Hold op med at opgradere – kør standard

Opgradering til standardløsning
3 udfordringer med opgradering af Dynamics NAV

3 udfordringer med opgradering af Dynamics NAV

Når du overvejer en opgradering til Microsoft Dynamics NAV 2017 eller Microsoft Dynamics 365, så skal du beslutte, hvordan du kan flytte relevante data over, og hvad du skal gøre ved de tilretninger, du har foretaget i den gamle version.

Du bør også overveje, hvordan du kan køre 100 % standard fremover, så du kan undgå den samme udfordring næste gang, der kommer en ny version.

De fleste større virksomheder bruger mange penge på at opgradere tilrettede ERP-løsninger. Pengene går til at flytte specialudviklede funktioner til en ny version. Det er mange penge at bruge uden at opnå en forretningsmæssig værdi.

Så … lad din næste opgradering være den sidste.

Skal du opgradere NAV eller købe helt nyt?

Desværre er der ikke altid den store forskel i pris og mængden af arbejde.

Hvis du har en ældre Dynamics NAV, så kan det blive ret omfattende at opgradere til en ny version. Udfordringerne er typisk:

 Du har tilretninger i den gamle version , og de skal gennemgås én-for-én for at sikre, at de ikke skaber problemer i den nye version. Nogle af tilretningerne er måske ikke længere relevante, eller de virker ikke længere efter hensigten, eller du har måske slet ikke behov for dem længere. Det er et omfattende arbejde at skulle vurdere dette én-for-én.

 Du er låst i den gamle version . Den nye version tilbyder sikkert nye, smarte funktioner, som dine arbejdsprocesser i NAV ikke er klar til at udnytte. Der er desværre mange, som ikke kan tage nye funktioner i brug, fordi de er låst af gamle processer og tilretninger.

 Data skal migreres over i den nye version . Måske har den nye version en anden datastruktur. Måske er dine tilretninger blevet ændret for at passe til den nye version, og nu skal data ændres tilsvarende. Måske ligger du inde med noget gammelt data-rod, som du gerne vil af med. Desværre har du som regel kun mulighed for at flytte alt over, uden undtagelser, med mindre du vil begynde forfra med en blank database.

Det er 3 grunde til, at opgradering giver hovedpine for NAV-ejere, bare ved tanken om det.

Udfordringer med opgradering af Dynamics NAV
Udfordringer med opgradering af Dynamics NAV

Hvis du har en ældre Dynamics NAV, så kan det blive ret omfattende at opgradere til en ny version. Udfordringerne er typisk:

 Du har tilretninger i den gamle version , og de skal gennemgås én-for-én for at sikre, at de ikke skaber problemer i den nye version. Nogle af tilretningerne er måske ikke længere relevante, eller de virker ikke længere efter hensigten, eller du har måske slet ikke behov for dem længere. Det er et omfattende arbejde at skulle vurdere dette én-for-én.

 Du er låst i den gamle version . Den nye version tilbyder sikkert nye, smarte funktioner, som dine arbejdsprocesser i NAV ikke er klar til at udnytte. Der er desværre mange, som ikke kan tage nye funktioner i brug, fordi de er låst af gamle processer og tilretninger.

 Data skal migreres over i den nye version . Måske har den nye version en anden datastruktur. Måske er dine tilretninger blevet ændret for at passe til den nye version, og nu skal data ændres tilsvarende. Måske ligger du inde med noget gammelt data-rod, som du gerne vil af med. Desværre har du som regel kun mulighed for at flytte alt over, uden undtagelser, med mindre du vil begynde forfra med en blank database.

Det er 3 grunde til, at opgradering giver hovedpine for NAV-ejere, bare ved tanken om det.

Genveje ved opgradering af Dynamics NAV

Abakions løsning på denne udfordring er at flytte dig over på en standardløsning:

 Alle dine gamle tilretninger skal udgå . Vi afholder en række workshops for at sikre, at dine arbejdsprocesser passer ind i den nye løsning. Du skal også have overblik over, hvor dine processer er nødt til at tilpasse sig lidt.

 Dine specielle behov skal understøttes via opsætning  i den nye løsning. Master Data-modulet giver dig mulighed for at oprette din egen datastruktur. Med Dynamic Reports-modulet kan du tilpasse fakturaer, følgesedler osv. Det, som i den gamle version var tilretninger, bliver i den nye version opsætning.

 Du kan vælge, hvilke data du gerne vil overføre   – og hvor mange års historik du gerne vil have med. Vi flytter dine data over i den nye løsning med et datamigreringsværktøj, der gør processen nem. Du vælger, hvordan data mappes til standardkontoplanen i den nye løsning. Du bestemmer selv.

Opgradering af Dynamics NAV
Opgradering af Dynamics NAV

Gratis Webinar om Opgradering af Dynamics NAV

ERP-kunderne er i dag meget erfarne, og opgraderingsprojekter planlægges efter en grundig lønsomhedsberegning.

Det er denne erfaring og viden, vi præsenterer i dette webinar.

Dynamics NAV-ekspert Sune Lohse gennemgår alt, hvad du bør overveje, udregne og forberede, før du træffer en beslutning om at opgradere Microsoft Dynamics NAV.

 

Datamigrering – sådan gør vi

Vi skal flytte dine data fra din gamle løsning over i den nye. Udfordringen i denne forbindelse er naturligvis, at dataformatet ikke altid er ens.

Selv hvis du kommer fra en gammel Dynamics NAV, så har datastrukturen ændret sig, og du har måske tilføjet en masse felter i den gamle løsning, der indeholder data som er vigtige at flytte med over.

Master Data Information til Dynamics NAV

Hvis du har en ældre NAV, så begynder arbejdet allerede i din gamle løsning.

Vores modul, Master Data Information, som du får i den nye NAV – den har vi også lavet til alle gamle versioner af NAV. Pointen er, at du kan installere Master Data-modulet i din gamle løsning, og så kan du begynde at flytte data over i den nye struktur, så migreringen til den nye version bliver virkelig nem. Det er en rigtig smart og effektiv fremgangsmåde.

Lad os hoppe ind i Dynamics NAV og se hvordan det foregår.

  • Her har vi en version 5.01, og her har vi et varekort, og vi har et værktøj til at læse data ud. Det er et ganske simpelt eksempel. På varekortet har vi tilføjet 4 felter: en cykel-type, gear, dæktype og diameter på hjul. Der har været en konsulent ude, som har tilrettet løsningen for at tilføje disse 4 felter. Det her er jo et simpelt eksempel, for som regel ser vi, at der er tilføjet mange flere felter, både på varekortet og på debitorer og kreditorer. Det er jo fornuftigt nok, at felterne er tilføjet, for de skal måske matche de data, der ligger på websitet. De data er vi naturligvis også nødt til at have i Dynamics NAV.

    Modulet Master Data Information er specifikt lavet til at håndtere denne type master data uden at skulle oprette nye felter. Her kan vi se de samme informationer, som er oprettet i Master Data-modulet i stedet for de specialtilrettede felter. Vi mangler en enkelt af informationerne, nemlig ’Gear’ – den tilføjer vi her. Så klarer kørslen i NAV det hele. Den har her oprettet 22 attributter, fordi der er 22 varer, der har en angivelse af Gear. Og hvis jeg sætter et filter på Gear og hæver varefilteret, så kan vi se alle de varer, hvor systemet nu har puttet et Gear på, med de værdier der står på det.

    Når denne forberedelse af data er udført, så ligger alle master data i en struktur, som er nem at eksportere og lægge ind i en ny version af Dynamics NAV. Det betyder, at 4 tilrettede felter som disse kan vi helt slippe for i løsningen, og de kan bare udgå, når vi skifter til den nye version.

Migrering-dot2
Datakonvertering til Dynamics NAV

Næste skridt er at flytte data fra den gamle til den nye version. Det har Abakion et migreringsværktøj, der håndterer.

Det er faktisk ligegyldigt, om du kommer fra en gammel NAV eller fra et andet ERP-system. Hvis bare data kan udlæses i en kommasepareret fil, så kan vi mappe data i Excel og udføre den overførsel, som du skal se lige om lidt.

Hvis du kommer fra et andet ERP-system, så har du en arbejdsopgave i Excel, for vores pakkeløsning tager udgangspunkt i, at vi kan hente alt i NAV. Men det kan sagtens lade sig gøre – du har bare en ekstra opgave.

Kommer du fra en gammel NAV, så klarer vi hos Abakion det hele med det værktøj, du skal se nu. Der er ikke noget du skal gøre – det er faktisk vores arbejdsværktøj, du får et indblik i her.

  • Det værktøj, vi skal kigge på nu, flytter data fra dit gamle system til den nye Dynamics NAV. Vi er her i en version 5.01, og vi har lagt vores eksportværktøj ind i løsningen.

    Vi krydser af, at vi gerne vil eksportere kunder, varer, master data og debitorposter. Nu producerer værktøjet Excel-ark til os med alle de data, som vi har bedt om. Og de Excel-ark er klar til at de kan indlæses direkte i den nye version af Dynamics NAV.

    Ovre i Excel kan vi se, at værktøjet har trukket kunder ud til os – og varer – og der er også en masse støttekartoteker – og vi har også alle master data.

    Værktøjet producerede faktisk 2 Excel-ark, og i det andet findes alle posterne. Der er kun debitorposter, for det var det vi krydsede af.

    I udlæsningen er der en rigtig smart funktion: Man kan sætte filtre på. Du kan f.eks. vælge, at du kun vil have de seneste 3 års poster med i udlæsningen. Så slipper du for alle de gamle data, som du alligevel ikke skal bruge til noget.

    Så går vi over i det nye regnskab i den nye version af Dynamics NAV, og vi har værktøjet åbent. Vi har hverken lavet varer eller debitorer endnu. Vi har kun lavet kontoplan og standardopsætning. Så vi åbner værktøjet Import Worksheet. Vi starter med at importere varer fra den Excel-fil vi lige har eksporteret fra den gamle NAV. Excelarket indeholdt mange faner, så vi vælger fanen med varer.

    Så har vi fået data ind. Der er foretaget en mapping ud fra en skabelon, og den skabelon kan vi også åbne og se hvordan mappingen ser ud på varetabellen. Her kan vi ændre felterne, så alt passer sammen. Det er også her vi mapper felterne, hvis vi indlæser en CSV-fil, der kommer fra et andet ERP-system.

    Så beder vi NAV om at oprette varerne, og så arbejder den sig igennem det hele.

    Alt det, du har set her med at eksportere og importere data – det er slet ikke noget du skal udføre. Vi klarer det hele. Grunden til at vi har vist dig værktøjerne her er, at du skal se, hvor nemt det er at overføre data.

Migrering af data til Dynamics NAV

Migrering uden problemer

Hvis du har arbejdet med Dynamics NAV i mange år, så er du vant til, at datamigrering er en svær proces, der tager lang tid.

Så vi kan godt forstå, hvis du var skeptisk.

Men nu kan du se, at vores Master Data-modul og datamigreringsværktøj gør processen helt enkel.

Migrering-dot3
Migrering af data hos Abakion

Du skal også lige se, hvordan vi flytter dine historiske data fra den gamle løsning over i den nye.

Det nemmeste er selvfølgelig at starte forfra, lave en åbningsbalance og så bare gå i gang. Det er der mange, der vælger at gøre, og derfor har vi prissat migrering af historiske data særskilt. Husk at regne det med i din business case, hvis det er relevant for din virksomhed.

Hvis du vælger, at du vil have historiske data med, så skal vi sørge for, at det kun er et udvalg af data af høj kvalitet, vi flytter over i den nye version. Se video her

  • Herinde kan vi vise et eksempel med de debitorposter, som vi udlæste fra den gamle version for lidt siden. Vi vælger fanebladet med debitorposter. Husk, at vi i udlæsningen kunne vælge, hvor mange års historik vi ønskede, og om det skulle være åbne og lukkede poster, osv.

    Her kan vi se debitorposterne og alle de tal, som er kommet ind fra det gamle system. Det forudsætter naturligvis, at vi har importeret kunderne først. Nu flytter vi posterne over i en kladde. Og når vi åbner kladden, så kan vi se, at her ligger alle posterne i kladden.

    Det næste er, at vi bogfører posterne med en interim account. Grunden til at vi bogfører posterne ind – det er at det er vigtigt for at få konsistente data. Det er vigtigt at data kommer ind i systemet på den rigtige måde, og det er meget bedre at bogføre data ind i stedet for bare at importere data ind i posttabellerne, for så ville data ikke blive konsistente.

    Til gengæld vil jeg gerne nulstille dem nu, når jeg gerne vil lave en åbningsbalance. Derfor har vi en funktion, hvor vi kan nulstille kunde- og leverandørposter, og det kan vi også gøre for finansposter og lagerposter. Og så kan vi læse en åbningsbalance ind, og så er vi faktisk klar til start.

Nu har du set, hvordan vi opgraderer Dynamics NAV og migrerer data.
Vælg et andet emne her

… eller læs Sune Lohses forklaring af, hvorfor du aldrig skal opgradere mere.

Standardløsningen gør opgraderinger overflødige

Sune Lohse hos Abakionaf Sune Lohse, Chief Strategy Officer, Abakion A/S

Den store nyhed i ERP-branchen er, at mange virksomheder sagtens kan dække sine behov med en standardløsning i dag. Vi snakker ikke om de små virksomheder, men systemtunge produktions- og supply chain-virksomheder.

Vi forventer, at om 5 år vil over halvdelen af Dynamics NAV-kunderne i Danmark anvende en 100% standardløsning. Når virksomhederne får øjnene op for det, så kommer det til at gå stærkt.

Jo, du kan godt køre standard

Nu tænker du, at ”vi kan i hvert fald ikke klare os med en standardløsning” – og måske har din virksomhed i dag en NAV eller anden ERP-løsning, som er heftigt tilrettet for at understøtte jeres processer. Men du kan også godt køre ’standard’.

“Jamen, jeg har brug for ekstra felter på de vigtigste tabeller, warehouse, bløde reservationer, detaljeret disponering, avanceret forecasting, intercompany, osv,” tænker du nu. Alt det kan du naturligvis ikke få fra Microsoft med en standard Dynamics NAV, men der er partnere til Microsoft, som har udviklet standardmoduler til alt dette, så hvorfor skal du opfinde den dybe tallerken selv?

Markedet efterspørger standardløsninger, og inden for mange andre IT-områder er standardløsninger en naturlighed, men ERP-området er mere komplekst, så det kræver store investeringer fra leverandørerne at kunne understøtte alle kundernes behov med en standardløsning.

I store træk kan man det samme i Microsoft Dynamics NAV i dag som for 5 år siden. Der er meget få, der kan nøjes med en standard Dynamics NAV fra Microsoft – næsten ingen. Men med tilføjelse af Microsoft-partnernes løsninger kan de fleste virksomheder nå op på 100% standard.

Selv om de fleste ERP-leverandører hænger i bremsen, så er der alligevel mange NAV-partnere, der har foretaget store investeringer i standardiserede brancheløsninger i de seneste år, og producenter som Microsoft har etableret de tekniske rammer, så brancheløsningerne kan afvikles på Microsofts cloud-platform.

Standardløsninger er reelt det, kunderne ønsker

Den håndgribelige fordel ved ’standard’ er, at du ikke længere skal bekymre dig om opgraderinger. Du betaler et abonnement for en standardløsning, og så sørger leverandøren for løbende at opgradere den til nye versioner. Så modtager du en mail med besked om, at ”på mandag er din ERP-løsning blevet opgraderet til version x”.

Som kunde på en Dynamics NAV-løsning er der kun ulemper ved at specialtilrette sin løsning. Det er naturligvis rart, at den lige nu understøtter virksomhedens specielle behov, men på længere sigt giver det hovedpine.

Når du skal opgradere og vil flytte dine tilpasninger over i den nye version, så er du nødt til at begynde med et projekt, hvor din leverandør sammenligner al den eksisterende kode med den nye version. Det er nødvendigt for at kunne foretage en opgradering uden problemer.

Du kan ikke engang få de løbende hotfixes, for du kan ikke være sikker på, at de ikke kolliderer med din specialudviklede kode. På det seneste har Microsoft øget hyppigheden af nye versioner, og det gør kun problemet værre.

Vi snakker om 100% standard – ikke 99%

Det kan godt lade sig gøre at køre 100% standard. Det tror folk ikke på, og det skyldes, at deres ERP-leverandør siger, at det ikke kan lade sig gøre.

Det nytter ikke noget, at det kun er 99%, for så skal du alligevel til at sammenligne kode, hver gang du vil opgradere til en ny version. Det er 100%, der giver den store besparelse. 100% betyder, at du kan være med i en automatisk, løbende opgraderingsplan.

Vi plejer (lidt provokerende) at sige, at den første, lille specialtilretning koster en halv million – ikke nu, men når du skal opgradere.

Hvad gør du så med dine specielle behov?

Hvis du skal passe ind i en standardløsning, så er du naturligvis nogle steder nødt til at erkende, at din virksomhed ikke er unik. Der er sikkert mange andre, som har de samme processer og udfordringer.

Med nogle mindre ændringer i dine processer kan du måske finde en standardløsning, der opfylder dit behov. Men der kan naturligvis være nogle områder, hvor det er forretningskritisk for dig, at ERP-løsningen fungerer på en bestemt måde.

I så fald, så vil ERP-leverandøren hellere tilføje dit specielle behov til standarden end at sælge dig en specialudvikling. Det er sådan vi gør hos Abakion. Du betaler det samme, men vi udvider standardløsningen til at dække dit behov. Det kommer alle til gode, og på den måde får du også løbende nye funktioner, som andre kunder har betalt for.

Standardløsningen Microsoft Dynamics NAV 2017
 

Opgradering til Dynamics NAV 2017
eller Dynamics 365

Hvordan du kommer ud af et gammelt ERP-system uden at det koster en formue

Opgradering til Microsoft Dynamics NAV 2017

En opgradering har naturligvis som formål at give dig nye muligheder i dit ERP-system. Men i realiteten handler en opgradering ofte om at slippe ud af sit gamle ERP, uden at det koster en formue.

To udfordringer

Hvis din situation er, at du gerne vil over på en Microsoft Dynamics NAV 2017 eller Microsoft Dynamics 365 fra en gammel version af Dynamics NAV (Navision) eller et andet ældre ERP-system, så har du følgende udfordringer:

1) Du skal finde add-ons til Dynamics NAV / Dynamics 365, som funktionsmæssigt kan dække din virksomheds behov. Der kan standardløsningerne hjælpe dig, som vi har skrevet om ovenfor.

2) Du skal flytte dine data fra den gamle ERP-løsning til den nye, og da de to løsninger uden tvivl har forskellige strukturer, så skal du bruge et værktøj til at mappe, hvor data skal ende henne.

I Microsofts verden kan du kun vælge mellem at flytte alle data (hvilket er dyrt og fylder meget) eller ingen data (hvorved du mister al historik). Det er et valg mellem pest eller kolera.

Vælg selv mængden af historik

Den rigtige løsning er at kunne vælge at konvertere et antal års historiske data til det nye system, f.eks. de seneste 3 års historik.

Hos Abakion har vi forfinet værktøjerne, så vi kan tage et udpluk af historikken og ’re-mappe’ dine finansposter ind i din nye kontoplan, eller dine vareposter efter dine ændringer til varedata. Du får lejligheden til at rydde op i de gamle data, og du får ikke noget fyld med over i den nye løsning.

Du får til gengæld alle de historiske data med over, som er vigtige for din forretning.

Du kan selv vælge, hvor mange år vi skal kigge bagud, og du kan faktisk nuancere overførslen, så vi f.eks. tager 3 års historik på salgsordrer, 5 år på indkøbsordrer osv.

Har du læst alle emnerne her?

Find ud af, hvad det vil koste at opgradere og migrere din løsning: