Lær af IT-projekterne der gik galt

Læs her hvad Anders Lindskov fortæller om i videoen:

Tillykke, du er blevet projektleder, og du er nu på vej mod en katastrofe.

Hvis du læser aviser, så vil det nok ikke komme som en overraskelse for dig, at IT-projekter af og til har det med at gå over budget, eller tage lidt længere tid end oprindeligt planlagt, eller måske ikke helt komme i mål med de gevinster, som de havde sat i sigte.

Der er masser af eksempler på IT-projekter, som er decideret katastrofer i nogle tilfælde, men ellers er mildes talt ikke imponerende i det udbytte, der kommer ud af det.

Det kan jo godt være en lidt ærgerlig situation at stå med et projekt som ny IT-projektleder, og så kigge ud over det der landskab og tænke, hvordan skal jeg kunne gøre det bedre, fordi de var jo sikkert nogle dygtige mennesker, dem der satte sig for at lave de andre projekter.

Men der er faktisk noget du kan gøre, og det er blandt andet at kigge på de projekter, som ikke gik godt og lære det.

Lad os sige, at jeg lige er blevet sat i spidsen for et IT-projekt i min organisation. Det kunne være et nyt HR-system.

Jeg har måske allerede fået en leverandør til at byde ind, som har sagt, at det tager seks måneder og det koster 2,5 millioner. Så er jeg jo interesseret i at vide, om det også er realistisk. Nu kan det godt være, at det er første gang, vi laver et HR-system i min virksomhed eller organisation.

Så kan det være lidt svært lige at finde nogle eksempler på, hvordan det gik sidst. Men jeg er ret sikker på, at de har prøvet at installere et nyt e-mail-system, eller et nyt CRM-system, eller et nyt ERP-system, eller et eller andet nyt IT-system.

Det vil sige, at din organisation faktisk allerede ligger inde med en masse viden om, hvordan det gik sidst og forrige gang, vi prøvede at lave noget tilsvarende. Og den viden, den kan du bruge.

For ved at gå ud og prøve at snakke med f.eks. projektledere eller projektejere i nogle af de projekter, der er blevet lavet før, så kan du få ret godt indblik i, hvordan det gik.

Og det er sådan noget som at sige, hvordan så din oprindelige projektplan ud? Hvordan endte den med at se ud? Hvad var dit oprindelige budget? Hvad endte det med at koste? Fik I defineret nogle gevinster? Fik I fulgt op på dem? Og hvordan gik det?

Med den viden, så har du faktisk mulighed for at kalibrere dit eget projekt.

Så når din leverandør kommer med det ene projekt, så kan du tage det andet projekt og holde op og sige, ”hmm, jeg tror ikke, jeg lander der, hvor min leverandør lover, at jeg lander”.

Og det kan der være mange grunde til. Og jeg ved ikke, hvad der kommer til at ske med mit projekt, men lur mig, om der ikke opstår nogle problemer, som minder lidt om. Og det kan man simpelthen bruge og lære af.

Det har vi faktisk et navn, når man snakker projektledelse, og det er Reference Forecasting. Og det vil sige, at man går ind og kigger på, hvordan gik det med de sidste opgaver, vi lavede. Man sætter nogle parametre på, og specielle kendetegn.

Og så tager man sit eget projekt, og så ser man på, hvilket ligner mest? Og hvor adskiller det sig? Og så prøver man ud fra det grundlag at komme med et bud på ens eget projekt.

Og på den måde, så får du faktisk taget højde for nogle af de usikkerheder, som vil være i projektet, men som du ikke lige nu er i stand til at udpege. Men du tager faktisk udgangspunkt i en virkelig verden, og ikke en teoretisk verden, som det altid vil være, når man laver projektplaner.

Det her, det fungerer faktisk i praksis, og der er nogen, der er vildt gode til det. Det er Vejdirektoratet. Det tænker man måske ikke på, men hvis du nogensinde kører i bil, så vil du have oplevet de her store skilte, der står ude på motorvejen. ”Her bygger vi motorvej, den er færdig i maj 2024.”

Og hvis du så kører i vejen med jævne mellemrum, så vil du faktisk have oplevet, at den er typisk færdig i maj 2024, og nogle gange, så er den faktisk færdig før.

Og det er blandt andet fordi, at Vejdirektoratet arbejder med Reference Forecasting. De har taget og lavet en database over alle de motorveje, de nu har bygget. Det gør de med jævne mellemrum.

Der er forskellen på motorvej. En kan være længere, en kan være kortere. Der kan være forskellige antallet af sporer, og der kan være forskel på, hvor mange broer skal jeg lave henover. Skal jeg ekspropriere land for at bygge min vej?

Der kan være alle mulige parametre i spil. Men der er også rigtig mange ting, der er de samme. Og ved at tage alle de projekter og lægge dem ned i en database, så har de faktisk et ret godt bud, når nogen kommer og siger, nu skal der motorvej helt til Aalborg.

Så kan de hive deres store regneark frem, og så kan de sammenligne, hvor lang tid tog det sidst, da vi lavede noget tilsvarende. Det var lidt kortere vej, så jeg er nok nødt til at korrigere mit nye bud.

Men de er faktisk blevet så gode til det, at de faktisk har overtaget projekter fra andre deler af staten. Og det er, fordi de arbejder meget systematisk med det her.

Og det er jo ikke sikkert, at du som projektleder har mulighed for at lave nøjagtigt samme type arbejde. Men det her med at gå ud i din organisation, og spørge hvordan det gik sidst, det kan hjælpe din projektejer med at træffe et mere realistisk valg.

Fordi vi er som mennesker bare superoptimistiske. Og mit projekt, det kommer ikke til at gå som alle de andre. Det er jo helt unikt. Og jeg er jo meget dygtig af projektleder.

Så de der biases, altså fordomme, som vi har, dem kan man tage brodden af ved at prøve at kigge på, hvordan det gik sidst, og ligesom sætte sig lidt udenfor sit eget projekt, for det kan være rigtig svært at få øje på det, når man selv er midt i det.