Erfaringerne fra et skabelon­baseret Business Central-projekt

Tabellae valgte et komprimeret migreringsprojekt, da de skulle flytte deres ERP-løsninger i Danmark, Norge og Sverige til Microsoft Dynamics 365 Business Central. Stefan Reina stod i spidsen for projektet, og han fortæller her om sine erfaringer og gode råd.

Stefan Reina, COO, Tabellae

Tabellae brugte e-conomic i Danmark, Fortnox i Sverige og Tripletex i Norge, og det ville Tabellae alt sammen migrere til Dynamics 365 Business Central.

De valgte den skabelonbaserede projektform Unbox, som gjorde at arbejdet reelt foregik i løbet af et par uger. Læs om Unbox her.

Hvorfor vælge et komprimeret projekt?

“Det komprimerede projekt var attraktivt for os, fordi det er en styret projektform med en fast pris. Det var meget tillokkende, at det var et fastpris-projekt,” fortæller Stefan Reina, som er COO hos Tabellae.

“Tankegangen bag et komprimeret forløb er virkelig godt. Jeg synes, at processerne i projektforløbet er rigtig godt tilrettelagt.”

“Vi havde også en indstilling og tankegang, som gjorde det nemt for os at vælge et standardprojekt. Vi har egentlig ikke lyst til at få udført specialtilpasninger. Vi føler, at vi er en virksomhed med relativt enkle processer, og vi er i øvrigt vant til at bruge standardsystemer, så vi havde ikke betænkeligheder ved at vælge et nyt standardsystem.”

Fokus på projektets rammer fra begyndelsen

Et Unbox-projekt omfatter undervisning, opsætning, datamigrering … egentlig alt hvad der skal til for at gå i drift.

Men det forudsatte også, at Tabellae var indstillet på at følge skabelonerne. Det betød, at Tabellae fik en standardkontoplan, en standardopsætning, og at forløbet af projektet fulgte en skarp skabelon.

Hvad gør man så, hvis man har behov, som ligger uden for Unbox-projektets rammer?

“For vores vedkommende var abonnement-styring det eneste, som løsningen ikke kunne som standard. Vi sælger software-abonnementer og skal styre service-level-agreements og vedligeholdelsesaftaler. Det er ikke dækket af standardsystemet, men det var vi opmærksomme på fra begyndelsen af,” fortæller Stefan Reina.

“Der var faktisk taget højde for det i processen. Unbox-forløbet begyndte med et møde, hvor Abakion løb et meget struktureret spørgeskema igennem for at afdække alt og fange de ting, som eventuelt ikke var dækket af standard. Og så kunne vi vælge, hvordan vi ville håndtere det.”

“Vi valgte at gå i drift på standardløsningen – og så tager vi bagefter en fase 2, hvor vi tilføjer abonnementsstyringen.”

“Vi har så efterfølgende fundet ud af, at løsningen faktisk kan ret meget at det, vi har behov for, så fase 2 bliver måske ikke lige så omfattende, som vi havde forventet. Det er jo kun dejligt.”

Gode råd til dig der vil unboxe

“Vi har været glade for den komprimerede projektform, fordi den er ret godt struktureret. Men det skaber naturligvis også et pres, når forløbet er komprimeret.”

“Det med at gå i drift med 3 lande på samme tid var nok en skidt idé. Jeg vil råde andre til at tage ét land ad gangen. Vi skulle have taget Danmark først og have oparbejdet kompetencer og erfaringer i den danske organisation, så de bagefter kunne hjælpe kollegerne i de andre lande, ét ad gangen. Det havde været smartere.”

“Jeg tror også, at der er stor forskel på, om man kommer fra Navision eller et andet system. Hvis man er vant til at bruge Navision, så er det forholdsvis nemt at lære det nye Business Central, fordi brugergrænseflade og processer er kendte.”

“Vi kom fra e-conomic i Danmark og nogle andre løsninger i Sverige og Norge. Det kræver lidt mere undervisning og tilvænning. Hvis man ikke kommer fra Navision-verdenen, så er det en transformationsproces, fordi medarbejderne skal lære at bruge et helt andet system. Man skal sikre, at man internt får afsat de nødvendige ressourcer og lader medarbejderne bruge den nødvendige tid.”

Når projektet først er i gang …

Alt i alt vil Stefan Reina gerne anbefale et komprimeret projekt til andre.

“Jeg synes at Unbox-tankegangen er genial. Jeg vil til enhver tid anbefale det til andre. Det er imponerende, at man kan pakke alt som skabeloner, følge en fast proces og holde sig til standardløsningen – og så sætte en fast pris på.”

“Jeg vil dog også råde andre virksomheder til ikke at stirre sig blind på prisen. For os gav det god mening at supplere med ekstra undervisning, fordi vi kommer fra nogle andre løsninger.”

“Brug de indledende aktiviteter, som er indbygget i processen, til at evaluere om der skal skrues på sammensætningen af projektet. Det er værd at bruge tid på i begyndelsen, for når projektet først er i gang, så går det stærkt.”