Sådan får du fleksibel kvalitetskontrol i Business Central

Hvad er kvalitetskontrol i Business Central?

Kvalitetskontrol er nedslagspunkter i forsyningskæden, hvor en evaluering, måling eller godkendelse skal foretages, før en vare eller proces kan fortsætte. Det handler om målinger eller godkendelser, der skal leve op til foruddefinerede krav. Det kan handle om vægt, fx når du hælder frosne ærter i poser og vil måle, hvor mange gram der reelt kommer i for hvert lotnummer. Det kan være en visuel inspektion, hvor en medarbejder eller en maskine kontrollerer, at der ikke er urenheder eller luftbobler. Det kan være en test, hvor en medarbejder funktionelt kontrollerer varen, for eksempel tænder for en elektronikvare for at se, at lampen lyser.

Det behøver ikke handle om varer. Det kan også være en godkendelse af en styklisteversion, før den tages i brug, eller en godkendelse af krav til en debitor, før en salgsordre kan frigives. Kvalitetskontrol er ikke kun relevant i pharma og elektronik, men i alle brancher og i hele forsyningskæden. Køber du en jernplade, så skal den have et kvalitetscertifikat, der beskriver dens egenskaber. Virksomheder tester også flittigt varer, der ankommer fra leverandører, både leveringstid, udseende, emballageskader og egenskaber, der skal måles, før varen lægges på lager.

Hvorfor er hårde spærringer et problem?

Hårde spærringer via en anden lokation er et problem, fordi de får ERP-planlægningen til at gå i hegnet. Det typiske problem er, hvordan kontrollen skal skabe en spærring. Fejler et produkt i en test, så skal det måske kasseres, og systemet bør spærre for videre forbrug, indtil testen er godkendt.

Mange virksomheder understøtter desværre spærringen ved at flytte varen til en anden lokation, men det er en dårlig metode. Det får planlægningen til at genbestille varen til den primære lokation, og så får du for mange på lager. Vi forstår godt frygten for at lade varen ligge på den primære lokation, hvor den risikerer at blive forbrugt uden godkendelse, men det bør håndteres på en anden måde. Du har brug for en kvalitetskontrol-løsning, der kan spærre en vare, men hvor du fleksibelt kan opsætte, hvad den er spærret for.

Hvorfor er fleksibilitet det vigtigste krav?

Fleksibilitet er det vigtigste krav, fordi du ofte skal kunne fortsætte arbejdet, selv om en vare risikerer at blive kasseret. Med en fleksibel løsning kan du for eksempel godt bogføre en vare til forbrug og vælge, at noget sendes til indgangskontrol i kvalitetsafdelingen, mens du begynder at forbruge varen til din produktionsordre, men bare ikke sælger den, før en godkendt kontrol frigiver den.

I mange tilfælde har du behov for at fortsætte, selv om varen risikerer at blive kasseret, og den slags fleksibilitet skal du have. Kontroller må ikke standse produktionen unødvendigt. Modellen er mest relevant, hvis det er sjældent, at varer kasseres, og hvis det praktisk kan lade sig gøre at bremse de færdigvarer, der er berørt af en dumpet test. Er kvalitetskontrol mest en formsag eller et dokumentationsspørgsmål, så er fleksibilitet meget vigtig. Der skal naturligvis også være mulighed for hårde begrænsninger, så varen er i karantæne og slet ikke må plukkes, før den har bestået kontrollen. Det er relevant, hvis der er større risiko for, at råvarer fejler, hvis det er dyrt at bremse færdigvarer, eller hvis dumpede råvarer forurener produktionen.

Fleksibilitet gælder også praksis. Kvalitetsrutiner er ofte reaktive, og det ses, at 800 ud af 1.000 producerede stk allerede er forbrugt, inden kontrollen kasserer alle 1.000. Ofte mangler kun formalia, der indhentes på bagkant, hvor du har noteret på et papir undervejs og taster data ind ved fyraften. Det skal systemet kunne håndtere, ellers går det hele i stå, og så virker kvalitetsstyringen bureaukratisk. Fleksibilitet gælder også funktionaliteten: et godt system skal kunne bruges på alle devices, også på lageret og som del af en Shop Floor-løsning, og der skal være rollestyring, så nogle kan taste måledata og andre kan godkende.

Kan kvalitetskontrol bruges til mere end produktkvalitet?

Ja, kvalitetskontrol kan bruges til alt, du gerne vil måle, også kundetilfredshed og servicedata. Vi oplever en rig fantasi hos virksomheder, der bruger ERP-processerne til at registrere, om kunden er glad: lød kunden glad i telefonen, kunne vi levere alt, og kunne vi opfylde ønsket til leveringstid?

Du kan også bede kørende teknikere svare på spørgsmål efter et servicebesøg: hvordan er flowet, hvor gammel er den, hvordan ser ventilen ud? Det kan bruges til at optimere et serviceprogram, forebygge nedbrud, forbedre kundeoplevelsen og identificere mersalg. Uanset hvilken betegnelse du foretrækker, så er det funktionalitet, du finder i en kvalitetskontrol-løsning, og den kan udnyttes til mange formål.

Hvordan håndterer du afhængigheder i kvalitetskontrollen?

Du håndterer afhængigheder ved at opsætte, hvilke kontroller der gælder for hvilke varer, leverandører og kunder. Måske skal nogle grupper af færdigvarer inspiceres med stikprøver, mens andre skal godkendes enkeltvis. Måske skal varer fra udvalgte leverandører inspiceres ved ankomst. Måske skal måling af kundetilfredshed kun gælde kunder, der køber for over et vist beløb, mens andre får andre spørgsmål.

Fleksibilitet fører lynhurtigt til kompleksitet, og du skal overveje, hvilket niveau af tilretninger og afhængigheder du har behov for. Du bør formalisere, hvordan du vil skabe fleksibilitet i processerne for kvalitetskontrol, og hvordan Business Central kan understøtte det, eller i hvert fald ikke modarbejde det.

Findes der en løsning til kvalitetskontrol i Business Central?

Ja, Abakion understøtter kvalitetskontrol til Business Central, med netop den fleksibilitet, der er afgørende. I Abakions procesproduktions- og make-to-order-løsninger indgår kvalitetskontrol og godkendelse, kvalitetskontrol ved modtagelse fra leverandører og sporbarhed fra råvare til output, så kontrollerne kan lægges ind som nedslagspunkter i hele forsyningskæden.

Ofte stillede spørgsmål

Understøtter standard Business Central kvalitetskontrol?

Ikke særlig godt. Kvalitetskontrol kræver typisk en tillægsløsning, og det, du skal evaluere den på, er fleksibiliteten, altså at den ikke låser brugerne for meget eller standser produktionen unødvendigt.

Hvorfor er det en dårlig idé at spærre varer ved at flytte dem til en anden lokation?

Fordi ERP-planlægningen så genbestiller varen til den primære lokation, og du ender med for mange på lager. En god løsning kan i stedet spærre varen fleksibelt, så du selv opsætter, hvad den er spærret for.

Kan jeg forbruge en vare, mens den afventer kvalitetsgodkendelse?

Ja, hvis løsningen er fleksibel. Du kan for eksempel begynde at forbruge varen til en produktionsordre, men blokere for salg, indtil en godkendt kontrol frigiver den. Ved højere risiko kan du i stedet vælge en hård karantæne.

Kan kvalitetskontrol bruges til andet end varer?

Ja. Funktionaliteten kan også bruges til at godkende styklisteversioner og debitorer eller til at måle kundetilfredshed og servicedata, som kan optimere serviceprogrammer og afdække mersalg.