hvor starter du som ERP-manager?

Du starter som ERP-manager med de tre hjemmeopgaver, før du kaster dig ud i den daglige drift. Kend dine processer, kend din løsning, og kend dit mandat. Med det overblik på plads er du langt bedre rustet til alt det andet, og du kan bruge din tid på at udvikle forretningen i stedet for at slukke brande. Guiden til ERP-manageren kan du læse gratis på abakion.link/erp, og vi hjælper gerne, hvis du har brug for et par ekstra hænder.

Frequently asked questions

Hvad er en ERP-manager?

En ERP-manager har ansvaret for virksomhedens ERP-løsning, oftest Microsoft Dynamics 365 Business Central. Rollen bæres som regel som en ekstra kasket oven i et andet job og dækker 12 fagområder.

Hvor mange fagområder dækker ERP-manager-rollen?

ERP-manager-rollen dækker 12 fagområder. De er beskrevet i guiden til ERP-manageren, som fylder omkring 70 til 75 sider.

Hvad skal ledelsen give en ERP-manager for, at rollen lykkes?

Ledelsen skal give tre ting: adgang, tid og opbakning. Adgang til teknik og ledelsesrum, tid nok til et mere end fuldtidsjob, og opbakning i form af et klart mandat.

Er opdateringer i Business Central obligatoriske?

Ja. Opdateringer i Business Central kommer automatisk flere gange om året og er obligatoriske. De kræver test og information til kollegerne, og cloud-løsningen passer ikke sig selv.

Hvem har ansvaret for at teste tilretninger ved en opdatering?

ERP-manageren har ansvaret. Microsoft tjekker ikke, om dine tilretninger spiller med den nye version, så test og drift er ERP-managerens opgave.