ERP-leverandør og Business Central: Ansvar, GDAP-adgang og proaktivt samarbejde
Du har to leverandører, når du bruger Business Central. Microsoft har ansvaret for, at platformen kører, og leverancepartneren har ansvaret for præcis det, I har aftalt, og ikke mere.
Det er den skelnen, der afgør, hvad du kan forvente, og hvad du selv skal betale for.
Dertil kommer, at du i dag kan have flere partnere tilknyttet samtidig, at du styrer deres adgang med tidsbegrænsede roller, og at du kan skifte leverandør, uden at det kræver, at du flytter dine licenser.
Din opgave er at vide, hvem du spørger om hvad, og at aftale proaktivitet i stedet for at vente på, at noget går galt.
I denne artikel:
- Hvem har ansvaret for hvad?
- Hvordan styrer du partnerens adgang?
- Kan du have flere partnere på samme tid?
- Hvad gør du, når du skifter partner?
- Hvem skal du spørge om hvad?
- Hvad kendetegner den rigtige kontaktperson?
- Hvad skal du selv kunne?
- Hvordan aftaler du et proaktivt samarbejde?
- Hvem holder dig opdateret om nye funktioner?
- Hvordan undgår du at blive for afhængig?
- Hvordan ser samarbejdet ud hos Abakion?
Hvem har ansvaret for hvad?
Microsoft har ansvaret for platformen, og leverandøren har ansvaret for det, I har aftalt.
Microsoft overvåger, at serveren kører, at løsningen kører på serveren, og at dine miljøer er tilgængelige. De har ikke ansvar for din tilpassede udgave, for din procesunderstøttelse eller for dit udbytte af løsningen. De holder heller ikke øje med, om der opstår konflikter eller fejl i din opsætning, eller om det går ud over dine data.
Leverandøren har ansvar for det, du specifikt har aftalt, at de har ansvar for. Hvis du ikke har aftalt noget bestemt, så har de reelt kun almindeligt produktansvar for det arbejde, de har udført. Du kan for eksempel ikke forvente, at leverandøren proaktivt reagerer på en fejl i dit miljø, medmindre I har aftalt, at de har den opgave.
Din ERP-leverandør er et bindeled mellem dig og Microsoft. Traditionelt har ERP-leverandører været reaktive, men det ændrer sig. Flere og flere tilbyder proaktive services og overvågning, og det skyldes netop, at det er nødvendigt, når løsningen ligger i skyen og ændrer sig hele tiden.
Hvordan styrer du partnerens adgang?
Med GDAP, som står for Granular Delegated Admin Privileges. Det er den model, der har erstattet den gamle ordning, hvor en partner fik fuld administratoradgang til hele din tenant.
Med GDAP giver du partneren en adgang, der er rollebaseret og tidsbegrænset, og som kun dækker de tjenester, partneren skal administrere. Du skal aktivt acceptere relationen, og du bestemmer selv, hvilke roller partneren får. Det følger princippet om mindst mulig adgang.
Der er fire ting, du bør vide.
Adgangen udløber automatisk. En GDAP-relation kan højst løbe i 730 dage, altså to år, og derefter skal den fornys. Du kan naturligvis aftale en kortere periode.
Den anbefalede rolle til Business Central hedder Dynamics 365 Business Central Administrator. Den giver adgang til Admin-centeret og til miljøerne, og den er den mindst privilegerede rolle, der løser opgaven. Du behøver altså ikke at give en Business Central-partner adgang til noget som helst andet i din tenant.
Der er to slags relationer, og de er ikke det samme. En forhandlerrelation giver partneren lov til at sælge dig licenser. En GDAP-relation giver dem lov til at administrere dine miljøer. Du kan have den ene uden den anden.
Og delegerede administratorer er sporbare. De optræder ikke i din brugerliste i Entra ID, men første gang de logger ind i et Business Central-miljø, bliver de oprettet som brugere der. De vises med et unikt ID og deres firmanavn i stedet for personoplysninger, og alt, hvad de foretager sig, for eksempel at bogføre et dokument, bliver logget på deres bruger. Du har altså fuld gennemsigtighed via blandt andet ændringsloggen.
Kan du have flere partnere på samme tid?
Ja, og det er efterhånden almindeligt. Du kan have én partner, der administrerer din Microsoft 365-licens, og en anden, der tager sig af Business Central. Hvis du har miljøer i flere lande, så kan det endda være forskellige partnere, der supporterer de enkelte miljøer.
Det betyder, at du som ERP-manager har kontrol over, hvem der har adgang til hvad. Du kan give en partner adgang udelukkende til Business Central uden at åbne for andre tjenester i din tenant.
En detalje, der driller i praksis: inviter ikke en partnermedarbejder ind som gæstebruger i jeres Entra ID. Hvis en partnerbruger er gæst hos jer, så kan vedkommende ikke længere logge ind som delegeret administrator, og så skal der en almindelig licens til. Microsofts anbefaling er at bruge GDAP i stedet for gæsteadgang.
Hvad gør du, når du skifter partner?
Du fjerner adgangen to steder, og du skal gøre det selv. Det ene er rollerne, og det andet er forhandlerrelationen.
Rollerne fjerner du i Microsoft 365 Admin Center under partnerrelationer. Du åbner relationen, går til fanen med roller og fjerner dem, partneren ikke længere skal have.
Forhandlerrelationen fjerner partneren i Partner Center, og det kan først ske, når de abonnementer, der løber gennem dem, er opsagt.
Det er en procedure, du bør kende på forhånd, så du ikke ender i en situation, hvor en tidligere partner stadig har adgang til din løsning. Sæt en påmindelse, og kontrollér listen over partnerrelationer med jævne mellemrum, også selv om I ikke har skiftet noget.
Hvem skal du spørge om hvad?
Det afhænger af spørgsmålet, og det er en ny disciplin. Du kan ikke forvente, at din daglige huskonsulent har styr på alle Microsofts fremtidsplaner. De fokuserer på, hvad løsningen kan i dag.
Konsulenternes rolle har ændret sig. For år tilbage kunne én konsulent kende hele løsningen, men i dag er Business Central alt for omfattende til det. Der findes ikke en konsulent, der kender hvert hjørne. Samtidig forventer du dyb ekspertise, når du stiller et konkret spørgsmål, og derfor bemander man i dag et projekt med eksperter på de vigtige fagområder plus nogle generalister, der sikrer sammenhængen.
Med cloud-udgaven bliver billedet endnu mere sammensat, fordi du også bruger apps fra flere leverandører og bygger funktionalitet med Power Platform. Så du er nødt til at være bevidst om, hvem du spørger om hvad.
Hvis din huskonsulent i mange år har specialiseret sig i at programmere i Business Central, så er det naturligt, at løsningen på ethvert problem kommer til at ligne kode. Spørg, om de har kolleger, hvis opgave det er at orientere sig om Microsofts udviklingsplaner.
Hvad kendetegner den rigtige kontaktperson?
En bred generalist med nysgerrighed for din forretning. Vedkommende skal kunne tale med om finans, køb, salg og lager på et niveau, der gør det muligt at se sammenhænge. Det nytter ikke, at kontaktpersonen kun kan snakke om ét fagområde.
Lige så vigtigt er det, at personen forstår din branche og dit produkt. Det gør en forskel, om du sælger modeartikler eller skærer grisestykker. Den forståelse skaber et fælles sprog, der gør det muligt at finde ud af, hvor skoen trykker, og hvad der kan forbedres.
I mere komplekse løsninger er der desuden et stigende behov for en arkitektrolle. Det er en person, der kan skabe overblik over hele løsningen med apps, PTE’er, integrationer og Power Platform-flows, og vurdere, om delene spiller godt sammen. Det behov var mindre udtalt for fem til ti år siden, men i dag er Business Central bundet sammen med så mange komponenter, at nogen skal holde det store billede.
Og der er en afvejning, du selv skal tage stilling til. Forestil dig, at du jævnligt får besøg af en generalistkonsulent, som kan hjælpe dig på mange områder. Nu vil du gerne have ændret opsætningen af indkøbsprocessen, og det er ikke generalistens speciale. Vil du foretrække, at vedkommende bruger nogle timer på at sætte sig ind i det, fordi det er vigtigt, at din konsulent kender din forretning? Eller vil du hellere have en specialist, du ikke har mødt før, til at rådgive på en halv time? Der er ikke noget korrekt svar, men det er et valg, du skal træffe bevidst.
Hvad skal du selv kunne?
Du skal være superbruger og kunne stille de rigtige spørgsmål. Det kræver ikke dyb teknisk viden, men du skal forstå, hvad Business Central kan, du skal kende virksomhedens processer godt nok til at vurdere, om løsningen understøtter dem, og du skal kunne forstå svarene fra din leverandør.
Der er et naturligt overlap mellem ERP-managerens rolle og økonomifunktionen. I nogle virksomheder er det samme person, i andre er det to. Overlapzonen handler om, at systemet skal understøtte korrekt bogføring, afstemning og periodisk lukning, men det er ikke nødvendigvis dig, der udfører den finansielle afstemning. Du skal sikre, at systemet gør det muligt. Det er forskellen.
Du skal også have overblik over, hvilke processer der kører i virksomheden via ERP. Jo flere funktionsområder I bruger, des mere kompleks bliver opgaven, og des vigtigere er det, at du har samarbejdspartnere hos leverandøren, der kan hjælpe dig med helheden.
Hvordan aftaler du et proaktivt samarbejde?
Ved at sætte det i kalenderen. Det bedste samarbejde er proaktivt, men det behøver ikke at være tungt. Et kort statusmøde på et kvarter til en halv time med fast kadence rækker langt, hvis I bruger det på kommende opdateringer, kendte udfordringer og det, der er på vej og kræver opmærksomhed.
I den type dialog kan leverandøren gøre dig opmærksom på, at der kommer nye EU-regler, der påvirker din opsætning. Eller at en ny version indeholder standardfunktionalitet, der gør en af dine skræddersyede udvidelser overflødig. Den slags sparer penge og reducerer kompleksitet, men det kræver, at nogen holder øje, og det opdager du sjældent selv.
Et konkret værktøj, der understøtter det, er telemetri via Azure Application Insights. Business Central kan udsende telemetridata, der giver indsigt i miljøets sundhedstilstand, fejlmønstre, performance og brugeradfærd, og data kan analyseres med gratis Power BI-apps fra Microsoft eller med KQL-forespørgsler. Telemetri gør det muligt at opdage problemer, før brugerne mærker dem, for eksempel at en proces gradvist bliver langsommere, eller at en app begynder at fejle efter en opdatering. Aftal med din leverandør, at de overvåger data og reagerer på afvigelser.
Proaktivitet er dog et af de sværeste punkter i samarbejdet, fordi både kunder og leverandører har vænnet sig til at vente på, at noget går galt. Det eneste tidspunkt, hvor den tilgang giver mening, er, hvis du virkelig ikke har tid til at kigge fremad, fordi driften sluger al kapacitet. Ellers er proaktivitet altid den bedre vej.
Hvem holder dig opdateret om nye funktioner?
Traditionelt er det leverandørens opgave at oversætte Microsofts materiale til noget, du kan bruge, men du kan også selv tage initiativet.
Kilderne er ved at flytte sig, og det er værd at vide. Microsoft holder op med at udgive release plans fra september 2026, og indholdet flytter til den samlede AI at Work-roadmap. Release Planner lukker ned senest 15. november 2026, mens de eksisterende release plans bliver liggende som historisk reference. De månedlige opdateringer dokumenteres fortsat i selvstændige artikler pr. version på Microsoft Learn, og der kan du se, hvad hver enkelt minor update indeholder.
Derudover skriver Microsofts MVP’er, altså Most Valuable Professionals, hurtigt om nye funktioner på deres blogs, ofte med praktiske eksempler og vurderinger.
Du kan også bruge et AI-værktøj til at skabe dig overblikket. Spørg for eksempel: “Hvad kommer der af nye funktioner til lagerstyring i den næste version af Business Central?” Værktøjet kan samle op fra Microsofts dokumentation og fra MVP-blogs og præsentere det på dansk, selv om kilderne er engelske.
Det fungerer bedst med kontekst. Hvis lagerstyring er et fokusområde, så spørg specifikt til det, og hvis du har dine processer beskrevet, så læg dem ind som kontekst, så værktøjet kan vurdere, hvad der er relevant for netop jer. Det erstatter ikke leverandørens rådgivning, men det giver dig et bedre udgangspunkt for dialogen.
Hvordan undgår du at blive for afhængig?
Ved at vælge bevidst, hvem du vil være afhængig af. Du kan i dag skifte leverandør, som du har lyst til, fordi du selv styrer, hvem der har adgang til din løsning, og fordi du kan have flere partnere registreret samtidig.
Rækkefølgen, når du skal tilføje funktionalitet, er den samme som i kapitlet om apps. Kig først efter en app på Microsoft Marketplace, og få først funktionaliteten udviklet som en PTE, hvis der ikke findes en app.
Apps giver den mindste afhængighed. Hvis du vælger apps, der er populære og udbredte, så er der mange andre kunder, som er med til at teste og indrapportere fejl. Og hvis du vælger apps, som mange ERP-leverandører i markedet kender, så er det nemmere at skifte leverandør senere.
En PTE binder dig mere. Du bliver ikke bare afhængig af leverandøren, men reelt også af den konkrete udvikler, der har skrevet koden. Du forestiller dig måske, at andre udviklere sagtens kan gennemskue den, men det er ofte dyrt at få en udvikler til at overtage andres kode.
Det vigtigste er, at du har kontrol over din egen løsning, så du ikke står på bar bund, hvis du fjerner en bestemt konsulent eller leverandør fra ligningen.
Hvordan ser samarbejdet ud hos Abakion?
Som driftskunde indgår du i den del af Abakion, der hedder Customer Excellence, hvor et team af konsulenter og rådgivere hjælper, sparrer, supporterer og rådgiver inden for både ERP-systemet og det omkringliggende IT-landskab.
Samarbejdet begynder med en underskrevet samarbejdsaftale og et driftinitieringsdokument. Dokumentet samler det, begge parter har brug for: procesmodel, applikationslandskab, roadmap, adgangsforhold og aftaler om, hvem der gør hvad. Det er også her, adgangen via GDAP bliver dokumenteret.
Den daglige support går gennem Abakion Frontdesk, som er et team af konsulenter, der tager imod henvendelsen og sikrer fremdrift fra henvendelse til løsning, og som eskalerer til dit driftsteam, når der er behov for dybere kendskab til din løsning. Frontdesk træffes på frontdesk@abakion.com og på 70 23 23 17, mandag til torsdag 08:30 til 16:30 og fredag 08:30 til 16:00.
Det proaktive møde er sat i system som et fast statusmøde. Dagsordenen dækker typisk status siden sidst fra både forretning og IT, kommende aktiviteter, applikationsoverblik, licenser, kapacitet, jobkøer og et fremtidssikret roadmap, samt hvad der ellers er relevant om AI, Copilot og Business Intelligence. Det er netop den type møde, der fanger den overflødige tilretning og den EU-regel, du ellers først opdager for sent.
Abakion dækker desuden hele Microsoft-platformen, altså Business Central, Power Platform, Power BI, Azure Integration Services og Copilot Studio, så du kan have én indgang i stedet for at koordinere mellem flere leverandører, når en løsning går på tværs af teknologier.
Og hvis du gerne vil have arkitektblikket på din samlede løsning, så holder Abakion arkitektdage, hvor netop sammenhængen mellem apps, tilretninger, integrationer og flows er emnet.
Abakion er eksperter i Microsofts forretningsløsninger til ERP, CRM og BI til danske virksomheder. Vi leverer både enkle løsninger, der er klar til brug hos mindre virksomheder, og skræddersyede løsninger til større virksomheder.
Ring til os på 70 23 23 16
eller skriv til abakion@abakion.com
Vi giver gerne et godt råd, uanset om du vil handle hos os eller en anden Microsoft-partner.