Sådan bliver dit næste digitaliserings-projekt en fiasko

Hvorfor giver ethvert digitaliseringsprojekt ikke kæmpe-gevinster? Der er jo ikke noget nyt under solen. Vi har arbejdet med forandringsledelse i årtier, og det er det samme vi prøver at opnå hver eneste gang.

Du siger til dig selv, at næste gang bliver en stor succes, og alligevel bliver det en tynd kop te. Det er der en god grund til, og den skal vi snakke om her.

Dit seneste digitaliserings-projekt gik ikke helt som planlagt, og det løb lidt ud i sandet til sidst. Det var ikke en fiasko, for systemet kom på plads, og I bruger systemet hver dag … det er helt fint … men det lykkedes ikke helt at opnå de gevinster, som oprindeligt var planen.

Det gætter jeg på, fordi det er skæbnen for mange IT-projekter.

Historien gentager sig

Nu er jeg den træls type, der forudsiger, at det også bliver resultatet af dit næste digitaliserings-projekt.

Det tør jeg godt forudsige, fordi menneskelig natur er hård ved gode intentioner.

Forandringsprojekter er altid svære, fordi ingen mennesker har lyst til at forandre sig. Vi stritter faktisk imod, alt hvad vi kan.

Du vasker tavlen ren

Nu kigger du fremad. Du har besluttet dig for, at dit næste projekt skal i mål på alle ambitioner. Du hyrer en konsulent, som ruller den store projektplan ud, og du lærer om forandringsledelse, kommunikationsplaner, adfærdsdesign osv.

Det lyder dyrt, og det er ikke sikkert, at det får dit næste projekt til at gå bedre.

Det er altid de samme problemer

Som rådgiver kan jeg nemt fortælle dig, hvilke åbenlyse problemer, der spænder ben for dit digitaliseringsprojekt. Det handler altid om de samme ting:

• Forankring i ledelsen
• Inddragelse af medarbejderne
• Kommunikation til alle involverede
• Arbejdsbyrde
• Tid til både planlægning og udførelse

Når du nu kigger frem mod dit næste projekt, og overvejer hvad du skal gøre bedre næste gang, så kommer vi til en klassisk faldgrube:

Du kommer nemt til at fokusere på, hvilke tiltag du skal gøre for at dække alle disse emner af.

Nøglen til succes er naturligvis, at du gør dit bedste på alle disse områder, men det vigtige spørgsmål er alligevel ikke, hvad du skal gøre.

Det vigtige spørgsmål er, hvad der holdt projektet tilbage sidste gang. Hvad forhindrede det i at nå alle gevinst-målsætningerne?

Du må gå ud fra, at alle projektdeltagere har gjort, hvad de har formået. Så der må være nogle begrænsende faktorer, som du ikke har forstået, eller som er uden for din indflydelse.

Det interessante spørgsmål er altid: Hvad er det, vi ikke har gennemskuet?

Menneskelig natur er synderen

Jeg vil gerne give et bud på svaret. Jeg mener nemlig, at du er oppe mod en overmagt: Den menneskelige natur. Den er ikke uovervindelig, men den kræver styrke, tid og vedholdenhed at tøjle.

Jeg mener, at der især er to menneskelige træk, du skal have fokus på: inkonsistens og overvældelse.

De kommer til udtryk på mange forskellige måder, og de kan beskrives på utrolig mange måder, så dette er bestemt ikke en facitliste, men prøv at se, om du kan genkende min udlægning af disse to almindelige træk:

1. Vi er inkonsistente

Som mennesker matcher vores rationelle planer ikke altid hvad vi vælger at gøre i praksis. Vi er ikke altid konsistente fra beslutning til udførelse.

På det overordnede niveau kan vi sagtens blive enige om menneskerettigheder, ligestilling og bæredygtighed. Men når det i hverdagen har en konsekvens for den nye telefon, det nye tøj og den røde bøf, så ophører vores enighed.

Det gælder også digitalisering. Vi er enige om målsætningerne på det indledende møde, men i praksis rammer forandringskrav hårdt. Dine projektdeltagere forstår måske forandringskravene rationelt, men de kan ikke lade være med at reagere med følelser.

Den menneskelige natur er irrationel, men ganske forudsigelig. Alle er enige på det overordnede niveau, men når projektdeltagerne i praksis kommer frem til det tidspunkt, hvor de konkret skal ændre adfærd, så føles det ubehageligt, ubelejligt og endda uretfærdigt.

De siger til sig selv, at ”de kan da ikke forvente, at jeg skal …”, eller at ”det kan da ikke være rigtigt at …”, og så gør de noget andet, end I havde aftalt. Derefter handler det blot om at komme i mål med det nye system – og at få det bedste ud af det.

2. Vi bliver overvældet

Mål falmer over tid. Du begynder projektet med store ambitioner og udsigt til gevinster og effektiviseringer. Men midtvejs i projektet stiger mængden af praktik, og stille men sikkert skifter dit fokus væk fra gevinst-målsætningerne. Alle projektdeltagerne får tunnelsyn og prøver bare at løse sine opgaver, og projektet kommer til at handle om bare at blive færdig.

Sidst i projektet har du ikke det personlige overskud til at gen-bekræfte alle aftaler med alle projektdeltagerne. Du har ikke energien til at holde den samme tale for femte gang, selv om det kræver endnu mere kommunikation, før det siver ind.

Du begynder at forvente i stedet for at spørge.

Du begynder at håbe i stedet for at sikre dig.

Du begynder at retfærdiggøre din egen indsats – over for dig selv.

Bagefter efterrationaliserer du, at det var godt, at I i det mindste kom i mål med systemet, og du glemmer at evaluere i forhold til de oprindelige målsætninger.

Vi ser det gang på gang. Når det bliver hårdt undervejs, så skifter målfokus fra gevinster til teknik.

Du skal anlægge en metode

Kan du genkende inkonsistensen og overvældelsen fra tidligere projekter? Det tror jeg, at de fleste kan. Det kan godt være, at det ikke er de eneste faktorer, der er i spil, men det er et godt sted at starte.

Jeg kan ikke efterlade dig uden et forslag til, hvordan du skal løse udfordringen, vel?

Forandringsprojekter er svære, fordi menneskelig natur er hård ved gode intentioner. Og hvordan skal du overkomme disse forhindringer?

Du skal nærmest besidde en overmenneskelig styrke, og det har de færreste. Og hvis man ikke har selvdisciplin, så må man anlægge sig en metode – helst en metode, som en tredjepart holder dig i ørerne med.

Der kommer den eksterne konsulent ind i billedet. Spar lidt på den type konsulent, der kommer og viser powerpoints og udarbejder strategiplaner, der ender i skuffen.

Brug i stedet mere energi på den konsulent, der har arbejdshandskerne på, og som hver dag fastholder dit fokus på gevinstmålsætninger og tvinger dig til at gøre alt det, der hver eneste dag er nødvendigt, for at dit digitaliseringsprojekt kommer i mål og giver fuld gevinst.

Læs mere om hvordan vi kan rådgive dig, så dit nyt projekt bliver en succes.