Sådan fungerer MRP-planlægning i praksis i Business Central

Hvad er forskellen på MPS, MRP og MRP2?

Forskellen er, at MPS planlægger på øverste niveau, MRP nedbryder behovet for komponenter, og MRP2 planlægger virksomhedens ressourcer.

MPS betyder Master Production Schedule og udtrykker, hvilke varer du ønsker at producere på øverste niveau, når du kender salgsordrer, forecast og kampagner. MPS’en bør laves med input fra marketing, udvikling, salg, produktion, indkøb og økonomi, fordi hver funktion kender sin del af markedet og kapaciteten.

MRP betyder Material Requirement Planning og er nedbrydningen af MPS’en i, hvilke mængder af komponenter og købsvarer der skal tilgå lageret hvornår. Formålet er at finde ud af, hvilke råvarer der skal købes, i hvilket antal og til hvilke datoer, indtil varen rammer købsrampen.

MRP2 er en forkortelse for Manufacturing Resource Planning og handler om planlægning af virksomhedens ressourcer i form af maskiner og medarbejdere, altså selve produktionen.

De fleste ERP-systemer kan foretage MPS- og MRP-planlægning, og det kan Business Central også til fulde.

Hvorfor er fuldautomatisk MRP så svær at opnå?

Fuldautomatisk MRP er svær, fordi virkeligheden ændrer sig hele tiden, og så foreslår systemet ændringer, der er besværlige, ulogiske eller umulige. Automatiseret MRP kan principielt godt lade sig gøre, men det er vores oplevelse i Abakion, at højst 1 ud af 10 virksomheder, der ønsker det, kommer i mål. Resten opgiver, fordi det kræver enormt meget opsætning eller ikke er fleksibelt nok.

Det simple eksempel, vi ofte ser, er forældede datoer på salgsordrerne. Har du en salgsordre, der skulle leveres for en måned siden, så kommer du i problemer, fordi MRP regner baglæns. Den begynder med behovsdatoen og fortæller dig, at du skulle have leveret i går, igangsat produktionen for to måneder siden og bestilt råvaren for tre måneder siden. Mange får ikke opdateret de datoer, de oprindeligt lovede kunderne, og i praksis støjer det så meget, at mange helt vælger MRP fra.

Hvad betyder det at planlægge omvendt?

At planlægge omvendt betyder at tage udgangspunkt i det, der reelt kan lade sig gøre, i stedet for i behovsdatoen. Hvorfor skal MRP-systemerne absolut bruge behovsdatoen som udgangspunkt for alt? Hvis leverancen fra din leverandør reelt er forsinket, så er det bedre, at systemet foreslår, at du aftaler en ny leveringsdato med kunden, end at det foreslår, at leverandøren skulle have leveret for flere måneder siden.

Hvis systemet kender din lagerbeholdning, dine planlagte tilgange, din leadtime på indkøb og din produktionstid, så kan det foreslå de salgsordredatoer, der gør, at alle processer i hele hierarkiet kan lade sig gøre. Følger du MRP’s traditionelle tilgang, så kræver det mange ændringer i indkøb og produktion for at få kabalen til at gå op. Regner du den anden vej, så kræver det som regel kun én ændring af en salgsordredato. Tilgangen er et smart supplement for mange virksomheder, men det afhænger af, hvordan din virkelighed ser ud.

Hvorfor foreslår MRP så mange ukloge ændringer?

MRP foreslår mange ændringer, fordi billedet konstant ændrer sig, når nye salgsordrer kommer ind mellem de eksisterende. Alt skal være korrekt opsat på varekortet, ordrestørrelser og sikkerhedslagre, hvis MRP skal opføre sig klogt. Men selv med de rette forudsætninger kan du komme i en situation, hvor systemet foreslår mange ændringslinjer, du ikke synes er optimale.

Et klassisk eksempel: du har en salgsordre, der er brudt ned i behov, og en indkøbsordre for at få en råvare hjem. Nu vil kunden have leveret en dag tidligere, du fremrykker datoen, og MRP foreslår straks at rykke indkøbsordren en dag. Men skibet er måske sejlet, og indkøbsordren kan ikke flyttes. Heldigvis kan du i de fleste MRP-løsninger låse indkøbsordren, men du har stadig et råvarebehov til dagen før, og derfor foreslår MRP straks en ny indkøbsordre. Er indkøberen ikke vågen, så risikerer du at indkøbe den samme vare igen, måske leveret ekspres. Problemet er, at MRP ikke altid giver det nødvendige overblik.

Hvorfor bør du køre MRP på kun 10 procent af varerne?

Abakion anbefaler, at du kører MRP på et udsnit af varerne, fordi mængden af ændringsforslag ellers bliver uoverskuelig. Producerer du varer med hundredvis af komponenter, så giver MRP rigtig god mening, men så bliver mængden af ændringsforslag også helt uoverskuelig. MRP er smart, når det er sat rigtigt op og alle data er til stede, men det bliver en hæmsko, hvis en enkelt komponent bliver forsinket, og du manuelt skal regne mange niveauer igennem.

Det mest almindelige er, at man kører MRP på et udsnit af sine varer. Det giver god mening at køre MRP på de 10 procent af varerne, der står for størstedelen af flowet, og få det masseret så lækkert på plads, at det kan køre automatisk. De øvrige 90 procent, hvor der er relativt lidt bevægelse, bør du hellere håndtere med en simpel varedisponering, der danner ordreforslag ud fra genbestillingspunktet. Det skaber som regel for mange problemer at køre MRP på alle varer.

Hvilke specialfunktioner får du brug for i MRP?

Du får brug for at kunne planlægge udvalgte salgsordrelinjer, se lagerprofilen grafisk og lave forecasts på flere dimensioner. Når du først er godt i gang, melder en række detaljerede behov sig, som ikke altid er løst som standard.

Du vil gerne kunne planlægge med et filter på en salgsordrelinje, så beregningen kun medtager den vare, en vigtig kunde bestiller, plus varerne i hierarkiet under den. Ellers kan en fuld MRP-kladde give 3.000 linjer, og så er det svært at se, hvilke der hører til ordren. Du vil også have et grafisk overblik over lagerprofilen, så du kan se, hvornår en vare kommer på lager, og undgå at bestille noget, der kommer rigeligt af dagen efter. Og forecasting er afgørende: du vil kunne lave forecasts på historik, per sælger, kunde, lokation og dimension, sende dem ud til sælgerne til bearbejdning og indlæse dem retur. Endnu bedre er det, hvis sælgerne selv løbende kan trække en liste ud, rette til og opdatere tilbage. Det sparer meget tid sammenlignet med det monster-Excel-ark, der er realiteten i mange virksomheder, hvor forecastet først bliver rettet igen om tre eller seks måneder.

Kan Salg og Indkøb koordinere uden om produktionen?

Ja, ofte kan du skære produktionsafdelingen ud af den langsigtede planlægning og lade Salg og Indkøb tale direkte sammen. Indkøberne arbejder med lang leadtime, måske mange måneder fra Østen, mens sælgerne skal levere til kunderne inden for få dage, men er vant til at forecaste mange måneder frem, så indkøberne kan nå at få varerne hjem. Produktionen arbejder med få ugers horisont og er ikke en planlægningsmæssig udfordring for servicegraden, når indkøbene ligger fast.

Hvorfor skal produktionen så altid være mellemled? Når salgsforecasts er færdige, så kører du en beregning, der foreslår produktioner og indkøb, sletter produktionerne, som først skal planlægges senere, og ekspederer indkøbene. Så behøver produktionsafdelingen ikke være mellemled.

Findes der en løsning til MRP i Business Central?

Ja, Abakion har appen Reverse Planning, der løser både den enkle MRP og den omvendte planlægning. Reverse Planning giver planlæggeren målrettede, skabelonstyrede beregninger i en kladde, før noget bliver oprettet, og den udstiller fire selvstændige planlægningskladder oven på en fælles infrastruktur.

Funktionen simpel MRP i Reverse Planning til Business Central er en enklere og mere brugervenlig udgave af den fulde MRP, der identificerer de varer, der falder under sikkerhedslageret inden for leadtime, og giver én ren linje per vare i stedet for mange linjer på tværs af aktionstyper. Funktionen Move Demand Dates er netop den omvendte planlægning: i stedet for at tage salgsordren som udgangspunkt starter den fra det, der er muligt i indkøb, og foreslår nye datoer på de relevante salgsordrer. Der er også Identify Overstock til at finde varer, du har for mange af eller som nærmer sig udløb, og Direct Replenishment til automatisk genopfyldning. Til det grafiske overblik over lagerprofilen anbefaler Abakion gratis-appen Graphical Inventory Profile, og til pålidelige leveringsløfter direkte ved indtastning kombinerer du med appen Assign Quantity.

Ofte stillede spørgsmål

Kan Business Central køre fuldautomatisk MRP?

Business Central kan MPS- og MRP-planlægning fuldt ud, men fuldautomatisk MRP lykkes ifølge vores erfaring for højst 1 ud af 10 virksomheder, fordi virkeligheden ændrer sig og kræver meget opsætning. De fleste kører MRP på et udsnit af varerne.

Hvad vil det sige at planlægge omvendt?

Det vil sige at tage udgangspunkt i det, der reelt kan lade sig gøre i indkøb og produktion, og foreslå nye datoer på salgsordrerne, i stedet for at regne baglæns fra behovsdatoen. Abakions Reverse Planning gør det med funktionen Move Demand Dates.

Hvorfor kun køre MRP på 10 procent af varerne?

Fordi MRP giver mest mening på de varer, der står for størstedelen af flowet, mens mængden af ændringsforslag bliver uoverskuelig, hvis du kører det på alt. De øvrige varer håndteres bedre med simpel varedisponering ud fra genbestillingspunktet.

Kan sælgerne selv lave forecasts?

Ja, hvis ERP-systemet understøtter det. Det bedste er, at sælgerne løbende kan trække en liste ud, rette til og opdatere tilbage i systemet, så forecastet bliver et styringsværktøj og ikke bare et øjebliksbillede i et stort Excel-ark.

Kilder