Konkrete eksempler med Power Platform
Forenklede løsninger
Når medarbejdere kun skal anvende en lille del af en omfattende forretningsløsning, så er det effektivt at give dem en app, der udelukkende indeholder de funktioner, som de skal bruge.
Det går hurtigere, de laver færre fejl, og sikkerheden er bedre.
Det handler om at skabe forenklede løsninger til medarbejdere, der kun skal bruge én funktion.
Med Microsoft Power Platform kan du bygge processer og applikationer – uden at programmere. Og for at inspirere dig, så får du i denne serie af videoer en række af konkrete eksempler.
Eksempel
Et godt eksempel er ekspedition af pakker på lageret.
I ERP-systemet færdes en masse brugere, som kun skal anvende én enkelt funktion – og synes at det er forvirrende, at ERP-systemet indeholder tusind andre funktioner.
På lageret kan vi give lagermedarbejderen en dedikeret app i hånden til at udlevere pakker til fragtmanden.
Lagermedarbejderen skal registrere, at pakkerne er klar til udlevering, og det kræver adgang til salgsordrerne i ERP-systemet, og der står alt muligt, som gør operationen kompleks for lagermedarbejderen, og der står også købs- og salgspriser, som lagermedarbejderen slet ikke bør se.
På traditionel vis er det en proces, der kræver en del oplæring. Men i en app kan vi nemt vise de salgsordrer, som er klar til fragt.
Lagermedarbejderen vælger, hvad der skal udleveres, og til hvilket fragtfirma, og når man trykker på udleveringsknappen, så kommer der et underskriftsfelt til fragtmanden. Den kvittering gemmer vi på alle salgsordrerne, og fragtmanden behøver ikke at underskrive en hel stak fragtbreve.
Koncept
Det var blot ét eksempel på at forenkle brugergrænsefladen i et komplekst ERP-system.
Prøv at overveje, hvor mange steder, der findes personer, som kun skal bruge nogle få funktioner i ERP-løsningen og synes, at det er unødvendigt komplekst.
Med
De kan udføre deres funktion med langt færre klik. De bliver ikke forstyrret af alle de andre ERP-funktioner, som de ikke skal bruge. De kommer ikke til at trykke på noget forkert og skabe fejl. De ser ikke noget, som de ikke burde have adgang til at se. Og det er meget nemmere at oplære nye medarbejdere.
Ekspedition af en kø af opgaver
Mange medarbejdere er en del af en proces, hvor de modtager noget, som de skal evaluere, ændre, og derefter sende videre i fødekæden. Det kan vi effektivisere med en app, der er dedikeret til formålet.
Det handler om at kunne ekspedere en kø af opgaver effektivt.
Med Microsoft Power Platform kan du bygge processer og applikationer – uden at programmere. Og for at inspirere dig, så får du i denne serie af videoer en række af konkrete eksempler.
Eksempel
Som eksempel skal vi snakke om, hvordan marketingafdelingen ekspederer leads videre til sælgerne.
Når Marketing-afdelingen kvalificerer leads til sælgerne, så skal der foretages en vurdering, og leadet skal tildeles til en specifik sælger. Og nogle gange skal det foregå hurtigt, fordi leadet er opstået på baggrund af en henvendelse fra en potentiel kunde.
Til et B2B-marketingteam har vi bygget en app, hvor Marketing-medarbejdere kan ekspedere leads, og fordi det er en app på mobiltelefonen, så kan de gøre det hvor-som-helst og når-som-helst.
Det er nemt at se, om der er leads i den indgående kø, som skal ekspederes, og det er nemt at se, om sælgeren har overtaget de leads, som marketing har ekspederet videre.
Koncept
Konceptuelt handler det om ekspedition. Du modtager noget, som du skal evaluere, eventuelt ændre, og derefter sende videre i fødekæden.
En Power App er virkelig smart til at bygge dedikerede funktioner til ekspedition – både fordi ekspeditionen bliver mobil – men også fordi vi kan reducere mængden af klik og skærmbilleder. Hvis man skulle åbne forretningssystemet og udføre ekspeditionen der, så ville det tage meget længere tid.
Prøv at overveje, hvor mange steder du har en indgående kø af ting, der skal ekspederes – hvor ekspeditionstiden samtidig også er vigtig. Dér er der et potentiale for at gøre ekspeditionen nemmere og hurtigere.
Formularer på kundeportalen
På en kundeportal kan kunderne udfylde formularer, som er forudfyldt med deres egne data – og som også validerer alle data online, når kunderne indtaster noget på kundeportalen.
Det kan lade sig gøre, fordi formularerne hænger direkte sammen med forretningssystemet.
Det handler om at skabe en god oplevelse på kundeportalen, hvor kunderne kun skal indtaste det, der er nødvendigt, og hvor alt bliver valideret med det samme, så man ikke skal bruge tid på at rette data bagefter.
Med Microsoft Power Platform kan du bygge processer og applikationer – uden at programmere. Og for at inspirere dig, så får du i denne serie af videoer en række af konkrete eksempler.
Eksempel
Virksomheder har ofte forretningssystemer, som man gerne vil have til at hænge sammen med websitet, sådan at besøgende kunder kan udfylde en formular med data, som flyder videre til kundeservice-systemet, CRM-systemet eller et andet internt system.
Det er en meget almindelig funktion at udnytte Power Platform til, og vi har anvendt det hos rigtig mange kunder på tværs af alle brancher.
Teknisk set er det ikke svært at putte en formular på websitet, som sender data videre til et internt system, men det er en ret simpel dataoverførsel med Power Automate.
Hvis du ønsker mere logik, når kunden udfylder formularen, så er det en fordel at anvende Power Pages. Fx hvis du ønsker at validere data, mens kunden indtaster. Eller hvis der er afhængigheder mellem felter. Eller hvis du vil præudfylde felter med kundens data fra forretningssystemet.
Koncept
Hvis man bruger Power Pages til at putte formularer på websitet, så giver det direkte adgang til kundens egne data i forretningssystemet.
Det betyder, at validering er indbygget, og selvbetjeningsoplevelsen bliver meget bedre. Men det kræver naturligvis, at det foregår bag login.
Én registrering udløser mange aktiviteter
Én enkelt registrering fra en medarbejder kan faktisk udløse en masse handlinger, som udføres automatisk, sådan at medarbejderen ikke behøver at udføre hver enkelt handling manuelt.
Det handler om at lade én handling udløse mange automatiske aktiviteter – for at spare tid på trivielle opgaver.
Med Microsoft Power Platform kan du bygge processer og applikationer – uden at programmere. Og for at inspirere dig, så får du i denne serie af videoer en række af konkrete eksempler.
Eksempel
Tidsregistrering er en klassiker. Det er en app på telefonen, hvor medarbejderen kan registrere arbejdstid og styre sin kalender. Man kan også registrere ferie, sygdom, barsel osv.
Det interessante er mulighederne for automatisering. Hvis en medarbejder registrerer ferie, så kan app’en automatisk registrere det i vedkommendes Outlook-kalender og opdatere vedkommendes tilgængelighed i et internt ressourcesystem.
Hvis en medarbejder melder sig syg, så bliver Outlook-kalenderen automatisk opdateret, og alle aftaler i løbet af dagen bliver ”declined” med en meddelelse om, at det skyldes sygdom. Der bliver tilføjet et Out-of-Office svar i Outlook. Der bliver afsendt en email til nærmeste leder og til en HR-medarbejder. Det interne ressourcesystem bliver opdateret med, at vedkommende ikke er tilgængelig.
Det er altid det samme, der skal ske, når en medarbejder fortager en tidsregistrering, og derfor kan det nemt automatiseres.
Koncept
Konceptuelt handler det om, at én simpel registrering udløser en masse aktiviteter automatisk. Hvis der altid skal ske det samme, når fx en person udebliver, når en leverance ikke ankommer, når en kunde sender en e-mail, når en vare fejler kvalitetskontrollen (osv.) – så kan alle efterfølgende processer automatiseres.
Prøv lige at tænke over, hvor mange steder, du kan anvende det koncept. Én registrering kan blive til mange aktiviteter, der udføres automatisk.
Koncept
Lagde du mærke til, at sådan en løsning også indeholder forretningsprocesser? Microsoft kalder det Business Process Flows, og det er en standardfunktion. Det giver dig mulighed for at kæde aktiviteter og hændelser sammen i en rækkefølge med afhængigheder.
Når en udlejningsvare fx kommer retur, så skal der automatisk oprettes en opgave om rengøring, og den kan først frigives til den næste kunde, når rengøringsaktiviteten er afsluttet. Det er en “forretningsproces”, og det kan man bygge helt uden programmering.
Der behøver ikke at være en medarbejder, som overvåger processer, afslutter aktiviteter, frigiver varer, opretter opgaver osv. Det kan foregå automatisk.
Prøv lige at overveje, hvor i virksomheden du har forretningsprocesser med en kæde af aktiviteter, der koster alt for meget tid, fordi alle medarbejdere skal forholde sig til, hvor langt i processen I er kommet, og hvad de bør gøre.
Notifikationer med afhængigheder
Når der sker noget, som en medarbejder gerne vil reagere på, med det samme, så er det godt at modtage en notifikation.
Det hjælper medarbejderne med at handle rettidigt. Men det er ikke alt, der er lige vigtigt, og man skal ikke drukne i notifikationer.
Det handler om at modtage notifikationer på forskellige måder – afhængigt af, hvor vigtige de er, eller i hvilken situation de er vigtige.
Med Microsoft Power Platform kan du bygge processer og applikationer – uden at programmere. Og for at inspirere dig, så får du i denne serie af videoer en række af konkrete eksempler.
Eksempel
Når der sker en hændelse, så er der medarbejdere, der gerne vil notificeres om det. I den helt simple form modtager de notifikationsemails om alt muligt, men det giver mange emails, og vigtige notifikationer ligger gemt blandt de mindre vigtige.
Koncept
Vi oplever, at virksomheder har et behov for at flytte mange notifikationer ud af email-indbakken og give mere kontrol over notifikationerne til den enkelte medarbejder.
Power Automate kan evaluere, hvilken type hændelse, der er tale om, og vælge den rette notifikationsform.
Vi kan sende en traditionel e-mail, vi kan sende en push-besked på mobiltelefonen, og så kan vi sende en in-app-notification, som dukker op som en notifikation direkte i CRM-løsningen Sales eller i Customer Service-løsningen.
Det er tit sådan, at de notifikationer, som haster meget, kommer ud som en push-besked. Det er en ret aggressiv notifikation, men den skal også kun anvendes, når det haster. De notifikationer, som ikke haster, lægger vi ind i CRM eller Customer Service-løsningen.
Når du så åbner applikationen, fordi du nu har tid til at tage dig af de indkommende ting, så kan du tage notifikationerne én ad gangen. Men de ligger ikke i din email-indbakke og stresser dig.
Prøv at overveje, hvilken viden du gerne vil notificeres om med det samme, og hvor mange emails du kan flytte ud af indbakken, så de bliver en slags todo-liste i systemet.
Reagér på hændelser og tendenser
Der sker ofte noget, som man gerne vil reagere på med det samme, og derfor er det rart at få en notifikation, når der sker sådan en hændelse eller udviser sig en tendens.
Det handler om at vælge, hvad systemet skal evaluere, hvor ofte det skal foregå, og hvad kriterierne er for at modtage en notifikation. Så ved man altid, hvad der er vigtigt at vide lige nu.
Med Microsoft Power Platform kan du bygge processer og applikationer – uden at programmere. Og for at inspirere dig, så får du i denne serie af videoer en række af konkrete eksempler.
Eksempel
Alle virksomheder har noget, de gerne vil monitorere, hvor der er en grænseværdi, som de gerne vil holde sig inden for. Den monitorering behøver ikke foregå manuelt.
Du kan få Power Automate til periodisk at udføre en måling, evaluere i forhold til en grænseværdi eller vurdere tendensen, og advisere dig, hvis betingelserne er opfyldt.
Det kan være tendensen i omsætning, antallet af åbne sager i en afdeling, vandgennemstrømning, forbrug af kilowatt-timer, ventetiden i kundeservice – det kan være hvad som helst, Power Automate kan holde øje med.
Koncept
Konceptet er, at du kan vælge, hvad Power Automate skal evaluere, og hvor ofte det skal foregå, og hvad kriterierne er for at du ønsker en notifikation. Det kan anvendes til virkelig mange formål.
Reagér hurtigt på kritiske henvendelser
Når der er kunder, der siger noget kritisk, så er det vigtigt at reagere hurtigt. Det kan være en kommentar på sociale medier, en klage eller en kritisk kommentar i kundeservice-systemet.
Det handler om at reagere hurtigt på kritiske henvendelser, og det kan systemet hjælpe med – både med notifikationer og automatiske beskeder og handlinger.
Med Microsoft Power Platform kan du bygge processer og applikationer – uden at programmere. Og for at inspirere dig, så får du i denne serie af videoer en række af konkrete eksempler.
Eksempel
Virksomheder, der gerne vil beskytte deres brand, er nødt til at følge med i, hvad folk siger om dem på sociale medier. Hvis der er nogen, der stiller et spørgsmål eller er kritiske, så er det vigtigt at reagere hurtigt.
Det er som regel en manuel opgave, men med Power Automate kan man automatisk overvåge og advisere, når der er noget man skal reagere på.
Koncept
På det konceptuelle niveau handler det om at få besked, når nogen siger noget, som man skal reagere hurtigt på.
Det kan være en kommentar på sociale medier, men det kunne også være andre typer henvendelser, fx en klage eller kritisk kommentar i kundeservice-systemet, som ikke skal ende nederst i bunken.
Power Automate kan overvåge sociale medier og reagere, når dit brand bliver tagget i et opslag. Power Automate kan faktisk generere et automatisk svar. Måske vil du ikke have systemet til at skrive på dine vegne, men det kunne også være et basalt svar om, at du er opmærksom på det og vender tilbage.
Power Automate kan notificere de rette personer via e-mail, mobil-notifikation og in-app-besked. Så behøver du ikke have en medarbejder til at overvåge sociale medier manuelt.
Det bliver endnu smartere. Power Platform indeholder også en AI Builder, som kan udregne en sentiment score. Det betyder, at Power Automate kan vurdere, om opslaget om dig på sociale medier er i en positiv eller negativ tone. Du kan også træne AI-modellen til at være opmærksom på bestemte ting. Og så kan du nøjes med at få notifikationer, når der er noget negativt, du skal reagere på. De positive kan Power Automate bare ’like’ automatisk.
Prioritering af opgaver
Når få ressourcer skal ekspedere mange opgaver, så er det vigtigt at få hjælp til prioritering, så de vigtige opgaver ikke drukner i mængden af opgaver, der ikke haster.
Det handler om at få systemet til at hjælpe med en klog prioritering af opgaver uden at bruge for meget tid på det.
Med Microsoft Power Platform kan du bygge processer og applikationer – uden at programmere. Og for at inspirere dig, så får du i denne serie af videoer en række af konkrete eksempler.
Eksempel
Når arbejdsopgaver skal prioriteres, så er situationen ofte, at få ressourcer skal ekspedere mange opgaver, og så er det vigtigt, de opgaver, som er virkelig vigtige, ikke drukner i mængden af opgaver, der ikke haster. Så kan det være svært at prioritere på en klog måde.
Koncept
Det kan handle om serviceforespørgsler, sagsbehandling, leads, opsøgende salgsindsats, og meget mere.
Som udgangspunkt er det måske først-til-mølle-princippet, men Power Automate kan fx tjekke kundens klassificering i CRM eller ERP og prioritere opgaven op eller ned.
Og så kan Power Automate holde øje med hændelser, der giver anledning til ændring af prioriteringen. Når fx kunden udfylder en formular, skriver en kommentar på servicesagen, skriver på Trustpilot, researcher på et tilkøb – eller alt muligt andet – så giver det anledning til, at Power Automate ændrer prioriteringen på kundens serviceforespørgsel.
Prøv at overveje, hvor i organisationen du har en kø af opgaver, som skal prioriteres. Og prøv at brainstorme på, hvilke hændelser der bør ændre på prioriteringen af den enkelte opgave.
Godkendelsesprocesser
Når en eller flere kolleger skal godkende noget, så kan man spare meget tid på at lade godkendelsesprocessen foregå elektronisk. Så behøver der ikke at være et menneske, der ekspederer og holder styr på fremdriften.
Det handler om at få styr på processer og dokumentation ved at etablere elektroniske godkendelsesprocesser.
Med Microsoft Power Platform kan du bygge processer og applikationer – uden at programmere. Og for at inspirere dig, så får du i denne serie af videoer en række af konkrete eksempler.
Eksempel
Godkendelsesprocesser kan være meget manuelle. Man lægger en faktura i et dueslag og så skal den rundsendes til dem, der skal godkende fakturaen.
Med Power Automate er det muligt at digitalisere og automatisere processen. Mange fakturaer kommer på en email, og hvis de bliver sendt til en fælles postkasse, så kan systemet snuppe den vedhæftede faktura og gemme den i SharePoint.
Så modtager den person, der har foretaget indkøbet, en notifikation og skal godkende fakturaen. Derefter slår system op, hvem der er vedkommendes chef, og chefen får så også en notifikation og skal godkende. Så bliver fakturaen flyttet over i bogholderiets SharePoint, og de får en notifikation om, at den kan betales og bogføres.
Koncept
Konceptuelt anvender vi en godkendelsesfunktion, der findes i Power Automate. Der kan vi definere, hvad der skal godkendes og af hvem, og så fortsætter processen først, når godkendelsen er i hus. Der kan være én eller mange godkendere, eller måske er det nok at 3 ud af 5 chefer har godkendt.
Denne funktion kan anvendes til at godkende indkøb, godkende kvalitetskontroller, screene ansøgninger, sikkerhedsgodkendelser, godkende budgetter, godkende prognoser, kundekreditgodkendelser, godkende afrapportering, rejsegodkendelser, godkende projekter, refusionsgodkendelser, godkendelse af kontraktændringer, godkendelse af dokumentation osv.
Prøv at overveje, hvor mange godkendelsesprocesser du har i virksomheden, der kan styres på denne måde.
Arbejde i felten for kørende teknikere
Når man har medarbejdere, som arbejder ude i felten eller bliver sendt ud til kunderne, så er det smart at give dem en app på en mobil enhed, så de har fuld adgang til information, selv om de er på farten – og så de kan registrere direkte i forretningssystemerne og for eksempel gemme billeder som dokumentation.
Det handler om at aktivere kørende teknikere og andre medarbejdere i felten.
Med Microsoft Power Platform kan du bygge processer og applikationer – uden at programmere. Og for at inspirere dig, så får du i denne serie af videoer en række af konkrete eksempler.
Eksempel
Planlægning, booking og opgaveregistrering for kørende teknikere er en masse gode opgaver for Power Platform.
Til et installationsfirma har vi bygget en løsning, hvor kunderne kan booke en aftale ved at vælge en ledig tid i kalenderen. Tiderne er opdelt i geografiske zoner, så teknikeren får en fornuftig rute mellem kunderne. Ude hos kunden anvender teknikeren en app på en tablet til at inspicere, gemme relevant dokumentation og til sidst afgive et tilbud til kunden.
I samme stil har vi også bygget en løsning til nøgleinspektioner, hvor bygherren og entreprenøren kan inspicere huset sammen, registrere fejl og mangler i en app, tage billeder som dokumentation, og definere opgaver for håndværkere, der skal udbedre fejl. I en portal kan eksterne leverandører bagefter byde ind på disse opgaver og booke udførelsen.
Koncept
Læg mærke til, at Outlook-kalenderen kan bringes i spil i en selvbetjeningsløsning. Man kan udvælge tidsrum, som man gør tilgængelige for eksterne brugere, der kan booke aftaler direkte i kalenderen. Det sparer rigtig meget koordineringsarbejde.
Koncept
Og så er der værktøjerne til de medarbejdere, som arbejder i felten. Det er ikke bare ’field service’ eller ’field sales’. Det er ’field-hvad-som-helst’.
Det er et spørgsmål om at give kontrollen til de personer, som er ude hos kunden. De kan stå derude og online registrere forhold, der straks bliver til tilbud, indkøb, serviceopgaver eller andre aktiviteter.
Hvis en forretningsproces omfatter både folk i felten og på kontoret, så er det en gevinst, at data registreres direkte i systemet. Når teknikeren i felten trykker ’gem’, så kan kollegaen på kontoret arbejde med data med det samme og fx afsende et tilbud, inden teknikeren er nået at gå ud ad døren. Processerne mellem felten og kontoret går meget hurtigere. Det er meget bedre service over for kunden.
Booking af aktivitetsforløb
I mange virksomheder er der nogen, der udbyder aktiviteter, og andre der skal tilmelde sig dem.
Det kan være onboardingforløb, kurser og alt muligt. Dem, der skal afholde aktiviteterne, kan udbyde mulige tidspunkter fra deres kalender, og deltagerne kan så booke tiderne direkte i deres kalender.
Det handler om at gøre det nemt at booke aktiviteter – og holde styr på det hele i et samlet forløb af aftalebookinger.
Med Microsoft Power Platform kan du bygge processer og applikationer – uden at programmere. Og for at inspirere dig, så får du i denne serie af videoer en række af konkrete eksempler.
Eksempel
Når nye medarbejdere begynder, så skal de igennem et introduktionsforløb med en række aktiviteter, der måske afholdes af både interne og eksterne personer, og forløbet skal sikkert tilpasses til medarbejderens arbejdsrolle.
Det kan Power Platform sætte i struktur, så der er styr på hvilke personer, der skal igennem hvilke forløb, hvilke datoer de er booket til, og hvilke personer der skal undervise. HR har en intern app, hvor de kan se, hvilke aktiviteter medarbejderne er booket til og har gennemført, og medarbejderen har sin egen app, hvor vedkommende kan se hele onboarding-planen, se forberedelseskrav til de enkelte aktiviteter, og give feedback på, hvad de fik ud af den konkrete aktivitet.
Koncept
Konceptuelt taler vi om en avanceret form for booking. Der er deltagere, som skal følge et fastlagt forløb af aktiviteter, og der er undervisere, som kan afholde aktiviteterne på bestemte datoer, der bliver udbudt til deltagerne.
Og det hele samles i en række bookinger af aftaler, der både skal ende i de involverede personers Outlook-kalendere – og skal kunne overskues på aktivitetsforløbet.
Selvbetjening uden genindtastning
Hvis man kan give sine kunder adgang til at registrere direkte i sit forretningssystem, så kan man spare både ekspeditionen og den ekstra indtastning.
Når kunderne selv registrerer direkte i fx ens ERP-system, så kan det automatisk udløse opgaver til medarbejderne internt.
Det handler om at give kunderne mulighed for selvbetjening, så der ikke er noget, der skal genindtastes eller copy/pastes.
Med Microsoft Power Platform kan du bygge processer og applikationer – uden at programmere. Og for at inspirere dig, så får du i denne serie af videoer en række af konkrete eksempler.
Eksempel
De fleste virksomheder har inventar af forskellige slags, som de gerne vil administrere. Det kan fx være udstyr, biler, parkeringspladser, arbejdsstationer osv.
Vi har bygget en app til en virksomhed, der udlejer udstyr, hvor de kan administrere udstyret, se hvor gammelt det er, hvornår der er udført serviceeftersyn og rengøring, hvem der er ansvarlig for det, hvilken afdeling det hører til, osv.
Til kunderne tilbyder de et website, hvor kunderne kan logge ind og vælge ledigt udstyr, som de gerne vil booke eller have et tilbud på at leje.
Når udstyret kommer retur fra kunden, så kan systemet oprette opgaver til de rette medarbejdere, der skal rengøre og efterse udstyret, så det bliver klar til den næste kunde.
Dette koncept kan også anvendes internt i virksomheden til at lade medarbejderne booke arbejdsstationer, parkeringspladser, mødeudstyr osv.
Koncept
Det smarte i denne løsning er, at kundernes interaktion direkte udløser opgaver til medarbejdere internt. De opgaver kan de også få i deres Outlook.
Det kan lade sig gøre, fordi vi udstiller data og funktioner, som ellers er interne, på en portal til kunderne på en sikker måde. Vi giver dem adgang til selvbetjening. Prøv at tænke over, hvor mange steder i virksomheden, du kunne give kunderne (eller leverandørerne) adgang til selvbetjening, så du ikke behøver at genindtaste alt.
Det hele kommer til at hænge sammen. Hvis en medarbejder har en email-udveksling med en kunde, og det ender med at kunden ønsker at leje udstyr, så er hele samtale fra begyndelsen tracket på kunden og på udlejningsaftalen. Pointen er, at alt er ”entiteter” forbundet med ”relationer”. Alt hænger sammen.
Sagsbehandling som selvbetjening
En portal kan give eksterne personer adgang til selvbetjening, og så kan en automatisk forretningsproces styre vedkommende igennem sagsbehandlingen trin-for-trin – og bede om relevante data og dokumenter, alt efter hvad der er nødvendigt i situationen. Automatisk.
Det handler om at give eksterne mulighed for at sagsbehandle sig selv via en selvbetjeningsportal.
Med Microsoft Power Platform kan du bygge processer og applikationer – uden at programmere. Og for at inspirere dig, så får du i denne serie af videoer en række af konkrete eksempler.
Eksempel
Til en fond har vi bygget vi en portal, hvor man kan ansøge om en bevilling. Det er selvbetjening, så rådgiverne i fonden ikke skal bruge tid på at registrere alle de oplysninger, de har modtaget.
Brugerne kan selv oprette en ansøgning, indtaste alle data, og portalen kan validere disse data med det samme. Derefter kan løsningen bede om den dokumentation, som er relevant, og brugerne kan uploade dokumenterne med det samme.
Det er også muligt at booke et møde. Portalen tilbyder ledige tider i rådgivernes kalendere, og så kan brugerne vælge et tidspunkt og booke mødet, som kommer direkte i rådgiverens kalender.
Koncept
Sagsbehandling er en kombination af en selvbetjeningsportal og en forretningsproces, der behandler sagen automatisk.
Det handler om, at brugeren skal kunne registrere en anmodning, indtaste oplysninger og uploade dokumentation. En portal giver eksterne personer adgang til udvalgte data og funktioner fra forretningssystemet på en sikker måde.
Derefter kan løsningens forretningsproces sørge for at bede om de rette oplysninger og dokumenter i den rette rækkefølge, validere det indsendte, og sende email-rykkere på det der mangler.
Fordelen ved selvbetjening er, at der er mindre tastearbejde for sagsbehandlerne – og at der er mindre risiko for indtastningsfejl.
Prøv at overveje, om der er processer, hvor du kan spare tid på at lade brugerne registrere data selv og lade systemet validere og spørge om information og dokumentation.
Aktivere personer og fjerne mellemled
Når der kommer gæster på besøg, så kan man aktivere gæsterne til at registrere selv, når de ankommer, så de dermed udløser en hel forretningsproces af aktiviteter. Der behøver ikke være et menneske som mellemled, der genindtaster alt.
Det handler om at aktivere eksterne personer og fjerne mellemleddene.
Med Microsoft Power Platform kan du bygge processer og applikationer – uden at programmere. Og for at inspirere dig, så får du i denne serie af videoer en række af konkrete eksempler.
Eksempel
Vi ser ofte, at virksomheder betaler abonnement for at have en velkomststander. Det er en skærm, hvor den besøgende kan registrere sin ankomst og hvem man skal besøge, og så modtager personen en besked om, at der er ankommet en gæst, og måske udskriver den et navneskilt eller en parkeringsbillet.
Det er altså nemmere at bygge med Power Platform og en tablet, og så behøver man ikke abonnere på en traditionel velkomststander.
Koncept
Det handler om at aktivere personer til at foretage en registrering på en tablet-skærm, så de dermed udløser en hel forretningsproces af aktiviteter, fx at sende en email, at registrere i en intern eller ekstern database. Det kunne fx være et parkeringsselskab, som skal have data på besøgende overført. Det kunne også være registrering i kantinen. Det kunne være registreringer på en konference. Eller fremmøde-registrering på et arrangement, hvor deltagerne skal registreres på CRM-systemet.
Konceptet er at lægge registreringen i personens egne hænder, så der ikke behøver at være et menneske som mellemled, der udfører de efterfølgende aktiviteter.
Prøv at overveje, hvor mange steder du kan lade medarbejdere eller besøgende registrere sig selv, så en række aktiviteter kan ske af sig selv.
Arbejdsgange på tværs af gammel teknologi
Hvis man har gamle IT-systemer, der ikke hænger sammen, så er det relevant at have en fælles brugergrænseflade til at udføre funktioner på tværs af systemerne – og at have processer der skaber sammenhæng mellem systemerne.
Det handler om at integrere og effektivisere arbejdsgange på tværs af gammel teknologi.
Med Microsoft Power Platform kan du bygge processer og applikationer – uden at programmere. Og for at inspirere dig, så får du i denne serie af videoer en række af konkrete eksempler.
Eksempel
Power Platformen kan anvendes til at udføre interne procedurer af alle mulige slags. Vi har fx hjulpet en organisation med at automatisere brugeroprettelse.
Sagen er, at nye brugere skal oprettes i flere systemer, som desværre ikke hænger sammen, og hvis de kommer til at vælge et brugernavn, som er optaget et sted, så kan de begynde forfra. Som manuel proces var dette meget besværligt.
Men som automatiseret proces kan Power Platform foreslå brugernavne, som er ledige i alle systemer, eller man kan indtaste et ønsket brugernavn, som systemet kan validere.
Koncept
Gammel teknologi, som ikke er limet sammen, kan nemt give besværlige arbejdsgange. I den situation kan Power Platformen udnyttes til at automatisere manuelle arbejdsgange – og i øvrigt pakke de gamle systemer ind, så brugeren kan få en fælles brugergrænseflade til at udføre funktioner på tværs af systemer, som ellers ikke er integreret.
Databerigelse mellem systemer
Forskellige systemer har hver sin viden, og det er smart at lade systemerne opdaterer hinanden med data, selv om de egentlig ikke har en traditionel integration.
Det giver alle medarbejdere den samlede viden til rådighed, og det sparer tid på dobbeltindtastning.
Det handler om at lade hændelser i ét system blive til data i et andet system. Det er databerigelse uden traditionel integration.
Med Microsoft Power Platform kan du bygge processer og applikationer – uden at programmere. Og for at inspirere dig, så får du i denne serie af videoer en række af konkrete eksempler.
Eksempel
Mange virksomheder benytter sig af Power Automate til at lade forskellige systemer berige hinandens data.
Når en kunde angiver sit telefonnummer i kundeservice-systemet, så kan det lige så godt flyde over til CRM-løsningen og til debitor i ERP-systemet. Når man opretter en ny kunde i ERP, så vil vi gerne trække på alt hvad vi allerede ved om kunden i de andre systemer.
Koncept
Konceptuelt handler det om at lade systemer, der ellers ikke er integrerede, berige hinanden. Det gælder både eksplicit viden og implicit viden.
Det eksplicitte handler om, at vi replikerer hårde data mellem systemer. Fx når betalingsbetingelserne på en debitor i ERP bliver ændret, så flytter vi den viden over i CRM, for det er en god viden at have for account managers. Det er simpel opdatering af data.
Det implicitte er de data, som kan udledes af hændelsen. Når Power Automate allerede kender svaret, så behøver vi ikke spørge brugeren om at indtaste det. Fx hvis der findes et lead, og personen udfylder en kontaktformular på websitet, så vil Power Automate finde leadet og flytte det til henvendelsesstadiet. Det behøver sælgeren ikke gøre.
Prøv at overveje, hvor meget tid organisationen bruger på at spørge kolleger om data, og hvor meget tid der kan spares ved at undgå genindtastning, eller undgå at spørge kunderne om det samme flere gange.
Databerigelse fra myndigheders registre
Data i forretningssystemerne kan på forespørgsel beriges med data fra eksterne registre hos myndighederne. Det kunne fx være CVR, CPR eller motorregisteret. Så behøver medarbejderne ikke selv slå alt op og copy/paste.
Det handler om at berige data i forretningssystemerne med viden fra myndigheders registre på den nemmeste måde.
Med Microsoft Power Platform kan du bygge processer og applikationer – uden at programmere. Og for at inspirere dig, så får du i denne serie af videoer en række af konkrete eksempler.
Eksempel
Nogle virksomheder vil gerne berige deres data ved at foretage opslag i myndigheders registre. Nogle af de mest almindelige er CVR- og CPR-registrene, og motorregisteret.
Når man opretter en ny virksomhedskunde, så kan man slå CVR-nummeret op og trække en masse stamdata og kategoriseringer af virksomheden fra CVR-registeret. Det kan Power Automate foretage automatisk, når blot CVR-nummeret bliver indtastet.
Der er også nogle virksomheder, der skal foretage opslag i CPR-registeret. Vi har fx uddannelsesinstitutioner og virksomheder i sundhedssektoren, der gør dette. De kan anvende det til at kontrollere personens identitet, juridisk værge, bopæl i landet, osv.
Koncept
Helt konceptuelt er der tale om berigelse af data fra eksterne registre hos myndighederne. Man kan trykke på en knap for at aktivere funktionen, og så foretager Power Automate opslaget og opdaterer data.
Det er ikke kun CVR og CPR. Det kunne også være nummerplader i Motorregisteret. Det kunne også være eksterne leverandørers databaser. Eller en prisbørs med aktuelle priser eller kurser.
Prøv at overveje, hvor i organisationen du har behov for aktuelle data, som du gerne vil kunne bede om at få opdateret her og nu.
Strukturering af dokumenter i SharePoint
Forretningssystemer er ikke altid gode til at holde styr på folderstrukturen i SharePoint, og det kan gøre SharePoint meget uoverskuelig. Men det kan automatiseres, så der altid er fornuftig struktur på alle dokumenterne i SharePoint.
Det handler om at opsætte regler for folderstruktur for dokumenter, som håndhæves helt automatisk, så det er nemt at få overblik og finde dokumenter.
Med Microsoft Power Platform kan du bygge processer og applikationer – uden at programmere. Og for at inspirere dig, så får du i denne serie af videoer en række af konkrete eksempler.
Eksempel
Når man anvender Teams/SharePoint sammen med Dynamics 365, så er der ikke særlig meget struktur i dokumenterne.
Hvis du fx lægger et dokument på en Account i CRM, så får dokumentet et systemnavn, som er ret forvirrende for dem, der kigger på dokumenter i SharePoint. Det anvender vi ofte Power Automate til at strukturere bedre.
Koncept
Power Automate kan styre mappe-strukturen, så der er styr på kontrakter, tilbud osv, så det er overskueligt struktureret, når man kigger på dokumenter i Teams og i SharePoint, selv om dokumenterne er blevet gemt i CRM-løsningen i Dynamics 365.
Når man fx vinder en sag, så kan Power Automate også flytte dokumenter til et kontraktarkiv og poste en besked i en Teams-gruppe om at sagen er vundet. Der er mange anvendelsesmuligheder.