ERP strategi – 7 anbefalinger fra eksperten

I dag bør du ikke vente i årevis med at få værdi af dine investeringer i ERP.

Denne artikel handler om, hvorfor dit ERP-projekt fejler, hvis du gør som du plejer …

… og hvordan du gør et ERP-projekt lønsomt!

Halter din ERP-løsning bag efter forretningens behov?

Før du køber eller opgraderer ERP, så tag imod 7 anbefalinger fra en ekspert.

7 anbefalinger til din ERP-strategi for Dynamics NAV

Når du er færdig med at læse her, så fortsæt her for at se, hvordan du kan få Dynamics NAV inkl. opgraderinger og fri support på abonnement til en fast pris.

Dynamics NAV inkl. opgraderinger og fri support

Indledning: Syv anbefalinger til et sundt og foranderligt ERP-system

Hvorfor er det hjerteskærende blot at tænke på at skifte eller opgradere en virksomheds ERP-system?

Og hvordan har virksomheder en jordisk chance for at forberede sig på den uforudsigelige teknologiske udvikling?

Vi hører konstant i medierne, at de teknologiske forandringer sker hurtigere end nogensinde, og at vi knapt kan følge med udviklingen.

Vi hører, at det er svært for virksomheder at lave strategier for mere end et halvt til et helt år frem, fordi verden er i konstant bevægelse.

Vores måde at forstå vores egen forretning og værdikæde på, ændrer sig hurtigere end lærebøgerne kan nå at nedskrive, og hvis ikke vi er klar til at agere i den nye virkelighed, så sakker vi bagud.

Hvem kan forudse, hvordan Europa ser ud om bare et halvt år? Om der kommer ny teknologi på vej, som truer det forretnings-område, man selv sidder med, eller om konjunkturerne gør, at markedet flytter sig i en anden retning, end vi havde forudset?

Jeg havde selv en oplevelse med teknologiens hastige udvikling, da jeg i 2012 skulle stå for byens årlige Sankt Hans fest.

Vi overvejede at investere i en trådløs dankortterminal til 25.000,- kr. for at imødekomme dem, der ikke havde kontanter. Men mere af held end forstand, så blev terminalerne aldrig købt.

Allerede året efter klarede vi al betaling via MobilePay, hvilket ingen af os havde hørt om i 2012. Den trådløse, dyre dankortterminal var med ét forældet og kunne have været en ærgerlig investering for mit lille lokalsamfund.

Det er med ERP som med IC4-tog

Virksomheder i dag kan ikke vente i årevis med at få værdi af investeringer i ERP. Men sjovt nok implementerer vi stadig ERP-løsninger, som om det var IC4-tog eller nye kampfly, med meget lange tilbagebetalingstider.

Vi tror fejlagtigt, at de næste årtiers udvikling kommer til at foregå med samme hastighed, som de seneste årtiers udvikling.

Det er ret naivt, når vi ser tilbage på bare de seneste 5 års udvikling!

I dag implementerer de fleste ERP-leverandører systemer på samme måde som i 90’erne med lange analyseprocesser, lange udviklingsprocesser og lange uddannelsesprocesser.

Denne metode er forældet grundet markedskræfterne, og vi kan i dag se nogle af de helt store ERP-systemer miste markeds-andele på dette grundlag.

Et blogindlæg jeg varmt kan anbefale er ”The death of big business (as we know it)”, skrevet af Christian Lanng.

Han fortæller, hvordan vores nuværende forretningsparadigme vil dø i den nærmeste fremtid. Og om hvor lidt vi forbereder os på dette.

Lanng beskriver blandt andet, hvordan vi i ERP-branchen halter bagefter med at kunne implementere fleksibelt, integreret og kosteffektivt. Han forudsætter, at de traditionelle ERP løsninger fortsætter med at være tunge kolosser af datafundamenter, der ikke kan rykkes, og udtaler derfor, at disse passer dårligt til kundernes krav i dag og i fremtiden.

Og jeg er bestemt enig med ham i, at det bliver ERP-leverandørernes død, hvis de ikke snart vågner op til dåd.

Jeg tror omvendt på, at vi vil opleve et afgørende paradigmeskifte også fra de traditionelle ERP-systemer.

Et skifte, hvor de systemer, der vinder det nye marked, er dem, der kan imødekomme de hurtigt skiftende ændringer, som virksomheder agerer i hver dag.

Et skifte hvor fundamentet ikke er fastlåst, men hvor systemerne er dynamiske, og det er muligt at skrue op og ned efter behov.

Både i forhold til antallet af brugere og serverkraft, men også i forhold til funktionalitet og ikke mindst datastrukturer.

Et fundament der kan skaleres op og ned på alle parametre.

Skal vi kaste ”gode penge efter dårlige penge”?

Der er mange virksomheder, der anvender oldgamle ERP-systemer. Altså ikke oldgamle sammenlignet med trædestenene i Pompei, men set i forhold til hvor nye deres mobiler eller computere er, så ERP-systemerne dybt forældet.

Selv de styresystemer, mail-systemer og alt det andet software, de bruger er nyere. Så hvorfor halter ERP-systemerne sådan bagefter? Ja, det kan der være flere bud på.

  1. For det første er det oplagt, at hvis det tager et til to år at implementere et ERP-system, og når verden forandrer sig så hurtigt, som den gør, så er systemet allerede forældet før, man går i drift.
  2. For det andet er der mange lig i lasten på markedet. Jeg har mødt mange kunder, som krummer tæer, når man taler opgradering af deres system, fordi deres erfaring er, at opgradering er noget, der koster rigtig mange penge og som skaber meget kulturel støj og frustrationer i forretningen.
  3. For det tredje har virksomheden måske betalt mange penge for det nuværende system, som er klistret til med tilretninger, som man ikke kan overskue at forholde sig til eller at skulle starte forfra uden tilretninger.

Så hvordan kan man som kunde sikre sig, at ens investering er rentabel?

ERP-leverandørerne er nødt til at komme ind i kampen

Der er ingen vej udenom. ERP-leverandørerne er nødt til at lære at implementere løsninger med den bedste funktionalitet meget hurtigere, end det vi ser i dag.

Men det skal være skalérbar funktionalitet, som gør det muligt at vælge netop den funktionalitet, man har brug for.

Med et fleksibelt fundament, hvor man nemt kan rette til og ændre, efterhånden som verden ændrer sig. Og med meget mindre og løbende investeringer, som afspejler kundens nuværende størrelse og økonomi i stedet for de kæmpe implementeringer, man ser i dag.

Fra start bør løsningen skabe værdi for kunden ved implementering i flere faser, så man kan imødekomme kundens største behov først og efterfølgende bygge videre på systemet og skabe mere værdi.

Dét er uden tvivl et kæmpe paradigmeskifte for os ERP-leverandører!

Syv anbefalinger til et sundt og foranderligt ERP system

Jeg har indsamlet erfaringer og ønsker fra vores kunder for, hvordan de ønsker at vækste deres ERP-løsning i takt med deres forretning.

Ud fra dette perspektiv giver jeg mit bud på, hvordan man får et sundt og foranderligt ERP-system, som kan forenes med fremtidens uforudsigelighed.

I efterfølgende kapitler vil jeg beskrive de syv anbefalinger, jeg giver virksomheder, når de overvejer at anskaffe nyt ERP-system.

Lad os lige løbe igennem, hvad du kommer til at læse om her:

Overvej en Cloud-strategiOvervej en Cloud-strategi

Er din ERP-løsning klar til flere børn – og klar til, at de flytter hjemmefra igen? Vi oplever det konstant: At ERP-løsningen halter bag efter forretningens behov. Det gælder også for dem, der har brugt tusindvis af timer på at implementere en spritny ERP-løsning.

I stedet for at glæde sig over at være nået i mål er man blevet overhalet indenom af udviklingen og forretningens behov – og den nye og dyre ERP-løsning virker allerede forældet.

Overvej ERP i skyen. At have en Cloud-strategi er som at få stillet en kæmpe villa til rådighed, men kun betale for det, man bruger af den. Man kan starte i det små og vokse, efterhånden som behovet opstår. Og man kan endda skrue ned igen, ”når børnene flytter hjemmefra”.

Fokusér på værdi og forandringsparathedFokusér på værdi og forandringsparathed

Manglende forandringsparathed er den største udfordring ved opgradering af ERP-systemet.
Hænger I fast i et forkromet ERP-system med endeløse tilretninger, så I kan gøre tingene som I plejer? Eller udfordrer I jeres processer med fokus på, hvad der skaber værdi?

Ingen kan forudsige, hvilke processer der vil skabe værdi om bare et år. Derfor gælder det om at minimere behovet for tilretninger i ERP for at bevare hastighed og fleksibilitet i virksomhedens tilpasning til markedets ændrede vilkår.

At implementere ERP bør handle om forandringsledelse og udfordring af processer i stedet for tilretning af systemer.

Vælg Best Practice skalérbar standardfunktionalitetVælg “Best Practice” skalérbar standardfunktionalitet

Er din iPhone smartere end dit ERP-system? Du kan skræddersy din telefon til dit samlede behov ved at vælge mellem en masse standard-apps. Sådan er det ikke med ERP. Her kan man vælge mellem hele pakken – eller ingenting.

Med fremtidens ERP-systemer skal vi have add-ons, der virker lige ud af boxen, og som er så intuitive, at man bare kan tage dem i brug uden særlig introduktion.

Hav en strategi for fleksibel håndtering af stamdataHav en strategi for fleksibel håndtering af stamdata

Mange tror stadig, at ERP-systemets datafundament er støbt i beton. At det hverken er til at ændre eller vedligeholde uden at skulle have fat i en systemkonsulent og betale kassen, samtidig med at systemet bliver endnu mere tilrettet og fastlåst.

Men virkelighed er en anden – der er bare ikke så mange, der har opdaget det endnu.

Vælg løbende driftsomkostninger frem for store investeringerVælg løbende driftsomkostninger frem for store investeringer

Vi udvikler og implementerer ERP-systemer som om vi kender vores fremtidige behov.
Der er noget paradoksalt i, at de fleste virksomheder får tilpasset store, forkromede ERP-systemer med en udviklings- og implementeringshorisont på ofte både 5 og 10 år – når de samme virksomheder har svært ved at forudsige, hvordan deres forretning og forretningsmodel ser ud om bare et år eller to.

Overvej en strategi for opgraderinger, hvor kun relevante data er medOvervej en strategi for opgraderinger, hvor kun relevante data er med

Vi må kunne rydde op ERP-data på andre måder end ved at starte helt forfra.

ERP-systemer opsamler flere og flere data – men vi kan kun rydde op i data ved at starte helt forfra. Det svarer til, at jeg kun kan rydde op i mit pulterkammer ved at smide det hele ud.

Om vi taler pulterkammer eller ERP, så er den rigtige løsning naturligvis at beholde det, der skal bruges, og smide resten ud.

Vælg en behovsdrevet ERP strategiVælg en behovsdrevet ERP strategi – måske med forskellige platforme?

Hvorfor skal vi affinde os med at være bundet til ét ERP-system?

Hvorfor lade os begrænse af at være bundet til ét ERP-system, når vi kan vælge en behovsdrevet ERP-strategi og udnytte fordelene ved at arbejde på forskellige ERP-platforme?

Det kræver, at vi ERP-leverandører gør op med to ting: At vi ikke altid skal tænke kunderne og løsningerne opad i kompleksitet, og at vi skal tænke de forskellige ERP-platforme sammen.

Fremtiden tilhører de ERP-leverandører, der vælger at åbne deres systemer og samarbejde på tværs af konkurrenter og partnere.

Overvej en Cloud ERP-strategi

1. Overvej en Cloud ERP-strategi

Hvorfor er virksomhedens helt nye ERP-løsning allerede forældet – og hvordan undgår du det?

Vi oplever det for ofte hos virksomhederne: ERP-løsningen er spritny. De største og dyreste servere er indkøbt. Og efter 1-2 års implementering og tusindvis af timer er man endelig klar til at tage løsningen i brug.

Men i stedet for at glæde sig over at være nået i mål er man blevet overhalet indenom af udviklingen og forretningens ændrede behov – og den nye og dyre ERP-løsning virker allerede forældet.

Den teknologiske udvikling er svær at holde trit med. Jeg oplever kunder vokse for hurtigt ud af deres ERP-løsning.

Opfattelsen af, hvad der giver værdi, har ofte ændret sig, når løsningen er klar.

Virksomhederne har svært ved at vurdere, hvordan deres verden ser ud om blot et år, og det er ikke til at forudse, om man skal skalere sine systemer efter vækst eller stagnation.

Mobiltelefoner er et godt eksempel på, hvordan tiden har ændret sig. For 10 år siden var det normalt at have sin mobil i fem år, i dag er det flot, hvis man har den i to.

Huset blev for småt, da vi fik flere børn?

Men det er selvfølgelig også nemmere at udskifte sin mobil end sit ERP-system, så sammenligningen er nok ikke helt rimelig. Bør man måske hellere sammenligne ERP-systemet med et huskøb?

Når vi er unge og køber hus, har vi måske færre midler og en forventning om at skulle have to børn. Men så viser det sig, at vi fik tre børn, og som tiden går, ændrer vores ønsker til huset sig.

Skal man så flytte eller bygge ud? Uanset hvad er det ofte kompliceret og besværligt, på samme måde som mange firmaer synes det er med ERP-systemet.

Man får lavet et fundament, der er for småt, og det er dyrt og besværligt at få det skiftet ud. Løsningen hedder Cloud.

Stor SAP kunde anvender Dynamics NAV som ERP-løsning

At have en Cloud strategi handler ikke kun om, hvorvidt man vil have sine egne servere stående i kælderen, eller om man kan føle sig tryg ved at have sine forretningsdata lagret hos en hostingpartner.

Cloud handler i høj grad om implementeringshastighed.

Jeg har en kunde med hovedkontor i Danmark, som kører SAP som ERP-system. Men deres meget kraftige vækst i Asien kan de ikke få understøttet med dette store ERP-system, da implementering og opsætning tager lang tid.

Derfor valgte de for nogle år siden Dynamics NAV på en Azure Cloud-løsning som midlertidigt system på nogle af deres lokationer, så de kunne komme hurtigt i gang.

Det viste sig at være så effektivt, at alle deres lokationer i Asien nu kører ”midlertidige Dynamics NAV-løsninger i skyen” (om de så nogensinde når til at rulle SAP ud derude, kan man jo kun gætte på).

Med Cloud kan ERP-systemet være næsten lige smidigt som mobilen

Opsætningen på din mobil ændrer du hurtigt og nemt, så den hele tiden passer til dine aktuelle behov.

Bør virksomhedens ERP-løsning egentlig ikke være lige så hurtig og smidig at sætte op, så den lynhurtigt kan tilpasses forretningens ændrede behov – som for eksempel at følge med virksomhedens vækst på markederne i Asien?

Der er hverken tid eller råd til lange implementeringsforløb og stivnede ERP-løsninger.

Med Cloud kan virksomheden netop få den nødvendige fleksibilitet og hurtige implementering, som mange virksomheder sukker efter.

Cloud er som en kæmpe villa, hvor man kun bruger et lille hjørne

Når I skal opgradere eller udskifte virksomhedens ERP-løsning, bør I overveje Cloud. At have en Cloud-strategi er som at få stillet en kæmpe villa til rådighed, men kun betale for det, man bruger af den.

Man kan starte i det små og vokse, efterhånden som behovet opstår. Og man kan endda skrue ned igen, ”når ungerne flytter hjemmefra”.

Når vi sætter ERP-systemer op som Cloud-løsninger, sker det lynhurtigt. Teknikken er så fleksibel i dag, at det faktisk mere er ERP-systemerne, der tager tiden at sætte op og opgradere, end det er teknikken bag.

Så hvad angår servere, performance, dataplads, ram og alle disse smarte ting – så kan vi faktisk allerede i dag skifte det ud ligeså hurtigt som vores mobiltelefon.

Så det eneste, vi mangler nu, er, at både kunder og ERP-leverandører bliver bedre til at implementere standard ERP-løsninger i stedet for kundetilrettede løsninger.

Når det sker, kan kunderne få opdateret deres servere og ERP-løsninger stort set uden, de selv opdager det.

Overvej en Cloud ERP-strategi

2. Fokusér på værdi og forandrings­parathed

Manglende forandringsparathed er den største udfordring ved opgradering af ERP-systemet.

ERP-systemer i dag kan alle mulige interessante ting. De er blevet store systemer, der understøtter tusindvis af processer.

Men når en bruger kun har behov for et halvt hundrede processer, så skaber resten af processerne blot støj og gør det svært at anvende systemet.

At implementere nyt ERP bør handle om forandringsledelse og udfordring af processer i stedet for tilretninger af systemer.

Du kender sikkert godt følelsen af, at teknologien kan en masse, du ikke har brug for. Da jeg var ung, købte vi store Hi-Fi anlæg med subwoofere, tunere og equalizere, hvor vi kunne justere alle mulige parametre. De færreste forstod at bruge det, men det virkede ret sejt, og der var masser af blinkende lys.

Det er ikke nok, at funktionaliteten virker tjekket.

Siden min ungdom har mange af de tekniske produkter udviklet sig i en retning, hvor der er fuld fokus på brugerbehov og værdiskabelse. Imidlertid ser billedet noget anderledes ud for udviklingen inden for ERP-systemerne, som hænger noget i bremsen.

Problemet med ERP-systemerne er, at meget af den ekstra funktionalitet ikke er værdiskabende for brugeren.

Funktionalitet og features er måske endda opstået, blot for at leverandøren kan differentiere sig fra konkurrenterne – eller måske blot fordi teknologien skabte muligheden for det.

Selv om udviklingen trods alt er ved at vende, ser vi stadig systemer med så meget funktionalitet, at kompleksiteten i sig selv bliver et vigtigt argument imod systemet.

Retfærdigvis skal det siges, at der er en god grund til, at ERP-systemerne er blevet udviklet med en bunke funktionalitet og features.

Der er nemlig rigtig mange forskellige behov i markedet, som ERP-løsningerne skal kunne dække.

Her er min tese, at det skal være lige så nemt at konfigurere sin ERP-løsning, som var det apps på ens telefon. Mere om dette i næste kapitel.

Det er processen, og ikke systemet, der skaber værdi

Pointen i dette kapitel er, at ERP-systemet ikke skaber værdi i sig selv. Systemerne skaber kun værdi ved at understøtte de værdiskabende processer hos brugerne.

Og derfor er det afgørende vigtigt, at man fokuserer på, hvilke processer et nyt ERP-system skal understøtte, og om det reelt er værdiskabende i værdikæden – eller om det bare er tekniske muligheder, man synes godt om, eller ting ”vi har kunnet i det gamle system”.

Vi oplever igen og igen kunder, der har fået lavet tilretninger i deres gamle systemer, som ikke skaber værdi i dag.

Og jo hurtigere verden forandrer sig, des sværere er det at forudse, om en proces, der skal understøttes i dag, også skaber værdi om et år. Om det overhovedet kan svare sig at lave tilretningen?

Hvordan kan vi vide, om tilretninger skaber værdi om et år?

I dag vil vores kunder slet ikke have lavet tilretninger i systemerne.

Før i tiden købte kunderne analyseprocesser for at finde ud af alt, hvad systemet kunne, og hvordan systemet så skulle tilrettes for at passe til deres behov. Det gør de ikke mere.

I dag spørger kunden, hvordan systemet understøtter en bestemt proces. Vores kunder vil som udgangspunkt kun høre om de dele af systemet, som de har brug for.

De vil have sparring til, hvordan deres eksisterende processer kan understøttes af den funktionalitet, der stilles til rådighed.

Så hvor vi før lavede analyser, laver vi i dag workshops med kunderne. Her er udgangspunktet at få identificeret, om kundens processer kan understøttes med standardfunktionaliteten i systemet.

Løsningerne er blevet så komplekse, at kunden forventer, at det er os som ERP-leverandører, der kan udfordre kundens proces med udgangspunkt i best practice på de enkelte områder.

Tag fat i kulturen og forandringsparatheden

Det er altså en vigtigere øvelse for kunderne i dag at kunne ændre deres processer hurtigt, så de passer til behovet og markedet og mulighederne i systemerne, i stedet for bare at få tilrettet systemerne, så de ligner det gamle system og afspejler den gamle måde at gøre tingene på.

At implementere nyt ERP bør handle om forandringsledelse og udfordring af processer i stedet for tilretning af systemer.

Jeg har for nylig været med til at sætte en kunde i drift, der havde brugt over 500 timer på workshops og udfordringer af processer, hvorefter de kun brugte 35 timer på tilretninger i ERP-systemet.

Kundens forandringsparathed i forhold til deres kultur og vaner, men med afsæt i hvad der reelt ville skabe værdi for dem, begrænsede deres ERP-tilretninger ekstremt.

Resultatet er, at kunden nu stort set står med en standard-løsning, hvor de har haft 100 % fokus på, hvad der skulle skabe værdi for dem, og deres processer afspejler standard-ERP-systemets strukturer.

Sidegevinsten er, at fremtidige opgraderinger bliver meget lettere samtidig med, at det bliver nemmere at oplære nye kolleger, fordi processerne ikke er specielt tilrettet denne kunde.

Vælg Best Practice skalérbar standard-funktionalitet

3. Vælg Best Practice skalérbar standard-funktionalitet

Fremtidens ERP-systemer skal skræddersyes baseret på standardfunktionalitet

Overvej lige, hvor mange mennesker, der har en iPhone eller en smartphone, og hvor uendelig meget funktionalitet, vi har adgang til i app-stores.

Vi kan downloade lige præcis den funktionalitet, vi hver især har behov for, og med få apps ud af millioner kan vi sammensætte en smartphone, der kan lige præcis dét, vi har brug for – og ofte med meget dyb funktionalitet i de enkelte apps.

Vi kan oven i købet tage disse apps i brug uden at skulle fortage en masse tilpasninger af opsætningen eller skulle på kursus i timevis.

Og endnu bedre: vi kan bare afinstallere app’en, når vi ikke har brug for den mere.

Sådan burde det altså også være med ERP-systemer. Men det er det bare ikke.

Har du penge kan du få, hvad du ønsker dig

Med ERP-systemer er det næsten omvendt. Her findes en tydelig ’kompleksitetskonflikt’:

Hvis man vil have meget avanceret funktionalitet, skal man investere i de store ERP-systemer.
Men så får man også en masse kompleks funktionalitet på områder, hvor man bare ønskede sig noget helt simpelt.

Det er enten alt eller intet – ligesom at købe TV-pakker, hvor man skal købe hele pakken med 50 kanaler selvom det kun er to kanaler, man egentlig er interesseret i.

Hvis man i dagens ERP-verden vil have smart, dyb funktionalitet til eksempelvis intercompany-handel, avanceret planlægning og disponering, detaljeret lagerstyring eller smart forecasting, ja, så er man tvunget til at vælge store, komplekse ERP-systemer, der ofte koster tocifrede millionbeløb.

Massiv efterspørgsel på Best Practice standardfunktionalitet

Alternativet til at kaste flere millioner i et kæmpestort ERP-system er at prøve at finde en brancheløsning, der er skræddersyet til det segment, man befinder sig i.

Men min oplevelse er, at mine kunder ofte ikke ønsker en brancheløsning, for så får de bare endnu mere funktionalitet, som de ikke skal bruge, for at få fat i de få, specielle ting, de efterspørger.

Derimod er det min oplevelse, at kunder i stadig højere grad ønsker Best Practice standardfunktionalitet.

I stedet for at få tilrettet en masse til deres ERP-system leder de efter ’apps’ eller add-ons, der kan løse netop deres specifikke behov.

Og helst noget, der ikke kræver en masse opsætning og uddannelse for at tage det i brug.

Denne efterspørgsel ser vi mere og mere tydeligt. Vi har kunder, der har fået skræddersyet deres løsning for mange millioner kroner gennem årene, og som nu ønsker at skifte til 100 % standardfunktionalitet – men det skal naturligvis være funktionalitet med stor dybde og muligheder på de områder, der er afgørende for kunden.

Vi skal altså blive bedre til at tilbyde add-ons, der virker lige ud af boxen, og som er så intuitive, at man bare kan tage dem i brug uden særlig introduktion.

Skalérbar, dyb standardfunktionalitet

Det er helt afgørende for fremtidens ERP-systemer, at kunderne nemt kan vælge dyb funktionalitet til præcis det, de har behov for, og at de kan fravælge denne funktionalitet, når de ikke har behovet mere.

Kunderne skal kun betale for den funktionalitet, de bruger, og så længe det skaber værdi for dem.

Jeg tror på, at et fremtidssikret ERP-system skal indeholde denne mulighed med at kunne tilbyde avanceret, dyb funktionalitet på specifikke områder – og i et niveau der også er til at betale, selvom man kun er 10 brugere på løsningen.

Jeg har således en kunde, som lige har fravalgt både en Warehouse-løsning og Shop Floor-løsning, fordi de har outsourcet hele deres produktion og lager.

Derfor vil de naturligt nok gerne have al funktionalitet vedrørende produktion og lager væk fra ERP-systemet og heller ikke betale for det mere.

Skulle de engang i fremtiden tage produktionen ind igen, kan de jo bare klikke det til igen i ERP-systemet.

Hav en strategi for fleksibel håndtering af stamdata

4. Hav en strategi for fleksibel håndtering af stamdata

Vi må gøre op med forestillingen om, at ERP-løsninger har et fundament støbt i beton. Noget af det sværeste ved at arbejde med masterdata er at få det gjort rigtigt fra starten.

Det er samme udfordring, som når man støber fundamentet til et hus og så får behov for at bygge videre på det bagefter: Fremtiden blev anderledes end forventet, så havde man da bare støbt fundamentet på en anden måde!

Men det eneste, man kan gøre, er at lave knopskydninger og tilbygninger til fundamentet, selvom man helst ville have gjort det om.

Planlæg efter at undgå knopskydninger

Mange tror stadig på det grundlæggende paradigme, at ERP-systemets datafundament ikke sådan lige er til at ændre.

Og når man er nødt til at knopskyde på sit fundament, så skal man have fat i en systemkonsulent og betale vedkommende for at udvide fundamentet med ekstra felter – hvilket ikke bare er dyrt, men også gør systemet endnu mere tilrettet.

Men virkeligheden er for længst rykket videre – der er bare ikke så mange, der har opdaget det endnu.

Sunde data er noget andet om 6 måneder

I et ERP-opgraderingsprojekt er der mest energi og størst behov for strategiske beslutninger i starten af projektet.

Men det er også her, man har mindst viden. Efterhånden som tiden går, bliver man klogere, behovene og forretningen ændrer sig, og man vil egentligt gerne ændre på masterdata-strukturerne.

Også når man ikke står i en opgraderingssituation, kan det være svært at få vedligeholdt sine masterdata ordentligt.

Men man er nødt til at kunne ændre på datafundamentet løbende, hvis man ikke skal drukne i dårlige og forkerte data.

Desværre står mange med oplevelsen af at have et fastlåst fundament, hvor de kun kan bygge til, men ikke lave om.

Derfor tilgår man ofte investeringen i ERP-fundamentet som en lang og strategisk investering – i stedet for at se investeringen som noget fleksibelt man kan ændre om et halvt år.

Selvom teknologien til at arbejde fleksibelt med sine masterdata er til rådighed i dag, er der stadig mange der lever efter dette gamle princip.

Stamdata-strategien bør udtænkes på tværs af funktioner og for hele forsyningskæden

Jeg ser ofte hos virksomheder, at stamdata er noget, der udvikler sig i forskellige funktioner og afdelinger og i forskellige dele af forsyningskæden.

Eksempelvis kan man beskrive en vare med en hel række oplysninger, som anvendes forskellige steder og i forskellige sammenhænge.

Det kan være produktoplysninger, der skal ud på webshoppen.

Det kan være parametre, der bruges i en konfigurator.

Det kan være filer så som samletegninger eller maskinprogrammer til produktionen, data til udviklingsafdelingen, filtreringsdata til planlægningsafdelingen.

Eller det kan være informationer som skal med på kundens faktura, anvendes til markedsføring eller rapporteres til det offentlige.

Alle disse subsystemer har tendens til at udvikle sig decentralt, så hver afdeling kommer til at ”eje sine egne felter” på varekortet.

Og det betyder også, at mange oplysninger kommer til at ligne hinanden, fordi flere afdelinger skal bruge de samme slags informationer.

I stedet for at lade alle subsystemerne leve deres eget liv i et virvar af knopskydninger bør man definere masterdata i en overordnet strategi og opbygge en fleksibel struktur, der gør det nemt og overskueligt for alle at arbejde med de samme data.

Datastrukturen bør defineres på øverste niveau – men datavedligeholdelsen bør ske på ”forreste niveau”

Én ting er at have styr på fundamentet for datastrukturen, noget andet er at vedligeholde data på en smart og intelligent måde.

Det er nemlig med stamdata som med rod i huset: Jo mindre man har tænkt sig om og lavet gode systemer, jo sværere er det at holde orden. Og så går mor og rydder op efter ungerne, der ikke kan finde ud af at sætte tingene på plads.

Vi kender alle udtrykket ”Garbage in – garbage out”, som handler om, hvordan vores digitaliserede hjælpere mister overblikket, når vi fodrer dem med skrammel.

Og kunsten er altså ikke at få systemerne til at gætte, hvad det er, vi mener, eller at lære mor at rydde hurtigere op efter børnene.

Det handler om at få skabt logiske og naturlige rutiner for ”inputtet” og vedligeholdelsen af data.

Få ansvaret for vedligeholdelsen af specifikke data ud til den bruger i frontlinjen, der oplever støjen, når det ikke virker.

Men vel at mærke at give den pågældende bruger ansvaret på en måde, som gør det nemt for brugeren at oprette og vedligeholde data i en konsistent struktur, der passer til hele forretningen.

Med de rette ERP-værktøjer bliver du din egen systemudvikler

Der findes allerede værktøjer til nogle af ERP-systemerne, hvor man nemt og fleksibelt kan tilpasse og vedligeholde sine stamdata i takt med, at ønsker og behov ændrer sig.

I Microsoft Dynamics NAV arbejder vi med et værktøj til masterdata-håndtering, som ligger meget tæt på den logik, de fleste af os kender fra Excel, hvor det er meget hurtigt og nemt at arbejde med data.

For kunderne betyder det helt konkret, at de slipper for at skulle ringe efter en systemudvikler – og vente på, at han har tid til at komme forbi – bare de skal have tilføjet et enkelt datafelt til eksempelvis varer, kunder og leverandører. Nu gør de det selv. Virksomhederne sørger også selv for masseopdatering og vedligeholdelse af data i stedet for at skulle have bygget kørsler til dette.

Men vi har kun set toppen af isbjerget.

Jeg er overbevist om, at ERP-fremtiden kommer til at byde på mange flere løsninger til masterdata-håndtering.

Vælg løbende drifts-omkostninger frem for store investeringer

5. Vælg løbende drifts-omkostninger frem for store investeringer

Vi tænker udvikling og drift af ERP-systemer på en forældet måde, ude af trit med virkeligheden.

Der er noget paradoksalt i, at de fleste virksomheder bygger store, forkromede ERP-systemer med en udviklings- og implementeringshorisont på ofte både 5 og 10 år – når de samme virksomheder er enige om, at virkeligheden forandrer sig så hurtigt, at de har svært ved at forudsige, hvordan deres forretning og forretningsmodel ser ud om bare et år eller to.
I Danmark har vi valgt, at vi skal købe nye kampfly, som skal holde i 40 år. En stor, dansk kommune har netop indgået en aftale om udvikling og levering af et ERP-system, som skal holde i mindst ti år.
I begge tilfælde er det jo helt vildt at tro, at vi ved, hvordan verden ser ud om 40 eller 10 år – eller bare 2.

Alting ændrer sig for hurtigt til, at vi kan forudsige noget som helst om vores fremtidige krav og behov.

Hvorfor vælger vi så at investere enorme summer i at udvikle og implementere ERP-systemer på samme måde, som vi altid har gjort?

På en måde, hvor vi tror, at vi kender forretningens fremtidige behov og kan tage højde for alt, bare vi er grundige nok i analyse- og udviklingsarbejdet? Hvor vi tror, at et omhyggeligt tilrettelagt (og ofte meget langstrakt) implementeringsforløb sikrer fremtidig ERP-succes? Og hvor vi tror, at vi kan forudsige, om ERP-projektets ROI holder – uagtet at tingene ændrer sig hurtigere, end vi kan nå at kode en linje?

Passer det samme ERP-system hele livet?

Da jeg købte hus for snart mange år siden, var børnene små, og behovet for plads var begrænset.

Men jeg vidste også, at 10-15 år ude i tiden ville jeg stå med teenagere med ønske om store værelser (og gerne med separat indgang og eget badeværelse), og yderligere 20 år ude i tiden, når ungerne fløj fra reden, ville behovet skrumpe fra de store teenageværelser til et lille gæsteværelse.

Skulle jeg købe det alt for store hus fra starten – eller købe det mindre og passende hus og så flytte til noget større, når ungerne voksede til?

I dag står mange virksomheder over for samme dilemma ved køb af ERP-system som ved eksemplet med huskøbet:

Skal vi købe ERP for livet, eller skal vi skifte ud og flytte rundt hver gang, vores behov og ønsker ændrer sig?

Men som ERP-leverandører bør vi agere og rådgive vores kunder anderledes – fordi muligheden findes.

Drop vanetænkningen

Vi skal gøre op med årtiers vanetænkning om ERP-udvikling og -drift, hvor langt de fleste ERP-leverandører er fokuseret på kundens go live: Vi laver en analyse, vi går live, vi løser problemerne (hvis vi er dygtige, eller heldige, løser vi somme tider problemerne, før vi går live).

Fem millioner senere overgår projektet fra udvikling til drift.

Så kan kunden ringe til supportafdelingen, hvis de oplever problemer, og ellers kan vi starte et nyt udviklingsprojekt op.

Med ”cloud” følges omkostninger og værdiskabelse ad

Vanetænkningen handler om, at vi tænker i udviklingsspring.

I stedet skal vi tænke implementeringer på en anden måde og opfatte ERP-løsningen som en løbende driftsomkostning, lige som vi har varme og el og alt muligt andet.

ERP er noget, vi abonnerer på hele tiden, det er en omkostning, som er konstant, og som vi kan skrue på.

Med cloud kan ERP-systemet skaleres op og ned, så det hele tiden passer til virksomhedens behov.

Det betyder, at virksomhedens ERP-omkostninger er afpasset med værdiskabelsen.

Virksomheden betaler efter forbrug samtidig med, at den tager kosten – det er det, det hele handler om.

ERP som cloud-løsning er ikke bare varm luft

For alle de ERP-løsninger, jeg har været med til at levere siden 2014, har kunderne valgt en ’betal efter forbrug’-løsning.

Alle.

Det har faktisk overrasket mig i hvilket omfang kunderne er klar til cloud.

I stedet for at investere i jern til kælderen lejer kunderne deres hardware, og vi leverer ERP som skalérbar standard-funktionalitet via subscription-licenser.

I virkeligheden (!) oplever vi nok bare den samme tendens inden for ERP, som gør sig gældende samfundsøkonomisk set: at vi flytter os fra at eje til at leje.

ERP-leverandører skal ikke bare flytte med. De skal gå forrest.

Overvej en strategi for opgraderinger, hvor kun relevante data er med

6. Overvej en strategi for opgraderinger, hvor kun relevante data er med

Vi må kunne rydde op i ERP-data på andre måder end ved at starte helt forfra.

Der er noget paradoksalt i, at ERP-systemer opsamler flere og flere data samtidig med, at vi ikke kan rydde op i disse data på andre måder end at starte helt forfra.

Det svarer til, at jeg kun kan rydde op i mit pulterkammer ved at smide det hele ud.

Om vi taler pulterkammer eller ERP-systemer, så er den rigtige løsning naturligvis at beholde det, der skal bruges, og så smide resten ud.

Giv dig selv lov til at sortere

Mit pulterkammer er godt fyldt op, og jeg bruger det flittigt til at gemme ting og sager. Men det er meget sjældent, jeg rydder op på hylderne derinde – smider ud og skaber plads og overblik.

Måske går jeg amok hvert 5. år og får ryddet op, men egentlig får jeg vel kun ryddet op, hvis jeg skal flytte.

Så står jeg der med alle flyttekasserne og tænker: Hvorfor i alverden har jeg gemt på dette her? Og så smider jeg to tredjedele ud og pakker resten ned i flyttekasserne, tager det med til mit nye pulterkammer og stiller det pænt på plads.

Det er akkurat det samme, der sker med ERP-systemets database.

Den bliver fyldt op med ting og sager og bliver større og større og større: gamle transaktionsdata, spærrede varenumre, døde debitorer og kreditorer.

Hvis ERP-systemet er ti år gammelt, så er databasen fyldt med ti år gammelt rod og overflødige data. Simpelthen fordi, vi ikke rigtigt har nogen mekanisme til at tage de data ud, som ikke længere bliver brugt til noget.

Er god oprydning at smide det hele ud?

Men i modsætning til situationen med mit pulterkammer derhjemme, så kan hverken virksomhederne eller ERP-leverandørerne rydde op ved at sortere.

De står tilbage med valget om at opgradere og tage alle data med over til det nye system – eller at smide det hele ud og starte forfra.

Hvis virksomheden vælger at starte forfra, står den hvert 5., 8. eller 10. år med en helt ren database – og med medarbejdere med ondt i maven over, at al historik er væk.

Det er nødvendigt fortsat at have adgang til det gamle system, hvor man kan finde gamle salgsordrer og lignende, nødvendige oplysninger.

Selv nye medarbejdere lærer man at gå ind i det gamle system!

Relevant historik skal beholdes – resten skal ud

Det giver ikke mening at lave et nærmest clean cut mellem det gamle og det nye system, når man opgraderer.

Uden historik på udvalgte data kan man ikke arbejde ordentligt med BI (Business Intelligence), og virksomheden kan heller ikke lave ordentlige ABC-målinger.

I det hele taget står man med følelsen af, at det ikke er til at trække vejret efter en ERP-opgradering.

Det er simpelthen en del af det paradigme, vi som ERP-leverandører er nødt til at gøre op med.

Løsningen er at kunne tage det med i flyttekasserne, som skal bruges. Og når virksomheden tager det nye pulterkammer, den nye database, i brug, skal den selvfølgelig kunne sætte hylder op og sætte tingene på plads på den måde, der er brug for – uanset hvordan det gamle pulterkammer var indrettet.

Den bedste tredjedel skal hele tiden med

Som ERP-leverandører skal vi udvikle ERP-systemer, hvor virksomheden har en reel mulighed for at sortere og rydde op i data, så virksomheden hele tiden kan tage den bedste tredjedel med i stedet for bare at kunne vælge mellem ’smid det hele ud’ eller ’tag det hele med’.

Vi skal kunne tilbyde vores kunder fleksibilitet og valgmuligheder.

Hvor mange års poster vil I have med? Tre år – fint, så tager vi de sidste tre års debitor-, kreditor, finans- og lagerposter med over i det nye system.

Er jeres kontoplan forældet? I stedet for at bruge 50 timer intern på at bøvle med at lave en ny, så kan vi mappe jeres gamle kontoplan med tre års finanshistorik over i vores best in class-kontoplan.

Er der varer, debitorer og kreditorer, I ikke ønsker at tage med over i det nye system, så lader vi bare være med det.

Og så videre…

Sparede penge ved at opgradere fra NAV 2015 til NAV 2015

Jeg har faktisk arbejdet med en kunde, som opgraderede fra NAV 2015 – til NAV 2015.

Alene af den grund, at det var billigere. De ville gerne i gang med lager og produktion, men det ville være omfattende at opsætte det manuelt i deres ”gamle” NAV 2015, sætte bogføring op og oprette nummerserier og det ene og det andet og det tredje.

I stedet valgte kunden at flytte over på en NAV 2015 standardløsning.

Vi sugede de ønskede data ud af det gamle system, satte dem op i en standard med 200 tabeller og viste kunden den nye kontoplan.

Dén var kunden tilfreds med, den blev bogført og taget i brug.

Det hele virker, kunden kører produktion med lager og add-ons og hele pivtøjet, lige som det passer til dem og deres behov.

Kunden tog det med i flyttekasserne, som de havde behov for. Hverken mere eller mindre.

Vælg en behovsdrevet ERP-strategi

7. Vælg en behovsdrevet ERP-strategi

Vi er bundet til ét ERP-system – hvorfor egentlig det?

I mange år har vi arbejdet efter ét mantra: At få lagt hele virksomheden og alle dens aktiviteter og processer og registreringer af det ene og det andet ind under ét og samme ERP-system.

Men hvorfor lade os begrænse af at være bundet til ét ERP-system, når vi kan vælge en behovsdrevet ERP-strategi og udnytte fordelene ved at arbejde på forskellige ERP-platforme?

”Vi kører SAP i hele virksomheden, fra indgående logistik til after sales service.”

Måske du har læst en lignende udtalelse fra en tilfreds CTO i Børsen Digital eller Computerworld.

Her kan du også have læst om den tilfredse bestyrelse, som skuer ud over resultatet af adskillige års strategisk arbejde: Hovedkontoret og samtlige salgskontorer og fabrikker verden over er nu endelig overgået til den samme ERP-platform.

Men er det et mål i sig selv at være bundet til den samme ERP-platform?

Eller har virksomhederne hidtil bare ikke haft andre valgmuligheder?

ERP-leverandørerne har gennem mange år gjort en ihærdig indsats for at fortælle kunderne, hvorfor de lige netop skal vælge SAP eller AX eller NAV eller en af de andre ERP-løsninger, og hvorfor netop den pågældende løsning er den eneste rigtige.

Så er kunden bundet til systemet, som leverandøren kommer naturligvis med add-ons og tilpasninger, så kunden bliver endnu mere bundet til systemet.

Og det er altså noget stads.

ERP-leverandørerne må erkende, at markedet er dér, hvor vi skal væk fra den form for bindinger.
I stedet skal virksomheder kunne vælge en behovsdrevet ERP-strategi, hvilket kræver, at vi ERP-leverandører gør op med to ting: At vi ikke altid skal tænke kunderne og løsningerne opad i kompleksitet, og at vi skal tænke de forskellige ERP-platforme sammen.

Kunder vil nedad i kompleksitet

Måske har du lige som jeg opgraderet til Windows 10. Var du utilfreds med Windows 8?
Var der noget i 8’eren, der var begyndt at forhindre dig i at løse dine opgaver? Eller har du lige som jeg bare opgraderet, fordi muligheden var der, og fordi vi får nogle enkelte, nye funktioner i 10’eren?

Hvad nu, hvis du og jeg om noget tid finder ud af, at Windows 10 er for stor og kompleks, kan vi så uden videre nedgradere til Windows 8 – og måske oven i købet beholde de to funktioner fra 10’eren, som vi er rigtig glade for?

Kan kunderne i dag nemt skifte mellem de forskellige ERP-platforme, og kan de skifte ’ned’ igen?

Vi oplever eksempelvis rigtig mange AX-kunder i Norge, der siger, at de ikke skal op på den nye Dynamics AX (nu Dynamics 365).
Det er ikke kun fordi, det er for dyrt. De har bare slet ikke alle de behov – det er kæmpestort, det er komplekst, og det er for svært.

I stedet vil de gerne over på en Dynamics NAV-løsning, som så lige kan de her ekstra ting. Og derfor sidder vi som ERP-leverandører og udvikler de ønskede add-ons, så vi kan ramme det gap, der er mellem ERP-systemerne.

ERP-platformene skal kunne integreres

Den anden tankegang, som vi skal gøre op med, er strategien om at have én ERP-platform.

Tag eksempelvis Nilfisk: De har en SAP-strategi og kører SAP på hovedkontoret, men kører NAV på masser af deres lokationer rundt i verden, som vi så integrerer med SAP.

Eller tag det eksempel, at en virksomhed med lokationer i Danmark og Kina oplever, at forretningen og brugerne i Kina har andre behov i forhold til ERP-systemet, end de har i Danmark – jamen, hvorfor så ikke benytte et andet ERP-system i Kina, som passer til behovene?

Det kan give god mening, at der er forskellige ERP-systemer, som er de rigtige – inden for samme virksomhed.

Hvem vinder fremtiden?

Fremtiden tilhører de ERP-leverandører, der vælger at samarbejde på tværs af konkurrenter og partnere.

Så kunden kan køre de forskellige ERP-løsninger, der hvor kunden ønsker det – integreret på en hensigtsmæssig måde, så det hele virker.

Din ERP-strategi

ERP-strategien er i mål nu

Tak for at du tog dig tid til at læse min artikel.

Jeg håber, at du har fundet inspiration til at gøre dit næste ERP-projekt mere lønsomt.

Med venlig hilsen
Sune Lohse