Roskilde Festival skaber agilitet med Business Intelligence

Data hjælper til at forstå festivalen bedre

På en festival er der udfordringer, som man ikke møder i en almindelig produktionsvirksomhed.

”Vi har 8 dage til at afvikle den hovedbegivenhed, som hele organisationen eksisterer for. Det skaber et behov for at kunne reagere i real-time. Det nytter ikke noget, at vi reagerer om tre dage, for der er festivalen slut,” fortæller Lars, og uddyber:

”Man kan planlægge sig ud af meget, men en festival er en stor levende organisme, som har en meget anderledes struktur og størrelse, end i traditionelle organisationer. Vi har en stor sense of urgency i organisationen.”

Business Intelligence er det værktøj, der hjælper festivalen til at gennemskue de mange komplekse processer, ud fra håndgribelige data.

Udfordringer stiller krav til agilt apparat

For Roskilde Festival er der flere målsætninger med at bruge Business Intelligence. De vil gerne bruge data til at forstå festivalen bedre, og skabe et overblik, som samler organisationen, der i sagens natur er meget mangfoldig – og samtidig skal de styre budgetterne stramt og følge op på alle udviklinger i data.

”Vi har tidligere manglet agilitet til at reagere hurtigt på afvigende data. Der var fx varer, der ikke var kategoriseret korrekt – og det opdager vi jo undervejs i festivalen og bliver udfordret med at tilpasse datasættet undervejs,” forklarer Frederik og uddyber:

”Der vil altid være udfordringer, men forhåbentlig mindre for hvert år – vi forsøger jo at forberede os så godt som muligt, men der er rigtig mange mennesker, der på kort tid skal uddannes i noget, de ikke laver i hverdagen. Det er en udfordring. Det er derfor, at det er så vigtigt for os at have et styringsapparat, der fungerer optimalt og er agilt undervejs.”

Højere præcision og hastighed i afregning

”Vi har igennem mange år afregnet alle de handlende, når de indsender et regnskab, og betalt et donationsbidrag ift. deres indtjening,” fortæller Frederik og uddyber:

”Vi har nu fået mulighed for at følge omsætningen på de enkelte produkter. Derfor afregner vi i dag ud fra deres omsætning – differentieret efter omsætningstype. Det letter vores arbejde utrolig meget, samtidig med at vi kan afregne boderne allerede mandagen efter, at festivalen er slut.”

Data forbedrer de frivilliges arbejde

Data fra Business Intelligence kan også bruges ude hos de handlende.

”Vi kan fx analysere, hvordan vi kan skabe besparelser i panthåndtering, eller hvordan festivalen håndterer anbrudte varer i ølboder,” fortæller Lars og uddyber:

”Det er vigtigt at forstå, at medarbejderne jo ikke er medarbejdere – de er frivillige. Derfor har vi meget fokus på at bruge data til at gøre de frivilliges arbejde bedre og lettere.”

”Det lyder utrolig lavpraktisk, men ud fra data kan vi fx hjælpe pantfolkene med at planlægge deres vagtplaner ved at se på, hvornår der er flest transaktioner i en pantbod,” forklarer han.

”I det ene øjeblik kan vi have en kæmpestor omsætning, og i næste øjeblik falder omsætningen til halvdelen, fordi et hovednavn er startet på Orange Scene. Det er betingelserne for vores planlægning, og det kan data hjælpe med indblik i,” supplerer Frederik.

Spændende fremtidsplaner

”I fremtiden vil vi også gerne bruge data til at skabe aktiviteter, der kan lægges ud i områder, hvor der ikke sker nok, med forventning om at få folk til at flytte sig mod aktiviteten.”

”Vi har også talt om at etablere et heatmap, hvor vi kan kombinere musikprogram, vejr og andre datasæt – for at spotte sammenhænge og optimere festivalen,” fortæller Lars.

Ophavsrettighederne til alle billeder haves af Roskilde Festival. Foto af Orange Scene: Simon Frøsig Christensen / Roskilde Festival