Din rolle som BI-ansvarlig
Del 1: Forretning
Vi åbner festen med at skabe enighed om, hvad formålet med BI-rapporten (eller hele BI-projektet) konkret er.
Hvis du er ligesom alle andre mennesker, så har du en masse antagelser om, at ”jeg kender godt målene i vores virksomhed”, og ”jeg ved godt hvad de har brug for i økonomiafdelingen”.
De antagelser kommer til at hæmme dig senere i processen, så begynd med at smide dem alle overbords.
Du har måske overordnet kendskab, og du har indsigt i brudstykker af deres arbejdsprocesser, og det er et glimrende udgangspunkt, men du ved ikke, hvad dine brugere konkret har behov for. Det ved de knap nok selv.
Det er vigtigt, at du bruger energi på at afklare dine brugeres behov, så I har et fælles mål.
Lær brugeren at kende
En af de mest afgørende, og ofte oversete, discipliner inden for Business Intelligence er at forstå brugeren.
Som BI-ansvarlig kan du ikke forudsige de behov, brugerne har. Du er nødt til at være i dialog med dem.
Din bruger søger hjælp i en BI-rapport, fordi vedkommende skal løse et konkret problem eller mangler viden til at træffe en konkret beslutning. Det behov skal du kende.
Du skal forstå deres situation, deres arbejdsprocesser, og hvilke beslutninger de skal træffe, og hvordan de træffer dem. Og på toppen af al den indsigt kan du bagefter bygge et dataprodukt.
Du kan ikke blot spørge, hvilke data og rapporter, de har behov for.
Problemet er, at når du stiller spørgsmålet på den måde, så tvinger du dem til at tænke i data frem for forretning. Brugerne begynder at spekulere på, hvilke data du som BI-ansvarlig har til rådighed, og ofte gætter de forkert eller undlader helt at svare af frygt for at bede om noget, der ikke er muligt.
Du må aldrig forsøge at tvinge dine brugeres behov ned i data som det første.
Det kræver faktisk en vis analytisk sans at oversætte et forretningsproblem til en konkret BI-løsning. Og mange brugere ved simpelthen ikke, hvilke nøgletal der er mest relevante for at forbedre deres processer, og det er okay, for det er heller ikke deres job at vide det.
Det er dit job. Og ved du hvad? Dit eget job bliver også mere interessant, når du forstår, hvordan dit produkt skal bruges.
Så nu begynder vi processen helt simpelt med at lære en enkelt bruger at kende, og når du har styr på rapporteringsbehovet for hver enkelt bruger, så lægger vi bagefter en plan for BI i hele virksomheden.
Så her kommer en lille tre-trins-raket, du kan følge, når du møder en bruger:
1. Forstå din brugers rolle
Når du skal producere en BI-rapport til en konkret brugers behov, så skal du begynde med at spørge dig selv: Hvem skal bruge denne rapport? Hvad er vedkommendes rolle?
Er det en sælger, en leder eller en finansmedarbejder? Hver type bruger har forskellige behov, forskellige arbejdsprocesser og forskellig teknisk forståelse. Det er vigtigt at tage højde for det hele, når du designer en BI-rapport.
Den bedste måde til at få indsigt i dine brugere, det er at tale med dem. Det er ganske simpelt. Spørg dem, hvordan de arbejder, hvad deres største udfordringer er, og hvilke informationer de har brug for i deres daglige beslutninger.
Det lyder banalt, men den indsigt er nøglen til et godt rapportdesign.
2. Hvilke beslutninger skal brugerne træffe?
En BI-rapport skaber kun værdi, hvis den understøtter konkrete beslutninger. En salgsrapport er ikke værdifuld i sig selv. Det, der giver den værdi, er de erkendelser og handlinger, den hjælper med at skabe.
Hvad skal brugerne anvende rapporten til? Kigger ledelsen i omsætningsrapporten for at beregne bonus til sælgerne? Eller for at følge op på, om nogle kunder har brug for ekstra opmærksomhed? Eller for at justere næste måneds marketingindsats?
Hvis du ikke har indsigt i, hvordan brugerne skal anvende BI-rapporten til at træffe beslutninger, så risikerer du at præsentere data, der enten kræver for meget mental energi at anvende, eller simpelthen ikke er relevant for beslutningstagningen.
3. Hvilke data er nødvendige?
Først når du har lært at forstå brugerne og deres beslutningsprocesser, så kan du vurdere, hvilke data der er relevante.
Det kan være svært at interviewe brugere om deres databehov. Det er ikke så nemt at få et brugbart svar, som man skulle tro.
Brugerne kender forretningen, men de ved ikke, hvad der er muligt at udtrække af data. Omvendt, som BI-ansvarlig kender du data, men du har ikke indsigt i de forretningskritiske spørgsmål, der kræver svar.
Som BI-ansvarlig forventer du måske, at brugerne selv kan definere præcis, hvilke data og rapporter de har brug for. Den antagelse virker logisk, for de kender trods alt deres egen forretning bedst. Men i praksis fungerer det sjældent sådan.
De KPI’er, der reelt skaber værdi, er ikke altid dem, brugerne beder om.
Din rolle er at stille de kritiske spørgsmål, der afdækker alle nuancer. Du må ikke tage det første svar fra brugerne for pålydende.
Mange brugere tror, at de har brug for adgang til masser af data. Men det er sjældent godt at inkludere mest muligt data. Som BI-ansvarlig skal du hjælpe med at kortlægge, hvad der i realiteten er vigtigt.
Det kan fx være, at salgsrapporten ikke skal vise månedens konkrete salgstal, men blot udviklingen i procent med en pil eller farvekode for at signalere, om det går godt eller skidt.
En god BI-rapport formidler de rette indsigter på den mest intuitive måde. Det går vi i dybden med i del 2. Men lige nu skal du blot skabe overblik over, hvilken information brugerne har på ønskesedlen.
Det var tre-trins-raketten. Den skal du sørge for at bruge hver gang, du taler med en slutbruger:
- Forstå rollen og konteksten:
Spørg brugerne, hvad de arbejder med til daglig, og hvilke udfordringer de møder i deres arbejde. - Identificér beslutningerne:
Spørg hvilke beslutninger brugerne skal træffe, og hvad der afgør, om en dag eller en måned er en succes. - Find data til forretningsbehovet:
Når du forstår brugernes arbejde og beslutninger, så kan du foreslå data, der opfylder deres behov.
Det må aldrig være den anden vej rundt, hvor du tager udgangspunkt i eksisterende data og leder efter et forretningsbehov, der passer til det.
Hvis du ikke starter med forretningsbehovet, risikerer du at bygge rapporter, der ikke bliver brugt, fordi de ikke adresserer reelle problemer.
Kortlæg behovene
Nu har du lært én bruger at kende via tre-trins-raketten, og den metode kan du vælge at bruge mange gange i træk, så du arbejder dig igennem alle medarbejderne, og så ender du med at have styr på hele virksomhedens rapporteringsbehov.
Det øger naturligvis kompleksiteten, og så får du brug for en overordnet plan for hele virksomhedens implementering af Business Intelligence.
Og den plan lægger vi nu.
Implementering af Business Intelligence i virksomheden kan både være en simpel eller en omfattende opgave, afhængigt af ambitionsniveauet.
Nogle gange er det ikke særlig omfattende at opfylde organisationens behov. En simpel rapport eller oversigt med ERP-data kan skabe rigtig stor værdi. Andre gange er ambitionsniveauet større. Og der kan være mange datakilder, og det øger også kompleksiteten.
Du skal skabe overblik over, hvilke medarbejdergrupper, der skal have hvad, og i hvilken rækkefølge. Det kalder man en projektportefølje.
Vi vil anbefale, at du skaber overblik over din virksomheds rapporteringsbehov, før du bygger den første BI-rapport.
Du skal kende målgrupperne for rapportering i virksomheden, og du skal vide hvilke forretningsprocesser, du ønsker at rapportere på.
Projektportefølje
Tegn et skema, hvor du i den ene dimension har alle de målgrupper i virksomheden, som har et rapporteringsbehov. Det kan være bestyrelsen, direktionen, økonomiafdelingen, controllere, indkøbere, produktionsledere, salgsledere, mellemledere, medarbejdere osv.
I den anden dimension har du de procesområder, som data kan stamme fra. Det kunne være økonomi, salg, produktion, lager, tidsregistrering, ressourcestyring, distribution, HR, projektstyring, booking, point-of-sale osv.
Så interviewer du hver målgruppe om deres rapporteringsbehov og noterer, hvilke procesområder og datakilder der skal i spil for at understøtte deres behov.
Husk at anvende tre-trins-raketten, når du kortlægger behovene.
Nu har du et samlet overblik. Når du nu prioriterer hver celle i dette skema, så bliver det til en projektportefølje. Så kan du lægge en plan for, hvilke tiltag du vil begynde med, så du kan prioritere de vigtigste behov først.
Du kan sagtens begynde med en nålestiks-operation, der giver hurtig gevinst, men med overblik over hele porteføljen sørger du for, at alt passer ind i den samlede plan.
Projektplanlægning
Det er fint at planlægge dit Business Intelligence-projekt som en delmængde af dit ERP-projekt, hvis det er ERP-projektet, der fylder mest hos dig.
Men nogle gange udskyder man at kigge på Business Intelligence, indtil ERP-projektet er helt overstået, og det er ærgerligt, for det kan gøre det sværere at etablere det Business Intelligence, som du gerne vil have.
Det skyldes, at rapportering sagtens kan stille krav til registreringspraksis i ERP, og derfor er det bedst at have overblik over rapporteringsbehov fra begyndelsen af ERP-projektet. Begynd med scoping, strategi og projektportefølje for Business Intelligence, også selv om du gemmer Business Intelligence-projektet til sidst.
Planlægning af delprojekter
Nogle rapporteringsbehov giver god mening at samle i ét delprojekt, når det fx handler om samme emneområde i samme datakilde.
Det kunne fx være debitoropfølgning, hvor medarbejdere i økonomifunktionen har behov for detaljerede værktøjer, mens CFO og ledelsen har behov for tendens-tal i et dashboard, og bestyrelsen måske blot har behov for et enkelt nøgletal i en større bestyrelsesrapport.
Det er samme emne og samme datakilde, men forskellige målgrupper har forskellige forretningsprocesser og dermed forskellige rapporteringsbehov. Men det er den samme datamodel og langt hen ad vejen de samme beregninger, der kan bruges til rapportering om debitoropfølgning til alle 3 målgrupper på én gang.
Det er også et godt eksempel på, at det er mest effektivt at have overblik over alle rapporteringsbehov fra begyndelsen. Ellers risikerer du at skulle besøge eksempelvis debitoropfølgning flere gange, når du finder ud af, at ledelsen og bestyrelsen også har behov for nøgletal.
Og det gælder på rigtig mange områder.
Salgsledelsen vil gerne have rapportering på vægtet pipeline, og bagefter opdager du, at økonomiafdelingen også gerne vil have salgsforecasts på aggregeret niveau med i deres rapporter, og bagefter opdager du, at indkøberne også gerne vil have prognoser på vareniveau. Det er nemmere, hvis man har overblik fra begyndelsen.
Små iterationer
Når du skal indføre en rapportpakke for et bestemt rapporteringsbehov til en bestemt målgruppe, så vil vi anbefale, at du planlægger en række små iterationer.
Det kan være svært at gennemtænke alle behov på forhånd, hvis man ikke tidligere har brugt Business Intelligence. Det kan være svært at gennemskue, hvad man reelt har behov for, når værktøjet rammer dagligdagens virkelighed.
Hvis du er i gang med et omfattende ERP-projekt, og du ikke har ressourcerne (eller overskuddet) til også at tænke på Business Intelligence, så er det som sagt ærgerligt, hvis du ender med helt at udsætte Business Intelligence til efter ERP-projektet.
Men vi har også fuld forståelse for, at der ikke er ressourcer til at indføre både ERP og BI på samme tid. Og som alternativ vil vi foreslå, at du tidligt i processen kan tage en standardpakke på Business Intelligence i anvendelse, for så er du i gang, og så gør du dig en masse erfaringer, og så kan du senere i rejsen blive meget skarpere på, hvad du har behov for af rapportering.
Det kan også være, at du finder ud af, at dine forretningsprocesser er mindre unikke, end du troede, og at standardpakken bringer dig rigtigt langt.
Vi anbefaler klart, at du begynder simpelt, så du kan komme hurtigere i gang med at indsamle erfaring.
Det var del 1 om at forstå de forretningsmæssige behov. Du har lært at interviewe brugere med tre-trins-raketten og at planlægge en projektportefølje for hele virksomhedens brug af Business Intelligence.
Med denne viden i banken kan vi nu designe BI-rapporter, som understøtter de forretningsmæssige mål, og som brugerne også har lyst til at bruge. Det handler del 2 om.
Abakion er eksperter i Microsofts forretningsløsninger til ERP, CRM og BI til danske virksomheder. Vi leverer både enkle løsninger, der er klar til brug hos mindre virksomheder, og skræddersyede løsninger til større virksomheder.
Ring til os på 70 23 23 16
eller skriv til abakion@abakion.com
Vi giver gerne et godt råd, uanset om du vil handle hos os eller en anden Microsoft-partner.