Miljøer i Business Central: Tenant, produktionsmiljø og sandkasser forklaret
Business Central er bygget op i tre niveauer: tenant, miljøer og regnskaber. Din tenant er det øverste niveau og indeholder alle jeres Microsoft-services og jeres licenser, inde i tenanten ligger et eller flere miljøer, og inde i hvert miljø ligger et eller flere regnskaber. Som ERP-manager styrer du miljøerne fra Business Central Admin-centeret, hvor du opretter og nedlægger sandkasser, installerer og opdaterer apps og ser, hvornår Microsoft opdaterer dit produktionsmiljø. Abonnementet indeholder ét produktionsmiljø og tre sandkasser, og hvert miljø er bundet til én lokalisering, som ikke kan ændres, efter miljøet er oprettet. Derfor er valget af miljøstruktur en beslutning, du skal træffe rigtigt fra starten, især hvis I har aktiviteter i flere lande.
I denne artikel:
- Hvad bruger du Admin-centeret til?
- Hvordan hænger tenant, miljøer og regnskaber sammen?
- Hvor mange miljøer får du med i abonnementet?
- Skal du have ét miljø pr. land?
- Hvorfor må du ikke sætte noget i drift uden at teste?
- Hvad er forskellen på en sandkasse og et udviklingsmiljø?
- Hvad sker der, når du kopierer produktionsmiljøet til en sandkasse?
- Hvem kan hjælpe dig med at administrere miljøer for Business Central?
Hvad bruger du Admin-centeret til?
Admin-centeret er det sted, hvor du administrerer alt det, der ligger uden om selve arbejdet i Business Central. Du styrer dine miljøer, altså produktionsmiljøet, som er i drift, og de sandkasser, hvor du afprøver apps og tester nye versioner. Du styrer, hvilke apps der er installeret på de enkelte miljøer, og du kan se, om dine app-leverandører har udgivet nye versioner.
Du tilgår Admin-centeret via din Dynamics 365-konto, og du kan også komme derind direkte fra Business Central ved at klikke på tandhjulet øverst til højre og vælge “Admin Center”. Det kræver, at du har de rette administratorrettigheder.
Hvis du ikke har adgang, så bør du kræve det internt. Uden adgang kan du ikke selv oprette sandkasser, opdatere apps eller se på tværs af miljøer, og det er svært at tage ansvar for en løsning, du ikke må administrere.
Hvordan hænger tenant, miljøer og regnskaber sammen?
De tre niveauer ligger inde i hinanden, og hvert niveau bestemmer noget forskelligt.
- Tenant
Det øverste niveau, som indeholder alle jeres Microsoft-services: Power Platform, Dynamics 365 og Microsoft 365 med Exchange, SharePoint og Teams, samt Business Central. Det er også her, jeres Business Central-licenser ligger. En bruger med licens på tenanten kan som udgangspunkt arbejde på tværs af alle miljøer i tenanten, men du kan begrænse adgangen med rettigheder inde i det enkelte miljø. - Miljø
Inde i tenanten kan du oprette flere miljøer. Hvert miljø er knyttet til ét land og én lokalisering, og det valg træffer du, når miljøet oprettes. Det kan ikke ændres bagefter. Apps installeres på hele miljøet og deles på tværs af de regnskaber, der ligger i det. - Regnskab
Inde i hvert miljø kan du oprette flere regnskaber. Et regnskab svarer til en juridisk enhed eller en forretningsenhed med sine egne regnskabskrav.
Hvor mange miljøer får du med i abonnementet?
Du får ét produktionsmiljø og tre sandkasser uden ekstra betaling, og det gælder både Essentials- og Premium-abonnementer. Hvis du har brug for flere produktionsmiljøer, for eksempel fordi I driver virksomhed i flere lande, så kan du tilkøbe dem gennem din leverandør.
Hvert ekstra produktionsmiljø, du køber, giver dig tre ekstra sandkasser og forhøjer den samlede databasekapacitet for hele tenanten med 4 GB.
Du kan ikke købe sandkasser alene. Hvis du har brug for en fjerde sandkasse, så skal du købe et ekstra produktionsmiljø for at få den.
Skal du have ét miljø pr. land?
Ja, hvert lands regnskaber skal ligge i et miljø med den rette lokalisering. Et miljø er bundet til ét lands lovgivning, momsregler, bankformater og rapporteringskrav, og den danske lokalisering er for eksempel opsat efter den danske bogføringslov.
Nogle virksomheder har flere landes regnskaber liggende i det samme miljø, og det giver problemer. Hvis miljøet er opsat med dansk lokalisering, og du har et svensk regnskab i samme miljø, så følger det svenske regnskab danske regler på alle de punkter, hvor lokaliseringen styrer.
Forskellene er både banale og alvorlige. Bankkontonumre har forskellig længde fra land til land. Betalingsformaterne er forskellige: i Danmark bruger vi FIK-betalinger, i Norge KID-betalinger, i Sverige Autogiro, og i USA er checks stadig udbredte. Dertil kommer lønformater, bankformater og rapportering til myndighederne, som alle er landespecifikke.
Kravene til compliance bliver samtidig strammere. I Danmark stiller bogføringsloven krav om digital bogføring og digital opbevaring af bilag, og der er krav om at kunne udlevere regnskabsdata i SAF-T-format til Skatteforvaltningen. En dansk lokalisering kan ikke opfylde de krav, en anden landeversion er bygget til.
Et klassisk eksempel på best practice er en dansk virksomhed med et tysk datterselskab, som opretter to produktionsmiljøer: ét med dansk lokalisering til de danske forretningsenheder og ét med tysk lokalisering til de tyske. Brugerne ligger i den samme tenant og kan arbejde i begge miljøer.
Hvorfor må du ikke sætte noget i drift uden at teste?
Fordi oprydningen efter en fejl i produktionsmiljøet er langt større end selve fejlen. Du skal ikke kun rette koden. Du skal også rette eller tilbageføre alle de transaktioner og data, der er dannet forkert, mens fejlen var i drift, og systemet bliver ved med at danne forkerte data, indtil fejlen er rettet. Du arbejder altså under tidspres, mens skaden vokser.
Som ERP-manager bør du derfor ikke tillade, at nogen tester direkte i produktionsmiljøet, installerer en app eller slår nye funktioner til i Feature Management uden først at have afprøvet det i en sandkasse.
Test handler i øvrigt ikke kun om at finde fejl. Det sker ofte, at man bliver klogere undervejs. Din leverandør har udviklet præcis det, du bad om, og det fungerer upåklageligt, men når du prøver det af, så opdager du, at der mangler noget, eller at det kunne løses smartere. Djævlen ligger i undtagelserne til processerne, og hverken erfarne brugere eller erfarne konsulenter kan gennemtænke alle scenarier i første forsøg. I en sandkasse koster det ingenting at blive klogere.
Hvad er forskellen på en sandkasse og et udviklingsmiljø?
Der findes ingen miljøtype i Business Central, der hedder “udviklingsmiljø”. Der er produktionsmiljøer og sandkasser, og et udviklingsmiljø er derfor en sandkasse, du har besluttet at bruge til det formål.
Den bedste test får du ved at oprette en sandkasse som en kopi af produktionsmiljøet, fordi testmiljøet så er en tro kopi af driften. Husk at slette de gamle sandkasser fra sidste test bagefter. Det kan du selv gøre i Admin-centeret, eller du kan få hjælp fra din leverandør.
Giv sandkassen et navn, der fortæller, hvem der oprettede den og hvornår, for eksempel med initialer og dato. Så ved du bagefter, hvem du skal spørge, om den stadig er i brug.
Du bør i det hele taget have en intern sandkassepolitik. Hvor mange sandkasser holder I kørende? Hvem opretter dem, og hvem beslutter, hvornår de slettes? Nogle virksomheder har en fast udviklingssandkasse, hvor apps og opsætninger er aktiveret, en generisk testsandkasse til bredere test, og en ledig sandkasse til hurtige kopier af produktionsmiljøet, når en enkelt proces skal testes. Andre laver ingen udvikling og har sjældent brug for mere end én sandkasse ad gangen.
Hvad sker der, når du kopierer produktionsmiljøet til en sandkasse?
Microsoft standser en række processer i kopien, så den ikke sender noget ud i verden. Jobkøerne bliver stoppet, så planlagte opgaver ikke kører videre. Agenter bliver kopieret med deres opgaver, men de er slået fra i det nye miljø. Og udgående HTTP-kald bliver blokeret, så integrationer ikke kalder ud til andre systemer, før du selv tillader det på den enkelte extension.
Det betyder, at du kan bogføre en faktura, uden at en jobkø sender den af sted til kunden, og at du kan indtaste testdata, uden at de bliver synkroniseret til dine andre systemer.
Men du skal selv kontrollere resten. Gennemgå e-mailkontiene, jobkøerne og de integrationer, der hører til dine apps og tilretninger, før du begynder at arbejde i kopien. Hvis du har fået udviklet funktionalitet eller installeret apps, så er det dit ansvar at sikre, at de heller ikke udsender eller synkroniserer noget fra sandkassen.
Hvem kan hjælpe dig med at administrere miljøer for Business Central?
Abakion administrerer miljøer for kunderne som en del af Service Membership Premium. Det dækker hjælp til at oprette og nedlægge miljøer som for eksempel sandkasser, og Abakion overvåger samtidig Microsofts opdateringer af produktionsmiljøet, så du kan nå at teste, inden de bliver gennemført.
Hvis I åbner selskaber i nye lande, så har Abakion en standardiseret metode til at sætte nye selskaber op i Business Central, hvor skabeloner og opsætninger går igen fra land til land. Det er det samme spørgsmål, der skal besvares hver gang: hvilken lokalisering, hvilket miljø, og hvilke regnskaber hører sammen.
Og hvis du vil lære Admin-centeret bedre at kende på egen hånd, så ligger der videoer om blandt andet oprettelse af en ny sandkasse på Abakions gratis videoportal Use Dynamics.
Abakion er eksperter i Microsofts forretningsløsninger til ERP, CRM og BI til danske virksomheder. Vi leverer både enkle løsninger, der er klar til brug hos mindre virksomheder, og skræddersyede løsninger til større virksomheder.
Ring til os på 70 23 23 16
eller skriv til abakion@abakion.com
Vi giver gerne et godt råd, uanset om du vil handle hos os eller en anden Microsoft-partner.