Hvad er master data, og hvor stort er behovet?
Master data (stamdata) er de ekstra oplysninger, du gemmer om varer, kunder og leverandører, og behovet er størst på varerne. Alle har behov for ekstra felter til deres varer, for eksempel farve, højde, elektrisk modstand, tykkelse og hårdhedsgrad. Nogle virksomheder køber separate PIM-systemer (Product Information Management) til at styre produktdata, og de skal så integreres til ERP-systemet for at undgå dobbeltregistreringer.
Master data kan være mange forskellige ting: tekster, der skal vises på webshoppen og måske være HTML-formaterede, tekster til fakturaen eller hyldeforkanten, filer som brugermanualer og montagevejledninger, eller informationer til produktion og kvalitetskontrol. Behovet gælder ofte også kunder og leverandører. Prøv at kigge på debitor- og kreditortabellerne i dit system og tjek, om der er tilføjet felter til sælgerkoder, ABC-klassificering, kæderelation eller servicekrav. Vi oplever mere og mere, at virksomheder også ønsker PIM-lignende data på kunder, leverandører, serviceartikler, serienumre og styklister.
Simple varer kan være ret omfattende
Master-data i et ERP-system kan være svært. En cykelslange er et simpelt produkt. Men lad os se, hvilke data den kræver.
Vi har almindelige specifikationer. Hårde parametre om min cykelslange. Jeg vil også gerne have filer. Fx. billeder til webshoppen, labels til emballagen, en montagevejledning som PDF-fil. Det kan også være HTML-tekster til websitet. Eller nøgleord til søgning. Det kan være hyldeforkanter til butikken, eller advarsler til forbrugeren.
Hvis jeg skal sælge cykelslangen i udlandet, så skal jeg have det hele på andre sprog. Det kan være engelsk og fransk. Jeg skal have alle data på mange sprog i ERP.
Selv om det er en simpel cykelslange, så kan master data være omfattende. Det bør du overveje, før du køber nyt ERP.
Hvorfor skal du undgå mylderet af felter?
Du skal undgå mylderet af felter, fordi tilrettede felter skaber problemer med cloud, overblik, dobbeltregistrering og opgraderinger. Når du har et registreringsbehov, så er det nemt at oprette et felt, men det er ikke gratis på sigt. Tilrettede felter gør det svært at køre en ægte cloudløsning som Business Central. Med tiden kommer der mange felter, overblikket mistes, og forskellige afdelinger registrerer samme information i hver sine felter. Alt skal opdateres i både ERP, webshop og CRM, og opgraderinger bliver omfattende, fordi mange tilretninger skal migreres.
Abakion mener, at et master data-system skal give dig mulighed for at oprette nye registreringsmuligheder på en klog måde, uden at det bliver tilretninger i Business Central. I den traditionelle model med et nyt felt per behov ender du måske med 200 felter på varekortet, og hvis du kun udfylder 10 af dem på en palle tallerkner, så går det hårdt ud over overskueligheden. Der er også en fælde med checkboxes. Hvis der er flueben, er tallerkenen mønstret, men hvad betyder et manglende flueben? At den ikke er mønstret, eller at nogen glemte at registrere det? En søgning på ikke-mønstrede tallerkner giver så resultater af tvivlsom karakter. Den smarte løsning er en ekstra valgmulighed, så både ja og nej er aktivt valgt, og et blankt felt betyder, at intet er valgt.
Hvordan skaber du en struktur for master data?
Du skaber en struktur ved at konsolidere virksomhedens master data på tværs af alle afdelinger og udpege en ejer. Når vi kigger i en virksomheds database, tegner der sig ofte et billede af, at forskellige afdelinger har bygget hver sine hierarkier af data. På varekortet er der masser af tilrettede felter, og når vi spørger, hvem der ejer et bestemt felt, er svaret ofte, at det er noget marketing bruger, eller at ingen kender ejeren.
Når du alligevel skifter ERP, så benyt lejligheden til at skabe en grundstruktur på tværs af hele virksomheden. Du skal udpege nogen, der kan være ambassadør for og ejer af master data-strukturen, og som kan interviewe brugere i alle afdelinger og kortlægge behovet. En god struktur giver dig fire ting. Du får sammenhængende data, så en vares farve ikke ligger i fire forskellige felter med RAL6005, British Racing Green, mørkegrøn og grøn. Du får strukturerede data, så indkøberen vælger farven fra en prædefineret liste i stedet for at taste racing green på én vare og britisk grøn på en anden. Er en farvekode angivet ét sted, så skal systemet styre, hvordan farven vises på ordrer, lageret, webshoppen, i konfiguratoren, i søgninger, på etiketten, på fakturaen og på alle sprog.
Kun Marketing kalder den “mosgrøn”
Vi sælger denne til folk, der vil indrette et grønt værelse. Så jeg vil gerne skrive i ERP, hvilken farve den er. Men hvad skal jeg skrive?
Marketing kalder den “mosgrøn” i kataloget til kunderne. På lageret er den “lysegrøn”, når de skal plukke den. Leverandøren kalder den “RAL 6021 Pale Green”.
Eller skal jeg bare skrive “grøn”, for det søger kunderne efter. Det skal jeg overveje, når jeg skal strukturere master-data i ERP.
Hvorfor er visninger og strukturerede felter så vigtige?
Visninger og strukturerede felter er vigtige, fordi de gør data anvendelige til filtrering, sortering og intelligent kundeservice. Marketingmanden vil for eksempel filtrere i varetabellen, vælge kolonner, sortere og rette data direkte i visningen for at bevare overblikket. Alle har behov for logiske visninger af stamdata, forskelligt for hver funktion, og ERP-systemerne halter ofte bagefter her, så brugerne straks får lyst til at eksportere til Excel.
Du skal kunne opsætte, hvilken datatype et felt indeholder, og systemet skal validere inputtet, så et decimalfelt ikke kan indeholde tekst. Vi ser ofte, at enhedsangivelsen er inkluderet i feltet, så der står “2,8m” på én vare og “280cm” på en anden, og en søgning på varer over 2 meter giver intet resultat, fordi data opfattes som tekst. Den smukke løsning er værdien i ét felt og enheden i et andet. Gode søgemuligheder i strukturerede data giver også skarp kundeservice: du kan stå på en salgslinje og fremsøge varer, når kunden spørger efter en tallerken på 24 cm, og afgrænse på, at den ikke må være mønstret. I Business Central kan du desuden bruge Fact Boxes til at vise de vigtigste relaterede master data, mens du arbejder med en vare. Og du får masseopdatering, så en navneændring slår igennem på hundredvis af varer på et splitsekund i stedet for at kræve en konsulent, der opretter en kørsel.
Når alle varer skal opdateres på én gang
Nogle gange kan det godt kræve meget kaffe at være indkøber. Sidste år var orange det nye sort. Så jeg har sat vores lager op, så der er masser af plads til vores ca. 300 orange varer, for dem skulle vi nødigt løbe tør for.
Problemet er, at marketing nu sidder i møde om, hvad der bliver årets nye farve. Det kan jeg sidde og vente på.
Den skal være mosgrøn i år. Så mosgrøn er åbenbart den nye farve i år. Nu skal jeg tage de 300 orange varer, og få fjernet eller reguleret sikkerhedslager, genbestillingsmetode og ordrekvantum.
Samtidig skal jeg have sat vores nye mosgrønne varer op på en måde, så vi ikke løber tør for dem. Det kan godt være et stort problem, som kræver meget kaffe.
Heldigvis giver mit ERP-system mulighed for at trække alle orange varer ind og designe en visning med kolonner, hvor jeg kan se mit sikkerhedslager, genbestillingspunkt, leverandører osv. Herfra kan jeg masseopdatere direkte i visningen. Derefter kan jeg gøre det samme med mosgrøn, så jeg har mulighed for at være færdig i morgen.
Hvordan styrer du master data på flere sprog?
Du styrer sprog ved at lade en central tabel oversætte værdierne, så du ikke registrerer sprog på den enkelte vare. Vælger du farven “Rød” på en vare, så skal systemet i en anden tabel styre, hvad “Rød” hedder på andre sprog. Den rette sprogvariant synkroniseres så intelligent til webshoppen og flettes til dokumenter.
På din tyske webshop kommer varens tyske master data over, og en tysk kunde får følgeseddel og faktura på tysk. Men er følgesedlen til en kinesisk kunde på kinesisk, så bliver lagerfolkene måske i tvivl om, de pakker den rigtige vare. Derfor er det smart, hvis alle kan se ethvert dokument i et valgfrit sprog, så en dansk lagermedarbejder kan se den kinesiske følgeseddel på dansk.
Kan master data have logiske afhængigheder?
Ja, master data bør kunne defineres i hierarkier med logiske afhængigheder, der sikrer dig mod fejl. Master data er ofte en simpel tabel-logik, men det er super-effektivt, hvis du kan definere hele webshoppens varehierarki direkte i ERP-systemet og pumpe data over i webshoppen, så du kun vedligeholder ét sted.
Du bør kunne opsætte afhængigheder, så en kunde, der konfigurerer en mountainbike, ikke kan vælge et 25-tommer dæk, men kun de dæk, der passer. Det sikrer dig mod fejl i data, gør det nemmere at registrere nye varer, og forhindrer kunder i at bestille varer, der ikke kan lade sig gøre. Vi plejer at sige til virksomhederne, at det at definere master data er noget af det sværeste i hele ERP-projektet, og de fleste tager det alligevel ikke seriøst nok. Det er en opgave og et ansvar, du ikke må undervurdere.
Findes der en løsning til master data i Business Central?
Ja, Abakion har appen Master Data Information, der giver en struktureret og fleksibel måde at definere, indsamle og bruge ekstra oplysninger om varer, kunder, leverandører og andre records, som Business Central ikke har et dedikeret felt til. Kernen er en Information Code, en navngiven attribut som “Farve”, “Materiale”, “Certificering” eller “Vægt”, hvor hver kode kan have en foruddefineret liste af tilladte værdier, datatypevalidering, sorteringsregler og integrationsindstillinger.
Master Data Information erstatter netop de tilrettede felter, du ellers ville pladre stamtabellerne til med, så du undgår tilretninger og bevarer muligheden for at køre ægte cloud. Appen understøtter oversættelser af attributnavne og værdier til flere sprog til brug på flersprogede dokumenter, extended texts i rich text eller HTML til dokumenter og webshop, merge descriptions, der automatisk bygger varens beskrivelse ud fra dens specifikationer, og logiske afhængigheder, der forhindrer ugyldige kombinationer.
Har du flere selskaber og vil styre master data centralt, så kombinerer du med appen Global Master Data Sync, der vedligeholder master data i ét master-selskab og lader de øvrige selskaber abonnere på data, med mulighed for både global og lokal opdatering. Master Data Information er også fundamentet under Abakions B2B Ecommerce, hvor du bygger varehierarkiet til webshoppen direkte i Business Central.
Ofte stillede spørgsmål
Hvorfor er det et problem at oprette mange tilrettede felter?
Fordi tilrettede felter besværliggør ægte cloud, mister overblikket, fører til dobbeltregistrering på tværs af afdelinger og gør opgraderinger omfattende. Abakion Master Data Information lader dig oprette nye attributter uden tilretninger.
Hvad er forskellen på et checkbox-felt og et struktureret valg?
Et checkbox-felt kan kun sige ja eller “ikke besvaret”, så et manglende flueben er tvetydigt. Et struktureret valg med både ja og nej gør det entydigt, om værdien er kendt, og et blankt felt betyder, at intet er valgt endnu.
Hvordan styrer jeg farve eller andre værdier på flere sprog?
Ved at lade en central tabel oversætte værdien, ikke ved at registrere sproget på hver vare. Abakion Master Data Information understøtter oversættelser af koder og værdier, der flettes til dokumenter og webshop i det rette sprog.
Kan jeg styre master data centralt for flere selskaber?
Ja. Med Abakion Global Master Data Sync vedligeholder du master data i ét master-selskab, og de øvrige selskaber abonnerer på udvalgte tabeller og felter, med mulighed for at tillade lokal opdatering, der synkroniseres tilbage.
Kilder
Supply Chain Management
Læs alt om forretningsløsninger til planlægning, indkøb, lager, forsyningskæde, distribution, rapportering, baseret på Microsoft-teknologi
- Grossister og distributører
- Importører og agenturer
- Logistik og 3PL
Abakion er eksperter i Microsofts forretningsløsninger til ERP, CRM og BI til danske virksomheder. Vi leverer både enkle løsninger, der er klar til brug hos mindre virksomheder, og skræddersyede løsninger til større virksomheder.
Ring til os på 70 23 23 16
eller skriv til abakion@abakion.com
Vi giver gerne et godt råd, uanset om du vil handle hos os eller en anden Microsoft-partner.