Sådan bruger du nøgletal og Business Intelligence i Business Central

Hvorfor skal finansafdelingen tage udgangspunkt i kundens værdioplevelse?

Finansafdelingen skal tage udgangspunkt i kundens værdioplevelse, fordi det er der, nøglen til at maksimere både kundetilfredshed, likviditet og økonomi ligger. I mange virksomheder mangler der en god dialog mellem finansafdelingen og forsyningskæden. I gamle dage fungerede finansafdelingerne meget for sig selv og tog udgangspunkt i, hvad de selv ønskede at rapportere.

I dag er der opstået en større forståelse for, at finansafdelingens beslutninger skaber dønninger ude i resten af organisationen. De fleste tænker enten i kroner eller antal, men CFO’en er ved at blive god til begge dele. Det nytter ikke, at finansafdelingen dikterer rapporteringskrav og procedurekrav, der ikke bidrager til en god kundeværdioplevelse. Det lyder banalt, men vi ser det desværre alt for ofte.

Hvad er forskellen på finansielle og ikke-finansielle nøgletal?

Forskellen er, at finansielle nøgletal handler om kroner og regnskabet, mens ikke-finansielle nøgletal påvirker succesen uden at handle om kroner. Opsætningen af finans skal følge det output, du vil have. Alt skal tjene et rapporteringsformål, og der skal ikke bruges tid på at registrere data uden et lovmæssigt eller styringsmæssigt formål.

De ikke-finansielle nøgletal kan være sygefravær, medarbejderomsætning, lagertid, servicegrad og ekspeditionstid for ordrer, og de inkluderer ofte data, der slet ikke opsamles i ERP-systemet. Mange glemmer, hvad ledelsen ønsker fra et forsyningskæde-perspektiv, men Abakion opfordrer dig til at anlægge flere perspektiver end blot de finansielle. Er hurtig ekspedition vigtig for kundetilfredsheden, så find ud af, hvordan du kan måle ekspeditionstiden, og begynd ude i produktionen og på lageret, før du ser på, hvordan det afspejles i finansen. Jo mere du betragter forsyningskæden og organisationen som en helhed, des skarpere rapportering opnår du. Kravene til en CFO i dag er meget bredere end de regnskabsmæssige, fordi finansafdelingen har adgang til data og kan skabe indsigt på tværs. En CFO skal være fremsynet og servicere resten af organisationen med indsigt og handlemuligheder, ikke kun dokumentere den forgangne periode.

Hvilke nøgletal er svære at opgøre?

Nogle af de sværeste nøgletal er Perfect Order Fulfillment og Cash-to-Cash Cycle Time. Perfect Order Fulfillment udtrykker, om salgsordrer bliver leveret i korrekt kvalitet, til den ønskede eller bekræftede tid og mængde og uden efterfølgende reklamationer. Det er svært at opgøre i finansafdelingen alene.

Cash-to-Cash Cycle Time udtrykker, hvor lang tid der går, fra du investerer en krone i en råvare, til du får pengene hjem for den solgte færdigvare. Køber du en råvare, der skal betales hurtigt, har tre måneders produktionstid og sælger med to måneders betalingsfrist, så er du oppe på fem måneder. I medicinalbranchen er man vant til en lang cash-to-cash-tid på flere hundrede dage, mens en virksomhed som Dell er omtalt for at have opnået en negativ cash-to-cash, så de modtager pengene fra kunderne, før de skal betale deres leverandører. Især betalingsbetingelser er finansafdelingen ofte dårlig til at adressere, fordi det er sælgere og indkøbere, der aftaler dem, og det er en udfordring, som rækker ind i ERP-systemet.

Hvordan bruger du nøgletal til at ændre adfærd?

Du bruger nøgletal til at ændre adfærd ved at lade Business Central foreslå afhængigheder mellem for eksempel rabat, leveringstid og betalingsbetingelser. Kan sælgerne give rabat på en vare som modydelse for bedre betalingsbetingelser? Den type sammenhæng bør Business Central hjælpe med at styre og foreslå direkte i ordreoptagelsen.

Der kan udtænkes afhængigheder mange steder. Forkortes leveringstiden, så kan Business Central kræve eller foreslå, at betalingsbetingelserne ændres. Giver du kunden lov til at anbryde en kasse i stedet for at købe 24 stk, så kan Business Central styre en afhængighed til betalingsbetingelser og priser, så du får gavn af den merværdi, du giver kunden. Du giver dine kunder goder for at yde god service, men du kan også tage dig betalt for det ved at bede om bedre betalingsbetingelser. Selv hvis likviditet ikke er et akut problem, så koster likviditet altid penge, for får du pengene tidligere, så kan du investere dem.

Hvordan har Business Intelligence ændret sig?

Business Intelligence er gået fra at være dyrt og besværligt til at være billigt og noget, brugerne selv kan sætte op. Førhen skulle man bruge mange hundrede tusinde kroner på at suge data ud af ERP og danne kuber i eksterne BI-systemer, og derfor blev mange rapporteringsbehov klaret ved at udvikle specialrapporter i ERP-systemet.

I dag er bøtten vendt. BI-systemerne er billige, kuberne kan fås som skabeloner klar til brug, og ingen udvikler længere avancerede rapporter inde i ERP-systemet, fordi det er billigere at sætte en BI-kube op end at lave den første rapport i ERP. Microsoft er kommet op i gear med Power BI, og du kan nemt hente data fra flere kilder, relatere dem og oprette dine egne dashboards, som du distribuerer til kollegerne på forskellige devices. Øvelsen handler ikke længere om, hvad Business Central kan finde ud af, men om at forstå sammenhængen mellem data fra ERP og alle de andre data i virksomheden. Du skal gøre data nemme at relatere ved, at de hedder det samme og har samme struktur i forskellige systemer, og så handler det om at skabe indsigt frem for at overkomme tekniske forhindringer.

Hvor hører ABC-analyser til?

ABC-analyser hører til i ERP-systemet, fordi systemet bør bruge ABC-koderne til logiske valg og valideringslogik. Det er lidt anderledes end den øvrige rapportering, der bedst lægges i et BI-system.

Det mest almindelige er ABC-analyse i to dimensioner, for eksempel omsætning sammenholdt med varerne, hvor du kan se, at 60 procent af omsætningen stammer fra 10 procent af varerne, de næste 30 procent fra 20 procent af varerne, og de sidste 10 procent fra 70 procent af varerne. Så er de fleste af dine varer ikke signifikante i omsætningen, og du sætter ABC-koder på efter gruppe. Du kan gøre det på mange områder: dækningsbidrag, lagerbinding og omsætningshastighed. ABC-koder gør især en forskel i planlægningen.

Findes der en løsning til rapportering i Business Central?

Ja, Abakion har appen Data Access for Business Central, der er en administreret API-integration, som forbinder Business Central til Power BI eller en anden tredjepartsløsning. Appen giver dig et vedligeholdt datagrundlag, så du kan bygge dashboards og rapporter i Power BI uden selv at skulle bygge og vedligeholde integrationen.

Det passer til den moderne tilgang, hvor rapportering flyttes ud af ERP-systemet og over i et BI-værktøj, der er billigere og mere fleksibelt.

Findes der en løsning til Supply Chain Management-rapportering med Business Central-data?

Ja, Abakion har en Power BI-løsning til Supply Chain Management med Business Central-data, der er klar til brug. Den omfatter Indkøb, Lager, Planlægning, Produktion, Salg, så du har overblik over hele din forsyningskæde.

Ofte stillede spørgsmål

Hvorfor er rapportering vigtigere end selve finansmodulet?

Fordi finansmodulet er velkendt og hurtigt sat op, mens den reelle værdi ligger i at bruge data til indsigt. De fleste CFO’er betragter ERP som en database, der leverer datagrundlaget til styringen af virksomheden.

Hvad er Cash-to-Cash Cycle Time?

Det er tiden, fra du investerer en krone i en råvare, til du får pengene hjem for den solgte færdigvare. Den påvirkes af leverandørens betalingsfrist, produktionstiden og kundens betalingsfrist og er et vigtigt likviditetsnøgletal.

Skal rapportering ligge i ERP eller i et BI-system?

I et BI-system som Power BI. Det er i dag billigere og mere fleksibelt at bygge rapporter i BI end at udvikle specialrapporter i ERP. ABC-analyser bør dog stadig ligge i ERP, fordi systemet bruger koderne til logiske valg.

Hvordan forbinder jeg Business Central til Power BI?

Med Abakion Data Access for Business Central, en administreret API-integration, der giver et vedligeholdt datagrundlag, så du kan bygge Power BI-dashboards uden selv at bygge og vedligeholde integrationen.

Kilder