BI er 3 jobs i ét

Hvem har ansvaret for Business Intelligence?

Ansvaret for Business Intelligence ligger sjældent hos en bestemt titel, og de færreste virksomheder har en egentlig Business Intelligence-afdeling. Det skal du op i en vis størrelse for at finde. I stedet opstår rollen som BI-ansvarlig lidt tilfældigt.

Du bliver ansat som controller, som noget i marketing, eller i en helt anden funktion. Og så finder du en dag ud af, at I egentlig også skal rapportere på det, I laver. Pludselig sidder du med et ansvar for, at der er styr på noget data, og at det bliver rapporteret. Så er du blevet BI-ansvarlig, uden at det stod i stillingsopslaget.

Det kan ramme bredt. Sidder du som content manager i marketing og gerne vil rapportere på, hvor mange der møder op til jeres events, så kan du lige pludselig have kasketten på.

Hvorfor spænder Business Intelligence over så mange fagdiscipliner?

Business Intelligence spænder over mange fagdiscipliner, fordi det er flere opgaver på én gang. Der er teknik, der skal virke. Der er et visuelt lag, som skal gøre tallene forståelige. Og der er governance og sikkerhed, som skal være på plads. Der er mange ting, der skal spille sammen, for at rapporteringen fungerer.

Derfor er det svært for én person at rumme det hele. Victor Arildsen, der er BI-konsulent hos Abakion, arbejder både med front end og back end i Business Intelligence, og han peger på, at rollen kræver et meget bredt fagligt favntag.

En BI-opgave vokser også med tiden. En controller starter typisk med finanstallene, for dem kender vedkommende. Men så viser det sig, at det tekniske ikke sidder lige så godt, og det visuelle slet ikke. Så sætter man tallene op i en tabel, fordi det er det, man kan. Og derfra må man ud i virksomheden og finde dem, der kan det visuelle, og en it-kyndig, der kan teknik, sikkerhed og governance. En BI-opgave bliver næsten altid større, end den var fra start.

Hvorfor bliver 70 procent af BI-rapporterne ikke brugt?

Omkring 70 procent af de BI-rapporter, der ikke bliver brugt, ligger ubrugte, fordi der er friktion mellem den, der har lavet rapporten, og dem, der skal bruge den. Det, du skal have mest for øje, når du laver BI-rapporter, er brugeren.

Du kan komme ud i en virksomhed, der har 42 dashboards liggende, som ingen bruger. Spørger du den, der har bygget dem, hvorfor de ikke bliver brugt, får du et skuldertræk. Spørger du brugerne, siger de, at rapporten ikke viser det tal, de skal bruge, eller ikke viser det på den måde, de har brug for. Den friktion er en af de største faldgruber i rapportering.

Det er også grunden til, at du skal snakke med dem, der skal bruge rapporterne. En finansrapport til bestyrelsen har ikke nødvendigvis de samme filtre og sorteringer som det, du selv bruger i hverdagen. Der ligger et stykke change management i at forstå, hvad forskellige modtagere har brug for.

Skal du starte med mennesker eller med data?

Du skal starte med mennesker og ikke med data. Det lyder kontraintuitivt, når Business Intelligence handler om data. Men pointen er, at det visuelle bygger på dataen, og at rapporten skabes til et menneske. Hvis du bygger et data warehouse først og bagefter spørger, hvad du skal bruge det til, så har du vendt rækkefølgen om.

Den bedste BI-ansvarlige er ikke nødvendigvis den mest tekniske eller den bedste formidler. Det er den, der kan bygge bro mellem teknik, forretning og formidling. Det er en, der er god til at få fat i de rigtige mennesker og holde overblik over, hvad der skal bruges, og hvornår.

Derfor er der lige så meget fokus på det menneske, der får rollen, som på selve teknikken. Du kan sagtens have en spidskompetence, når du starter. Men spørgsmålet er, om du også har evnerne til at favne bredere end den.

Hos Abakion har BI-afdelingen skrevet en guide til den BI-ansvarlige om netop den rolle. Du kan finde guiden på abakion.dk og få den uden at det koster noget.

Er BI-ansvarlig en sårbar rolle?

Ja, rollen som BI-ansvarlig kan være svær. Du har sjældent masser af tid afsat til den, og hvis der opstår et problem, føler du måske ikke, at det er 100 procent dit eget ansvar at løse.

Til gengæld er succeskriteriet for Business Intelligence stilhed. Hvis du ikke hører, at der er problemer med dataen, så har du gjort et godt stykke arbejde. Det er lidt som fodbolddommeren, man ikke lægger mærke til. Lægger ingen mærke til dommeren, så har han dømt godt.

Der er dog en fælde i det. Stilhed kan også betyde, at brugerne har givet op og ikke bruger systemet længere. Derfor er det en god idé at tjekke op med brugerne, om rapporteringen faktisk fungerer, i stedet for at tage tavsheden som et sikkert tegn på succes.

Skal du ansætte en BI-ansvarlig eller hente en konsulent ind?

Du kan godt favne Business Intelligence selv i virksomheden, men det er en svær disciplin med mange ting, der skal være styr på. Bliver det uoverskueligt, så er det en god idé at hente en konsulent ind til at supportere.

Det handler ikke om at få lavet det hele fra bunden. De fleste virksomheder har et udgangspunkt, og det bedste udgangspunkt er at være forberedt. Der er som regel en vision eller et mål for, hvor I gerne vil hen med rapporteringen, men ikke altid evnerne til at komme derhen. Har du det billede på plads, så er det det rette tidspunkt at hente hjælp.

Så der er et forarbejde, du skal gøre selv. Beslut dig for, at I vil have rapportering, og bliv skarp på, hvad målet med den er. Derfra kan en konsulent hjælpe med, hvordan I opnår det, og hvem I skal snakke med.

Rollen som BI-ansvarlig kan også lægges hos en projektleder. Meget af arbejdet handler om at samle tråde og holde overblik, og det ligner en projektlederopgave. Men det kræver, at virksomheden har en størrelse, hvor der er en projektleder med tid i kalenderen til at tage kasketten på.

Teknik, forretning og formidling i én rolle

En BI-ansvarlig skal have styr på teknik, på forretningsindsigt og på formidling. De tre ting sidder sjældent i samme person fra start, og derfor er den vigtigste evne at bygge bro mellem dem. Beslut dig først for, hvad du vil have ud af din rapportering, og hent hjælp til resten, hvis opgaven vokser dig over hovedet.

Ofte stillede spørgsmål

Hvem er ansvarlig for Business Intelligence i en virksomhed?

Der er ingen fast titel for ansvaret for Business Intelligence. I praksis bliver rollen som BI-ansvarlig ofte en ekstra kasket, som en controller, en marketingmedarbejder eller en anden medarbejder får oven i sit almindelige arbejde. De færreste virksomheder har en egentlig Business Intelligence-afdeling.

Skal man starte med data eller med mennesker, når man laver BI?

Man skal starte med mennesker. Rapporten skabes til brugeren, og det visuelle bygger på dataen. Bygger du et data warehouse først og spørger bagefter, hvad du skal bruge det til, så har du vendt rækkefølgen om.

Hvorfor bliver BI-rapporter ikke brugt?

Omkring 70 procent af de BI-rapporter, der ikke bliver brugt, ligger ubrugte på grund af friktion mellem den, der laver rapporten, og brugeren. Rapporten viser ikke de tal, brugeren skal bruge, eller viser dem ikke på den måde, brugeren har brug for.

Skal jeg ansætte en dedikeret BI-ansvarlig?

Du kan godt favne Business Intelligence selv, men det er en svær disciplin med mange ting at have styr på. Bliver det uoverskueligt, så er det en god idé at hente en konsulent ind. Gør forarbejdet selv først, og beslut, hvad målet med rapporteringen er.