Erfaringerne med at migrere hurtigt fra NAV

Her kan du læse, hvad David fra IVF Tech fortæller om i interviewet i videoen:

Så kan jeg byde velkommen til David Marius Jensen fra IVF Tech. Og David har været med i et komprimeret opgraderingsforløb, hvor man har taget den tidligere Navision 2016 og på meget kort tid konverterer den til Business Central til SaaS-løsningen. Det er det, vi skal høre i dag om jeres erfaringer.

Men først skal vi lige have sat ord på, David. Hvem er du? Du sidder hos IVF Tech. Hvad laver du der, og hvad er du for en?

Jeg sidder hos IVF Tech og har det daglige ansvar for økonomien, sammen med Business Central, som vi kører med i dag, har jeg fået ansvar for at stå for, så vi har alle vores opdateringer med og alle brugere, der har spørgsmål, kommer hen til mig og spørger, hvordan løser vi de her små problemer.

Du er simpelthen ansvarlig for hele ERP-systemet og for al økonomien, selvfølgelig.

Ja, og så for den økonomiske del af det, forsikring og pensioner og alle de andre forskellige ting, der hører med, fx indbetaling og udbetaling. Det er supermeget.

Og hvad med IVF Tech? Prøv at fortælle lidt om, hvad det er for en virksomhed.

IVF Tech er en virksomhed, der er 23 år gammel. Vi laver fertilitetsbænke og sælger dem ud til hele verden. Det vil sige, vores primære produktion er ordreproducerende virksomheder, hvor vores kunder ud i verden bestiller en bænk, som så bliver produceret og sendt afsted. Det er egentlig det, vi laver. Så udvikler vi hele tiden og har nogle forskellige udviklingsprojekter.

Og I kom fra en NAV 2016, og valgte et komprimeret forløb. Hvorfor valgte I sådan et forløb?

Vi valgte et forløb, fordi vores tidlige udbydere af NAV16 havde lavet en skidt implementering, som gjorde, at systemet haltede. Det betyder, at mange af de processer, vi havde, blev besværliggjort af vores program.

Det havde vi så bokset med siden 2016, og så indtil midten af 2019. Og så blev vi enige om, at nu skrottede vi det gamle program, der var for mange fejl i, det ville koste for meget at blive ved med at opgradere det og vedligeholde det.

Vi fandt en løsning, hvor vi kunne lave et komprimeret unbox-forløb, og så kunne vi få opdateret vores program til et nyt et, som også bliver serviceret af Microsoft fremadrettet. Samtidig ville vi få ryddet op i al vores data, og vores processer kunne komme til at køre meget bedre.

Det var ikke så meget trigget af, at det var et komprimeret forløb. Det var mere trigget af, at I havde behov for at opgradere og få startet forfra?

Det komprimerede forløb kom faktisk meget belejligt. Fordi når man kiggede på det ellers, ville det være noget, der tog relativt lang tid, hvor man skulle være nede og have data i et sted og et andet sted.

Her kunne vi nøjes med at være nede i fem dage, hvor vi ikke kunne få lov til at fakturere, lave undermontage og montageordre. Så var vi videre, så det gik stærkt.

Fra den dag, hvor vi ikke måtte bogføre længere, til at vi kunne skrive den første faktura, der gik fem dage.

Der var nogle dage op til, hvor vi lavede noget forberedende, og så var der fem dage, hvor vi var nede, hvor vi kunne fakturere ud eller modtage varer, og så var vi videre.

Det vil sige, at alle undervisninger og migreringer foregik på en uge?

Der var lige tre dage i forvejen, hvor vi havde noget data, vi fik ud til nogen, der lige gik igennem og konverterede det over fra NAV til Business Central. Og da de så havde gjort det, sagde de, at nu er vi klar. Så trykkede de på knappen og så gik der faktisk fem dage, og så var vi fra NAV til Business Central.

Så I startede op med nye åbningsbalancer, nye kontoplaner og sådan nogle ting?

Vi var så heldige, at vi kørte forløbet i september og har fået alt data med. Og vi kører skævt regnskabsår, så vi har fået alle poster med fra første i syvende med åbningsbalancer og så alle posteringer fremadrettet så vi har et samlet regnskabsår, hvor vi ikke skal hen og samle fra NAV og Business Central.

Men det blev samlet i én samlet… Altså alle posteringer er fulgt med, så vi har samlet det
og kan se hele vores regnskabsår i det nye program.

Så har I bare mappet kontoplanen på den nye kontoplan med det gamle?

Yes.

Så det nye er et eller andet standardopsætning, og bliver det simpelthen mappet ud. Så er det kun finanshistorik, du har fået med over, så I har ikke fået varepost-historik med over?

Nej, vi har ikke fået alt arbejdshistorikken med. Det var et af de kompromiser med, at det skulle være så kort et forløb. Men det er ikke noget, som vi savner, når vi først er kommet ind og er kommet nogle måneder henover her. Så går det faktisk helt af sig selv.

Så I gik i luften om fredagen i september, det vil sige, I har arbejdet i løsningen i over et halvt år nu?

Ja.

Hvor mange bruger er der i løsningen?

Vi er 11 brugere, som bruger det dagligt. Og så er der nogle, der bruger det lidt løst.

Hvad siger brugerne til sådan en… at man lige fik fået gulvet til at vedvige under på den måde?

Der er altid en modstand imod forandring, men når man har brugt systemet nogle måneder, så finder man ud af, at det kan nogle flere ting, og nogle lidt lettere ting, end det andet kunne.

Der er et enkelt sted, hvor man kan sige, processen er blevet et langsommere, men overordnet set har vi vundet ret meget ved det.

Så det var så set fra din betragtning, men hvad siger brugerne, så var det frustrerende, så de sad og bandede over i hjørnet?

Vi har været ret heldige ved at gå fra en NAV16 og så op til BC, for programmet ligner meget hinanden. Selvfølgelig er der nogle andre steder, hvor knapperne dækker, de har flyttet lidt rundt på nogle af brugerfladerne. Men ellers så gå fra en NAV16 og så op til BC,
det er der ikke de store ben i.

Hvis man er god bruger i NAV, så vil du også kunne være en rigtig god bruger i BC.

Har du ikke haft tilretninger i det gamle? Har du fået dem med over?

De tilretninger vi havde, det var også der, hvor vi sagde, nu vil vi gerne væk fra at have en dyr IT-løsning, med tilretninger og alle de her ting, som hver eneste gang, der kommer en opdatering, så skal der også tilretninger, og det koster penge.

Så vi valgte at sige, at nu må vi gå over på en fuldstændig standard, og følge med i, og så må vi tilrette vores processer.

Den tilretning vi har haft, hvor vi kan sige, at her kan vi ikke få tingene til at virke, så har vi hurtigt fået at vide, hvordan vi kunne få tingene til at virke, i forhold til den proces, der findes i BC.

Standardprocessen?

Ja, standardprocessen. Så hvis vi havde en intern proces, som var en tilretning over i NAV, så har vi fået tilpasset processen rent fysisk, så den passer til BC.

Okay. Og har I produktionsstyring i Business Central også?

Vi kører ikke med produktionsstyring i dag. Det er de ting, som vi kigger på, og skal opgradere til på et tidspunkt.

Så I laver det manuelt, lagertræk ind og ud, eller sådan noget, eller?

Ja, når vi kører nogle montageordrer, som samler vi alle produkterne fra en masse underprodukter, eller en masse varer, og så op i et samlet færdigt produkt.

Når vi bogfører den, så samler vores system egentlig alle produkterne sammen, og bogfører dem ind og på lager, og så kan man trække dem.

Så i selve forløbet, så har de her 11 mennesker været med i den uge, og så er I simpelthen gået live fredag. I har ikke ventet med at gå live. I har simpelthen trykket på knappen, og mandag morgen, der har de alle sammen bare kørt videre på den nye løsning?

Ja.

Er der ikke noget, I har savnet, eller er der ikke nogle ting, som er blevet forringet, hvor man har sagt, at havde det været den gamle løsning, så havde vi lige kunnet sådan og sådan.

Det er, at vi er kommet et klik længere væk fra vores bilag. Man skal lige klikke på linjen, og så klikke på bilag, så får du det åbnet. Det andet, der kunne du se det lille vindue ved siden af, og det er, så vidt jeg har kunnet læse mig frem til, så tror jeg faktisk, at det er en indstilling, jeg ikke har fået sat til.

Okay.

Men det er igen gået i stærk med at få sat det op, og så er der nogle små-features, som måske mangler i den. Men det er ikke noget, vi savner. Det er ikke noget, der har besværligt gjort vores interne processer.

Det er egentlig bare spørgsmålet om, at man lige skal klikke en gang ekstra på musen, og så har man nøjagtigt det samme.

Okay, og hvad med nedetid og alt sådan noget? Har det bare kørt siden I…

Jeg har ikke oplevet her nedetid. Jeg tror, jeg har haft en medarbejder, der har ringet en gang og sagt, hun ikke kunne komme på, og så har det måske været i to timer, hvor hun ikke lige kunne arbejde. Men jeg ved ikke lige, hvad der var. Der var et eller andet galt med hendes bruger, men det er jo noget, der bliver fikset lynhurtigt og så var man oppe igen.

Så performance er godt nok i det daglige? Det ligger jo i skyen et eller andet sted, hvor man kan så…

Det eneste, det er vores indkøber, der synes, at når hun taster nedover med alle sine genvejstaster, som hun kunne fra NAV, så synes hun, at den er lidt langsommere.

Men vi andre almindelige dødelige brugere, vi synes egentlig ikke, at der er den store forskel.

Så de dødelige bruger, er det okay, at den udødelige indkøber, hun kunne godt være lidt hurtigere?

Hun har lidt for hurtige fingre i forhold til nogle af linjestiftningerne en gang mellem, at så taster hun for hurtigt.

Hvad med den gamle løsning? Lå den hos jer selv, eller var den hosted?

Den lå også ude i byen, men jeg ved ikke, om det svarer til at den når over til Microsoft-serveren, der er lidt langsommere.

Ja, eller også det kan være… Jeg tror faktisk, det er webklienten, fordi det, der sker med webklienten, det er, at den har en interaktionsinterface. Så generelt, når man arbejder direkte på web, så har man sådan et eller andet responsparadigme, som virker lidt anderledes, end når man sidder i Word, og man skriver, så skriver man bogstaverne lige.

Og det er den her forsinkelse, der ligger, som er til stor gene for hende. Men det er også det.

Ja, som er et millisekund eller hvad det er.

Ja, det er, hvor man lige når at trykke, og så har man faktisk gået videre, og så… Ja. Så taster man på den forkerte linje næste gang.

Har I så fået puttet andre apps på, eller lavet andre tilretninger?

Vi har fået noget Continia, Document Capture lagt ind over, og så er der koblet op, så den snakker sammen med banken. Det vil sige, så trykker man på en knap hver mandag, så kører du alle dine betalinger til banken ud, og den snakker selv sammen, og den snakker selv sammen med bankafstemningen.

Så kontrollerer man lige, det passer, så har du alt din beløb tastet ind. I stedet for, at man skal bruge timer på at taste manuelt, hvilket jeg ikke forestiller mig at så mange gør jeg længere efterhånden, så er det også en ret tidsbesparende ting.

Indkøb, der bruger vi så Continia, Document Capture-delen, som løfter nede på linje niveau og matcher med vores købsordre. Når en købsordre kommer ind, og den kan matche den fuldstændig med pris, antal og op mod en købsordre, så kører den faktisk udenom vores indkøbers, som så får man mere tid til at lave noget andet relevant arbejde, som at forhandle priser.

Selve faktureringstingen?

Nej, når vi får en faktura ind, så kan den løfte den sådan, så når den kigger på købsordren, og den matcher antal, pris og købsordrenumret, så siger den, at den her stemmer, så der er i princip ikke nogen grund til, at vi kigger på den manuelt her i huset.

Hvis den stemmer med det, der er bestilt, og det antal, der er modtaget, så kører den automatisk ned og bliver bogført ind. Så kan man køre sine betalingskladder, og så er der i princip næsten ikke nogen, der har haft en hånd på.

Vi kører selvfølgelig nogle stikprøvekontroller på dem, men ellers kører det igennem, uden at nogen sidder og bruger meget tid på det.

Hvor mange af os ordner at gøre det? Hvor mange procent ryger lige gennem?

Det gør den, som er vores fasteleverandører, som vi har 100 % tillid til, at systemet ikke lige pludselig laver et eller andet. Så det er måske indtil videre omkring 40 % af vores fakturaer, der kører igennem på den måde.

Og resten kommer løbende efterhånden, som vi får mere og mere tillid til, at det her Document Capture, og man får sat robotten herop til at løfte tingene rigtigt, så kommer der flere og flere af dem.

Har I andre ting i pipeline, hvor I tænker, at nu er der ro på det? Eller lad mig starte med at spørge, er der ro på det nu? Er det sådan, at I tænker, at det her kører, og det er rimelig stabilt derudaf?

Jamen, vi begynder at kigge på nogle andre småting, hvor vi kan optimere. Blandt andet noget tidsregistreringsproces, for at få alle tidsregistreringer ind på hvert enkelt produkt, efterhånden som vi producerer dem, i og med vi er en ordreproducerende virksomhed, så er det lidt svært at lave et fast skema for, at det tager fire timer at lave det her produkt. Det kan nogle gange godt variere.

Så har kunden valgt at bede om at få rykket sin ene vare, eller sin ene opsætning, og så skal den skræddersyes, og så tager det måske lidt længere tid, for at være helt sikker på, at vi så altid har den rigtige beregning bagved.

Så i stedet for at vi skal sidde og registrere tiden, så kunne vi godt tænke os sådan en tidsscanner, når de starter på en opgave og afføder en opgave. Det er vores næste scene, vi skal kigge på.

Hvis man så kigger tilbage på det der forløb, som du havde i september, det her komprimerede forløb, og du så efterfølgende, hvordan det hele gik, var der noget, du tænkte, I kunne have gjort smartere, eller hvis du havde vidst, hvordan det var, så havde du lavet et eller andet om. Er der nogle punkter, hvor du tænker, at det her, der kunne vi godt have skruet lidt her og der?

Vi gjorde det, vi valgte at bruge et par uger inden for det første, for at være sikre på, at den data, vi havde, var korrekt. Også lave en selektion i, hvilke data, vi gerne vil have flyttet.

Så har vi været i dialog med, og så sige, at den kontoplan, der vi skal over på, få den mappet korrekt op, inden man starter processen op, så man ikke sidder på dagen og siger, vi har også en konto, den skal vi have flyttet, hvor skal vi flytte den?

Så forberedelsen er nøglen til, at det er gået så stærkt. Hvor man kan sige, hvis konsulenterne var mødt op, og man ikke var forberedt, så havde man brugt den første uge på at finde ud af, hvor man overhovedet skulle.

Så det, at man har sat sig ned og lige investeret en uge, 14 dage forinden på at lave den her selektion.

Det er jo så relativt få brugere, der har gjort det. Altså jeres folk, der har siddet og gjort de ting igennem?

Jeg har gået det igennem, indkøberen har gået igennem, og så har den salgs ansvarlige gået igennem, hvad der skulle flyttes.

Okay.

Så der sad vi lige en uges tid og gennemgik de her ting og fik styr på det, så vi fik ryddet op i vores data, inden vi flyttede det.

Men det jeg også hører, at du siger, det er, at det ville du gøre igen? Hvis du skulle gøre det igen, så ville du gøre det på samme måde. Så er der ikke noget, hvor du… Det er jo altid svært at bygge et hus, første gang, men var der ikke noget, hvor du har tænkt, at der kunne vi jo også lige have været lidt mere vakse ved havelågen, eller lige undervise på en anden måde?

Vi var nok ret hurtige til at vælge nogle ting fra vores undervisningsforløb, som måske vi havde talt tilvalg i dag.

Kan du huske, hvad det eksempelvis er?

Jamen, det er nogle generelle opsætningsting, som har drillet os lidt noget. Blandt andet, Continia, som var et nyt produkt for os, der skulle vi måske have haft noget mere undervisning i, hvordan man satte alle de her kladder op, så vi var sikre på, at det, vi fik sendt ud til kunderne, også så ordentligt ud.

Vi var lidt plaget af i starten, at vores faktura ikke så ud, som vi gerne ville have den. Det har vi så fået tilrettet efterfølgende. Men den del af det, der ville jeg nok have sagt noget mere undervisning i de eksterne programmer udover BC, det ville være tilrådeligt, hvis man ikke kender dem på forhold.

Så du kan heller ikke give nogle anbefalinger til andre andet, end at det kører bare derudaf?

Det er noget, vi har siddet tilbage med. Efter at vi har skiftet over her, så har jeg faktisk svært ved at se, at vi har kunne gøre det ret meget bedre faktisk. Det er gået rigtig godt.

Vi havde sat 14 dage til, eller to uger til at flytte alt det hele. Vi havde en ekstra dag til at lave test på, så vi har været hurtige til at flytte den data. Vi har fået alt det data, vi gerne ville have.

Jeg har svært ved at se, hvor vi skulle have gjort det bedre.

Det er fantastisk. Så du vil gerne anbefale naboen at prøve det samme? Eller kræver det, at man er specielt simpel i sin organisation, tror du?

Nej, fordi du kan rykke over på en standardkontoplan, og når du så har fået flyttet den data, du gerne vil have i din åbningsbalance, så kan du altid udvide den. Der er jo ingen, der siger, at du er låst fast på den her for evig tid. Du kan altid ændre i dine ting efterfølgende.

Hvis du gerne vil have et komprimeret forløb, og du vælger at sige ja til en standard,
så er der ikke nogen, der siger, at du ikke kan…

Men du siger bare, at når man kommer over på en standardkontoplan, så kan man rette det til bagefter?

Du kan altid rette den til for en ny konto, så du kan få den bygget op på den måde, hvis du ikke synes, at den passer til det forløb, du gerne vil have. Så på den måde er det ikke særligt besværligt.

Vi gjorde det, vi gik fra at have en meget kompleks kontoplan til at det er blevet mere enkelt, både for os, der sidder og bogfører ind, men også fordi dem, der rejser rundt derude, de kan nemmere via den her app-løsning, hvor de kan loade bilag ind, kan de bedre finde ud af, hvor de skal placere dem rigtigt, i stedet for at de mange gange har fejlbaseret dem i forhold til, hvad de har lavet.

Altså, hvis de har været ude at spise, så har de sat den ind på en forkert en. Så det er blevet mere simpelt for dem, der bruger det, som ikke sidder med bogholderi dagligt.

Tak til David Marius Jensen fra IVF Tech, for at fortælle os sine erfaringer her.