Power BI – Plug & Play til dine ERP-data

Her kan du læse, hvad Jacob Sanchez fortæller om i denne video:

Ja, jeg har Jacob Sanchez i studiet her, og vi skal snakke om Power BI til Business Central data. Og til det har vi sådan en fin lille planche, som vi måske lige kan smide på kameraet derude i en lidt større størrelse, så folk kan se, hvad der rent faktisk foregår.

Men Jacob, kan du ikke tale os igennem, hvad det er for noget, vi snakker om her?

Jo, det skal jeg prøve. Vi har jo en Business Central, en kasse med noget data, og det vil vi jo gerne kunne trække ud i Power BI, så vi kan lave noget rapportering på basis af det. Og der skal vi lige igennem nogle steps for at få adgang til det.

Det første vi ser, den første kasse over til venstre, det er simpelthen Business Central, hvor vi installerer et lille stykke værktøj, der giver os adgang til data inde i Business Central. Det er det første step.

Så skal vi have data ud og fra og lageret i en database, så vi så kan læse det over i Power BI, og det er så det midterste step, den her Azure Business Central Data Replicator.

Det den gør, det er simpelthen en lille motor, der står og henter data ud fra Business Central og over i en database.

Og det sidste step ud til højre, det er så at importere data og læse det ind i en Power BI datamodel.

Og der har vi så tre modeller. Vi har vores finansmodel, som kigger primært på finansielle data, og vi har en, der kigger på noget salgs data, og så har vi en, der kigger på projektsags-relateret data.

Det er sådan set den korte version af de tre kasser.

Ja, og er det rigtig forstået, at når vi snakker om Unbox Power BI, så er det de her tre ting, man får med pakken?

Ja, det er rigtig forstået.

Ja, så det vil sige, det er jo både teknikken bagved til at connecte på en nem måde, og så er det også selve rapporter, dashboards i Power BI, som man med det samme kan bruge til sådan noget.

Det er rigtigt, og der kan man sige, at der er jo, som du nævner, udover noget teknik, jamen det, der måske er mest relevant for slutbrugeren, det er netop rapportpakkerne, datamodellen og rapportpakkerne.

Og der har vi simpelthen, for at man kan komme hurtigt i gang, så har vi lavet de her rapportpakker, som består af x antal rapporter for hver af løsningerne, så man hurtigt kan komme i gang med sin rapportering.

Så du skal ikke allerede, når du har løsningen, først der i gang med selv at bygge rapporter. Der er faktisk noget fra dag 1, når du er op og køre.

Ja, og som du siger, det er jo nok det, der er interessant for brugerne, men hvis man nu bare hyrer en konsulent som dig til at lave det her setup fra bunden af, så tænker jeg, at så vil de første rigtig mange timer gå med teknikdelen, altså selve det at connecte. Det hænger ikke bare lige sammen ud af boksen fra Microsoft af?

Nej, desværre. Så nemt er det ikke. Der har vi lavet en hel del arbejde. Vi har nogle dygtige teknikere og nogle udviklere, som har virkelig lavet en stor del arbejde.

Det er nemlig sådan med Business Central, at det ikke bare er sådan, at du lige kan trække data ud. Det er ikke bare lige en åben kasse, og så snabler man bare det hele ud.

Det er måske meget godt rent sikkerhedsmæssigt, men det gør altså også, at man er nødt til at lave noget arbejde for at kunne få adgang til data først og fremmest.

Det er det, vi har lavet den her lille Business Central Data Export API, det her lille tool til at kunne håndtere. Så simpelthen faktisk få åbnet kassen, så man kan få lov til at kigge ind og se, hvad er der af data, vi kan trække ud.

Og det næste step er, at vi skal have det ud derfra. For en ting er, at du kan få lov til at se, hvad der er, og det er udstillet for dig. Det næste step er også, at du skal kunne trække det ud og lagre det et sted, så du kan bearbejde det i Power BI.

Jeg får lyst til at spørge, hvor plug n’play er det her?

Vi har gjort alt det hårde benarbejde i forhold til at åbne kassen, få adgang til data og lagre det. Så det er rimelig plug n’play.

Og datamodellerne er også sat op og klar til brug. Så det er faktisk noget, der kan foregå ret hurtigt. En dag.

Ja, hvis du lige har tid, når man ringer til dig.

Ja.

Fair nok.

En af de ting, jeg har noteret mig, at vi lige skal snakke om, det er forudsætninger. Og når vi lige har gjort det, så skal Jacob nok få lov til at dykke ind og vise jer en hel masse af løsninger, så I kan se, hvad den indeholder.

Den her Business Central herude, skal den være cloud, eller kunne den også være on-premise?

Den kunne jo også sagtens være on-premise. Det er egentlig ligegyldigt for os, kan man sige, om det er det ene eller det andet.

Det, man kan sige, det er, at det vi oplever i hvert fald i forhold til mange af de kunder, vi har, som måske har en ældre løsning on-prem, det er, at nu begynder de at tænke, måske skal vi alligevel rykke i skyen.

Og så er der lige lidt arbejde med at flytte fra den løsning, der er on-prem, og så til skyen. Også i forhold til Power BI løsningen.

Så hvis man starter on-prem med sin Business Central og senere flytter til skyen, så vil der lige være lidt arbejde i forhold til at sige, så skal vi lige pege Power BI hen et andet sted. Det vil der være lidt arbejde i.

Og så ved jeg, at der er en forudsætning, vi lige skal snakke om, omkring datastrukturen, kontoplanen, at rapporterne herude i højre side, de er forberedt til en bestemt struktur.

Det er rigtigt, og det gælder primært vores finansløsning.

De her standardrapporter er sat op til at kunne anvendes sammen med Abakions standard kontoplan. Så hvis man laver en kontoplan i sin Business Central, der afviger lidt fra det, så er vi lige nødt til at skrue lidt på nogle ting inde i Power BI, for at vi lige får det med os.

Nu bliver jeg jo nervøs, når konsulenter siger at skrue lidt på ting, så kan man lynhurtigt blive fattig. Så hvor stor en opgave er det?

Ja, undskyld. Men er det sådan en stor eller en lille opgave?

Det er en relativt simpel opgave, og vi gør det faktisk sådan, at vi vil gerne give så meget kontrol over det til kunderne, som vi kan. Så det er noget, der foregår i et Excel-ark.

Så det vi egentlig gør, det er, at vi siger til kunderne, at her er et Excel-ark. Lav jeres kontogruppering, som I gerne vil have dem, og så bliver det automatisk læst ind i Power BI.

Det kunne man jo for eksempel placere i skyen af det her Excel-ark. Det kunne være i SharePoint. Og så kan man altid, som kunde, som bruger, dynamisk gå ind og tilrette det Excel-ark, så man kan få sin kontoplan lige nægtet, som man har det.

Så hvis man lidt hen ad vejen finder ud af, at nu vil vi faktisk godt ændre nogle af de her kontogrupperinger, vi rapporterer på baggrund af, så kan man gå ind i Excel-arket og tage det ind.

Og lige så snart det er opdateret over i Power BI, så ser man det på sin rapport. Og det er faktisk ret nemt. Der er en del kunder, der bruger det.

Super. Nu har jeg stået og viftet nok med den her. Nu synes jeg, at vi skal finde computeren frem og få dig til at vise lidt af løsningen. Vi fokuserer på finansløsningen. Og kunne du lige sætte et par ord på, hvad indeholder den?

Ja, lad mig gøre det.

Og det er jeg egentlig glad for, at du spørger, fordi det kan godt virke sådan lidt underligt, at vi står og snakker om, at vi har en finansløsning, vi har en salgsløsning, vi har en løsning til projektstyring.

Og det er simpelthen et valg, vi har taget. Vi har nogle afgrænsede løsninger, alt efter hvilket behov, man har ude i virksomheden. Hvilket område, man arbejder indenfor og gerne vil rapportere på baggrund af.

Fordi som kunde, kunne man sige, at hvorfor hiver man ikke bare al data ud i en kæmpestor model.

Og så kan man jo selv vælge, om man vil se salg, finans, projekt eller hvad det skulle være.

Det kunne man i princippet godt, men det ville bare blive en meget stor og meget kompleks model. Og det ville ikke være særlig gavnligt i forhold til performance heller af modellen.

Og dertil så kan man sige, at typisk så er det jo forskellige slutbrugere, der sidder og arbejder med de her forskellige områder, vi snakker om.

Altså en finansløsning vil jo måske være en controller eller en finansdirektør, der sidder og kigger på de ting og de rapporter, som der er i den.

Hvis man arbejder i en salgsstilling, salgschefen eller en sælger, så har man ikke så meget behov for måske at kigge på finansposteringer, så må man gerne bare se, hvilke varer man har solgt til hvilke kunder.

Så du har ligesom nogle forskellige behov ude i virksomhederne. Og derfor har vi jo målrettet de her modeller til at være afgrænsede modeller efter det behov, der er ude i virksomheden.

Også for at holde prisen faktisk på et fornuftigt niveau, så du ikke skal købe en kæmpe pakke, som du kun bruger en lille del af, men du faktisk køber lige præcis den pakke, der passer til dig.

Og det her, som vi skal kigge på nu, det er så finansmodellen. Og den kigger på de data i Økonomi systemet i Business Central, som er finansrelaterede.

Så det er finansposter, det er debitor- og kreditorposter, og den duer.

Glimrende. Lad os kigge på det.

Ja, det jeg vil vise her, det er vores finansløsning.

Og der har vi jo så en standard rapportpakke her, bestående af nogle rapporter, som man får med ud af boksen lige så snart man har implementeret løsningen.

Og I kan i øvrigt også selv gå ind på Abakions hjemmeside, og prøve at klikke rundt i dem, og lege lidt rundt med funktionaliteten.

Jeg vil ikke gennemgå alle rapporterne, men lige tage et udpluk af dem, og vise lidt af funktionaliteten i dem.

Og den måde, hvis man lige skal skitsere, hvordan er vi kommet til lige, at det skulle være de her rapporter, jamen det er sådan set, at vi jo har efterhånden nogle års erfaringer med at lave Power BI løsninger til kunderne.

Og der har vi jo lyttet på, hvad er det for nogle behov man sidder med, og hvad er det for nogle behov man har derude. Hvad er det man gerne vil kunde med sine data, hvad er det man gerne vil rapportere på.

Og det har vi simpelthen samlet til bunke, og så har vi samlet det bedste bud på, at svare på de spørgsmål, som man sidder med derude, som slutbruger.

Og nu er vi over i finansløsningen, så det er jo typisk nogen, der sidder og arbejder med noget bogholderi, en finansdirektør, en controller osv.

Så den første rapport her, jamen det er et bud på at sige, at her er en resultatopgørelse, hvor du faktisk kan gå ind og kigge på, hvordan har mit salg været, eller min omsætning, og vores udgifter, og du har nogle mellemregninger for at se, hvordan ser det ud med vores tekniske grader osv.

Og det kan man så se fordelt hen af månederne.

Og den funktionalitet, som også går igen i mange af rapporterne, det er det her med, at man kan faktisk klikke rundt og komme lidt mere ned i detaljerne i de enkelte tal.

Så i stedet for, at man nu for eksempel, hvis vi kigger på det her net sales på vores omsætning her, så vil jeg godt lige dykke lidt ned i, at man kan folde det ud her, og så kan man kigge ned i og sige, hvor kommer det her salg fra?

Klik på selve tallet her, de her 4,3 millioner i januar, hvad er det for nogle poster, der ligger til grund for det tal?

Klik på tallet, og så kan man hoppe videre og få vist en specifikation af de tal, hvor man simpelthen har … hvad var præsteringsstatus, hvad er det for et billagsnummer, og hvad er det for en konto, vi arbejder med her?

Så det er grundtanken også for de andre rapporter, det er hele tiden det der med at kunne gå fra det overordnede niveau, og så komme ned i detaljen og blive klogere på dine data.

En anden meget vigtig del af rapportpakken her, det er filtreringen. Vi har lavet en filtermenu, hvor du kan gå ind og vælge en periode for din rapport.

Du kan vælge, hvis du har flere selskaber, så kan du gå ind og vælge, hvilken selskab, vi har godt se tal for.

Vi har også lagt en funktionalitet ind, som giver dig mulighed for at se tallene i en anden valuta.

Hvis du gerne vil det, det vil måske, hvis man er en international koncern, og man rapporterer i euro, så kan man gøre det sådan, at man på tværs af koncernen ser tallene i samme valuta.

Så er der en afrundingsfaktor, og derudover arbejder vi også med forskellige dimensioner, og det kan jo godt være lidt kundespecifikt, hvordan man arbejder med dimensionerne, men det kunne være typisk en dimension, det kunne være afdelinger, som også er det der er her.

Hvis jeg godt vil se, hvordan det går i salgsafdelingen, så kan jeg vælge det, og så kan jeg få vist tallene på baggrunden af det.

Så det er den overordnede funktionalitet, der går igennem rapporterne.

Jeg vil ikke sige så meget mere om resultatopgørelsen her.

En af de andre rapporter, jeg vil vise, og det er igen sådan en typisk behov, der er derude i finansafdelingerne, det er, at jeg vil godt se min balance, hvordan ser det ud, hvad er saldoen, hvilke bevægelser har vi haft på forskellige konti, og der kan man simpelthen også dykke ned igen i det enkelte tal og få vist, på lagersiden, hvordan har det egentlig udviklet sig der, og hvilke bevægelser, hvilke poster, der ligger til grund for de ændringer, der er sket på lageret.

Så den er meget god.

Og den sidste, jeg egentlig lige vil nævne her, det er tilgodehavender. Hvem skylder os penge? Får vi også kradset pengene hjem hurtigt nok? Der kan man gå ind og se her.

Jeg kunne vælge at sige her, nu er perioden sat til faktisk dags dato, hvordan ser det så ud, hvad er der af forfaldende poster ude hos vores kunder, og så kunne man jo gå ind og kigge lidt nærmere på, dem skal vi da lige have sikret, at vi får hjem og få nogen til at rykke på den del af det.

Der er også en aldersfordeling, man kan se herovre i højre side af rapporten, med hvor mange dage er de egentlig forfaldende.

Så den giver også et rigtig godt overblik over debitorbogholderiet.

Det var lidt smagsprøver.

Smagsprøver, ja, en lille teaser. Gå ind på hjemmesiden og prøv resten.

Ja, fordi man kan nemlig på egen hånd, gå ind og trykke rundt på helt samme måde. Det er faktisk det, du har gjort nu, gået ind på hjemmesiden og trykket rundt i løsningen. Og det kan man gøre selv.

Og der er ikke noget login, der er ikke noget med, at du skal afgive din e-mailadresse eller noget. Det er egentlig bare at klikke sig ind og prøve den.

Og så er der jo noget med, at I er lige i færd med at opdatere brugergrænsefladen. Så hvis man nu ser det her webinar on demand, så kan det være, når man kommer derind, at så ser det lidt anderledes ud.

Ja, og det er jeg glad for, du nævner. Fordi det er jo sådan, at der er jo ikke noget, der er statisk her. Vi udvikler jo hele tiden på de her løsninger. Og derfor er vi faktisk pt. i gang med at lave et lille remake af reporterne også.

Så det kan jo være, at man kommer ind og ser et lidt anderledes design, end det, man lige har set her.

Det kan også være, der kommer noget ny funktionalitet ind. Nu må jeg jo ikke nævne noget. Men det er klart, at hvis vi hører nogle behov ude i markedet fra nogle kunder, og hører det nok gange, så siger vi, hov, det er der, det er vi nødt til at tilbyde, fordi det bliver simpelthen efterspurgt så mange steder.

Så bygger vi det, vi udvikler det, vi lægger det ind i løsningen, og så er det simpelthen med.

Ja. Fornemt. Men skal vi så ikke snakke lidt om, hvordan man kommer i gang med sådan en løsning? Hvad der skal til?

Nu skal jeg vise jer en af mine mange materiale her. Der er sådan et helt lille dokument. Det kan man også finde på føromtalte website. Der kan man downloade den. Den koster dog en e-mailadresse, fordi man får den tilsendt.

Og der kan man læse alt om, hvad der skal til for at komme i gang med den her løsning. Og en af de ting, man kan læse om i den, det er, som jeg har trykket på den her lille fine planche, som jeg måske nok skulle have haft brillerne med for at kunne læse. Så den får vi også lige i stor størrelse på skærmen.

Men det er jo sådan en lille, i venstre side et lille spørgetræ, der viser, hvilken vej ind i en Unbox Power BI, man egentlig skal have. Og så er der forskellige fremgangsmåder.

Og hvis jeg nu lige kigger på det selv, så skal jeg først tage stilling til, om jeg har andre datakilder end Business Central, som jeg godt kunne tænke mig at bruge i BI-løsningen. Om jeg har brug for noget andet end økonomidata. Og om jeg har behov for at gemme data et sted.

Og som jeg forstår det, så hvis jeg nu kan svare nej til alt det her, så skal jeg jo egentlig bare have Unbox Power BI standardpakken? At så vil jeg gerne bare stikke i snablen ned i Business Central og have data vist på den måde, som du lige har præsenteret.

Ja, så skal vi bare have dig hurtigt i gang.

Så skal det bare tændes på kontakten. Kan du ikke lige tale os igennem, hvad der så sker i det her? Der er vi jo så i det øverste spor i den her fine tegning.

Ja, og det er rigtigt. Der er man der, hvor man siger, at vi har en Business Central. Vi har ikke andre data, noget eksternt, vi skal trække ind. Og vi skal lave noget rapportering i Power BI. Og så siger man, at det er fint, det får I tilbud på.

Og så snart man siger ja tak til det, så implementerer vi, udgiver rapporterne og løsningen, og så er du oppe at køre. Så det er egentlig…

Det er den simple.

Det er den simple, standardløsning.

Og når man nu er endt i den øverste række, så er det også fordi, at man jo har svaret på spørgsmålene om, at der ikke er nogen ekstra krav.

Og det er jo den øvelse, vi prøver at lave her.

Slutmålet er jo, at vi skal sikre, at kunderne får mest mulig værdi ud af de data, de har. Så vi prøver at lave en kvalificering af, hvad er det for nogle kunder, fordi der er ikke nogen kunder, der er ens alle er jo forskellige.

Og vi vil gerne være sikre på, at de kommer godt i gang med løsningen og får bedst mulig værdi af den.

Så uden at skulle lave en masse komplekst, så vil vi bare gerne sikre os, at vi lige får lavet en ordentlig afdækning og spurgt lidt ind til, måske lige trykke kunderne lidt på maven og høre dem. Men altså, hvad er jeres behov egentlig? Inden vi bare siger, så kører vi med den her løsning.

Så vi får en ordentlig forventningsafstemning og afdækning af, hvad er det for nogle kunder, hvad er behovene? Og at vi får ligesom imødekommet de behov.

Og det er jo så det, der sker på sådan en Scoping workshop til 2.000 kroner.

Ja.

Og hvis jeg så har nogle ønsker, der gør, at jeg svarer ja til nogle af spørgsmålene her, at der er måske nogle andre data, og jeg kunne måske godt tænke mig at få noget mere ind i Power BI, så ender vi i den næste række.

Så er vi ude i den udvidede løsning, kan man sige. For så skal vi lige få noget ud af, hvad er det for nogle data? Hvordan vil du gerne have dem ind i din Power BI? Skal de køre lidt for sig selv i deres egen silo? Eller vil du gerne kunne kombinere dem med de data, du har fra Business Central?

Så der er vi lige nødt til at finde ud af, hvordan skal setup’et så være og arkitekturen? Så der har vi lige lidt ekstra dialog, kan man sige, nogle ekstra workshops, vi skal igennem.

Og nu vil jeg jo stille et spørgsmål, som jeg ved, konsulenter hader. Det er, hvis man nu gerne lige vil lidt ekstra, hvor stor en opgave er det så? Bliver jeg fattig?

Jamen altså her kommer jeg jo nok til at give politikersvaret, fordi der er vi lidt ude i at sige, jamen der vil jeg jo godt høre, hvad er det for nogle behov, man har? Inden jeg bare siger, jamen det er en simpel opgave, eller det er en lidt større opgave. Fordi det afhænger nemlig meget af, hvad snakker vi om?

Og derfor vi har det spor, kan man sige, lad os tage den workshops, lad os lige få snakket om, hvad er det for noget? Fordi så kan vi gå tilbage og sige, okay, vi snakker en ekstern datakilde og en relativ begrænset kombination af data her, jamen så er det måske en mindre øvelse.

Men hvis man kommer måske og har en masse eksterne data, man gerne vil have, du har et tidsregistreringssystem, du har en webshop, du også gerne vil have noget data fra, bookingsystemer, og hvad det kunne være, jamen så begynder vi at arbejde os op i noget, det er en lidt større øvelse, vi kigger ind i.

Ja, fair nok, men om ikke andet, så er det Scoping workshoppen til de 2.000, der giver mig den viden, så jeg ved, hvad jeg siger ja eller nej til.

Præcis.

Super. Så er vi det hele igennem. Jeg tænker, at I skal gå ind på websitet og prøve løsningen, ligesom Jacob lige gjorde, læs dokumentet, så I ved, hvad der skal til, og find ud af, om det er noget for jer. Tak for den her gang.