Automatiseret ordrehåndtering og minimal vedligeholdelse hos Gaarbye Supply

Her kan du læse, hvad Freddie Ourø Gaarbye fra Gaarbye Supply fortæller i interviewet:

Hvis vi sætter prinsen op sammen med løsningen, og sammen med hvad det har givet ved værdi for vores virksomheder, og den måde egentlig, som vi har vækstet allerede, så har vi bare ud fra de egentlig kunnet se en rigtig god kurve, og det har den løsning altså en stor del af.

Mit navn er Freddy O. H. Gaarbye, og jeg har Gaarbye Supply sammen med min kone, hvor vi sælger varer til industrivirksomheder rundt i verden.

Vi har et fastvaresortiment, som der bliver udvidet på daglig basis inden for brugsvarer, og så har vi også en mulighed, da vi har mange leverandører rundt omkring i verden, så vi hjælper også med at source varer.

Vores kundesegmenter er egentlig en bred kam af de største virksomheder i Danmark og Nordjylland. Og samtidig så er det også den lille selvstændige maskinarbejder, der er startet op selvstændigt og skal have noget rådgivning og sparring.

Hvordan ser jeres hverdag typisk ud i forretningen?

Vores hverdag ser ud på den måde, at vi i løbet af dagen taler med kunder, vi rådgiver, vi sourcer varer osv., og så om eftermiddagen, så står vi faktisk selv og pakker vores varer og sørger for, at de bliver sendt rundt i verden.

Så vi er hands-on med hele processen og ved noget om det hele.

Og hvorfor var det, at I skulle have en ny webshop?

Jamen jeg vil jo ikke kalde den ny, fordi sagen den er jo egentlig den, at vores virksomhed den startede den 1. januar 2025.

Det var meget vigtigt, at da vi startede det op nu her, at vi fandt en leverandør, helt optimalt en totalleverandør, der både kunne levere ERP-systemet samtidig med webshoppen. Det er ofte der, hvor API’er og integrationer og sådan noget, det er der hvor mange projekter går galt egentlig, fordi at samle alle de folk, og hvem har teten og hvem har bolden, det har jeg godt nok været udfordret på mange gange.

Vi var helt af den overbevisning, at vi skulle have en webshop. Det er både fordi vi laver opsøgende salg og samtidig også, fordi vi kun er to mennesker, så skal vi skal sørge for, at kunderne er så selvhjulpne som overhovedet muligt.

Var der andre overvejelser, da I skulle i gang med det her projekt?

Ja, der var mange overvejelser. Vi brugte jo flere måneder på at lede efter den rigtige løsning, fordi vi skulle sikre os, at vi ikke endte ud i, at tingene ikke kunne snakkes sammen.

Vi skulle have styr på vores egenskaber, vores data, vores integrationer. Vi skulle ikke have de der manuelle processer. Så det at finde noget, hvor det hele kørte live og med minimal vedligeholdelse, og samtidig at vi ikke får regninger hver måned på udviklingskroner. Fordi det sker bare på alle de andre platforme.

Lige meget egentlig, hvor smarte de end lyder, så vil du gerne stadigvæk lige have den der lille knap, eller du vil gerne have den her, der lige passer til din virksomhed.

Og der kan man sige egentlig, at nu har vi fundet nogen, der faktisk er lydhører. Det er med i den samlede pakke, og der bliver svaret hurtigt.

Det er også en meget vigtig ting, egentlig, da vi valgte løsningen. Det var, at finde nogen, der gør sig umage, finde nogen, der svarer hurtigt, og der forstår ens forretning. At vi ikke ender med en chatrobot eller callcenter eller bliver lagt bagerst i stakken.

Vi kan godt lide den personlige dialog, så selvom I er et stort hus, så føler vi stadigvæk, at det er jo bare Anders og Theo. Og det er virkelig dejligt.

Hvordan forberedte I jer så til at gå i gang med projektet?

Vi gennemgik selvfølgelig vores kravspecifikationer, og vi gik ind og kiggede på, om vi kunne sætte nogle flere ord på.

Og så fik vi ligesom lagt en handlingsplan, fordi vi havde en deadline, der hed den 1/3. Det vil sige, at vi havde to måneder til, at det her projekt skulle startes op og implementeres. Og der snakker vi altså om en komplet løsning med Business Central fra scratch og en B2B-webshop på både dansk og engelsk.

Så vi forberedte os ved at finde ud af at få styr på alle vores data, på vores varer. Vi fik styr på noget så simpelt som billeder og egenskaber. Vi fik lavet nogle store Excel-ark, så da Abakion sagde, at vi var klar, så kunne vi på kort tid hælde data ind og var live.

Så det er noget med at have styr på sine data. Det er jo alfa og omega. Det kommer ikke automatisk. Det gør det bare ikke egentlig. Selv med ChatGPT.

Selv med AI, så skal jeg da arbejde med at tjekke det og gøre det ordentligt.

Nu har I været i luften i to måneder. Nu har du jo arbejdet med tilsvarende ting tidligere, så i forhold til andre løsninger, du har arbejdet med, hvordan oplever du så dette projekt? Er der nogle forbedringer?

Det må man sige. Noget så simpelt som integrationer og datasynkronisering osv.

Det at jeg kan have en kunde i røret, hvor vi lige skal hjælpe dem med at finde måske det rigtige produkt. Det kan være, at det er en anden pris, vi skal ind og ændre eller et eller andet. Vi kan faktisk gøre det direkte på vores mobiltelefon ved i at BC appen at kan gå ind og redigere i deres salgstilbud, og de kan trykke F5 og så er vi bare videre.

Så kan de selv afgive ordrene. Det er ret unikt egentlig, at ordrene automatisk kommer ind. Vi skal ikke gøre noget. Og vi er sikre på, at vi får alle data frem og tilbage.

Og vi kan egentlig udvide det næsten så meget, som vi vil med den data, som vi gør tilgængelig for kunderne.

Så selvom det er et færdigt system, så er der stadig mange muligheder for at gøre det vores.

I opstarten af projektet, var der ellers nogle bekymringer eller nogle barriere, I skulle hen over for at komme i gang?

Ja, der var faktisk én bekymring.

Det var, at vi er to personer. Når man hører om ordet Business Central, Navision, så tænker du store virksomheder. Du er måske ikke oppe i SAP-segmentet, men du er der hen af.

Derfor var vores bekymring også, om vi skød gråspurv med kanoner ved at vælge Business Central og en B2B-workshop.

Men efter at have undersøgt markedet og set en masse videoer fra både Abakion, men også en del andre, så kunne vi se, at Business Central faktisk godt kunne være en rigtig god løsning for en lille virksomhed.

Men det kræver noget arbejde, og nu på den anden side, der er vi helt sikre på, at vi har valgt fuldstændig rigtigt. Men det var bekymring. Var løsningen for stor til en lille virksomhed?

Nu ved jeg, at i kun er to lige nu, men jeg ved også i har vækstplaner. Hvis man zoomer lidt ud, hvor meget betyder IT og digitalisering strategisk for jer? Både her i starten, men også på den længere bane.

Det betyder alt.

Alfa og Omega i denne forretning er, at alt skal digitaliseres og automatiseres.

Kunderne skal kunne lægge en ordre, den skal kunne behandles automatisk, fragtsedlen ud, varerne bliver sendt af sted, og der bliver automatisk genbestilt.

Fordi når man kun er to, eller hvis du kun er en mindre virksomhed, jamen vi har ikke en masse back-office personale, der sidder og flytter papir fra den ene kasse til den anden.

Så det var alfa omega, at vi ligesom fik lavet det her setup, og det bare kører, så jeg kan snakke med mine kunder, og jeg kan snakke med nye kunder, opsøge nye markeder, få nye leverandører og partner ind, mens at butikken bare kører sig selv, mere eller mindre.

Så digitalisering, automatisering, det er grundstammen i vores virksomhed, så vi kan minimere omkostningerne.

Så hvis du skal give et råd til andre virksomheder, som står over for at skulle vælge en ny webshop eller skal have en webshop. Hvad har du af gode råd at give videre til andre, der står i den situation?

Altså for det første, så skal man have styr på, hvilket kundesegment, man egentlig sælger til, og hvilken løsning, man skal vælge.

Fordi der er ingen tvivl om, at der findes også nogle rigtig gode B2C-platforme derude, der har mange standardting over for det private segment.

Men hvis du er en virksomhed, der sælger til B2B, så er det altså vigtigt at have med i tankerne, at en B2C-webshop ikke automatisk er bygget til, noget så simpelt som, at der bliver sendt en faktura til en kunde, er standard.

Det kan også være, at du er udfordret med, at du har kunder, der skal betale via ERN-faktura. Det er heller ikke en standard.

Så det med ligesom lige at have styr på, hvem er mine kunder, hvad er egentlig vigtigt, det er alfa omega til at starte med at finde ud af.

Og ikke at tage ting på givet, fordi der er mange faldgruber rundt omkring.

Og så skal du selvfølgelig have styr på dine varedata.

Igen, som vi tidligere har talt om. Det kommer ikke automatisk. Men den integration, som du kan opnå med BC og B2B webshop fra Abakion, det er jo, at du faktisk samler dit ERP-system samtidig med et PIM-system.

Det er også lidt vigtigt egentlig at have styr på, fordi det er heller ikke helt standard i mange andre løsninger.

Den integration med egentlig, at når der er en kunde, der ringer, og de skal både kunne se varerne på webshop-delen, men de data skal vi jo også have, hvis vi skal lave en manuel ordre til en eller anden kommune eller en offentlig instans, eller det kan være en stor virksomhed, der ikke handler ved en B2B.

Så hele den datasynkronisering, det er altså også en stor faldgrube. Og det kan godt være, at du har din vare, som du opretter i Shopify, men alle de data kommer altså ikke automatisk over i Business Central.

Så find ud af, hvordan dine arbejdsgange er.

Og så en anden ting, du skal have styr på, det er selvfølgelig at have styr på i virksomheden, hvem er det, der er product owner på det her projekt, sådan at projektet ikke falder imellem en masse stole.

Der vil min klare anbefaling være at finde en person, der virkelig går ind i det her og afsætter tiden, fordi vi har brugt mange aftener og mange dage på at putte egenskaber på varer, billeder og simpelthen berige vores varer med data.

Men det er virkelig godt givet igen nu på den anden side.

Og så et generelt råd, det er, at hvis du sælger varer til kunder, så skal du have en webshop, og det kan faktisk kun gå for langsomt. Også selv om du kun sælger til B2B segmentet. Du skal i gang nu.