Sådan sparer du penge med en oprydning i Dataverse

Her kan du læse Benjamins forklaring af, hvad du kan se i videoen:

Velkommen til.

Jeg har fået Benjamin Truelsen i studiet til at fortælle noget om Dataverse, og det er blandt andet fordi, at jeg har hørt, at Benjamin har en kunde, som har sparet 250.000 kr. på at få ryddet op i sin Dataverse. Så det skal vi høre noget om.

Benjamin Truelsen, han er ekspert i CRM og Power BI og alt sådan noget.

Velkommen til, Benjamin.

Først skal vi lige høre lidt om Dataverse.

Hvad er Dataverse for en ting? Hvad kan det?

Dataverse, det er det, vi i gamle dage ville kalde en database, som Microsoft stiller til rådighed.

Hvis man bruger Dynamics 365, nogle af de apps, der ligger der, eller Power Platform i det hele taget, så er Dataverse det sted, man gemmer sine data.

Så i stedet for at man, som man i gamle dage havde en SQL-server til at stå nede i kælderen og knurre, så er Dataverse en server Microsoft sætter til rådighed.

Så hvis man har Dynamics 365 Sales eller Dynamics 365 Service, så er det der, man gemmer sine data.

Så det der helt gamle var en floppy disk, som blev til en hard disk osv.

Ja

Og så er der noget med, at det også er struktureret data, så Microsoft har også hjulpet med at lave nogle strukturer, som gør, at det hele er lidt mere end bare en åben database eller en dims.

Ja, det er rigtigt.

Det hele er faktisk tilgængeligt via en browser i dag, så det er meget, meget smart.

I de strukturer de stiller op, når man spænder sådan en dataverse op, der i er der en struktur for kontaktpersoner og firmaer, som vi kalder accounts og en masse andre ting, man får med out of the box.

Og hvis man så har sådan et standard abonnement som kunde, hvor meget plads har man så?

Jeg kan huske, da vi var yngre, der var plads jo et kæmpe issue, men det er det jo faktisk stadigvæk, for det er jo det, som man kan spare penge på.

Vi ser det bare ikke helt på samme måde andet end på tegnedrengen. Hvor meget plads har man?

Ja, altså man kan sige, man har jo i virkeligheden uendelig meget plads, og det er jo det, der er det fantastiske ved platformen, det er, at den er jo skalerbar.

Det ligger i skyen, så Microsoft, de stiller egentlig bare uendelig meget til rådighed.

Det, der kan være udfordringen, det er, at det koster jo også noget.

Når man har sådan et dataverse-miljø tilgængeligt, så har man som udgangspunkt her 10 GB data, som man får stillet til rådighed.

Og så får man derudover, alt efter, hvor mange brugere man har i den forretningsløsning, man har kørende. Altså, hvis man f.eks. har et sales-løsning, så har man X antal brugere der, eller hvis man har kundeservice, et vist antal brugere der.

Så man får tildelt de her 10 GB plus lidt ekstra alt efter hvor mange brugere.

Derudover afhænger det også lidt af, hvad er det for en licens, altså hvad er det for en app, man har købt licens til, osv. Så får man lidt ekstra oveni.

Men som udgangspunkt 10 GB.

Så hvis du har hjulpet en kunde med at spare 250.000 om året, hvad har du så skruet
på? Altså jeg går ud fra at rydde op betyder at slette data?

Ja. Vi havde et konkret eksempel med en kunde, som havde de 40 GB til rådighed. Men de stod lige pludselig med en database, der var fire gange så stor.

Og så er det klart, så siger Microsoft på et tidspunkt, “hov, nu skal I til at betale noget ekstra for det”.

Så vi hjalp dem faktisk med at rydde op, så de kom helt ned på den grænse, som svarede til det, de faktisk havde med.

Altså fra 160 til 40 gigabyte.

Og hvad er det, der fylder? Da vi var unge, havde vi sådan nogle USB-stik, eller små diskætter, og der var en gigabyte meget. Hvad er det, der fylder så meget?

Jamen, det er også rigtig meget data. Det er det.

Normalvis, så kan man sige, at det jo er rigeligt.

Men alt afhængig af, hvad det er for nogle brugsscenarier, man har, så kan der være andre behov.

Det kan for eksempel være, at man har en applikation, hvor man har behov for at gemme nogle store filer, store billeder, tilbud til kunder osv.

Så altså hver gang man sender 100 tilbud med det samme billede på, så ligger billedet der i virkeligheden 100 gange?

Ja, og så fylder jo det hele.

Og så kan man sige, er det hensigtsmæssigt? Nej, det er det ikke.

Er det nødvendigt at have liggende? Det er det jo ikke nødvendigvis altid.

Og det er jo så det, vi går ind og undersøger sammen med kunderne.

Så kan der også være andre tilfælde, hvor det er, at man har nogle arbejdsprocesser kørende i baggrunden, altså nogle systemjobs, som ligger i baggrunden på Databasen.

Når systemjobs hober sig op, er der stadig sporbarhed i systemet. Det betyder, at man kan bevare gamle systemjobs og se, hvad der tidligere er hentet i databasen. Men med tiden kan det føre til, at der ophober sig en masse data.

Det er vel lidt ligesom gamle ringbind med bilag, hvor efter 10-15 år er der nok en del af dem, man aldrig kigger i alligevel. Så på et tidspunkt giver det mening at spørge sig selv, hvor meget har vi egentlig brug for at gemme?

Det er vel det, det hele handler om.

Hvordan tjekker man størrelsen på sin base?

Jamen på Power Platform, der har man i administrationscenteret faktisk adgang til de her data, så det er simpelthen bare at gå derind og kigge.

Der kan man se, hvilke der er de største tabeller, hvor meget data ligger der der. Altså hvor meget har man liggende i henholdsvis filer, og hvor meget har man liggende i almindelige rå data. Det er noget, man kan finde derinde.

Og så er det jo et spørgsmål om at finde ud af, at hvis der er tabeller, hvor man kan se, der ligger virkelig meget data, så giver det mening lige at kigge på dem og finde ud af om der er noget af det, som ikke er nødvendigt at have længere? Er det noget, man kan smide ud?

Er det ligesom en stifinder? Hvor man simpelthen kan kigge i sådan en tabel, og så kan man sige, hov, den her ene tabel, den udgør 80% af det hele, og så når man bladrer ned i den, så kan man se, at der ligger faktisk nogle enkelte filer, som typisk er billeder eller et eller andet, som fylder det hvide ud af øjnene, og så kan man så bare sidde og slette dem?

Man kan sige, at man får det her overblik via administrationscenteret, og så kan man her opdage, hvis det er noget, som man efterfølgende skal kigge nærmere på, og dykke ned i datasættet og lave en konkret analyse af det. Så det er det, man gør.

Og er det det, I gør, når I skal ud og rydde op? Hvis man kommer med 160 GB, og har brug for jeres hjælp.

Ja, der sker det at Microsoft pludselig sender en e-mail til administratoren og siger, at nu skal du være opmærksom på, at der er et eller andet her.

De sender en mail, hvor der står, at du skal være opmærksom. De sender ikke en mail, hvor der står, at nu er vi lukket?

Nej, præcis. De er meget søde og flinke til at advare en i god tid.

Vi har endnu ikke været ude for at have kunder, hvor Microsoft har slettet deres data, før vi har nået at gøre noget ved det.

Så man får en e-mail, og man får besked, at nu er der ved at ske noget her, og så er det jo, at man tager fat i os, og så kommer vi ud og hjælper med at analysere.

Vi starter med at holde et kort møde, hvor vi snakker omkring situationen. Hvor meget har de brugt? Hvor meget har de tilgængeligt? Og når vi så har gjort det, så har vi skudt os lidt ind i retning af, hvor er det, vi skal lede henne.

Så skal vi så have adgang til det pågældende miljø, hvor vi så kigger ned i det, og så analyserer vi.

Typisk så tager vi de 10 største tabeller, hvis det vi kigger på det er, hvilke tabeller der optager mest plads.

Der kan også være nogle, der stikker meget ud i forhold til resten.

Men som udgangspunkt kigger vi på de 10 største tabeller, og så ser vi, om der er noget, vi kan spare. Så laver vi en rapport over det.

Det kan jo også være en enkelt tabel, kolonner eller felter, som man kan rydde op i, som man ikke har brug for at længere.

For eksempel, hvis det nu er en kæmpe vedhæftet fil, som er 10 år gammel. Hvad skal vi bruge den til? Så kigger vi på det, og så laver vi en rapport, sådan så man får et lille skriv omkring hvad resultatet af undersøgelsen er, og så tager vi et opfølgende møde, og det er der, vi sammen finder ud af, om der er data et eller andet sted i systemet, som man måske ikke behøver.

Tilbage til din ringbind fra før, er det en anden type ringbind man skal bruge? Eller er der nogen af dem man kan skrotte?

Bruger man så en ekstern harddisk til de data man sletter? Eller er det så bare ærgerligt?

Som udgangspunkt, så skrotter vi det.

Og det handler simpelthen om at finde ud af, hvad skal skrottes? Det kan jo også godt være noget, som man har lyst til at opbevare på nogle andre eksterne medier, hvis det er, at man vil det til senere brug. Hvis man er lidt i tvivl, så kan vi også hjælpe med det, hvis det er.

Og man kan vel også selv lave denne øvelse, hvis man ved noget om det, går ud fra?

Hvis man ved, hvor man skal kigge, og hvordan man sætter det op, ja, så kan man gøre det.

Der, hvor vi ser, at mange har en udfordring, det er det her med at lave noget opfølgende. Altså efter man har ryddet op, så er det jo ligesom skridt nummer et. Og efterfølgende, så kan det jo godt give mening, at man har nogle automatiserede oprydningsjob, som så kører på løbende basis, og det hjælper vi også med at sætte op.

Så det er ikke kun en rengøring, vi laver faktisk også noget proaktivt til at holde tingene ved lige efterfølgende. Og det kan måske godt være lidt mere langhåret, men der er jo værktøjer til rådighed
i Power Platformen til at gøre de her ting både i forhold til den der initiale oprydning og så det efterfølgende proaktive rengøringsjob, hvis man kan kalde det det.

Hvor lang tid bruger vi på sådan noget her? I hele træskolængder?

Altså i hele træskolængder, så siger vi, at det tager mellem 12-20 timer, typisk, og koster et stedet mellem 20.000 og 25.000 kroner, så er man i gang, og man er typisk fået ryddet op, så man ikke får den der ekstra regning, som pludselig tikker ind fra Microsoft.

Og vi har et konkret eksempel med en kunde, hvor vi for 20.000 kroner har sparet dem for 250.000 kr. per år.

Man kan sige, det er jo godt nok mange penge. Det er et afkast, kan man sige. Return on investment på over 1.000 procent bare på det første år. Så det kan godt betales.

Fornemt. Tak til Benjamin for at uddybe lidt her.

Og hvis du sidder med en masse ringbind hjemme i dit Dataverse og trænger til at få ryddet op, så kan du tage fat i os, og så kan vi se, om vi kan hjælpe.

Eller også så kan du søge dig frem til på nettet, hvordan man gør, og så se at få ryddet op i det selv.

Tak fordi du kiggede med.