Opdateringer i Business Central: Sådan styrer og tester du de to årlige releases
Opdateringer er ikke valgfrie i cloud-udgaven af Business Central. Microsoft leverer to store opdateringer om året, i april og i oktober, og Abakion fortæller altid, hvad der er nyt i opdateringerne. Og så kommer der månedlige mindre opdateringer og kritiske rettelser, når der er brug for dem.
Du kan styre, hvornår dit miljø bliver opdateret, inden for en periode på fem måneder, og derefter følger en grace-periode på én måned, hvor opdateringen ikke længere kan udskydes. Til gengæld kan du bruge tiden på at teste i en sandkasse, så du ved, hvad der sker med dine egne processer, apps og tilretninger.
Dit ansvar som ERP-manager er at kende ændringerne, teste dem og informere brugerne, inden opdateringen rammer produktionsmiljøet.
I denne artikel:
- Hvor tit bliver din løsning opdateret?
- Kommer alt det annoncerede med det samme?
- Hvornår bliver dit miljø opdateret?
- Hvem får besked om opdateringerne?
- Hvad sker der, hvis du ikke opdaterer til tiden?
- Kan du fravælge de månedlige opdateringer?
- Hvad er Feature Management?
- Hvordan holder du dig informeret?
- Hvor skal du lægge din testindsats?
- Hvordan gør du testen systematisk?
- Hvad går oftest galt ved en opdatering?
- Har du stadig brug for alle dine udvidelser?
- Hvordan hjælper Abakion med opdateringer?
Hvor tit bliver Business Central opdateret?
To gange om året får du en major release, og derudover kommer der månedlige minor updates og hotfixes efter behov. De to store opdateringer ligger i april og oktober, og Microsoft kalder dem Wave 1 og Wave 2.
Det er i de store opdateringer, at ny funktionalitet kommer ind, og det er dem, du skal holde bedst øje med. De månedlige opdateringer handler mest om fejlrettelser, lovmæssige ændringer og forbedringer, og de er derfor sjældent til fare for driften.
Tidligere skulle du selv tage initiativ til at opgradere, og opgraderingen var så omfattende, at mange ERP-løsninger stod stille i årevis. Til gengæld gik de så også glip af al innovation i de år. Den situation findes ikke længere.
Kommer alt det annoncerede med det samme?
Nej, en major release er delvist en annoncering af, hvad Microsoft har på tegnebrættet. En stor del af funktionaliteten kommer med opdateringen, men noget bliver først frigivet senere, for eksempel som valgfrie funktioner under Feature Management.
Og nogle gange bliver noget udskudt helt. Den nye salgsprisstruktur er det mest berygtede eksempel, fordi den har været annonceret i flere release waves og er blevet udskudt hver gang. Det er frustrerende for både leverandører og kunder.
Tag derfor Microsofts annonceringstidspunkter med et gran salt. Microsoft har en plan og vil gerne følge den, men virkeligheden ender ikke altid med at se ud som planen. Det ændrer ikke på, at din løsning jævnligt ændrer sig, og at du skal sørge for, at organisationen kan absorbere ændringerne.
Hvornår bliver dit miljø opdateret?
Du kan se den planlagte opdateringsdato for hvert miljø i Admin-centeret, og du kan flytte den inden for den tilladte periode. Opdateringsperioden for en major release er fem måneder, og Microsoft ruller opdateringen ud i batches hen over flere uger, så det er ikke alle miljøer, der bliver opdateret samtidig.
Du kan også fastsætte et opdateringsvindue for hvert miljø, altså det tidsrum på døgnet, hvor Microsoft må opdatere. Vinduet skal være mindst seks timer, og standardvinduet er mellem klokken 20 og klokken 6 i miljøets egen tidszone. Hvis en opdatering ikke kan nå at blive færdig inden vinduets udløb, så bliver den annulleret og automatisk omlagt til syv dage senere, så miljøet er i drift i arbejdstiden.
Microsoft ved godt, at de ikke skal opdatere lige før Black Friday, men de kender ikke din virksomheds kalender. Hvis datoen er uheldig, fordi I har højsæson, revision eller en travl periode, så flyt den.
Hvem får besked om opdateringerne?
Kun de personer, der står som notifikationsmodtagere i Admin-centeret. Det er under fanen for notifikationsmodtagere, du angiver, hvem Microsoft skal sende besked til, og der skal være mindst én e-mailadresse på listen. Hvis der ikke står nogen, så får I ingen besked om opdateringer og andre ændringer på tenanten.
Det gælder også de beskeder, du helst vil have hurtigt. Microsoft kan sætte en udrulning på pause, hvis de finder en kritisk fejl i en ny version, og så bliver de miljøer, der var planlagt til opdatering i pausen, holdt tilbage og omlagt til syv dage senere. Banneret om pausen står i Admin-centeret, men det ser du kun, hvis du tilfældigvis logger ind. E-mailen er det eneste proaktive signal.
Sæt derfor dig selv og en stedfortræder på listen, og aftal internt, hvem der handler på beskederne.
Hvad sker der, hvis du ikke opdaterer til tiden?
Når de fem måneder er gået, så starter en grace-periode på én måned, hvor du ikke længere kan udskyde. Og når grace-perioden slutter, så gennemfører Microsoft opdateringen. Hvis den bliver blokeret af inkompatible apps eller tilretninger, så kan de blive afinstalleret, for at opdateringen kan fuldføres.
Dine data bliver ikke slettet i den situation, men du skal selv sørge for at få installeret en kompatibel version bagefter.
Du kan derfor ikke udskyde opdateringer i årevis og senere tage ét stort versionsspring. Opdateringer er løbende og obligatoriske.
Kan du fravælge de månedlige opdateringer?
Ja, der findes en indstilling på miljøniveau, hvor du kan fravælge de månedlige minor updates. Standarden er fortsat, at miljøerne bliver opdateret hver måned, så det er et aktivt tilvalg at slå det fra.
Du kan fravælge minor updates helt, indtil den næste major update bringer dig up to date med alt det, du har sprunget over. Men så går du også glip af de hotfixes og fejlrettelser, Microsoft udsender i mellemtiden. Det er en afvejning mellem ro i driften og løbende rettelser.
Apps bliver som standard opdateret sammen med de store opdateringer i april og oktober. Du kan ændre indstillingen, så app-opdateringer følger med hver månedlig opdatering, og du kan også selv tage initiativ til at opdatere en app, når leverandøren har udgivet en ny version.
Hvad er Feature Management?
Feature Management er den side i Business Central, hvor du slår valgfrie nye funktioner til, inden de bliver obligatoriske. De fleste nye funktioner bliver frigivet direkte med en opdatering, men Microsoft bruger nogle gange en blødere udrulning, hvor funktionen først er et tilvalg i en periode.
De bløde frigivelser er typisk funktioner, der kræver grundigere test eller konfiguration. Du slår dem til med en feature switch, hvis du vil afprøve dem, og på et senere tidspunkt bliver de en del af standardløsningen.
Test dem i en sandkasse først. Nogle feature switches kan ikke slås fra igen, når de først er slået til, og det gælder især de funktioner, der ændrer datamodellen, så transaktioner bliver dannet på en ny måde. Så kan du ikke bare vende tilbage til det gamle.
På Feature Management-siden kan du løbende se, hvilke valgfrie funktioner der forventes at blive obligatoriske i næste major release. Men en annonceret dato er ikke en garanti. Mange funktioner holder planen, og nogle er blevet udskudt igen og igen.
Hvis du bruger apps fra for eksempel Abakion eller Continia, så kan du også støde på app-specifikke tilvalg, som du skal tage stilling til.
Hvordan holder du dig informeret?
Læg en fast plan, og koble den til kadencen for de store opdateringer. Forud for april og oktober gennemgår du, hvad der er på vej, tager stilling til Feature Management og planlægger din testindsats. Skriv det i kalenderen som en fast opgave, så det ikke drukner i hverdagen.
Få hjælp fra din leverandør til at følge Microsofts planer, og gennemgå Feature Management-siden systematisk som en del af forberedelsen i stedet for at kigge på den tilfældigt.
Du kan også bruge AI til at skabe dig et hurtigt overblik. Spørg en AI-chatbot: “Hvad kommer der i næste version af Business Central, og er der noget, der er relevant for en virksomhed med fokus på lager og produktion?” Jo mere kontekst du giver, des bedre svar får du. Hvis du har dine egne procesbeskrivelser liggende, så brug dem som grundlag, og spørg, hvilke processer du konkret bør teste på forhånd.
Det er ikke kun Microsofts egen dokumentation, der ligger på internettet. Der er et aktivt netværk af MVP’er, altså Most Valuable Professionals, som skriver blogindlæg om nye funktioner, og en AI-søgning kan samle op på tværs af kilderne og give dig et overblik på dansk, selv om det meste originalmateriale er på engelsk. Det erstatter ikke rådgivningen fra din leverandør, men det gør dig bedre til at stille de rigtige spørgsmål.
Hvor skal du lægge din testindsats?
Læg indsatsen på dine egne tilretninger og på de processer, der er kritiske for driften. Standardfunktionaliteten fra Microsoft giver sjældent problemer, fordi den bliver testet grundigt, og de professionelle app-leverandører tester også deres apps mod nye versioner på forhånd. Den største risiko ligger i de tilretninger, du selv ejer og har ansvaret for at vedligeholde.
Den rigtige anbefaling er, at du opretter en sandkasse, kører dine kritiske processer igennem og verificerer, at alt virker, inden du accepterer opdateringen i produktionsmiljøet. Du har tre sandkasser til rådighed pr. produktionsmiljø, og Microsoft gør det muligt at opgradere en sandkasse til en kommende major release i preview, så du kan begynde at teste i god tid.
Nogle virksomheder tester i et testregnskab i produktionsmiljøet, fordi det er nemmest. Det er en dårlig idé. En app installeres på hele miljøet, så en fejl rammer også dit driftregnskab og ikke kun testregnskabet.
Men realiteten er, at de færreste virksomheder tester i en sandkasse forud for hver eneste opdatering. Hvis du ikke når det, så er det næstbedste råd: kend din forretning. Hvis du ved, at salgsafdelingen bruger en specialtilretning til prisberegning, eller at lageret afhænger af en bestemt app til lot-styring, så kan du reagere hurtigt, hvis noget går galt, og du kan prioritere den test, du faktisk når.
Erfaringen viser, at Microsoft sjældent ændrer så meget fra den ene version til den næste, at arbejdet ikke kan fortsætte. Det, du kunne i går, kan du også i dag. Men en knap kan være flyttet eller omdøbt, eller der er dukket en ny funktion op, du ikke har bedt om. Det er træls som overraskelse, men sjældent kritisk for driften.
Hvordan gør du testen systematisk?
Med Page Scripting kan du optage dine arbejdsprocesser i Business Central og afspille dem automatisk bagefter. Du optager for eksempel en salgsordre med tre varelinjer, lot-numre og et pluk-dokument, og når der kommer en ny version, så afspiller du optagelsen i en sandkasse og får løbende at vide, om hvert trin lykkes eller fejler.
Optagelsen bliver gemt som en fil, du kan dele med kolleger og lægge ind i andre sandkasser, og du kan redigere den, hvis processen ændrer sig. Du kan også indsætte valideringstrin, der kontrollerer, om et felt har den rigtige værdi, for eksempel en beregnet pris.
Der er to ting, du skal vide, inden du går i gang. For at optage skal brugeren have rettighedssættet PAGESCRIPTING – REC, og for at afspille skal brugeren have PAGESCRIPTING – PLAY. Og værktøjet dækker det, der sker i Business Centrals webklient, så det kan ikke automatisere control add-ins eller indlejrede Power BI-rapporter.
Page Scripting fanger altså ikke alt. Men testen bliver ensartet fra gang til gang, fordi maskinen udfører processen på samme måde hver gang, og det er langt hurtigere end at gennemføre testen manuelt.
Hvad går oftest galt ved en opdatering?
Fejl i tredjeparts-apps er den hyppigste kilde til problemer efter en major release. Det er et mønster, supportmedarbejdere kender godt: når Microsoft opdaterer en pulje kunder, så kan man pludselig se den samme app gå igen i henvendelserne.
Microsoft validerer teknisk, at apps på Microsoft Marketplace er kompatible med den nye version, og app-leverandøren er forpligtet til at holde sin app opdateret. Men man kan ikke teste alt, og det hænder, at en app er godkendt og alligevel fejler i praksis. Hvis du har flere apps installeret, så skal de også fungere indbyrdes, og det har ingen testet for dig.
Spørg derfor leverandøren om deres politik for kompatibilitet, når du vælger en app. Hvordan tester de mod nye versioner, og hvor hurtigt reagerer de, hvis der opstår problemer? Jo mere kritisk appen er for driften, des vigtigere er svaret.
For dine egne tilretninger kører Microsoft automatisk et kompatibilitetstjek, inden en opdatering bliver planlagt til miljøet. Hvis valideringen finder en tilretning, der ikke er kompatibel, så sender Microsoft en e-mail til notifikationsmodtagerne med oplysning om, hvilken extension der fejler, hvad der skal rettes, og hvordan den bringes i overensstemmelse med den nye version. Det er endnu en grund til at have de rigtige modtagere på listen.
Sørg for at have overblik over, hvilke apps og tilretninger du har installeret, og hav styr på, hvem du skal kontakte, når noget melder fejl.
Har du stadig brug for alle dine udvidelser?
Det er et godt spørgsmål at stille, hver gang du gennemgår løsningen forud for en opdatering, og det gælder både tilretninger og apps fra Microsoft Marketplace. Business Central udvikler sig konstant, og hvis din tilretning blev bygget for to eller tre år siden, så er der en reel chance for, at Microsoft i mellemtiden har lavet standardfunktionalitet, der dækker det samme behov.
Hvis du ikke opdager det, så betaler du for at vedligeholde noget, du ikke længere har brug for, og du gør hver eneste opdatering mere kompliceret, end den behøver at være. Hver tilretning er en ekstra komponent, der skal testes og vedligeholdes ved hver major release.
Siden 2024 har du kunnet administrere tilretninger direkte fra Admin-centeret på samme måde som Marketplace-apps, så du kan se de installerede tilretninger, uploade nye versioner og afinstallere dem. Det gør den tekniske administration lettere. Men Admin-centeret fortæller dig ikke, hvad en tilretning gør, eller om du stadig har brug for den. Den vurdering kræver, at du kender de forretningsprocesser, tilretningen understøtter.
Initiativet skal komme fra dig. Din leverandør foreslår sjældent af sig selv at pensionere en tilretning, de har bygget og tjener penge på at vedligeholde.
Hvordan hjælper Abakion med opdateringer?
Abakion overvåger Microsofts opdateringer af dit produktionsmiljø som en del af Service Membership, så du kan nå at teste, inden opdateringen bliver gennemført, og du bliver informeret om, hvad der ændrer sig i de halvårlige releases. Hvis en app eller extension fra en tredjepart fejler i forbindelse med en opdatering, så tager Abakion dialogen direkte med tredjeparten.
Til spørgsmålet om, hvorvidt dine udvidelser stadig er nødvendige, laver Abakion en systematisk gennemgang af installerede apps og tilretninger. Kildekoden klargøres til analyse med AI-værktøjer, og resultatet er en struktureret dokumentation af funktionalitet, afhængigheder og tilpasninger, som du kan bruge som beslutningsgrundlag for, hvad der kan afvikles, konsolideres eller erstattes af standardfunktionalitet.
Før hver major release udgiver Abakion desuden et nyhedsbrev, hvor konsulenterne gennemgår, hvad der er mest relevant for daglige brugere og systemejere. Du kan tilmelde dig på abakion.dk/nyhedsbrev, og du finder videoer og artikler om nye funktioner på abakion.dk/viden og usedynamics.com.
Abakion er eksperter i Microsofts forretningsløsninger til ERP, CRM og BI til danske virksomheder. Vi leverer både enkle løsninger, der er klar til brug hos mindre virksomheder, og skræddersyede løsninger til større virksomheder.
Ring til os på 70 23 23 16
eller skriv til abakion@abakion.com
Vi giver gerne et godt råd, uanset om du vil handle hos os eller en anden Microsoft-partner.