Hvordan kobler du bedst Power BI på din Business Central?

Her kan du læse, hvad Jonas Kjeldsen fortæller i interviewet

Jeg har fået Jonas Kjeldsen med i dag til at fortælle om Business Intelligence og specifikt i forhold til Power BI som Microsoft applikation og op imod Business Central som ERP system.

Så fokus på Business Central og Power BI.

Og Jonas, det vi skal tale om i dag, det er jo faktisk mest det her med det, du kalder den simple model og den fulde model.

Altså om det er sådan den hurtige enkle måde at kunne implementere det på eller den fulde måde, hvor man har en masse flere muligheder.

Og ideen er, at vi skal prøve at forstå lidt af forskellen på det.

Og hvis du lige skulle sætte nogle få ord på, hvad betyder det med den simple og den fulde?

Jamen det handler i virkeligheden om, hvordan vi godt kunne tænke os at få loadet data ud af Business Central og få dem udstillet i Power BI.

Det handler ikke så meget om det slutprodukt, vi ser i Power BI. Det er lidt mere en arkitektur-ting i forhold til, hvordan data bliver loadet og hvordan vi kan få dem præsenteret i Business Central.

Og det her med den fulde kontra den simple model, det er lidt sådan en tommelfingerregel, som vi bruger til at forklare, hvad det er for nogle scenarier, man står overfor, når man skal vælge sin Business Central-løsning

Men altså det er ikke sådan en prissætningsmetode fra jeres side? Altså det er rent teknisk to forskellige ting, vi gør, ikke?

Jo, præcis.

Og du siger, det som jeg som bruger ser, det kunne i virkeligheden godt være præcis det samme, men der er nogle detaljer, der gør, om jeg skal vælge den ene eller den anden model.

Prøv lige at sætte ord på, hvad er den tekniske forskel? Altså helt konkret, hvad er det, vi gør?

Jamen altså for den simple model, der bruger vi Microsofts egen connector til Business Central.

Det vil sige, der er ikke noget lag imellem Power BI og Business Central. Så hver gang Power BI skal have ny data til at vise til brugerne, så loader den data direkte ud af Business Central.

Og det er okay at gøre, men der er lidt nogle begrænsninger i det. Det kan vi lige komme tilbage til.

På den anden side, så har vi så det, vi kalder den fulde model, hvor vi har et datavarehus, eller ligesom et data-lag, der ligger imellem Business Central og Power BI. Så det er faktisk den største forskel.

Så en selvstændig harddisk, hvor man skovler data ud?

Præcis. Og det har forskellige fordele.

En af dem er for eksempel, hvis man har andre data end Business Central data, man gerne vil have indarbejdet i sine rapporter, så vil vi som udgangspunkt anbefale, at man har den her mellemstation til data, hvor vi både hiver data ud fra Business Central, men hvor vi også kan hive data ud fra ens CRM-system, lønsystem eller andet produktionssystem.

Og derinde kan man ligesom kombinere data, før de bliver udstillet til Power BI, som sådan en helhedsmodel.

Hvad er fordele ved at gøre det der?

Jamen, det er meget mere stabilt, og det har en masse modelleringsfrihedsgrader, som Power BI ikke har.

Power BI er godt til at connecte til forskellige ting, men hvis vi har forbindelse til fire forskellige systemer, og et af webservicesne eller et af systemerne ikke svarer, så vil Power BI ikke opdatere noget som helst.

Det er en af ulemperne, kan man sige.

Hvis datamængderne bliver for store, og loadtiderne bliver for lange, så ender Power BI med at fejle.

Hvorimod i datavarehus, der har vi ligesom separeret det at læse data ud af de transaktionelle systemer fra rapporteringsdelen.

Så har vi ligesom samlet vores og bearbejdet vores data til BI og rapportering, før vi loader dem ind i Power BI.

Så hvis dit lønsystem, der læser dataen, som kommer fra et eller andet system, så fejler, så vil det bare være de gamle løndata, der ligger, mens alle andre data bliver opdateret i dit datavarehus?

Ja, præcis i den fulde model.

Det kan vi ikke gøre på samme måde i den simple model, så der får man bare ikke ny data den dag.

Og så siger du også noget med antallet af gange, man kan læse ud er forskelligt, eller antallet af gange, man kan replicere data.

Ja, altså man kan sige, som udgangspunkt, så vil Power BI Pro give licens til at genopfriske data otte gange i døgnet. Det er sådan set det samme, hvis man har den fulde model.

Men forskellen er, at den fulde model vil have mulighederne for at loade data mange flere gange.
En af tingene, der er ved Power BI mod Business Central er, at vi altid får hele datasættet, hver gang vi skal genopfriske.

Og hvis det nu er på 10 millioner rækker, så skal den læse de her 10 millioner rækker hver eneste gang, vi skal genopfriske data.

Altså 10 millioner finansposter eksempelvis?

Ja, for eksempel 10 millioner finansposter.

Og det er ikke engang sikkert, at vi kan nå at loade dem på den tid, vi har, før vi gerne vil sætte næste load i gang.

Så der kan være sådan nogle naturlige begrænsninger der, som vi ikke har i den fulde model.

Fordi med den fulde model, der har vi mulighed for at lave det, vi kalder for incremental load eller delta load, hvor vi sådan set bare beder Business Central om de ting, der er sket, siden vi sidst loaded.

Fordi vi har faktisk en datakopi liggende i det her datavarehus.

Så kan man simpelthen tage dataændringer ud i stedet for, så det er meget hurtigere?

Præcis.

Hvad er der ellers af fordele ved den fulde model?

Vi nogle virksomheder, som har rigtig, rigtig mange juridiske selskaber eller selskaber i Business Central.

Og det gør det lidt kompliceret at læse data ud, når det bliver mange.

Og der kommer Power BI simpelthen ikke til at virke ordentligt.

Og der har vi jo så en datareplikator i Abakion, som simpelthen kan bare æde de her regnskaber over i datamodellen.

Så det kan være, det er 200 regnskaber, man skal have læst data ud fra, og der har vi så bygget en mekanisme specifikt til det, fordi det bliver komplekst.

Og så siger du, at når du går ud til en kunde, og skal starte op, så kan man ikke bare nemt skifte fra den simple model til den fulde model, så man skal i virkeligheden helst beslutte sig i forvejen?

Ja, hvis man først er på den simple og skal over på den fulde, så er det lidt et skridt tilbage, to frem. Der er noget sunk cost i det, så derfor kan det godt betale sig lige at forudse, hvad bliver mine rapporteringsforhold på business intelligence de næste par år?

Hvad er det for nogle IT-systemer, jeg potentielt set måtte tilføje? Kommer min opdateringsfrekvens til at være mere end en gang i døgnet, som det måske er nu? Bliver min datamængde meget større?

Den slags overvejelser.

Så jeg kan sagtens starte med en lille fuld model og så udvide den derfra?

Ja, det er det, fordi den fulde model behøver ikke at være et datavarehusprojekt på 1000 timer. Slet ikke.

Det er det, som BI nogle gange har et rygte for, at det bliver enormt dyrt, og det kommer aldrig i mål osv.

Hvad er din erfaring med prisforskellen i den mindste version af den fulde model versus en simpel model? Altså er det som dobbelt op eller tre gange så meget?

Det er måske dobbelt op.

Det kan godt være, at man måske skal tænke i et sted mellem 70 og 100 timer for at starte på den fulde model.

Okay. Det giver meget god menind. Så hvis man vil læse mere, så har I lavet sådan en fin guide her, som hedder Business Intelligence med ERP-data.

Og hele pointen er, at I har beskrevet rigtig fint, hvordan man kommer i gang, og den kan man hente.

Der kommer et eller andet link her, hvor man kan gå ind og downloade den her, hvis man gerne vil have fingrene i det.

Så tak til Jonas for forklaringen om forskellen på den simple og den fulde BI-model.