Continia Expense Management

Effektiv styring af udgifter betalt med kreditkort eller medarbejderudlæg

Expense Management er en app fra Continia, som digitaliserer processerne relateret til rejseudgifter, medarbejderudgifter, kørsel, diæter og mere. Du får en løsning, der kan registrere i Business Central, via en website og mobil. Efterfølgende er der ingen cirkulation af bilag og afregninger i huset. Alt sker digitalt og I ender med godkendte bilag til bogføring.

Elementer i Continia løsninger til Business Central

Rød: Expense Management. Grøn: Document Capture. Blå: Payment Management

DC

 

Expense Mangement består af 4 moduler

  • Essential
  • Betalingskort transaktioner
  • Kørsel
  • Diæter

Man vælger frit efter de behov, man har. Modulerne vil blive forklaret længere nede i denne artikel.

Expense Management er en stor gevinst for disse roller

ERP og IT-administrator
Får en driftssikker app til jeres Business Central løsning. En app som automatisk opdateres løbende, og som ikke kræver udviklingsomkostninger.

Udgiftsbrugere
Får et værktøj der understøtter alle processer i forbindelse med udgifter. Det være sig ved registrering, kontrol og godkendelse. Løsningen håndterer udlæg, kreditkort, kørsel, diæter. Enkeltudgifter eller i afregninger.

Bogholdere
Får et værktøj der gør bogføring og arkivering enkel – og der spares tid og papir.

Økonomiansvarlig
Får et sublimt overblik og enkle processer til korrekte registreringer. Risiko for fejl og forsvundne bilag mindskes. Hurtig adgang til dokumentation sikrer et smidigt arbejde for revisionen. Endvidere bedre mulighed for ad hoc analyser.

Godkender af udgifter
Får et værktøj med enkle godkendelsesprocesser. Kan tilgås alle steder online, og I slipper for cirkulerende bilag og afregninger.

Ledelsen
Får et værktøj der sikrer solide processer i virksomheden og at processer gennemføres efter virksomheden retningslinjer. En effektiv organisation med reducerede omkostninger til administration og bogføring.

Procesrelaterede gevinster ved Expense Management

  • Expense Management er så integreret i Business Central at den fremstår i et helt naturlig samspil med alle standardprocesserne. Alt registreres automatisk i Business central.
  • I kan oprette udgifter via mobilen, web portal eller direkte i Business Central. Kan tilføje bilag med kamera eller drag-drop af filer.
  • I får meget enkle processer for alle step i flowet.
  • I opnår et sublimt overblik for jeres udgifter, kreditkort, kørsel og diæter.
  • I har online adgang til alle processer, og I har altid en realtime status.
  • I afskaffer alt papirdokumentation og får et digitalt flow. Alle processer udføres online, og der er direkte adgang til de originale dokumenter.
  • I får et professionelt godkendelsesflow. Der ligger ikke længere bilag rundt omkring i huset til godkendelse.
  • I kan håndtere både udlæg, firmakreditkort, kørsel, diæter, rejseafregninger, faste udgifter (abonnementer) betalt via kreditkort og meget mere.
  • Opsætning af individuel bogføring pr. udgiftstype.
  • I kommer til at opnå større sikkerhed og minimerer bogføringsfejl.
  • I sparer meget tid på et bilagsgennemløb.

Expense Management: Udgiftsflow

  1. Udgifter oprettes
    • Kan gøres på en mobiltelefon
    • Kan gøres på Expense Portalen
    • Kan gøres i Business Central
    • Kan oprettes automatisk ved import af transaktioner fra bank/kreditkortfirma
  2. Udgifter behandles færdigt
    • Billede af bilag indsættes (eller pdf), kontering, deltagere mv.
  3. Udgifter sendes til godkendelse
  4. Udgifter godkendes
    • Kan gøres på Web Approval Portalen
    • Kan gøres på en mobiltelefon
    • Kan gøres i Business Central
  5. Udgifter bogføres
  6. Udgifter kontrolleres, f.eks. i forbindelse med revision
    • Hurtig adgang til originalt bilag
    • Hurtig adgang til specifikationer af bogføring
  • Det samme flow gælder for kørsel og diæter
  • Afregning: I en afregning kan man samle udgifter, kørsel og diæter og sende dem i samme flow
  • Man kan håndtere udgifter betalt med firmakort og bilag, som er betalt i udlæg af en medarbejder

Alle Business Centrals standard processer for opdatering og bogføring bliver anvendt i hele forløbet. Expense Management tilfører den værdi, at det hele bliver digitalt og I opnår et bedre overblik og digital arkivering af dokumenter.

Expense Management giver sublimt overblik

Fra din forside i Business Central har du fuldt overblik over alle udgifter der er i cirkulation, uanset hvor i processen som en udgift befinder sig:

EM1


Et klik på en af fliserne og du får et dybere overblik og er klar til handling. Her nogle eksempler:

EM2

EM3

EM4

EM5

Information om Expense Managements 4 moduler

Essential
  • Alle grundlæggende processer
  • Continia Mobil App til iPhone og Android
  • Continia Expense Portal og godkendelsesflow
  • Continia Web Approval Portal
  • Vedhæft billeder eller pdf-dokumenter
  • Kan håndtere enkeltudgifter og/eller afregninger
  • Opret skabeloner
  • Automatisk dokument arkiv
Betalingskort transaktioner
  • Integration til transaktioner fra firmakort
  • Mulighed for automatisk oprettelse af udgift ved overførsel af transaktioner
  • Automatisk matching
  • Automatisk oprettelse af udgiftstype på udgift
  • Opret skabeloner
Kørselsudgifter
  • Indsend kørsel via mobil eller Expense portalen
  • Integration til Google Maps
  • Oversigt kørselsrute. Kan håndtere ”via destination”
  • Opret skabeloner
Diæter
  • Dags- og måltidsberegning
  • Rateopsætning og beløbsberegning
  • Daglig godtgørelse
  • Opret skabeloner

Økonomi

I betaler ikke for anskaffelse af Expense Management til en 365 Business Central løsning på Cloud, men betaler derimod en løbende udgift for antal af registrerede dokumenter pr. måned. Se mere her.

Sådan kommer du i gang

Det er muligt på egen hånd at opsætte Expense Management og tage løsningen i brug. For at gøre det lettere og for at minimere ærgerlige fejl og tidsspild, så tilbyder Abakion to service produkter.

Introduktion til Expense Management

Få en fyldestgørende, men hurtig indføring i mulighederne med Expense Management og krav til opsætning og implementering. Du bliver i stand til at vurdere hvilke opgaver du selv løser og hvilke du ønsker hjælp til. Kan sågar anbefales før du tager den endelige beslutning om at bruge Expense Management. Det kan du læse mere om her

Implementering af Expense Management

Få et forløb hvor Abakion står for installation og opsætning. Derudover modtager du undervisning i de grundlæggende processer du skal beherske for at få succes med Expense Management. Det kan du læse mere om her.

Læs mere

Du kan læse mere om Continias apps her, eller om dette produkt på Continias hjemmeside.

FAQ

Hvad er Expense Management?

Expense Management er en app fra Continia til Microsoft Dynamics 365 Business Central, som hjælper dig med at styre medarbejderudgifterne i realtid og minimere dine manuelle opgaver med at håndtere udgifter i Business Central. Medarbejderne kan uploade kvitteringer igennem en app, og udgifter bliver automatisk sendt til den rette godkendelsesprocedure.

Hvad koster Continia Expense Management?

Expense Management fra Continia Software er afregnet som et abonnement, og prisen er skaleret efter omfanget af dit behov. Prisen er den samme, uanset hvor du tegner abonnementet. Den store forskel ligger i, hvad det koster at implementere løsningen. Der findes i dag pakkeløsninger, hvor alt er til fast pris.

Hvordan kommer man i gang med Expense Management?

Expense Management kan ikke købes direkte hos Continia Software, som har udviklet løsningen. Continia sælger gennem Microsoft-partnere, der leverer Continias finansløsninger som en del af Microsoft Dynamics 365 Business Central. Den klart største partner er Abakion, men du kan også finde en oversigt over partnere på Continias website.

Carsten Eldrup hos AbakionVil du vide mere?

Hvis du ønsker at vide mere om dette produkt, så kan du stille et spørgsmål og få en snak med Carsten Eldrup, Continia Product Manager, fra vores Business Central-afdeling.
E-mail: [email protected]
Telefon: 70 23 23 17