Continia Document Capture 365

Effektiv håndtering af alle administrative opgaver i indkøbsprocessen

Document Capture er en app, som digitaliserer processerne i indkøbsflowet. I får en løsning, der kan modtage indkøbsfakturaer som e-mails med pdf-dokumenter eller I modtager elektroniske købsfakturaer som XML-filer. Cirkulation af papirer i jeres virksomhed stopper, og I ender med at bilag konteres, godkendes og bliver bogført i et automatiseret flow. 

Elementer i Continia løsninger til Business Central

Rød: Expense Management Grøn: Document Capture Blå: Payment Management

DC

 

Document Capture består af fire moduler

  • Essential
  • Advanced Capture
  • Order Matching
  • Document Approval

Man vælger frit efter de behov, man har. Modulerne bliver beskrevet i denne artikel.

Document Capture er en stor gevinst for disse roller

ERP og IT-administrator
Får en driftssikker app til jeres Business Central løsning. En app som automatisk opdateres løbende, og som ikke kræver udviklingsomkostninger.

Indkøbere
Får et værktøj der understøtter alle processer i forbindelse med indkøb. Det være sig ved registrering, kontrol og godkendelse.

Bogholdere
Får et værktøj der gør bogføring og arkivering meget enkel – og sparer masser af tid og papir.

Ledelsen
Får et værktøj der sikrer solide processer i virksomheden og at processer gennemføres efter virksomheden retningslinjer. En effektiv organisation med reducerede omkostninger til administration og bogføring.

Økonomiansvarlig
Får et sublimt overblik og enkle processer til korrekte registreringer. Risiko for svindel mindskes. Hurtig adgang til dokumentation sikrer et smidigt arbejde for revisionen. Endvidere bedre mulighed for ad hoc analyser.

Godkender af køb
Får et værktøj med meget forenklet godkendelsesprocesser. Kan tilgå alle steder online, og slipper for cirkulerende dokumenter.

Procesrelaterede gevinster ved Document Capture

  • Document Capture er så integreret i Business Central, at den fremstår i et helt naturligt samspil med alle standardprocesserne
  • I opnår et sublimt overblik for dine indkøbsfakturaer.
  • I får meget enkle processer i alle step i indkøbsflowet
  • I har online adgang til alle processer, og du har altid realtime status
  • I afskaffer alt papir og får et digitalt flow. Alle processer udføres online, og der er direkte adgang til de originale dokumenter.
  • I får et professionelt godkendelsesflow. Der ligger ikke længere fakturaer rundt omkring i huset til godkendelse.
  • I kan modtage købsfakturaer via e-mails eller elektroniske filer. I kan sågar etablere en elektronisk indbakke, så I bliver tilsluttet PEPPOL netværket direkte i Business Central.
  • Skulle der komme en købsfaktura med posten, så scannes den ind i Business Central.
  • I sparer meget tid på et fakturagennemløb.
  • I kan håndtere både omkostninger og varekøb.
  • I kan udføre en automatisk kontrol i forhold til købsordrer.
  • I kan opsætte beskyttelse mod svindelfakturaer.
  • I kommer til at opnå større sikkerhed og minimerer bogføringsfejl.

Document Capture: Indkøbsflow

  1. Købsfaktura modtages som normalt i din mailboks (eller inbox for elektroniske dokumenter)
  2. Automatisk import til Business Central
  3. Automatisk scanning af købsfakturaen i Business Central
  4. Automatisk oprettelse af købsfaktura til bogføring i Business Central
    • Hvis man vælger Advanced Capture kan man læse ubegrænset antal linjer på købsfakturaen. Ellers aflæses fakturaens summer. I praksis betyder dette, at man med Essential kan håndtere alle omkostningsfakturaer, og med Advanced Capture kan håndtere købsfakturaer med varelinjer, der skal registreres i lagerstyringen
    • Hvis man yderligere har valgt Order Matching, sker der en automatisk kontrol og afstemning i forhold til oprettede indkøbsordrer i Business Central
  5. Automatisk udarbejdelse af konteringsforslag, som kan bearbejdes af indkøber, før købsfakturaen registreres i bogholderiet
    • Ved valg af Document Approval sendes købsfakturaen til godkendelse i et på forhånd opsat godkendelses flow
    • Man kan frit vælger at godkende købsfakturaer i Business Central, eller benytte Continia Web Approval Portal som leveres med løsningen
  6. Efter sidste godkendelse er købsfakturaen automatisk klar til bogføring
  7. Købsfakturaen kan nu bogføres i Business Central
    • Bogføring sker med Business Central normale processer og alle transaktioner arkiveres, så man kan navigere som normalt til disse
    • Alle købsfakturaens originale dokumenter bliver arkiveret og linket til transaktionerne, så de let kan fremkaldes i forbindelse med intern kontrol og ekstern kontrol revision fra revisor eller andre myndigheder

Alle Business Centrals standard processer for opdatering og bogføring af købsfakturaer bliver anvendt i hele forløbet. Document Capture gør, at det hele bliver digitalt, og I opnår et bedre overblik og digital arkivering af dokumenter.

Document Capture giver sublimt overblik

Fra din forside i Business Central har du fuldt overblik over alle indkøbsfakturaer, der er i cirkulation, uanset hvor i indkøbsprocessen som en købsfaktura befinder sig:

DC3

 

Et klik på en af fliserne og du får et dybere overblik og er klar til handling:

DC4

DC5

DC6

 

For hver bogført købsfaktura kan du med et klik fremkalde dette vindue. Ved at klikke på tallene får du adgang til de originale data, både dokumentet og den originale fil.

DC7

 

Information om Document Captures 4 moduler

Essential
  • Alle grundlæggende processer
  • Indbakke til købsfakturaer i Business Central
  • OCR-genkendelse. Genkend automatisk hovedoplysninger på købsfaktura
  • Modtagelse af XML-filer
  • Continia Delivery Network (Mulighed for PEPPOL indbakke i Business central)
  • Dokument arkiv
Advanced Capture
  • Mulighed for linjegenkendelse (f.eks. af varelinjer)
  • Ubegrænset antal regnskaber
  • Funktioner til opdeling og fletning af dokumenter
  • Order Matching
  • Automatisk matchning til indkøbsordrer
  • Både på totaler og på linjeniveau
  • Document Approval
  • Opsætning af godkendelsesflow
  • Mulighed for automatisk godkendelse
  • Continia Web Approval Portal
  • Smarte processer til opgaver i godkendelsesprocesserne
  • Økonomi

    I betaler ikke for anskaffelse af Document Capture til en 365 Business Central løsning på Cloud, men betaler en løbende udgift for antal af registrerede dokumenter pr. måned. Se mere her: Continia – Priser

    Sådan kommer du i gang

    Det er muligt på egen hånd at opsætte Document Capture og tage løsningen i brug. For at gøre det lettere og for at minimere ærgerlige fejl og tidsspild, så tilbyder Abakion to service produkter.

    Introduktion til Document Capture

    Få en fyldestgørende, men hurtig indføring i mulighederne med Document Capture og krav til opsætning og implementering. Du bliver i stand til at vurdere, hvilke opgaver du selv løser og hvilke du ønsker hjælp til. Kan sågar anbefales før du tager den endelige beslutning om at bruge Document Capture. Det kan du læse mere om her.

    Implementering af Document Capture

    Få et forløb hvor Abakion står for installation og opsætning. Derudover modtager du undervisning i de grundlæggende processer du skal beherske for at få succes med Document Capture.

    Læs mere

    Du kan læse mere omkring produktet her på Continias hjemmeside: Continia Document Capture

    Vil du vide mere?

    Hvis du ønsker at vide mere om dette produkt, så kan du stille et spørgsmål og få en snak med Carsten Eldrup, Continia Product Manager, fra vores BC-afdeling.
    E-mail: [email protected]
    Telefon: 70 23 23 17