Hvad betyder den nye bogføringslov for dig, der har ansvaret for ERP-løsningen?

Den nye bogføringslov betyder, at din virksomhed skal bogføre digitalt i et system, der lever op til en række konkrete krav om bilag, e-fakturering, afstemning, opbevaring og sikkerhed.

Bogføringsloven blev vedtaget i 2022, og Erhvervsstyrelsen har siden indført kravene trinvist. Selskaber med pligt til at indsende årsrapport har været omfattet siden regnskabsår, der starter 1. juli 2024 eller senere. Fra 1. januar 2026 gælder kravet også for personligt ejede virksomheder og foreninger med en omsætning over 300.000 kroner.

Microsoft Dynamics 365 Business Central i skyen er registreret hos Erhvervsstyrelsen som standardløsning, mens Dynamics NAV og lokale løsninger ikke er. Hos Abakion hjælper vi dig med at finde ud af, hvor din løsning står, og hvad du skal gøre.

Opdateret 16. september 2026.

Der er en ting, mange overser, når snakken falder på bogføringsloven. Det er faktisk ikke din revisor, der skal sørge for, at dit system lever op til loven. Det er dig selv, der har ansvaret for ERP-løsningen. Revisoren skal ganske rigtigt rapportere, hvis noget ikke er i orden, men det praktiske arbejde med at få bilag, brugere, afstemninger og e-fakturaer til at spille sammen, det ligger altså hos dig, der er ERP-ansvarlig.

Måske sidder du i økonomi, måske i IT, måske er du superbruger med en helt anden titel. Loven skelner ikke. Den forventer bare, at nogen har styr på, at bogføringen sker i et system, der overholder reglerne.

Vi har samlet de spørgsmål, vi oftest får fra ERP-ansvarlige, og så har vi svaret på hvert af dem herunder. Meget af det er lettere, end det lyder, men der er også nogle faldgruber, du skal kende, før du læner dig for komfortabelt tilbage.

Hvad kræver den nye bogføringslov helt konkret af mit ERP-system?

Den nye bogføringslov kræver, at dit ERP-system understøtter digital bogføring med syv grundlæggende ting: digitalisering af bilag, digital opbevaring af bilag i mindst fem år, elektronisk bankafstemning, e-fakturering i OIOUBL og Peppol, de rigtige felter på hver transaktion, generering af data til myndighederne og et niveau af IT- og datasikkerhed.

Kernen i loven er, at hver eneste transaktion skal registreres digitalt, og at bilaget skal følge med. Dit system skal indeholde felter til transaktionsdato, beløb, bilagsnummer, transaktionstekst og en valutakurs, hvis du bogfører i andet end danske kroner. Systemet skal desuden selv tildele en registreringsdato og et fortløbende transaktionsnummer, så der er et ubrudt spor fra den enkelte postering til regnskabet.

Så skal du kunne dokumentere hver postering med et bilag, der er vedhæftet digitalt. Og du skal kunne afstemme løbende og sende fakturaer i de rigtige elektroniske formater. Det er de krav, der reelt afgør, om din bogføring er lovlig.

Meget af det her kan alle nyere versioner af Business Central og Dynamics NAV allerede. Du skal typisk ikke ændre din adfærd for at få transaktionsdato, beløb og løbenummer med. Men digitaliseringen af bilag, e-faktureringen og de personlige brugerinitialer er de steder, hvor vi oftest ser, at der skal gøres noget aktivt.

Hvad er forskellen på et registreret og et ikke-registreret bogføringssystem, og hvem har ansvaret?

Forskellen på et registreret og et ikke-registreret bogføringssystem er, hvem der bærer ansvaret for, at loven overholdes. For et registreret digitalt bogføringssystem er det udbyderens ansvar, at systemet lever op til lovens krav. For et ikke-registreret system er det virksomhedens eget ansvar.

Et registreret system er et digitalt standardbogføringssystem, som Erhvervsstyrelsen har kontrolleret og optaget på sin fortegnelse over registrerede bogføringssystemer. Bruger du et system fra listen, kan du regne med, at selve systemet opfylder kravene i bogføringsloven. Og ja, Business Central i skyen er et af dem.

Et ikke-registreret system er alt det andet. I lovens sprog kaldes det ofte et specialudviklet system, og her ligger den vigtigste faldgrube. Det er en positiv liste. Systemer, der står på listen, er registrerede. Alt, der ikke står på listen, bliver behandlet som specialudviklet, uanset om det egentlig er et standardsystem eller ej.

Det betyder, at et gammelt standardprodukt som Dynamics NAV falder ind under reglerne for ikke-registrerede systemer, fordi der ikke er søgt om registrering af det. Og så er ansvaret faktisk dit eget. Du skal selv sikre, at systemet overholder de samme krav, plus et par ekstra, som vi kommer til.

Er Business Central godkendt efter bogføringsloven, også hvis vi har tilpasninger og apps?

Ja, Business Central i skyen er registreret hos Erhvervsstyrelsen som digitalt bogføringssystem, men kun som standardløsning uden tilpasninger. Microsoft registrerede Business Central den 21. december 2023 med registreringsnummeret fob467715, og det gælder løsningen, som den er, uden tilretninger.

Hvis du har tilpasset systemet, så er det op til din leverandør eller dig selv at bevise, at løsningen stadig er en standardløsning. Microsoft kan ikke vurdere, om en bestemt tilretning bryder en del af det, systemet er registreret for. Ansvaret for den vurdering ligger ikke hos Microsoft.

For de fleste virksomheder er det ikke et problem i praksis. En almindelig app fra Microsoft Marketplace, der lægger felter ind på en salgs- eller købsfaktura, ødelægger ikke registreringen. Men hvis du har tunge tilretninger, der griber ind i selve bogføringen, så er det værd at få en konsulent til at kigge på, om løsningen fortsat kan betragtes som standard.

Og husk, at registreringen kun gælder Business Central i skyen. Kører du Business Central lokalt, altså on-premise, så står den version ikke på Erhvervsstyrelsens liste, og så gælder reglerne for ikke-registrerede systemer.

Hvad gør jeg, hvis vi kører Dynamics NAV eller en on-premise-løsning, der ikke er på listen?

Hvis du kører Dynamics NAV eller en lokal løsning, der ikke er på listen, så skal du selv sikre, at systemet lever op til bogføringsloven, og du får tre ekstra krav oveni. Du skal tage en sikkerhedskopi hos en uafhængig tredjepart, du skal kunne vedhæfte bilag til dine posteringer, og du skal kunne sende elektroniske fakturaer.

Du behøver ikke nødvendigvis at skifte system. Dynamics NAV og lokale løsninger falder ind under reglerne for ikke-registrerede systemer, og de regler kan du godt leve op til. Men ansvaret er dit, og det er derfor, kravene er skrappere.

Sikkerhedskopien skal ligge hos en tredjepart, der er uafhængig af din virksomhed. Det må ikke være en nærtstående, altså ikke en hovedaktionærs familie og heller ikke et søster- eller koncernselskab. Der skal tages daglig backup af de posteringer, der sker, og en ugentlig fuld backup, og backuppen skal leve op til almindelige sikkerhedsregler. Formålet er, at myndighederne kan få adgang til en kopi af regnskabet, hvis de ikke kan komme i kontakt med dig.

Hvis du sidder med en ældre version af Dynamics NAV, så undersøg, om den overhovedet kan vedhæfte bilag og sende i de rigtige fakturaformater. Det er de to steder, de gamle versioner oftest kommer til kort. På markedet findes der installationspakker og apps, der løfter en Dynamics NAV op til at overholde loven, og alternativet er at skifte til Business Central. Hvis du er i tvivl om, hvad der bedst kan betale sig, så tag fat i Abakion, og lad os regne på det sammen.

Hvornår skal min virksomhed leve op til kravene?

Hvornår din virksomhed skal leve op til kravene afhænger af, hvilken slags virksomhed du er, og hvornår dit regnskabsår starter. Der er tre grupper, og de er faset ind på forskellige datoer.

Selskaber med pligt til at indsende årsrapport, altså regnskabsklasse B, C og D, og som bruger et registreret standardsystem, skal bogføre digitalt for det første regnskabsår, der starter 1. juli 2024 eller senere. Hvis dit regnskabsår følger kalenderåret, så gælder kravet fra 1. januar 2025.

Bruger du som årsrapportpligtig virksomhed et ikke-registreret eller specialudviklet system, så forventes kravet at gælde for den regnskabsperiode, der starter fra og med 1. januar 2025.

Personligt ejede virksomheder og foreninger, der ikke skal indsende årsrapport, kommer med sidst. Hvis nettoomsætningen har oversteget 300.000 kroner i to på hinanden følgende år, så gælder kravet fra 1. januar 2026. Det er cirka 118.000 danske virksomheder og foreninger, og bekendtgørelserne trådte i kraft 1. januar 2026 med virkning fra det førstkommende regnskabsår. Hvis du er i den helt lille gruppe med en omsætning under 300.000 kroner, så er du ikke omfattet endnu.

Skal mit ERP-system kunne sende og modtage e-fakturaer i OIOUBL og Peppol?

Ja, dit ERP-system skal kunne sende og modtage elektroniske fakturaer i formaterne OIOUBL og Peppol, og det er et krav, selv om du ikke sælger til det offentlige. Loven definerer e-faktura som de strukturerede formater OIOUBL og Peppol BIS Billing 3.0, og begge overholder den europæiske standard EN 16931.

OIOUBL er det danske format, der bruges på tværs af NemHandel, og Peppol er det europæiske netværk. Du bliver ikke bedt om at sende den samme faktura i to formater på én gang, men systemet skal kunne begge dele. På Peppol adresseres din virksomhed via et deltager-id, der er afledt af dit CVR-nummer.

Grunden til, at kravet gælder alle, er retningen tingene bevæger sig i. Danmark har krævet elektronisk fakturering til det offentlige siden 2005, og bogføringsloven skubber nu e-fakturering ud til hele erhvervslivet. I juli 2026 sendte Erhvervsstyrelsen nye krav i høring med frist den 17. august 2026. De nye krav handler om, at systemerne automatisk skal kunne modtage og fremsende e-fakturaer i strukturerede formater.

Så selv om du i dag laver alle dine fakturaer manuelt til private kunder, så er evnen til at sende og modtage e-fakturaer et krav, du skal have på plads.

Hvordan vedhæfter jeg bilag digitalt til hver postering og opbevarer dem i fem år?

Du vedhæfter et bilag digitalt til hver postering ved at knytte den elektroniske dokumentation direkte til bogføringen i systemet, og du skal kunne opbevare bilagene digitalt i mindst fem hele år. Kravet gælder alle posteringer, hvor der findes et bilag, altså finanskladder, købsbilag, salgsbilag og lignende regnskabsmateriale.

I Business Central og i nyere versioner af Dynamics NAV kan du vedhæfte en fil eller et billede direkte på en finanskladde eller en faktura. Du finder som regel funktionen under handlinger eller på informationsboksen på selve posten. Bilaget skal være vedhæftet bogføringen, ikke bare kunne udlæses et andet sted.

Hvis du bruger et tredjepartsprodukt til at aflæse felter og lægge dem ind på en købs- eller salgsfaktura, så lever du også op til kravet, så længe bilaget ender som en del af bogføringen. Det vigtige er, at dokumentationen er elektronisk og hænger sammen med den transaktion, den hører til.

Vær opmærksom, hvis du kører en ældre version af Dynamics NAV, hvor bilagene ligger på et særskilt drev eller en separat server. Så skal du huske at tage backup af både systemet og det sted, bilagene ligger, så de to dele følges ad. I de nyere versioner ligger bilagene inde i selve løsningen og flytter med, når du tager en backup.

Hvad er SAF-T og den fællesoffentlige standardkontoplan, og skal jeg forberede mig nu?

SAF-T og den fællesoffentlige standardkontoplan handler om, at du på sigt skal kunne bogføre efter og rapportere ud fra en fælles standardkontoplan, som blandt andet bruges til skatteregnskabet. Du skal holde øje med det, men det er endnu ikke fuldt indfaset.

Tanken er, at alle skal kunne bogføre eller mappe deres bogføring over til en standardkontoplan, som det offentlige har defineret. Erhvervsstyrelsens opdaterede krav til systemerne peger netop på, at de skal understøtte den fællesoffentlige standardkontoplan. I praksis kan det ende med, at der skal føres to kontoplaner samtidig, din egen og den offentlige, hvor din egen mappes over til standarden.

Det er endnu ikke afklaret i alle detaljer, og kontoplanen er ikke endeligt vedtaget for alle typer af virksomheder. Det afhænger blandt andet af regnskabsklasse. Derfor er det en god idé at holde øje med Erhvervsstyrelsens hjemmeside for netop din type virksomhed.

Du behøver ikke at handle på SAF-T i dag, men du bør have det på din radar, når du planlægger opdateringer og ændringer i din løsning. Vil du være på forkant, så tag en snak med os om, hvordan din kontoplan står i forhold til den kommende standard.

Lyt også til vores podcast om de nye krav til Business Central med SAF-T 2.0.

Hvilke krav er der til IT- og datasikkerhed for mit bogføringssystem?

Der er krav om, at dit bogføringssystem lever op til et niveau af IT- og datasikkerhed, der beskytter dine data og sikrer, at de ikke kan manipuleres eller gå tabt. For registrerede systemer er sikkerheden en del af det, udbyderen har fået godkendt. For ikke-registrerede systemer skal du selv sikre, at kravene er opfyldt.

For sikkerhedskopien hos en tredjepart gælder desuden, at den skal leve op til almindelige sikkerhedsregler. Hvis du vælger en professionel tredjepart til opgaven, så opfylder de fleste af dem allerede den slags krav.

Dit ERP-system er ofte den centrale kilde til virksomhedens mest forretningskritiske data, altså økonomi, kunder, leverandører, medarbejdere og salg. De data danner grundlag for beslutninger på tværs af organisationen, og derfor er det afgørende, at de er korrekte og beskyttede. Sikkerhedsudfordringen ligger sjældent i selve skyplatformen, men opstår oftere i integrationer, API-forbindelser, rettighedsstyring og manglende dokumentation, der hober sig op over tid.

Bogføringslovens sikkerhedskrav står ikke alene. Regler som NIS2 og standarder som ISO 27001 stiller også krav til, hvordan ERP-systemer udvikles, tilpasses og drives sikkert. Roller og rettigheder inde i selve løsningen er en del af det. Det duer ikke, at alle bare har administratorrettigheder, og styringen af, hvem der må se og gøre hvad, er en løbende opgave for den ERP-ansvarlige.

Betyder et godkendt system, at jeg automatisk overholder loven?

Nej, et godkendt system betyder ikke, at du automatisk overholder loven. Selv om du bruger et registreret system som Business Central i skyen, så afhænger det af, at systemet er sat korrekt op, og at dine forretningsgange lever op til reglerne.

Registreringen dækker systemets evner, ikke din brug af det. Business Central kan godt vedhæfte bilag, sende e-fakturaer og tildele personlige initialer, men det sker ikke af sig selv. Hvis du ikke har sat tingene op, eller hvis dine medarbejdere ikke bogfører efter reglerne, så overholder du ikke loven, uanset at systemet står på listen.

Der er især et par ting, du skal have styr på. Den, der laver regnskabsmateriale, skal have en personlig kode og et individuelt login, så det kan ses, hvem der har bogført. Hvis I deler login for at spare licenser, eller hvis fakturaer bogføres af en robotbruger eller en teknisk batchbruger uden en person bag, så har du et problem. Kravet er, at der skal være initialer på en fysisk person, og en robotbruger opfylder ikke det. Kører I en natlig masseopdatering, så er det den bruger, der har sat kørslen i gang, hvis initialer kommer på.

Du skal også bogføre løbende og afstemme løbende. Du kan ikke vente i månedsvis med at bogføre eller afstemme bank, moms, debitorer, kreditorer og øvrige balancekonti. Afstemningerne må gerne ligge i et regneark, men de skal gemmes et sted, myndighederne kan tilgå.

Og til sidst, snak med din revisor. Revisoren skal ved revisionen oplyse, hvilket system I bruger, og er forpligtet til at rapportere, hvis I ikke lever op til loven. Konsekvenserne ved ikke at overholde reglerne kan være bøder og påbud fra Erhvervsstyrelsen. Hvis du vil være sikker på, at både din opsætning og dine forretningsgange er i orden, så tag fat i os, og lad os gå din løsning igennem.

Kilder

Bo Hansen Hansen at Abakion

Få vejledning hos vores frontdesk

Har du brug for hjælp, så sidder vores supportafdeling klar til at hjælpe dig. Vi sørger for, at du får den rette vejledning enten hos os eller en af vores dygtige konsulenter.

Ring til os på tlf. +45 7023 2317 eller send os en email på: frontdesk@abakion.com.