Erfaringerne med at migrere hurtigt fra NAV

Hvem er IVF Tech?

IVF Tech er en 23 år gammel virksomhed, der laver fertilitetsbænke og sælger dem til hele verden. Bænkene er laboratorieudstyr til læger, der hjælper par, som ikke selv kan få børn. Der er varmeteknologi i bordpladen, og en inkubator simulerer en livmoder, hvor embryoet ligger i tre til fem dage, inden det bliver sat tilbage i kvinden.

IVF Tech er ordreproducerende. Kunderne bestiller en bænk, som så bliver produceret og sendt afsted. IVF Tech producerer også varmepladerne til bænkene.

David Marius Jensen har det daglige ansvar for økonomien og for Business Central. Han sørger for, at IVF Tech har alle opdateringer med, og det er ham, brugerne kommer til, når de har spørgsmål.

Hvorfor forlod IVF Tech Dynamics NAV 2016?

IVF Tech forlod Dynamics NAV 2016, fordi systemet haltede efter en dårlig implementering, og det ville koste for meget at blive ved med at vedligeholde det. IVF Tech havde kørt på Dynamics NAV 2016 siden 2016. Den tidligere leverandør havde lavet en skidt implementering, og systemet haltede. Mange af IVF Techs processer blev besværliggjort af programmet, og det havde de bokset med indtil midten af 2019.

Der var for mange fejl, og det ville koste for meget at blive ved med at opgradere og vedligeholde det gamle system. Så IVF Tech besluttede at skrotte det og gå over på et nyt system, som Microsoft servicerer fremadrettet. Samtidig fik de ryddet op i deres data, så processerne kunne køre bedre.

Hvordan forløb migreringen fra NAV til Business Central?

Migreringen tog tre dages dataforberedelse og fem dages nedetid. Det komprimerede forløb kom belejligt. Et almindeligt projekt ville have taget lang tid, hvor IVF Tech skulle have data liggende flere steder.

I stedet var der tre dage, hvor data blev gennemgået og konverteret fra NAV til Business Central. Derefter gik der fem dage fra IVF Tech stoppede med at bogføre i NAV, til de kunne skrive den første faktura i Business Central. I de fem dage kunne de ikke fakturere, modtage varer eller lave montageordrer.

IVF Tech kører med skævt regnskabsår, og forløbet lå i september. Derfor fik de alle poster med fra 1. juli med åbningsbalancer, så hele regnskabsåret ligger samlet i Business Central. Den gamle kontoplan blev mappet over på en ny standardkontoplan.

Varehistorikken kom ikke med. Det var et af kompromiserne ved det korte forløb, men det savner IVF Tech ikke.

Hvad gjorde IVF Tech med tilretningerne fra NAV?

IVF Tech droppede tilretningerne og gik over på standard Business Central. IVF Tech havde tilretninger i NAV, men ville væk fra en dyr IT-løsning, hvor hver opdatering kræver nye tilretninger, der koster penge. Derfor gik de over på en fuldstændig standard og tilpassede deres processer i stedet.

Hvis IVF Tech havde en intern proces, der byggede på en tilretning i NAV, så fik de hurtigt at vide, hvordan de kunne løse det med standardprocessen i Business Central.

IVF Tech kører ikke produktionsstyring i dag, men det kigger de på. I stedet bruger de montageordrer, hvor de samler underprodukter og varer til et færdigt produkt og bogfører det på lager.

Hvordan tog brugerne imod Business Central?

Brugerne hos IVF Tech kom hurtigt med, fordi NAV 2016 og Business Central ligner hinanden meget. IVF Tech har 11 daglige brugere og nogle, der bruger systemet lidt løst. De gik live om fredagen og kørte videre i den nye løsning om mandagen.

Der er altid modstand mod forandring, fortæller David Marius Jensen. Men efter nogle måneder fandt brugerne ud af, at systemet kan flere ting, og at nogle ting er lettere.

Nogle knapper er flyttet, men ellers er der ikke de store ben i at skifte.

“Hvis man er en god bruger i NAV, så vil man også kunne være en rigtig god bruger i Business Central,” siger David Marius Jensen.

Det eneste, IVF Tech savner, er, at bilagene ligger et klik længere væk. Før kunne de se bilaget i et lille vindue ved siden af. Han tror selv, at det er en indstilling, han ikke har fået slået til.

Har IVF Tech oplevet nedetid i Business Central online?

Nej. David Marius Jensen har ikke oplevet nedetid. En medarbejder kunne ikke komme på i måske to timer på grund af et problem med hendes bruger, men det blev fikset hurtigt.

Den eneste, der mærker en forskel på hastigheden, er indkøberen. Hun taster hurtigt ned over linjerne med alle de genvejstaster, hun kendte fra NAV, og en gang imellem når hun at taste på den forkerte linje. Resten af brugerne mærker ikke den store forskel.

Hvordan automatiserer IVF Tech fakturaer og betalinger?

IVF Tech bruger Continia Document Capture og en bankintegration til at automatisere betalinger, bankafstemning og købsfakturaer. IVF Tech har fået Continia Document Capture og en kobling til banken. Hver mandag trykker de på en knap, og så går alle betalinger til banken, og bankafstemningen kører automatisk. Det sparer de mange timer på.

Document Capture læser købsfakturaerne på linjeniveau og matcher dem med købsordrerne. Når en faktura stemmer med købsordren på antal, pris og købsordrenummer, så bliver den bogført automatisk, og indkøberen får tid til andet arbejde, for eksempel at forhandle priser. IVF Tech kører stikprøvekontroller, men ellers rører ingen fakturaen.

I dag gælder det omkring 40 procent af fakturaerne, nemlig dem fra de faste leverandører. Flere kommer med, efterhånden som IVF Tech får mere tillid til systemet.

Næste skridt er tidsregistrering. Fordi IVF Tech producerer på ordre, varierer tiden for hvert produkt. De vil gerne have en tidsscanner, så medarbejderne registrerer, når de starter og afslutter en opgave.

Hvorfor var forberedelsen så vigtig?

Forberedelsen gjorde, at migreringen kunne gå så hurtigt. IVF Tech brugte en til to uger, inden forløbet startede, på at sikre, at data var korrekte, og på at vælge, hvilke data der skulle med. David Marius Jensen, indkøberen og den salgsansvarlige gennemgik det hele. Kontoplanen blev mappet på forhånd, så ingen skulle sidde på dagen og lede efter, hvor en konto skulle flyttes hen.

“Så forberedelsen er lige så meget nøglen til, at det er gået så stærkt,” siger David Marius Jensen.

Hvis konsulenterne var mødt op, og IVF Tech ikke havde været forberedt, så var den første uge gået med at finde ud af, hvor de overhovedet skulle hen.

Hvad ville IVF Tech gøre anderledes?

IVF Tech ville have taget mere undervisning i Continia. De fravalgte nogle dele af undervisningen, som David Marius Jensen nok ville have valgt til i dag. Continia var nyt for IVF Tech, og de skulle have haft mere undervisning i at sætte kladderne op. I starten så fakturaerne til kunderne ikke ud, som de skulle. Det er rettet nu.

Hans råd er derfor at få mere undervisning i de eksterne programmer udover Business Central, hvis du ikke kender dem i forvejen. Ellers har han svært ved at se, hvad IVF Tech kunne have gjort bedre.

Kræver et komprimeret forløb en simpel organisation?

Nej. Du behøver ikke at være en simpel organisation for at vælge et komprimeret forløb. Du kan gå over på en standardkontoplan og udvide den bagefter med nye konti, hvis den ikke passer.

IVF Tech gik fra en meget kompleks kontoplan til en enklere. Det er lettere for bogholderiet, men også for medarbejderne, der rejser rundt og lægger bilag ind via app’en. Før satte de for eksempel en middag på restaurant i stedet for repræsentation. Nu er det nemmere at placere bilagene rigtigt.

Hvorfor skal du ikke implementere i et big bang?

Katja fra Abakion anbefaler at tage det mest fundamentale først og bygge ovenpå bagefter, så brugerne kan følge med. Katja arbejder med undervisning og brugeradoption, og hun synes, IVF Tech har gjort det helt rigtigt. Abakion anbefaler ikke, at kunder implementerer i et big bang, hvor alt bliver skiftet ud på én gang. Funktioner kan komme bagefter, for eksempel med automatisk bankafstemning, når brugerne kender systemet.

Hun undrer sig over, at virksomheder gerne vil bruge millioner på et nyt system, men ikke 100.000 kr. på at undervise brugerne.

“Vi kan få et mega godt system, men hvis brugerne ikke bliver taget med på rejsen, så bliver de måske aldrig rigtig glade for det,” siger Katja.

Videoer kan sagtens bruges, men hendes erfaring er, at brugerne ikke får dem set, hvis de bare bliver bedt om det, for i en travl hverdag er der ikke tid til to timers video. Derfor er Abakions undervisning hands-on med trykte instruktioner. Katja viser ingenting i Business Central. Hun tegner og forklarer på tavlen, og så laver brugerne selv opgaverne i systemet.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor lang nedetid er der ved et komprimeret skifte fra NAV til Business Central?

Hos IVF Tech var der fem dages nedetid, hvor de ikke kunne fakturere, modtage varer eller lave montageordrer. Inden da blev data gennemgået og konverteret fra Dynamics NAV 2016 til Business Central på tre dage.

Kommer historikken med fra NAV i et komprimeret forløb?

Ikke nødvendigvis. IVF Tech fik alle finansposter for det indeværende regnskabsår med, mappet over på en ny standardkontoplan med åbningsbalancer. Varehistorikken kom ikke med, og det savner IVF Tech ikke.

Kan man flytte tilretninger fra NAV til Business Central?

IVF Tech valgte at droppe tilretningerne fra Dynamics NAV og gå over på standard Business Central. I stedet tilpassede de deres interne processer til standardprocesserne, så de undgår at betale for tilretninger ved hver opdatering.

Er Business Central svært at lære for brugere, der kommer fra NAV?

Nej. NAV 2016 og Business Central ligner hinanden meget, og nogle knapper er bare flyttet. David Marius Jensen fra IVF Tech siger, at en god bruger i NAV også kan blive en rigtig god bruger i Business Central.

Hvor mange fakturaer kan Continia Document Capture bogføre automatisk?

Hos IVF Tech bogfører Continia Document Capture omkring 40 procent af købsfakturaerne automatisk. Det er fakturaerne fra de faste leverandører, der matcher købsordren på antal, pris og købsordrenummer.

Kan man ændre standardkontoplanen bagefter?

Ja. Du kan altid tilføje nye konti og bygge standardkontoplanen op efter behov. IVF Tech gik fra en meget kompleks kontoplan til en enklere, som også gør det lettere for medarbejderne at placere bilag rigtigt via app’en.