AVA Group gennemfører ERP-projekt online på 14 dage

“Det var en meget kort og meget kontant proces” fortæller Hans Ole Vitus, CTO og Founder af AVA Group A/S. ”Det har været virkelig godt, og fandtes der en Unbox vol. 2, så valgte vi at køre projektet i hus via Teams lige på stedet”.

Karantæne gav mulighed for et koncentreret ERP-forløb

”Mit mål for 1. kvartal var at få truffet en beslutning om vores nye ERP-system. Det er jo hele fundamentet, i det vi laver. Da vi manglede tryghed ved det eksisterende system til at håndtere vores indkøbs- og produktionsstyring, brugte vi for mange Excel-lister til at holde styr på ting, som vi egentlig burde kunne trække direkte ud af ERP-systemet – dette gjorde os alt for ineffektive.”

”Første gang jeg kiggede på Business Central tænkte jeg, at det kunne være virkelig lækkert at have denne type system. Prismæssigt plejer NAV at ligge i den tunge ende, så jeg tænkte, at det behøvede jeg ikke investere ret meget af min tid på. Dog valgte jeg at give det en chance, og tog en uforpligtende snak med en fra Microsoft om prisstrukturen, og herefter blev jeg ret stille.”

Beslutningen om at køre på Business Central og om at fortsætte med Abakion blev taget i slutningen af februar 2020. Blot to uger senere blev Danmark lukket ned.

Det var et vink med en vognstang for Hans Ole Vitus om, at den danske lockdown skulle udnyttes til at få implementeret det ERP-system, som skal løfte AVA Groups videre rejse. Om det så skulle gøres online, så var alle 7 mand klar til at tage arbejdshandskerne på.

”Den her Unbox tiltalte mig utrolig meget fordi det er en meget koncentreret måde at komme igennem det på. Det var det, der gjorde, at vi valgte en Unbox, sammenlagt med, at man får de ekstra apps.”

”Jeg tænkte, at hvis vi kunne komme over på den nye platform inden udgangen af 1. kvartal, så ville det være lækkert, men det havde vi nu ikke regnet med ville lykkedes.”

Optimering af gammelt system dyrere end splinterny Business Central

”Vi er jo en lille produktionsvirksomhed, som udvikler, producerer, og leverer til high end segmentet inden for audioudstyr. Vi kom fra et Visma system, men vi var ikke tilfredse med den måde, som produktionsdelen blev håndteret.”

Efter 14 effektive dage med et stort Excel ark som listede fordele og ulemper ved det gamle system mod eventuelle andre systemer på markedet, var Vitus ikke i tvivl om, hvad der var det rigtige at gøre.

”Hvis vi skulle have Visma på en hosted løsning, og vi skulle have skiftet leverandør, så vi kunne få et bedre niveau af service og support inden for produktionsdelen, så skulle vi investere rigtig mange penge og arbejdstimer. Når man alligevel skal ud og skrive større checks, så er man nødt til at undersøge, hvad der er af alternativer. Vi skal jo sikre os, at det er det rigtige system vi er på – også i fremtiden.”

”Jeg fik kontakt med Abakion og fornemmede ret hurtigt, at de havde folk ansat med forskellige kompetencer, der kunne guide os indenfor forskellige områder. Og jeg må sige, at Carsten Eldrup var den helt rigtige mand at sætte sammen med os. Hvad han ved om produktionsstyring – og finans –det har været guld værd for mig. Vi har ikke bare fået en Unbox, men også en masse sidesnak omkring produktion som gør, at jeg har en helt anden forståelse for, hvordan vi egentlig skal skrue det system sammen, når vi kommer dertil.”

Skræddersyninger fjende nr. 1

Og netop produktionsstyringsdelen var en vigtig faktor for AVA Group at få godt styr på.

”Vi bruger special komponenter og andre unikke emner og vi laver ikke voldsomt store styktal. Så nogle komponenter er der et minimum stykantal på, for at vi overhovedet kan få lov til at købe dem. Dette resulterer i, at vi har nogle komponenter på lager til flere år ad gangen.”

”En af de ting jeg godt kunne lide ved Visma var, at man kunne skræddersy sine skærmbilleder fuldstændigt som man ville. Vi er jo tekniknørder, som elsker at sætte et personligt præg på opsætningen, men det er også gået hen og blevet fjende nr. 1. Fordi ingen skærmbilleder er ens, og der ikke rigtigt findes noget træningsmateriale på lige netop vores udfordring, må vi have fat i konsulenten, ved den mindste problematik.”

Læringen om, at tilretninger skaber begrænsninger, har Vitus taget med sig.

”Det var vigtigt for mig, at vi ikke skulle have skræddersyet en masse ting. Målet var, at vi skulle holde os til nogle standardapps og så hælde data i det. I Business Central findes nogle simplere opsætningsmuligheder som gør, at vi hurtigere kan komme til en løsning, der rent faktisk er funktionel.”

Simplere funktionalitet giver nemmere hverdag

”Det vi kan se, vi får ud af det i løbet af meget kort tid, er en markant nemmere hverdag. Vi får en simplere funktionalitet, og det er jo et Microsoft produkt så søgefunktionerne og andre funktionaliteter, er noget vi i et eller andet omfang kan nikke genkendende til.”

”Med det nye system og standardfunktionalitet, kan vi nu have mere kontrol og boltre os løs på usedynamics.com, LinkedIn Learning og YouTube. Der ligger et hav at instruktionsvideoer, der gør, at hvis vi har glemt noget, eller vi skal i gang med nye opgaver, så er der en del info at hente. Vi behøver ikke konsulenten hver gang.”

Gode råd

”Jeg vil virkelig anbefale folk at overveje meget kraftigt, at køre Unbox online. Det betyder selvfølgelig også, at det kræver en helt anden disciplin af de involverede, fordi du har mindre kontrol over, om folk følger med. Man kan vælge at have kamera på alle deltagere, og hvis alle i virksomheden er indstillet på, at det skal lykkes, så giver det også en helt anden form for fokus.

For os har det været hårdt, men det er min konklusion, baseret på den her erfaring med dette forløb, at det absolut har været den bedste løsning. Der er ingen tvivl om, at virtuelt er kommet for at blive i vores forretning.”

Ophavsrettighederne til billeder haves af AVA Group A/S.

Læs også

Kundehistorier
Hør andre virksomheders erfaringer med Microsofts forretningsløsninger.

Forretningsløsninger med Microsoft Dynamics
Læs hvilke standardiserede forretningsløsninger, der holder dig forandringsparat.

Projektmodel
Opnå dine forretningsmæssige målsætninger med dit IT-projekt, med én af Abakions tre forskellige metoder.

Hans Ole Vitus er den visionære bag AVA Group A/S, som producerer consumer adioudstyr i den absolutte luksusklasse under brandet Vitus Audio. Et brand, der har høstet stor anerkendelse og modtaget adskillige priser worldwide for sin fantastiske kvalitet samt unikke lydgengivelse.

Hans Ole Vitus tog det første spadestik til sin forretning i 1995 sammen med sin bedre halvdel Britta, og sammen kiggede de ind i 8 års udvikling af audioudstyr i luksusklasse.

I 2003 blev de første produkter fra Vitus Audio lanceret, og sidenhen er elektronikvirksomheden vokset sig større og har været gazellenomineret 4 gange.

Hvis du er blevet nysgerrig på AVA Group A/S og deres flotte produkter kan du se mere her.

Du kan også besøge Hans Ole Vitus på LinkedIn lige her.