Synkronisering af data med ERP

Her kan du læse, hvad Lene og Anders fortæller om i denne video:

Nu skal vi snakke om data, Lene, og jeg ved, at et af de spørgsmål, du bliver stillet rigtig meget, det er, hvorfor er det der synkronisering af data så pokkers svært? Så hvorfor er det det?

Det er det, fordi man tit ikke synes, det er rigtig simpelt. Det er jo bare lige noget, der skal flyttes. Men det der noget, det er meget udefinerbart.

Det vil sige, kunderne de tænker, det er jo bare det samme som alle de andre. Ja, men vi skal finde ud af, hvor meget data skal du egentlig have flyttet? Hvor er du henne i din modenhed i forhold til, hvor og hvor meget data har du i dit ERP-system? Og hvor meget har du alle mulige andre steder?

Så jeg tror faktisk, jeg vil prøve at tegne det op.

Hvor starter man henne?

Det kommer jo an på, hvad man har i forvejen. Normalt tegner man op, så dvs., det vi ved lige nu, det er, at vi har en shop. Så hvis vi skriver shop her, uden egentligt at sætte et navn på, men det er det, der er udgangspunktet – i hvert fald for vores samtale lige nu – og så kan man jo sige, at hvis ikke jeg har andet, så skal jeg jo ikke integrere til noget som helst.

Det eneste kunne være, man skal måske integrere til en eller anden form for betaling. Så det er som regel noget af det første. Så en eller anden betalingsgateway – det kunne være Stripe eller Nets, et eller andet – så når man køber noget heroppe, så går pengene herned. Det er i hvert fald rigtig rart, at man har styr på den del.

Det er en god idé at kunne få penge for de varer man sender.

Det er rigtig smart.

Og så på et eller andet tidspunkt, så finder man ud af, at det også kan være… mange af de her shops er faktisk sådan indbygget, at de har en eller anden aftale. De har en dimmer, du kan putte på, en app, du kan putte på, og så kan man snakke med et lagerhotel. Så du i hvert fald kan få leveret nogle varer.

Så vi kunne skrive et lagerhotel hernede. Og så flytter vi noget hernede.

Og det er også den der Track & Trace pakkesporing der ligger i det?

Det er nogle af de apps, der bygger hinanden bedre.

Og det er stadig kun en shop?

Det er stadig kun en shop. Og det vil sige, at der sker noget transaktionelt, altså der sker noget ordre data heroppe, som ender ud i, at vi får nogle penge ind i vores regnskab. Og det gør, at på et eller andet tidspunkt, så vil man måske gerne have et regnskabssystem.

Så hvis vi tegner vores ERP-system herovre, så er det første typisk, at vi gerne vil have nogle ordredata til at svæve herovre til.

Så når vi bliver trætte af at sidde og tage den der mail, der står, tillykke, du har solgt noget, og så taste det ind i vores finanssystem, eller få en bogholder til det, så siger vi, kan vi ikke få dem koblet sammen?

Ja, præcis. Så kan vi flytte det.

Og så kan man jo sidde og bruge tid på… og så kan det være, at den her ordre bare skal lave en linje. En eller anden vare – og det kan være, at vi slet ikke kører på varer, det kan være, at vi bare kører med nogle finanstransaktioner – men hvis vi nu kører på varer, så betyder det lige pludselig, at så har vi både varer her, men vi har også varer herude.

Ja, så hver gang jeg får en ny vare, så skal jeg oprette den både i mit ERP-system og i shoppen og sørge for, at varenumrene passer og det hele er korrekt.

Ja, for ellers så får du rigtig meget problemer med din synkronisering. Så der går ikke så længe, før man så også har lyst til at sende varer.

Typisk vil man… nogle gange vil man sender varer herfra og hertil, men så sker der det, at herinde i ERP-systemet der er en masse af sådan nogle bogføringsopsætninger og sådan noget, som gør, at det kan være, at det giver mening at starte varerne inde i dit regnskabssystem.

Ja fordi i shoppen har du typisk kun varenummer, varenavn, pris og sådan nogle ting, men for at kunne bogføre dem og have styr på det inde i vores ERP-system, så skal vi berige det med noget mere.

Ja, og så ser vi typisk, at man tager og laver sit varekartotek herinde, som man så sender herud på shoppen.

Men det der så er med ERP-systemstandarden, det er, at den indeholder typisk bare et varenummer og en beskrivelse, hvilket jo typisk ikke er nok for, at du får en fed beskrivelse herude på, hvad din vare kan. Så det nogle firmaer vælger at gøre, det er, at de det der hedder et PIM-system, altså hvor du har produkter.

Et PIM betyder?

Product Information Management, som i princippet ligger heroppe. Ved siden af. Tidligere der lagde man data her, og så kunne den føde data ned…

Og når du siger data, så er det ikke kun beskrivelser?

Det kunne jo være et billede, det kunne være, hvad er det, hvor stort er det?

Så nogle specifikationer på størrelser, bredder, farve, PDF’er om, hvordan man installerer det, eller hvordan man maintainer det, eller alle de her ting?

Alt, hvad du kunne forestille dig. Tidligere lå det i sit eget system, og man kan købe sådan nogle systemer, der er specielt måske branchetilrettet, eller nogle andre ting.

Men altså, der findes også sådan et Master Data, som Abakion putter på, som i virkeligheden er et PIM system, der bor inde i ERP-systemet, hvor du så kan berige din data, altså din vare, eller en kunde, eller hvad vi nu kan forestille os, med noget ekstra data.

Det vil sige, vi skal ikke lave nye felter, men vi kan gå ind og sige, jamen, vi har brug for de her data på en bestemt måde.

Og de skal så også med ud på shoppen?

Det giver mening at tage dem med ud på shoppen, sådan så man lige…

Sammen med varedata, plus mere?

Plus… Vi skriver bare plus. Det betyder bare plus noget mere. Og hvis det så er… det kan jo godt være, at det her PIM-system snakker sammen med noget andet, hvis man stadig har sådan et, men i virkeligheden kan vi gøre sådan her på det, hvis det lever herinde. Men det kan også godt være, vi er nødt til at putte noget op, fordi der er noget endnu ekstra, ekstra, ekstra heroppe, som kunne give mening, at vi brugte.

Og hvordan med alle de her varedata? Hvordan… sidder vi og taster dem?

Ja, altså, man kan jo bare taste dem, men det kan jo også godt være, vi har nogle leverandører herude, som kan levere noget til os. Det kan være, de stiller et API, det kan være, at det er deres måde at snakke, sådan et end point, hvor vi kan hive data ned og sige, nu vil vi opdatere herfra og ned.

Det kan også være, at vi er der tilbage, hvor de leverer et Excel-ark, eller noget andet. Men så kan vi putte det her ind, og så flyder det herud.

Fordi grunden til, at det heller ikke giver mening at lægge Master Data her, altså stamdata, her… Det kan jo også være, at vi i mellemtiden har oprettet en butik. Så har vi også en POS-løsning.

Point of sale. Kasseapparater.

Ja, kasseapparater. Så kunne det jo også være fedt, der var noget, der fløj herned, men det er ikke sikkert, det er det samme data, der skal flyde begge steder.

Og her, der vil vi også gerne have tilbage, hvad det er, vi har solgt. Så lige pludselig ender vi ud i…

Og ved siden af POS’en kunne vi også putte en sælgerløsning.

Ja, der kunne du have en sælgerløsning af en eller anden art, et eller andet salgssystem, du lægger på her. Det kunne også være et CRM-system, hvor vi igen skal have nogle varer ud.

Og så kan du se, at nu bliver tegningen pludselig…

Det er ikke helt så nemt.

Vi snakker stadig kun ordre af varer. Men det vigtige er i virkeligheden at finde ud af, hvor data bor, og hvor er det, vi kan berige dem bedst muligt? Og lige nu, der er tendensen, at det ligger her. Fordi der ligger både data hertil, men der ligger også data til at bogføre med. Der kunne også ligge noget data ned til POS-løsningen. Og der kunne ligge noget data her på sælgeren, der kunne være et eller andet, der var interessant på CRM-systemet.

Men det er stadig kun varer og ordrer?

Det er stadig kun varer, og det er stadig kun ordrer.

Så det næste, der kunne være interessant, det var, at vi ville også gerne levere tilbage her, når der var en faktura.

Det er klart.

Så det kunne godt være, at vi ville sende fakturalinjer og kreditnota tilbage til systemet hernede i. Så det er jo også interessant at sende det tilbage.

Det kunne også være, at vi ville sende… I stedet for, at vi har… Hvad kan man sige… Hernede på lagerhotellet, så kan det være, at vores lager lige pludselig også bor herovre. Vi flytter lageret herovre.

Ind i ERP-systemet.

Ind i ERP-systemet. Det kan være, at vi har vores eget lager. Jamen, så skal vi også til at sende afsted… leverancer vil vi også gerne vise – nu har vi rent faktisk sendt noget.

Fordi igen, når den her ovre får besked på, at nu er varerne leveret, så skal pengene faktisk trækkes ned på betalingsgatewayen.

Og så kan det være, at vi flytter betalingsgatewayen også ind i ERP-systemet, sådan så…

Jah… eller det jeg egentlig gerne vil have i betalingsgatewayen, det er rigtig fint, at det bor her, men det vi gerne vil have ind i ERP-systemet, det er så selve indbetalingen, sådan så, at når vi så får penge ind fra vores bankkonto, så får vi at vide, hvad er det for nogle fakturer, der er blevet trukket fra.

Fordi mange af de her betalingsgateways, det er jo ikke sådan, at hvis jeg trækker 100 kroner for dit kort her, jamen så kan det være, at 2% af alle mine betalinger, de går til betalingsgatewayen. Det er deres fee, det er det, det koster at bruge det, så der ryger måske kun 98 kroner ind i mit ERP-system. Men du skal jo ikke stå og skylde mig 2 kroner.

Det skal vi også have styr på med nogle konti og mellemregninger og masser af bilag.

I alt det her, der ved jeg… jeg har jo snydt, som de gør i TV-køkkenet, og ved, at der er en ting, vi ikke har taget med. Og det er sådan noget som lagertal. Hvor mange varer er egentlig på lager? Fordi hvis vi nu både har et POS, og en sælgerløsning og en shopløsning, og der er én vare tilbage på lager, så kan de jo alle tre, teoretisk set, jo sælge den samtidig?

Ja, og det man typisk ser, det er, at man laver flere lokationer. Heroppe i ERP-systemet kan du lave flere lokationer, så du dedikerer nogle varer, der enten går herud til shoppen, fordi det kan være svært.

Herude kan det godt være, at jeg kender, kun gider at se på de varer, der er på lager. Men hvis det er uaktuelt allerede to sekunder efter, så kan man lave nogle dedikerede lagre.

Og flytte rundt på dem.

Man kan også gøre det, at man inde i shoppen siger, er det her på lager, og så spørger den i det øjeblik, du spørger.

Ja, fordi det er vel forskellen her på et synkroniseret data flow, og så et on-demand data flow?

Ja, fordi man kan sige sådan noget som varer, og også indbetalinger og sådan noget, det behøver jo ikke at stå og køre hver tiende sekund. Hvorimod sådan en ordre vil man rigtig gerne ret hurtigt have ind i systemet, for det er sådan herinde, så låser du ligesom varen til dig.

Og får dem plukket fra lager og…

Ja, så starter hele maskinen heroppe. Men hvis du, hvor alt det andet, der er noget, der kører en gang imellem, og så skal det køre, når man har lyst. Og der findes jo forskellige metoder til det.

Og mange af de heroppe, de tilbyder det, der hedder en webhook. Det betyder egentlig bare, at når der sker noget, så agerer den. Og det tilbyder vores ERP-system sådan set også, så man kan ligesom lave sådan nogle abonnementer.

Så hvis jeg, jeg vil bare gerne have at vide, hver gang man retter på en vare, så kan jeg abonnere på sådan en rettelse, og sende over til shoppen.

Så hver gang vi retter, så sørger vi for at bredde det ud til hele vores landskab?

Ja, så vi ikke skal læse al data ud hver gang, man kan bare nøjes med ændringer.

Det kan du jo også gøre på dine lagertal, men det kan bare blive en virkelig en voldsom øvelse, men det kan du rent faktisk godt, hver gang vores lagertal ændrer sig, så skal vi lige opdatere ovre på shoppen.

Så det man kan gøre, det er, at man udstiller en webservice heroppe, hvor man kan spørge på f.eks. et enkelt varenummer, og så får du at vide, hvilke lagre har vi dem på lager på lige nu? Så kan kunden… det kan jo også godt være, at vi har lyst til at udstille, hvad der ligger nede i vores POS.

I vores butik, så vi kan sælge dem også derfra.

Ja, så vi kan vise på vores web at vi kan købe det online, men du kan også køre ind et eller andet sted, og så har vi 10 på lager inde i byen. Og det er der jo nogen, der siger, at jeg ikke kan vente den dag, det tager at blive leveret, så det er også en mulighed.

Og det er vel i virkeligheden kun vores kunders fantasi, der sætter grænser for, hvor mange forskellige… Nu har vi jo skrevet ordre og varer og faktura og kreditnota, men en af de ting, som jeg bliver spurgt om mere og mere, når vi snakker om business to business, det er også, kan vi ikke få en… Vi vil gerne lave en forhandlerliste, men vi gider ikke at sidde og vedligeholde det manuelt. Kan vi ikke bare tage vores debitor, tror jeg nok, det hedder, inde i Business Central, og så sætte flueben ved dem, vi gerne vil have, skal vises som forhandler ude på webben?

Så vi begynder jo ligesom at kunne bruge – når vi samler data et sted, og har en nem måde at snakke med dem på, begynder vi at kunne flytte dem ud. Og så er det jo vigtigt, at det er nemt at integrere med flere og flere end points.

Og så begynder du lige pludselig også at hive kunder den modsatte vej, og det kan være, at du også gerne vil styre, hvem der skal kunne logge på af dine B2B kunder
inde fra dit ERP-system.

Ja, fordi i Business to Consumer, der putter vi kunderne ind sammen med ordren.

Ja, det gør man. Der putter man kunderne ind som en del af ordren, men den kan jo ændre sig fra gang til gang, jeg handler, og det er ikke sikkert, jeg har lyst til at holde fast i en decideret profil.

Hvorimod i B2B …

Der er der måske en eller anden form for aftale, som gør, at vi har måske en prisaftale, nogle mængderabatter, noget alt muligt andet, som vi tager med ud her, og det kan også godt være, at der er en kunde, som har mange brugere, men et kundenummer. Så der kan være sådan nogle forskellige forhold, der spiller ind.

Og der er også noget med leveringsadresser, at Consumer må få leveret hvor som helst, men B2B må måske kun få levet på nogle aftalte adresser.

Ja. Og der er en masse ting, der kan flyde denne her vej, men det gør jeg jo også, hvis man gør det på den måde, hvis vi skriver kunder heroppe, plus, kan vi jo skrive igen, for der er jo alt muligt, så begynder du også at se, okay, så bliver min shop måske i virkeligheden for lille.

Ja.

Og så er det der, hvor at så kan det være, at vi skal lave en shop mere.

Ja. Både en Consumer shop og en Business to Business shop.

Yes, præcis. Men det er bare for at sige, at når nu I siger til mig, hvorfor er det så svært? Så er det faktisk, fordi der er rigtig, rigtig mange ting, man skal tage højde for, afhængig af hvor langt man er på rejsen i det her.

Og det vi prøver lige nu, eller det vi godt kunne tænke os lige nu, det er, at vi kunne standardisere nogle af de her ting, så man kan give lidt bedre priser end bare sige en halv million eller et eller andet fuldstændig… fordi det er så ukonkret.

Men i og med, at de her ovre, mange af de her er jo faste produkter, og det her ovre begynder også mere og mere at være faste produkter, hvor man i virkeligheden tilpasser sine arbejdsgange, så bliver det også nemmere at lave den her del fast.

Så tilbage til hele den første snak vi havde om, at det hele bevæger sig mod mere og mere app, og det gør integrationerne også, det er klart. Vi bygger vores – og der er mange af vores kollegaer, der også bygger integrationer til alle mulige shopsystemer, og betalingsgateways, og lagerhoteller, og POS-systemer, osv. osv. Det er klart, det vi ser.

Det er den samme tendens, man ser, og så er det en tendens til, at man vil gerne vide, hvad ting koster, inden vi går i gang.

Og den eneste måde, vi kan være så skarpe på det, det er ved, at vi er meget mere veldefineret i, hvad man får.

Nu har vi fået det store overblik på tavlen, og nu vil Anders gerne vise en konkret app til Business Central, som kan styre stamdata mellem Ecommerce og ERP.

Når vi skal køre en webshop op mod Business Central, så kan vi lægge nogle varedata ind i en standard Business Central, men vi kan ikke rigtig opbygge varestrukturer, vi kan ikke lægge mange billeder, lange tekster og alle de her data ind, som vi rigtig ofte gerne vil have i en Business Central.

Men hvis vi har brug for det alligevel, så kan vi eventuelt lægge det i et eksternt PIM-system, hvor vi kan have alle de her data, eller vi kan installere den app, som Abakion har udviklet, der hedder Master Data Information, hvor vi kan lægge de her ekstra data på, sådan at vi kan styre hele webshoppen inden for vores Business Central.

Og det vil jeg gerne lige kort vise jer rundt i, hvordan man opbygger de her data.

Det første er, at vi for at få vores varer vist på en webshop, så skal vi have lagt dem ind i et hierarki.

Her har jeg nogle varer, det er en cykelshop, vi kigger på, det er nogle demodata, vi har. Og for at få dem ind i et hierarki, så har vi vores Master Data hierarki, vi kan opbygge.

Jeg har opbygget et på forhånd, men jeg vil lige vise kort om opsætningen, fordi det kan jo være, at vi har en løsning, hvor vi gerne vil have flere forskellige shopløsninger, eller flere forskellige strukturer koblet op på.

Så her har jeg gjort vores Master Data-grupper klar til, at man kan både have en helt almindelig cykelshop, men man kan også have en mountainbike-shop, kun for mountainbikes.

Det kunne også være, at man ville lave en struktur til sit trykte katalog, og et til shoppen, fordi der er nogle forskelle der.

Når vi så har oprettet grundstrukturen, og sagt, at jeg vil have den her shop, og den her shop, og den her shop, og man kan jo altid tilføje flere senere hen, så kan vi gå ind og bygge op, hvordan relaterer de forskellige ting til hinanden.

Så herinde der sætter jeg op, hvad for nogle køn har jeg sat op, og under køn har jeg så bygget op, hvad er det for nogle cykeltyper, der er under de forskellige køn. Og der er selvfølgelig forskellige, fordi der er nogle cykler, vi kun har til mænd, og nogle vi har til kvinder og mænd. Og alt det giver alt i alt den her struktur.

Men det er jo ikke nok bare at lægge en vare ind på en struktur, fordi det er ikke så interessant at sidde og kigge bare på en citybike f.eks. Det er ikke et interessant produkt at købe, og derfor kan vi berige vores produkter herinde med det, vi kalder Master Data specifikationer.

Og herinde har jeg lagt ind, at det er en citybike, den har Nexus 7 gear på indersiden, det er en herrecykel, og den er lavet af aluminium osv. Og der kan man sådan set lægge alt ind.

Desuden bliver de her specifikationer også brugt til at lave en lang beskrivelse, sådan at vi i stedet for at skrive citybike, kan bruge den lidt længere beskrivelse hernede, til at vise ud på nettet og sige, at det er en Male Nexus 7 Inside Citybike.

Der kunne også være et varebillede på varen, det kunne vi enten have herovre, eller også så kan vi igen have det inde i vores Master Data, hvor vi kan lægge filer på, og vi kan lægge lange tekster. Det kunne også være, at vi inde i filer ville lægge en PDF op med nogle skematiske tegninger, vi kan have produktioner osv. manualer osv.

Og alt i alt, så kan alle de her data ganske nemt synkroniseres ud i en webshop, og bruges til at danne hele strukturen og vise produkter og navigationen derude.