Sådan vælger du en POS-løsning til Business Central

Hvad er de vigtigste POS-funktioner at afklare?

De vigtigste funktioner at afklare er betalingsformer, hastighed, vareregistrering, loyalitet og lageradgang. POS er ikke længere bare kontanter og dankort. Det er MobilePay, kundeloyalitetskort, møntautomater, kampagnehåndtering, rabatter og meget mere. De store supermarkedskæder skal have det hele, men er du en anden type butik, så bør du gøre behovet op, før du sætter et stort teknologiprojekt i gang.

Stil dig selv de konkrete spørgsmål. Skal du kunne tage mobilbetaling og alt hvad der kommer af nye betalingsformer? Skal du håndtere kontanter, og skal det ske, uden at kassemedarbejderen har adgang til kontanter? Skal du registrere loyalitetskort? Hvor mange kunder kommer der gennem kassen per time, og hvor meget manuel håndtering er acceptabel? Skal ekspedienten selv kunne fastsætte priser og give rabat? Skal kassen trække kundespecifikke rabatter fra Business Central? Skal hver transaktion stemples med kassemedarbejderens id? Skal kassen tåle et bestemt miljø som kulde eller fugt? Skal POS foreslå opsalg eller komplementære varer? Skal man kunne se lagerbeholdningen, eventuelt også i andre butikker, og bestille varer, der er udsolgt på hylden? Det er kun de mest åbenlyse spørgsmål.

Hvornår kan du nøjes med Business Central som POS?

Du kan nøjes med Business Central som POS, hvis kravene til hastighed og betalingsformer er små, for eksempel i et showroom. Når ERP-systemet er Business Central, findes der POS-løsninger, der er forintegreret med systemet, og det gør projektet meget nemmere. Abakion anbefaler, at du vælger en af dem, hvis den i øvrigt opfylder dine behov.

En anden mulighed er at bruge Business Centrals eget interface i en skrællet udgave via en Team Member-licens. Hvis du ekspederer størstedelen af ordrerne gennem sælgere eller webshop, men gerne vil kunne tage imod en kunde, der kommer ind fra gaden, så har du behov for en simpel POS-løsning. Måske er det okay bare at tage imod kreditkort. I det tilfælde er Business Central via Team Member glimrende, og du slipper for et eksternt POS-system og en integration. Hvis du derimod driver en rigtig butik, så anbefaler vi et rigtigt POS-system fra en af de store spillere på markedet.

Skal integrationen mellem POS og ERP være online eller offline?

Det afhænger af, hvor hurtigt data skal opdateres, og om du har brug for ERP-systemets forretningslogik i realtid. Som med alle integrationer er spørgsmålet, om systemet skal være online eller offline.

Er det i orden, at POS-terminalen synkroniserer med Business Central om natten? Eller har du behov for, at ordrer registreres med det samme, og at kassen kan kalde på Business Centrals forretningslogik? Hvis du har brug for at kalde på logikken, så forudsætter det uafbrudt adgang via internettet.

Hvorfor er varenumre og stregkoder så vigtige i POS?

Varenumre og stregkoder er afgørende, fordi en dårlig struktur ødelægger din lagerstyring. Hvis du sælger varer, du har købt af leverandører, så er du lidt i deres vold, hvad angår stregkoderne. Derfor er mapping af varernes stregkoder med varenumrene i Business Central en vigtig forberedelse, før du indfører et POS-system.

Vi ser desværre eksempler på, at alt for meget ryger ind på det samme varenummer, fordi butikken arbejder med en enhedspris på mange forskellige varer. Det er skidt, fordi du mister muligheden for lagerstyring. Du kan ikke se, hvilke varer der er gået gennem kassen, du kan ikke måle på svind og tyveri, og du kan ikke foretage en lageroptælling.

Stregkoderne skal også afspejle den variantstruktur, du arbejder med i Business Central. Hvis du fører en trøje i fire farver, seks størrelser og to typer stof, så skal POS-registreringen give dig mulighed for at se præcis, hvilken variant der er solgt. Hvis dine leverandører sætter de samme stregkoder på forskellige varer, så bør du presse dem til at ændre den praksis, så du kan styre dit lager korrekt.

Hvordan får du styr på lagerstyringen i butikken?

Du får styr på lagerstyringen ved at registrere varebevægelser løbende og lade systemet foreslå genbestilling frem for at gå rundt med en blok. Typisk vil virksomheder gerne styre lageret detaljeret på fjernlageret, mens lagerstyringen i de enkelte butikker ofte er mere tilfældig. Mange butikker har i virkeligheden ikke godt styr på, hvad de har på hylderne, og hvornår de skal genopfylde. Mange steder foregår det stadig ved, at en medarbejder går rundt med en blok eller en håndscanner og registrerer tomme hylder.

Med skarpere lagerstyring kan du få en liste over varer tæt på genbestillingspunktet, som medarbejderen kan tjekke på hylderne, for eksempel for at se, om beholdningen faktisk er lavere på grund af svind. Vi er lidt overraskede over, hvor mange detailbutikker der ikke er med på beatet, når det gælder lagerstyring og genopfyldning.

Få ERP-systemer tilbyder både en god løsning til at planlægge, genopfylde og disponere og samtidig en skarp POS-løsning. IT-producenterne fokuserer ofte enten på en god POS-løsning, der mangler på planlægning, eller en god ERP-løsning, der mangler POS. Tjek, om din ERP-leverandør er god til begge dele, så du får POS med effektiv ekspedition, skarp lagerstyring og intelligent genopfyldning.

Ofte stillede spørgsmål

Har Business Central en indbygget kasseterminal?

Nej, ikke som en fuld POS-terminal. Du kan bruge Business Centrals eget interface via en Team Member-licens til simpel ekspedition, eller vælge en POS-løsning, der er forintegreret med Business Central.

Hvornår er Business Central via Team Member nok som POS?

Når kravene til hastighed og betalingsformer er små, for eksempel i et showroom, hvor det er acceptabelt at tage imod kreditkort. Så slipper du for et eksternt POS-system og en integration.

Hvorfor må forskellige varer ikke dele samme stregkode?

Fordi du så mister lagerstyringen. Du kan ikke se, hvilke varer der er solgt, ikke måle svind og tyveri og ikke lave en retvisende lageroptælling.

Kilder